Tìm hiểu Project Scope là gì và ứng dụng trong thực tế

Việc làm tuyển dụng

1. Project Scope là gì – dân chuyên ngành không thể không nắm bắt

Danh từ Project Scope có nghĩa tiếng Việt là Phạm vi dự án. Vậy thì để hiểu Project Scope là gì, đương nhiên chúng ta sẽ phải rõ nghĩa phạm vi dự án là gì? Đó là một phần (định danh, khoanh vùng bằng "phạm vi") trong kế hoạch của một dự án. Phạm vi này bao gồm danh sách mục tiêu cụ thể sẽ thực hiện trong dự án. Các thông tin được cung cấp đầy đủ bao gồm khả năng đáp ứng, chức năng, tính năng, nhiệm vụ, thời hạn thực hiện, chi phí.

Nhìn chung, để hiểu đơn giản hơn thì bạn còn có thể tóm gọn nhanh khái niệm Project Scope thế này: Project Scope chính là công việc cần làm và kết quả cần đạt được trong một dự án. Cách định nghĩa này được tham khảo từ Totally Tech.

Xem thêm: Bạn đã biết dự án startup là gì? Khó khăn và lợi ích thường gặp

2. Project Scope cần phải được thống nhất

Sau khi đã hiểu được Project Scope là gì, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các yếu tố quan trọng cần xuất hiện ở trong phạm vi dự án. Và hơn hết, phạm vi dự án cần phải được thống nhất với nhau mới có thể quản lý được hiệu quả.

Lý do của điều này là gì? Sở dĩ phạm vi dự án cần phải có tính thống nhất là vì bên trong đó có sự tập nhiều công việc, nhiều quy trình thực hiện để đạt được mục tiêu chung đã đề ra. Nếu như trong nội dung của dự án có hạng mục cần chuyển giao sản phẩm, chúng được coi là yếu tố trung gian thì người thực hiện dự án cần tổng hợp chúng lại để phân vào các mục tiêu. Việc này quan trọng để giúp nhà quản lý dự án dễ dàng chuyển giao cho những nhà đầu tư, giúp họ nắm được mục tiêu cũng như hiểu được cách tổ chức trong dự án của bạn, biết rõ các yếu tố nào sẽ xuất hiện ở bên trong phạm vi dự án đó.

Nói sâu vào những sản phẩm chuyển giao, chúng là một phần, một bộ phận nhỏ của phạm vi dự án. Sản phẩm này cũng có thể được chủ dự án đưa vào hạng mục cần hoàn thiện, hoặc phân vào nhóm có liên quan ở bên trong quy trình. Chẳng hạn như liên quan bằng cách tham gia vào khâu thuyết minh, khâu đề xuất, có mặt trong các tài liệu và trở thành một nội dung quan trọng của dự án.

Ví dụ như khi bạn cần tạo lập hệ thống quản trị bao gồm các thông tin liên quan tới nguồn nhân lực của công ty, vậy thì dự án quản trị này sẽ cần phải áp dụng đối với hệ thống bao gồm các phần mềm và máy chủ. Chúng là những yếu tố đóng vai trò nhiệm vụ trong việc hoàn thiện đối với hệ thống quản trị nhân lực mà bạn đang chủ đích xây dựng.

Trong suốt quá trình phần mềm, máy chủ được cài đặt hệ thống, người chủ dự án sẽ thực hiện việc chuyển giao tới các chủ đầu tư những yếu tố bao gồm nội dung kế hoạch của dự án, những đề xuất, bản thiết kế, tài liệu hướng dẫn,… Chúng chính là các sản phẩm cần được chuyển giao lại.

Ngoài ra, các chủ dự án cũng phải tiến hành đầy đủ các quy trình dự án liên quan đến việc xác định phạm vi dự án Project Scope. Quy trình này bao gồm xây dựng nội dung đề xuất, tập hợp và thống nhất các yêu cầu thông qua việc lắng nghe và lấy ý kiến từ chủ đầu tư; xây dựng thiết kế, chỉnh sửa và duyệt bản thiết kế dự án, và cuối cùng là lập tài liệu hướng dẫn.

Toàn bộ các bước trên chính là các yếu tố nằm trong một Project Scope mà chúng ta gọi chúng là các sản phẩm, các yếu tố thuộc phạm vi dự án.

Xem thêm: Việc làm hoạch định dự án

cv online free

3. Phương pháp giúp chủ dự án xác định phạm vi dự án hiệu quả

Như khẳng định ở trên, hiệu quả của mỗi dự án được quyết định rất lớn bởi Project Scope do đó, chúng ta cần phải biết cách để xác định chính xác phạm vi dự án. Có thực hiện điều này một cách chính xác thì mới giúp nhà đầu tư lẫn chủ của dự án đưa ra được những nhận định, đánh giá về dự án một cách chuẩn xác và hiệu quả.

Áp dụng ngay phương pháp sau đây để xác định đúng phạm vi dự án. Các bước tiến hành bao gồm:

- Cần xác định sản phẩm cuối cùng của dự án là gì. Việc này được thực hiện bởi chính bộ phận quản lý. Yêu cầu quan trọng khi xác định đó chính là những sản phẩm ở cả trong lẫn ngoài dự án. Chúng có thể là sản phẩm trong mục tiêu bán hàng hoặc dùng để quảng bá.

- Xác định dữ liệu liên quan, chức năng vốn có. Nguồn dữ liệu này có thể kể tới như sự thỏa thuận, nội dung tài liệu, quy trình trong công tác quản lý,…

- Dự đoán về các vấn đề có thể bị biến đổi, thay đổi ở bên trong phạm vi. Việc dự đoán sẽ giúp cho người quản trị có thể đặt ra những giải thiết đo lường trước nguy cơ hoặc kết quả có thể xảy ra, đạt được. Như thế cũng thuận lợi để dễ dàng điều chỉnh, thay đổi khi cần thiết, đưa đề án giải quyết thích hợp.

- Xác định rõ thời gian, địa điểm tiến hành dự án.

Những yếu tố trên sau khi được thực hiện một cách cẩn thận, tỉ mỉ sẽ đem đến một kết quả là bản mô tả dự án. Vậy bản mô tả phạm vi dự án được xây dựng như thế nào và chứa đựng những nội dung mô tả gì?

Xem thêm: Dự án đầu tư là gì? Cần lưu ý điều gì khi lập dự án đầu tư?

4. Thành lập bản Mô tả phạm vi dự án giải quyết triệt để vấn đề Project Scope

Trong tiếng Anh, bản mô tả phạm vi dự án được gọi là Project Scope Statement. Nội dung bên trong bản mô tả này chính là diễn giản, trình bày lại một cách chi tiết yếu tố đầu ra của một dự án, kèm theo đó là nội dung cụ thể của các công việc cần thực hiện để tạo được các yếu tố đầu ra đó.

Trong nội dung chi tiết của bản mô tả này, sẽ có các thông tin sau đây cho bạn nắm bắt:

+ Phạm vi của sản phẩm: được mô tả chi tiết về đặc điểm, tính chất sản phẩm, dịch vụ, kết quả.

+ Tiêu chuẩn cụ thể cho chất lượng sản phẩm dự án

+ Thông tin chi tiết về những đầu ra cho dự án: chúng gồm dịch vụ, sản phẩm, những kết quả khác, báo cáo về việc quản lý dự án.

+ Những đầu việc ngoài dự án: xác định phạm vi dự án cũng cần phải xác định nội dung cả đầu việc nằm ngoài, tức không thuộc trong dự án để có thể thuận lợi mà quản lý những giá trị ngoài nhưng vẫn thuộc sự mong đợi của khách.

+ Các yếu tố ràng buộc trong dự án: Bạn cần liệt kê, đồng thời mô tả lại chi tiết những sự yếu tố tạo ra sự ràng buộc cho dự án như thời gian hoàn thành, ngân sách cần chi, tiến độ,...

Như vậy, rất cần thiết để thống nhất phạm vi dự án. Việc này giúp quá trình kiểm soát hiệu quả đối với tất cả mọi dự án. Mọi nội dung cần phải tiến hành và hoàn thiện trong phạm vi dự án, từ đó mang tới chất lượng dự án như những gì được mong đợi từ người lập kế hoạch dự án và cả nhà đầu tư.