Khái niệm, vai trò của giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Tìm kiếm việc làm

1. Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh

1.1. Khái niệm giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp là một trong những nhu cầu chung và thiết yếu của con người. Vậy giao tiếp trong kinh doanh là quá trình trao đổi, tiếp xúc giữa con người với nhau, để trao đổi những thông tin, thông điệp tích cực, trao đi và nhận lại những phản hồi giữa các chủ thể nhằm đạt được mục đích giao tiếp nhất định trong hoạt động kinh doanh.

Các suy nghĩ, cảm xúc và các yếu tố tác động xung quanh đều gây ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy khả năng nghe -nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp sẽ liên quan mật thiết tới khả năng giao tiếp. Để thực hiện giao tiếp trong kinh doanh con người sử dụng ngôn ngữ thông qua lời nói, chữ viết hoặc thông qua các cử chỉ, nét mặt, cảm xúc nhằm tạo dựng mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh. Giữ chức năng thu thập, tiếp nhận thông tin và trao đổi thông tin về kinh doanh diễn ra trên thị trường. 

Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh

1.2. Đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh

Đầu tiên giao tiếp trong kinh doanh mang tính nhận thức cao, mỗi người đều nhận thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung và tiến trình giao tiếp. Trong quá trình trao đổi các thông tin, mỗi người trong quá trình này đều phải nắm bắt được những vấn đề liên quan đến hoạt động giao tiếp, tiếp thu và hoàn thành các mục tiêu giao tiếp được đặt ra. 

Thứ hai về trao đổi thông tin trong kinh doanh khi giao tiếp giúp thông tin được truyền cho mọi người, từ người này sang người khác

Thứ ba, Giao tiếp trong kinh doanh là một mối quan hệ xã hội nhiều thành phần tham gia và mang tính xã hội ví dụ như mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp trong công ty với nhau hoặc giữa doanh nghiệp với đối tác, đối thủ. Thông qua việc giao tiếp sẽ lưu giữ những khoảnh khắc, dấu ấn về các tầng lớp trong công ty để những lần giao chủ động hơn.

Thứ tư, mỗi cá nhân trong giao tiếp đều mang những màu sắc sự lan truyền lây lan cảm xúc và tâm trạng khác nhau tới mọi người. Con người có khả năng đồng cảm chia sẻ khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người khác.

Xem thêm: Cách giao tiếp bán hàng – Sử dụng ngôn từ chinh phục khách hàng

1.3. Một số nguyên tắc cơ bản giao tiếp trong kinh doanh

Chúng ta tiếp xúc với từng loại khách hàng thì thái độ và cách giao tiếp phải thay đổi linh hoạt. Phải nói rõ ràng, dễ hiểu. Nội dung lời nói phải phù hợp với trình độ, khả năng nhận thức cũng như độ tuổi của người nghe. Hoặc cùng một nội dung muốn truyền tải, nhưng nếu bạn nói với một bác nông dân thì bạn truyền tải thông tin một cách gần gũi và dễ hiểu nhất có thể, nói với một cô giáo thì lại biểu đạt một cách khác. Hai người có trình độ chênh nhau cùng nói chuyện, nếu không có sự điều chỉnh về cách truyền đạt thì sẽ rất khó mà giải thích cho nhau hiểu.

Mặt khác, trong kinh doanh cần phải có thái độ nghiêm túc trong công việc và giao tiếp. Gần như thái độ chính là yếu tố quyết định vấn đề bàn bạc trong giao tiếp hay những thông tin cần truyền tải có thành công hay không dựa vào yếu tố này. Không ai muốn giao tiếp với một người không có thiện ý hay nói cách khác là không nghiêm túc với nội dung cần truyền tải.

Đồng thời, không nên phung phí thời gian của mình và người khác. Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ thể hiện sự tự tin mà còn tiết kiệm thời gian giải thích hay lặp lại vấn đề mà người nghe không hiểu. Khi nói chuyện cần dành mạch, dứt khoát, ngắt câu từ đúng chỗ. Tuyệt đối không được nói lan man, truyền tải thông tin không đúng trọng tâm. Thực chất của quá trình giao tiếp trong kinh doanh là để trao đổi thông tin, hai bên cùng chia sẻ những suy nghĩ, quan điểm chung, đạt được mục đích nhất định. Vì vậy, nếu một bên chỉ đưa ra ý kiến của mình mà không trao đổi với người khác (nói cách khác là không lắng nghe) chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và không muốn tiếp tục trao đổi nữa.

Ngoài những yếu tố bên ngoài để thể hiện thành ý trong giao tiếp thì điều quan trọng cần chú ý đó là kín đáo, thận trọng và giữ chữ tín. Cần cân nhắc mọi thái độ hành vi, lời nói để thể hiện trình độ của mình. Thận trọng chuẩn bị kỹ lưỡng những gì mình cần nói giúp bạn không rơi vào tình huống khó xử khi giao tiếp khi có những vấn đề xảy ra. Không những thế, người làm kinh doanh cần biết cách xây dựng chữ tín bao gồm danh dự nhân phẩm của doanh nghiệp mình. Biết cách để người tiêu dùng nhìn và có thể đặt trọn niềm tin và những đối tác kinh doanh muốn hợp tác lâu dài. Chữ tín là nền tảng liên kết giữa người với người, vì vậy khi giao tiếp cần tôn trọng chữ tín để có một mối quan hệ tin tưởng và bền chặt với nhau.

Cv online đơn giản

1.4. Các hoạt động chủ yếu trong giao tiếp kinh doanh

Hội họp

Tiếp khách

Giao tiếp qua điện thoại, email

Đối thoại

Đơn thư, thư từ, các giao dịch văn bản

Tiếp xúc với báo giới

2. Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh 

Để có thể đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đi đến các ký kết các hợp đồng kinh tế giữa các doanh nghiệp với nhau cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Giao tiếp giúp truyền đạt các thông tin, chỉ thị, hiệu lệnh mà người truyền đạt muốn hướng tới. Trên thương trường quá trình giao tiếp giúp con người tìm hiểu, xem xét, tiếp nhận các nguồn thông tin, từ đó đề ra những quyết định đúng đắn và kịp thời cho hoạt động kinh doanh. 

2.1. Truyền đạt chiến lược và kế hoạch kinh doanh

Trong một doanh nghiệp cần có sự tiếp xúc cũng như trao đổi thông tin giữa những cá nhân với nhau như đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới vì vậy giao tiếp tốt giúp bạn nắm được cách thức để truyền đạt thông tin với mọi người một cách chính xác. Không bỏ sót những vẫn đề cần lưu ý.

Kỹ năng giao tiếp thường được thể hiện qua các hoạt động hội họp của công ty thông qua việc thuyết trình và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau.

Xem thêm: Tips xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh

2.2. Tạo mối quan hệ với đối tác

Mọi mối quan hệ giữa các doanh nghiệp đều rất quan trọng trong quá trình kinh doanh, chúng hỗ trợ cho việc ký kết các hợp đồng dài hạn, tìm kiếm đối tác phù hợp, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro cạnh tranh trong hoạt động.

Nói cách khác, giao tiếp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tìm được một người bạn, có thể đi cùng một thời gian ngắn, hoặc dài nhưng cùng tạo nên lợi ích nhất định cho nhau.

2.3. Học hỏi và trao đổi kinh nghiệm trong kinh doanh

Kinh nghiệm là thứ vốn chẳng bao giờ là đủ cả, bởi lẽ chúng ta sẽ gặp rất nhiều các trường hợp, tình huống khác nhau trong kinh doanh cũng như đời sống hàng ngày. Mỗi người có một cách nhìn nhận và đánh giá khác nhau nhưng mỗi tình huống được đặt ra đều để lại cho ta một kinh nghiệm.

Trong quá trình giao tiếp trong kinh doanh ta cần lắng nghe, để trau dồi những kinh nghiệm còn thiếu cho bản thân. Ngày nay giao tiếp trong kinh doanh càng có tầm quan trọng vô cùng đặc biệt do môi trường kinh doanh trong và ngoài nước đang có những biến đổi lớn về cơ cấu tổ chức, đối tác và thị trường thay đổi nhiều đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải xác lập các chuẩn mực về ứng xử, giao tiếp để phù hợp với hoàn cảnh trong quá trình hội nhập trong và ngoài nước.

Xem thêm: Các loại hình thức kinh doanh người chủ nào cũng cần biết

3. Cơ hội việc làm đối với giao tiếp trong kinh doanh

Một người có khả năng giao tiếp tốt luôn được mọi người yêu quý trong cuộc sống hàng ngày. Khi đi làm kỹ năng giao tiếp lại vô cùng quan trọng, điều này khiến họ có thể hòa đồng cũng như dễ dàng tồn tại với môi trường cần sự giao tiếp nhiều hơn. Hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay đều đang than phiền vì nhiều người trẻ đến làm việc mà không trang bị kỹ năng giao tiếp tốt. Vì vậy họ không thể hoàn thiện được công việc dù có bằng cấp rất cao. Đặc biệt, đối với các bạn sinh viên hoàn thiện được các kỹ năng cơ bản ở trường nhưng không biết cách vận dụng kiến thức thành kỹ năng làm việc. Khi gặp vấn đề, sinh viên cũng không giải đáp được những vấn đề mà cấp trên đợt ra. Thiếu kỹ năng giao tiếp gắn liền với nguy cơ mất việc làm, giảm thiểu sự cạnh tranh và giảm cơ hội thăng tiến.

Vì vậy, kỹ năng giao tiếp ngày nay vô cùng cần thiết với các bạn trẻ. Việc trang bị và nâng cao các kỹ năng cần thiết cho bản thân cần nhiều thời gian trải nghiệm và sự kiên trì. Nếu không có kỹ năng giao tiếp bẩm sinh thì có thể học hỏi từ từ, dần dần sẽ cải thiện tốt lên. Cơ hội việc làm của bạn sẽ nhiều hơn nếu có khả năng giao tiếp tốt.