Quản lý hành chính là gì? Những điều cần biết về quản lý hành chính

1. Quản lý hành chính là gì? Những khái niệm liên quan đến quản lý hành chính

Quản lý hành chính trong tiếng Anh được viết là Administrative Management. Là một danh từ ghép từ hai từ đó là Administrative (hành chính) và Management (quản lý). 

Administrative: relating to the arrangements and work that is needed to control the operation of a plan or organization. 

Hành chính là việc tổ chức và thực hiện các công việc cần thiết để quản lý, điều khiển việc điều hành của kế hoạch hoặc tổ chức)

Management: the activity or job of being in charge of a company, organization, department, or team of employees. 

(Quản lý là hoạt động hoặc công việc chịu trách nhiệm của một công ty, tổ chức, bộ phận hoặc đội nhóm nhân sự)

Như vậy, quản lý là việc quản trị và áp dụng các quy trình của một văn phòng, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó liên quan đến việc tổ chức hiệu quả về con người và thông qua những yếu tố về nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Thông tin chính là chìa khoá để các doanh nghiệp tận dụng nguồn lực về con người và gia tăng giá trị cho tổ chức. Các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức hành chính nhà nước sẽ lỏng lẻo và gặp khó khăn khi không có quản lý hành chính. 

Quản lý hành chính là quá trình quản lý thông tin của con người, liên quan đến việc lưu trữ và phân phối thông tin cho những người trong cùng tổ chức để nắm bắt và quản lý con người tốt hơn. Quản lý hành chính đã trở thành một chức năng quan trọng đối với mọi tổ chức muốn thành công và đóng vai trò quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru. 

Bất cứ ai hay đối tượng nào tham gia vào quá trình lập kế hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp thì đều được gọi là quản lý hành chính. 

Người quản lý hành chính là người đảm nhiệm công việc giám sát các hoạt động hỗ trợ của một doanh nghiệp. Đảm bảo cho luồng thông tin hữu ích và các nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Thường xuyên cập nhật các yêu cầu và xu hướng của kinh doanh và môi trường xã hội để phù hợp với văn hoá doanh nghiệp. 

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng

2. Vai trò của quản lý hành chính

- Quản lý hành chính có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ khác nhau (multiple task) có thể tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và ngành. Nói chung, quản lý hành chính đóng vai trò giám sát cơ sở vật chất để đảm bảo nơi làm việc tốt nhất cho tổ chức và nhân viên. Đồng thời nhân viên cũng dễ dàng tiếp cận với các nguồn lực mà họ cần để thực hiện công việc. 

- Thiết lập thời hạn và các mục tiêu có thể đạt được cho nhân viên hành chính. Bằng cách đặt ra các mục tiêu như vậy, các nhà quản lý hành chính có thể giúp bộ phận của họ trở nên hiệu quả hơn, tăng năng suất và trách nhiệm với công việc. 

- Lưu trữ và quản lý hồ sơ để nhân viên dễ dàng truy cập thông tin, giám sát ngân sách hoạt động của công ty. 

- Đánh giá các chính sách và thủ tục, đưa ra khuyến nghị với giám đốc điều hành về cách thức cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. 

- Khắc phục các sự cố xảy ra đối với doanh nghiệp. Quản lý hành chính là vị trí tổng quát và bao quát toàn bộ hoạt động về hành chính của công ty/ doanh nghiệp. 

Xem thêm: Mẫu cv đơn giản

3. Nguyên tắc quản lý hành chính

- Phân công công việc: phân chia công việc hợp lý cho từng cá nhân trong các bộ phận khác nhau của tổ chức. Phân chia việc làm theo kỹ năng và kinh nghiệm của từng người để chuyên môn hoá và nâng cao hiệu quả chung. Từ đó thúc đẩy hoạt tăng năng suất và hiệu quả công việc.

- Quyền hạn và nhiệm vụ: duy trì sự cân bằng giữa quyền lực và trách nhiệm. Các nhà quản lý được trao quyền để đưa ra các mệnh lệnh có liên quan đến trách nhiệm của họ. Nâng cao trách nhiệm và quyền hạn của mình để đưa ra quyết định và giám sát quản lý hành chính đúng theo quy định và chức năng của mình. 

- Kỷ luật: có ý nghĩa là sự tôn trọng và tuân theo các quy tắc và quy định chung về điều hành của tổ chức. Những quy tắc cần tuân thủ nghiêm ngặt và không được phá vỡ. Quản lý hành chính có thể chia kỷ luật thành mức kỷ luật tự giác và kỷ luật cưỡng chế để duy trì sự phán xét và quyết định khách quan.

- Sự thống nhất về điều hướng: tất cả các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới cùng một mục tiêu là chỉ đạo bởi cấp trên và phối kết hợp các nhiệm vụ và chức năng của hành động do tổ chức thực hiện.  

- Đặt lợi ích chung lên trên lợi ích cá nhân: người quản lý hành chính phải luôn giữ lợi ích của tổ chức lên hàng đầu. Lợi ích của bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào cũng không được lớn hơn, chiếm ưu thế hơn lợi ích của doanh nghiệp. Đặt quá cao lợi ích của các nhân sẽ dẫn đến sự sụp đổ của tổ chức. 

- Nguyên tắc tập trung hoá: liên quan đến việc phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý khác nhau và sự cân bằng cần thiết trong việc phân chia quyền hạn. Tập trung hóa là việc ra quyết định chỉ dành cho nhà quản lý hành chính, cấp dưới chỉ có quyền góp ý. Trong khi đó phân quyền là khả năng của cấp dưới cũng có quyền đưa ra một số quyết định. Duy trì được sự cân bằng của yếu tố tập trung và phân quyền sẽ giúp cho doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả.

- Nguyên tắc có tổ chức, trật tự: mọi thứ cần được tổ chức một cách đúng nơi đúng chỗ và đúng thứ tự của nó. Một thứ tự thích hợp cho tất cả các nhân viên và con người là phải hoạt động bình thường. Nó cũng cần được đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và ngăn nắp. 

- Sáng kiến: mọi nhân viên được trao quyền để phát triển và thực hiện các kế hoạch theo dự định và sắp xếp của công ty. Khuyến khích nhân viên có sáng kiến kinh nghiệm và mang lại sự hài lòng và thành công cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: Viết đơn xin việc

4. Ứng dụng của quản lý hành chính trong cơ quan, doanh nghiệp

Ứng dụng của việc quản lý nhà nước bao gồm các ứng dụng sau đây:

- Đặt mục tiêu: quản lý hành chính được sử dụng rộng rãi để thiết lập mục tiêu cho các tổ chức và xác định các mục tiêu. Giúp cho việc đưa ra quyết định hành động rõ ràng để hoàn thành các mục tiêu. Chiến lược quản lý hành chính nhằm thực hiện sự phân tích những gì mà tổ chức sẽ nhận được để xác định mục tiêu. 

- Thiết lập các tiêu chuẩn: tập trung vào việc thiết lập một bộ tiêu chuẩn để cung cấp các giá trị cho các bên liên quan. Đồng thời các tiêu chuẩn này sẽ được thực thi cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ được sản xuất có chất lượng. 

- Hiệu suất quản lý hành chính cao: chiến lược quản lý hành chính được sử dụng để xem xét các hoạt động của tổ chức theo thời gian nhất định. Những lý thuyết về quản lý hành chính cũng sẽ đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động và nó được diễn ra một cách trơn tru theo đúng hướng để đạt được mục tiêu cao nhất. Phản hồi từ các thành viên trong nhóm để khuyến khích và hướng dẫn về vai trò của họ đưa ra để đạt được hiệu quả như mong muốn.

- Phát triển khả năng lãnh đạo: quản lý hành chính là cách thức hiệu quả để tập trung vào việc phát triển khả năng và phẩm chất của nhà lãnh đạo. Thúc đẩy các nhà quản lý hành chính có ích và đem lại năng suất cho doanh nghiệp. 

- Xây dựng đội ngũ: quản lý hành chính nhằm mục đích thúc đẩy sự thống nhất và hoà hợp giữa các thành viên trong tổ chức và thực hiện các chiến lược xây dựng đội nhóm và thúc đẩy mọi người hướng tới vai trò chung là xây dựng doanh nghiệp. 

- Kiểm soát ngân sách và quản lý chi phí: quản lý hành chính là việc luôn theo dõi tất cả các giao dịch tài chính của công ty. Nó quyết định các ngân sách thích hợp và đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện có giới hạn về ngân sách phân bổ từ trước. Hoạt động theo chiều hướng giảm thiểu các chi phí liên quan bằng cách tối ưu hoá các nguồn thu chi và áp dụng hiệu quả các biện pháp kỹ thuật. 

Quản lý hành chính là công việc bao gồm rất nhiều đầu việc khác nhau đòi hỏi người quản lý cần có chế độ đa nhiệm và khả năng làm việc nhanh chóng có hiệu quả, kết hợp nhiều khả năng khác nhau trong một quá trình làm việc. 

Xem thêm: Việc làm nhân viên hành chính tổng hợp

Với những chia sẻ về quản lý hành chính là gì và những yêu cầu của quản lý hành chính, vai trò và ứng dụng của quản lý hành chính đã đem lại cho chúng ta những cái nhìn mới mẻ và đa dạng về hoạt động quản lý hành chính. Từ đó có cơ hội nghề nghiệp và định hướng phát triển bản thân trong tương lai.