Giải đáp phiếu packing list là gì trong xuất nhập khẩu

1. Bạn hiểu packing list là gì trong xuất nhập khẩu?

1.1. Định nghĩa

Packing list được biết đến là phiếu đóng gói hay danh sách đóng gói xuất nhập khẩu là một tài liệu chi tiết nêu tất cả các chi tiết về sản phẩm và bao bì có trong mỗi lô hàng. Người gửi hàng phải tạo một tài liệu danh sách đóng gói tuân thủ để chia sẻ cho các nhà giao nhận, hãng tàu, nhà nhập khẩu và các bên khác trong chuỗi cung ứng.

1.2. Tại sao phiếu đóng gói lại quan trọng trong xuất nhập khẩu?

Nếu bạn không có phiếu đóng gói để thể hiện các thông tin về lô hàng chắc chắn bạn sẽ gặp vô số các vấn đề xảy ra từ các khâu ban đầu của lô hàng. Vì đây là các lô hàng xuất nhập khẩu thường 2 bên rất ít khi trực tiếp làm việc và chuyển giao hàng hoá mà phải thông qua tài liệu để đôi bên đều có thể nắm bắt được tình trạng lô hàng. Một phiếu đóng gói sẽ được đính kèm với lô hàng để đảm bảo an toàn khi lô hàng đến nơi người kiểm tra có thể đọc và hiểu hết các thông tin ghi trên đó thì phiếu đóng gói nên sử dụng chất liệu chống thấm nước.

Mọi chuyến hàng đều yêu cầu kiểm tra chéo thích hợp để chắc chắn rằng mọi thông tin về lô hàng đều không có tranh chấp giữa người chuyên chở và người xuất khẩu, đặc biệt là về phép đo và trọng lượng của lô hàng. 

Danh sách đóng gói, là một tài liệu hỗ trợ, giúp mang theo các chi tiết của loại mặt hàng được chất trong container hoặc xe tải, tàu thủy hoặc máy bay và có thể được nhìn thấy trong nháy mắt.

Mọi người thường quan tâm đến ai sẽ là người chịu trách nhiệm chuẩn bị phiếu đóng gói. Câu trả lời chính là nhà cung cấp các lô hàng hoá, phiếu đóng gói giống như một hướng dẫn về đại lý giao nhận và thanh toán, do nhà cung cấp của bạn chuẩn bị.  

Trước khi vận đơn của bạn và các tài liệu bắt buộc để làm thủ tục hải quan được chuẩn bị, đại lý giao nhận và thanh toán bù trừ của bạn sẽ yêu cầu bạn có sẵn danh sách đóng gói. Điều này sẽ giúp họ hiểu loại lô hàng được vận chuyển.

1.3. Packing list có tác dụng gì trong xuất nhập khẩu?

Khi nhìn vào danh sách đóng gói, nhà giao nhận hàng hoá, nhà môi giới hải quan hoặc các đối tác chuỗi cung ứng khác sẽ sử dụng thông tin có trong tài liệu danh sách đóng gói để xác định chính xác và vận chuyển hàng hóa dọc theo chuỗi cung ứng. Nó sẽ được sử dụng bởi Hải quan ở nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu để hiểu chính xác cách các lô hàng được đóng gói và xếp hàng.

Ngoài ra những thông tin được xác định một cách chính xác thông qua phiếu đóng gói như: Số lượng hàng hóa và trọng lượng là bao nhiêu trong container, số kiện hàng, số pallet là bao nhiêu, hàng hóa sẽ được vận chuyển vào ngày nào và khi nào hàng về đến nơi, công cụ để di chuyển hàng hóa lên xe bằng gì,...

Khi hàng được dỡ xuống thì hàng hoá được nằm ở kiện hàng nào, pallet nào để dễ dàng lấy ra và kiểm tra hàng hoá có bị hư hỏng hay thiếu số lượng hay không. Nếu hư hỏng hay thiếu thì có thể kịp thời báo lại nhà sản xuất để họ kiểm tra và tìm nguyên nhân do bên nào gây ra và khắc phục những lỗi đó.

Xem thêm: ICD trong xuất nhập khẩu là gì? Vai trò của ICD đối với xuất nhập khẩu

1.4. Packing list bao gồm những loại nào?

Hiện nay trong xuất nhập khẩu người ta thường dùng 3 mẫu phiếu đóng gói, để phân biệt 3 mẫu packing list rất đơn giản, bạn chỉ cần nhìn tiêu đề của phiếu đóng gói là có thể biết nó thuộc loại nào.

Loại 1: Detailed packing list, đây là loại phiếu đóng gói chi tiết, nó sẽ thể hiện những thông tin về lô hàng một cách cho tiết và thường được dùng trong giao dịch giữa người mua và người bán trực tiếp.

Loại 2: Neutral packing list đây là phiếu đóng gói trung lập và trên neutral packing list cũng thể hiện tất cả các thông tin về hàng hoá và người mua nhưng lại không thể hiện thông tin của người bán.

Loại 3: Packing and weight list, đây là loại phiếu đóng gói giống 2 loại trên nhưng có lại có thêm bảng kê trọng lượng của đơn hàng để giúp 2 bên dễ dàng xác định số lượng đơn hàng chuyển đi và đến điểm cuối là bao nhiêu để kiểm soát thật dễ dàng hàng hoá.

2. Thông tin trên packing list có những gì?

Một phiếu đóng gói đầy đủ sẽ cung cấp tất cả các thông tin liên quan đến hàng hoá được đóng gói và các bên liên quan đến đơn hàng đó. Phiếu đóng gói được sắp xếp sao cho bất kỳ ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng hiểu được nội dung ở trong đó. Những thông tin work247.vn đưa ra sau đây được sắp xếp từ phía trên bên trái đi xuống của phiếu đóng gói.

2.1. Thông tin chi tiết về người liên hệ của người gửi hàng và nhà xuất khẩu

Phần này sẽ bao gồm thông tin liên hệ cơ bản của công ty bao gồm tên công ty, logo, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên hệ cá nhân. 

Lưu ý rằng bạn có thể thêm bất kỳ thông tin bổ sung hoặc số đăng ký công ty nào tại đây.

2.2. Người nhận hàng và người mua 

Những thông tin về người bán, người mua sẽ bao gồm các thông tin liên hệ cơ bản bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên hệ cá nhân.

2.3. Chi tiết vận chuyển

Các chi tiết vận chuyển và hậu cần quan trọng được bao gồm để giúp người nhận hàng, các công ty hậu cần và môi giới hải quan sắp xếp chính xác việc vận chuyển, thông quan và giao hàng cuối cùng. Chi tiết vận chuyển bao gồm:

+ Phương thức gửi hàng: Vận tải đường bộ, đường sắt, đường hàng không hoặc đường biển

+ Loại lô hàng 

+ Nước xuất xứ hàng hoá

+ Quốc gia của điểm đến cuối cùng nơi hàng hóa được chuyển đến địa chỉ cuối cùng

+ Tên tàu/máy bay

+ Chuyến đi số

+ Cảng bốc hàng (POL)

+ Ngày khởi hành

+ Cảng dỡ hàng (POD)

+ Điểm đến cuối cùng (Quốc gia)

2.4. Số tham chiếu và thông tin bổ sung

Các phần này bao gồm số tham chiếu, ngày tháng và thông tin bổ sung:

Xuất hóa đơn số, ngày, số vận đơn, số tham chiếu của người mua, tham chiếu bổ sung, thông tin đóng gói, thông tin bổ sung sẽ ghi chú giao hàng hay chi tiết bổ sung,....

2.5. Chi tiết sản phẩm và bao bì

Nhà xuất khẩu phải cung cấp thông tin chi tiết về cách các sản phẩm đã được đóng gói và đóng gói bên trong lô hàng. Như đã đề cập, danh sách đóng gói ở trên có thể được tạo theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào cách hàng hóa đã được đóng gói và loại lô hàng. Dưới đây là chi tiết về thông tin đóng gói cần đưa vào phần chính của mẫu phiếu đóng gói. Điều này bao gồm các thông tin quan trọng như: mã sản phẩm, mô tả hàng hoá, số lượng đơn vị sản phẩm, loại và số gói hàng, khối lượng tịnh của gói (kg), tổng trọng lượng của các gói và các phép đo của gói (m3).

2.6. Chữ ký được uỷ quyền trong phiếu đóng gói

Để phiếu đóng gói được hoàn chỉnh và được xác minh nó có giá trị thì cần phải có chữ ký của bên bán hàng và có con dấu để đảm bảo tính xác thực của packing list.

Xem thêm: Giải đáp thắc mắc LOI trong xuất nhập khẩu là gì?​

3. Các cách để tạo ra một packing list

Có nhiều cách khác nhau để tạo mẫu danh sách đóng gói, tùy thuộc vào loại lô hàng và cách hàng hóa đã được đóng gói.

Cách tạo ra phiếu đóng gói cho lô hàng xuất khẩu

Có rất nhiều cách khác nhau để tạo ra một danh sách đóng gói để thể hiện thông tin của đơn hàng, người bán, người mua hàng xuất khẩu. Lưu ý rằng định dạng chính xác phụ thuộc vào loại sản phẩm đã được vận chuyển, cách chúng được đóng gói với nhau và xếp hàng để vận chuyển và phương thức vận chuyển. 

Cách tạo ra phiếu đóng gói cho nhiều lô hàng container

Mẫu danh sách đóng gói này cho phép bạn thêm nhiều số container, số niêm phong và mô tả hàng hóa khi nhiều container được vận chuyển cùng nhau trong cùng một chuyến hàng. Nó thường được sử dụng cho các chuyến hàng khi 1 hoặc nhiều container đầy sản phẩm được vận chuyển.

Bài viết trên đây chúng tôi đã gửi đến bạn những thông tin về packing list là gì trong xuất nhập khẩu. Phiếu đóng gói là một tài liệu rất quan trọng trong xuất nhập khẩu, nó đề cập đến mọi thông tin về lô hàng, những người liên quan đến lô hàng để đảm bảo quá trình vận chuyển được an toàn và đúng số lượng. Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi sẽ đem đến cho bạn những thông tin bổ ích và thú vị.