Khái niệm O&M là gì? Tìm hiểu về quy trình O&M trong các tòa nhà

1. Tìm hiểu về O&M và O&M Manual

1.1. O&M là gì?

O&M, hay viết đầy đủ là “Operations and Maintenance", được hiểu là quá trình Vận hành và Bảo trì.

Vận hành và bảo trì (O&M) có thể dễ dàng bị bỏ qua khi xây dựng chiến lược quản lý năng lượng cho danh mục đầu tư của bạn. Tuy vậy, O&M vẫn là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại sự lãng phí năng lượng và nước.

Hệ thống O&M hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ chương trình quản lý năng lượng thành công nào nhưng đối với nhiều người, đây là những thuật ngữ ngoại lai.

1.1.1. Operation – Vận hành

Operation – Vận hành –  bao gồm tất cả các quá trình cần thiết để một tổ chức có thể cung cấp các sản phẩm của mình. Đối với một doanh nghiệp, Operation có nghĩa là thuê nhân viên, trả lương cho họ, tính phí và thu phí…

Đối với mô hình nhà ở đa gia đình các quy trình tương tự cũng được áp dụng. Tuy nhiên, có những yếu tố khác thêm vào. Hệ thống kiểm soát nhiệt độ cần hoạt động. Hệ thống cung cấp nước cũng cần phải hoạt động. Hệ thống chiếu sáng cũng cần hoạt động. Mỗi hoạt động đều góp phần vào việc nơi nghỉ cung cấp các “sản phẩm” của mình – chính là những yếu tố để tạo nên một ngôi nhà an toàn và tiện nghi.

1.1.2. Maintenance – Bảo trì

Bảo trì – Maintenance – bao gồm các hoạt động tác động lên khía cạnh vật lý của quá trình vận hành như: sửa chữa, sơn, bật nhiệt, thay thế bộ lọc… Các hoạt động bảo trì là rất cần thiết để giữ cho các thành phần vật lý của tài sản (như mái nhà, cửa sổ, lò hơi, nhà vệ sinh…) hoạt động hiệu quả. Mỗi thành phần của tòa nhà cần được bảo trì để giúp mang lại một ngôi nhà an toàn, thoải mái cho cư dân.

Xem thêm: Mô tả công việc trưởng phòng bảo trì mới nhất

1.2. Tầm quan trọng của O&M

Cả hai khía cạnh của O&M đều quan trọng như nhau trong việc góp phần cung cấp những ngôi nhà đáng mơ ước về khía cạnh chất lượng sinh hoạt và dịch vụ. Quy trình vận hành và bảo trì có giúp phát hiện ra những hỏng hóc hoặc nguy cơ ngay từ trong “trứng nước”, không để cho chúng kết hợp với nhau và gây nên những thiệt hại đáng kể. Một quy trình O&M hiệu quả sẽ luôn có kế hoạch cụ thể về việc kiểm tra diễn ra khi nào và như thế nào.

Vận hành và Bảo trì là tiền đề của việc sử dụng năng lượng hiệu quả. Những thay đổi nhỏ trong vận hành hoặc bảo trì có thể có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của tòa nhà.

Vận hành và bảo trì là chìa khóa để giữ cho cư dân thoải mái – một trong những mục tiêu quan trọng nhất tại bất kỳ tòa nhà nào.

Chỉ một vài thay đổi nhỏ trong quy trình thực hành O&M có thể dẫn đến lãng phí, tuy nhiên chính một vài thay đổi nhỏ này đôi khi cũng mang đến hiệu quả ngược lại. Những sự thay đổi hoạt động cũng có thể dẫn đến tiết kiệm năng lượng đáng kể. Chìa khóa để mở ra những khoản tiết kiệm này là phát triển một chiến lược O&M liên tục.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện các quy trình nhỏ hơn trong quy trình bảo hành. Một điều khác cũng quan trọng không kém đó là tần suất thực hiện các quy trình đó. Tuy vậy, việc xác định nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành là chưa đủ. Cần phải có tài liệu tham khảo để người phụ trách biết cách hoàn thành từng nhiệm vụ  được giao.

Hoạt động và bảo trì đều rất quan trọng để vận hành một tài sản hiệu quả. O&M cũng có thể là một công cụ hữu hiệu trong chiến lược quản lý năng lượng. Một chiến lược O&M hiệu quả cho một danh mục đầu tư sẽ xác định và giảm thiểu lãng phí năng lượng, đồng thời giữ cho người dân cảm thấy thoải mái

1.3. Chi phí cho quy trình O&M

Chi phí Vận hành và Bảo trì (O&M) của một thành phần là chi phí liên quan đến việc vận hành và bảo trì từng thành phần nhỏ hơn cấu thành nên thành phần đó. Tổng chi phí O&M của hệ thống là tổng chi phí O&M của từng thành phần hệ thống. Đối với hầu hết các thành phần, chi phí O&M sẽ được tính dưới dạng chi phí định kỳ hàng năm.

2. Tìm hiểu về O&M Manual

2.1. O&M Manual là gì?

O&M Manual được hiểu là Sổ tay hướng dẫn vận hành và bảo trì.

Sổ tay Hướng dẫn Vận hành và Bảo trì, hoặc Sổ tay O&M, biên soạn tất cả thông tin về quy trình vận hành, bảo trì, ngừng hoạt động và phá dỡ một tòa nhà. Mặc dù luật pháp không bắt buộc phải vận hành và bảo dưỡng, nhưng O&M thường được yêu cầu sau khi một dự án hoàn thành hoặc khi bàn giao nhà thầu.

Xem thêm: Nhân viên bảo trì tòa nhà làm gì? Quy trình bảo trì tòa nhà

2.2. O&M Manual được xây dựng như thế nào

Nhìn chung, các bước xây dựng Sổ tay hướng dẫn vận hành và bảo trì như sau:

2.2.1. Chọn một nền tảng lưu trữ

Trước tiên, bạn cần chọn một nền tảng để lưu trữ Sổ tay O&M của mình. Đừng quên rằng sổ tay hướng dẫn sẽ cần cập nhật khi hoạt động phát triển và thiết bị thay đổi, vì vậy hãy chọn một nền tảng có thể điều chỉnh. Nền tảng đám mây sẽ là lựa chọn phù hợp bởi tất cả dữ liệu đều được lưu lại trực tuyến để có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất có thể.

2.2.2. Chuẩn bị một bố cục đơn giản

Không ai thích đọc sách hướng dẫn từ đầu đến cuối,  trừ khi có sự cố xảy ra. Có thể nói rằng hầu hết mọi người sẽ xem sách hướng dẫn để tìm kiếm các giải pháp nhanh chóng cho các vấn đề nhạy cảm về thời gian. Do vậy, hãy cố gắng làm cho sổ tay hướng dẫn dễ hiểu và dễ đọc nhất có thể.

2.2.3. Feedback

Đây là bước cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng nếu bạn muốn xây dựng O&M Manual hoàn thiện. Mọi lý thuyết và hướng dẫn đều cần đưuọc kiểm chứng trong thực tế để có thể đưa ra kết quả cuối cùng hoàn thiện nhất. Để làm tốt điều này, người biên soạn O&M Manual cần phải từ bỏ tư tưởng bảo thủ và chấp nhận các đề xuất để cải thiện và sửa đổi sổ tay. Đồng thời người biên soạn cũng có thể yêu cầu đồng nghiệp cho ý kiến phản hồi về cách sử dụng sổ tay và đề xuất để cải thiện nó.

Trên đây là những chia sẻ của work247 để trả lời cho câu hỏi “O&M là gì?” O&M có vai trò như thế nào đối với các doanh nghiệp.Quy trình O&M giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều khoản chi và góp phần giúp doanh nghiệp trong việc cung cấp những sản phẩm làm hài lòng khách hàng.