Sao kê lương là gì? Nguyên tắc của việc sao kê lương

1. Sao kê lương là gì? 

Sao kê lương là việc thực hiện các văn bản nhằm xác định các nội dung do người có thẩm quyền cung cấp, ban hành và xác nhận. Sao kê lương đồng thời cũng là văn bản được cấp phép cho người lao động để tuyên bố về việc làm. 

Ngoài ra việc sao kê lương còn thể hiện những khía cạnh khác nhau trong việc khẳng định mối quan hệ giữa công ty và người lao động để làm rõ hơn về cách thức hoạt động và thực hiện các mục đích khác nhau của quá trình sao kê lương. 

Việc sao kê lương nhằm xác nhận tổng số tiền đã trả cho nhân viên của bạn theo những gì mà hợp đồng thỏa thuận đã đưa ra tính theo năm dương lịch. Nó nhằm liệt kê tất cả các khoản thanh toán, phúc lợi và phụ cấp cho nhân viên nhận được. 

Việc sao kê lương cần đảm bảo đúng theo quy định và không nhập sai bất cứ một thông tin cá nhân nào. Vì đây sẽ là hành vi vi phạm hợp đồng và các điều khoản của việc sao kê lương. 

Xem thêm: Lương 3p là gì? Cách tính và xây dựng lương 3p cho doanh nghiệp

2. Tại sao cần sao kê lương

Việc sao kê lương có chức năng vô cùng quan trọng.

- Thu thập thông tin: việc hiển thị các số tiền thu nhập giúp cá nhân biết được bao nhiêu ngày nhận lương. Nhưng nếu việc đưa ra số lượng mà không được tính toán chi tiết và cẩn thận có thể là vẫn chưa đủ. Bảng lương hoặc các báo cáo thu thập sẽ bao gồm cách tính thu nhập ròng. Vì vậy, bất cứ ai cũng cần phải biết số tiền được cộng hoặc trừ vào tài khoản của họ, bao gồm cả lý do đằng sau của vấn đề. 

- Hiệu quả thu thập dữ liệu: mọi dữ liệu sẽ được sao kê và tóm tắt trong các báo cáo chi tiết phí trả lương. Trong trường hợp bạn bị choáng ngợp bởi quá nhiều dữ liệu, hãy sử dụng các biểu mẫu sao kê lương để rà soát thông tin nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nhờ việc thông tin chi tiết nhưng có tổ chức có thể giúp cho bạn tránh lãng phí thời gian và không bị phụ thuộc quá nhiều vào cách trình bày. 

- Theo dõi quá trình lập ngân sách: bạn có thể theo dõi chi tiết các thu nhập của mình từ tiền lương đến thuế đã trả, tiền thưởng giờ làm thêm, nghỉ phép, phí bảo hiểm và các khoản trong lương khác. Hãy sử dụng bảng sao kê lương như một cơ sở đáng tin cậy để lưu trữ dữ liệu về lương. Việc đặt ra các câu hỏi về một số trong bảng lương là điều bình thường, đặc biệt là khi có những thay đổi liên quan và bạn cần bằng chứng. Do đó, nhân viên yêu cầu bảng sao kê bảng lương từ bộ phận nhân sự.

- Chứng minh thu nhập và tài chính của bạn: các cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bảng lương của bạn để tuân thủ theo các tiêu chuẩn của pháp lý. Nếu không một số công ty có thể sẽ trốn thuế hoặc không đáp ứng các yêu cầu về quyền hạn và nghĩa vụ của mình trước pháp luật. Vì vậy, bảng sao kê lương là bằng chứng đáng tin cậy về thu nhập. Các tổ chức không cần phỏng vấn người sử dụng lao động để giải thích về thu nhập và biên lai trả lương chỉ bằng tài liệu vì bản sao kê đã làm rõ tất cả.

- Đăng ký các khoản vay: bảng sao kê lương là bắt buộc đối với các quy trình cho vay khác nhau. Ví dụ như chủ nhà hay người cho vay có thể cần xem chi tiết bảng lương của một công nhân để có bất cứ một khoản hỗ trợ tài chính nào đáng giá. Cha mẹ cũng có thể tìm đến các khoản vay tài chính cho hoạt động nuôi dạy con theo đúng quy định của pháp luật thì cũng cần phải kê khai các khoản tài chính hỗ trợ. Việc kiểm chứng và cho phép thực hiện các khoản vay cũng cần phải thực hiện đúng theo yêu cầu thì mới có thể được chấp thuận. Bảng sao kê lương là căn cứ quan trọng để thực hiện tất cả các nhiệm vụ trên. 

Chính vì những chức năng trên nên việc sao kê lương vô cùng cần thiết và quan trọng cho rất nhiều hoạt động bắt buộc của cá nhân. 

3. Những yếu tố cần thiết của quá trình sao kê lương

Sự chính xác: ưu tiên hàng đầu trong việc sao kê lương đó chính là mọi chi tiết đều cần phải chuẩn mực và chi tiết đến từng yếu tố nhỏ nhất. Chi tiết đã sai thì làm cho toàn bộ bản sao kê sẽ bị lệch lạc. Vì vậy việc phục thuộc vào bản sao kê đó trở nên vô nghĩa. Nhân sự thậm chí sẽ xem xét kỹ lưỡng xem thông tin có chính xác từ trên xuống dưới hay không để tránh bị sa thải với các khiếu nại và xung đột.

Có tổ chức và mạch lạc: tất cả các chi tiết nên được trình bày một cách logic và có tổ chức. Mặc dù bạn có tất cả thông tin quan trọng trong một bản sao kê lương nhưng sẽ vẫn vô nghĩa nếu chúng khó theo dõi. Việc trình bày một cách logic và theo cấu trúc sẽ định hướng cho người đọc, tìm cách để mọi người có thể tiếp nhận thông tin mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Kết quả có tổ chức thậm chí còn giúp tăng hiệu quả để bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Và một mẹo là trình bày các chi tiết theo cách mà nó hỗ trợ quy trình làm việc của bạn.

Tính linh hoạt: bảng sao kê lương cần có tính linh hoạt để có thể dễ dàng theo dõi và chỉnh sửa, cập nhật các thông tin mới nhất. Các định dạng khác nhau của một bản sao kê lương sẽ là căn cứ để việc tải xuống hoặc gửi đến những cơ quan có liên quan dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bản sao kê lương cần ưu tiên sử dụng cho nhiều hệ thống và nhiều chức năng đa dạng khác nhau. 

Xem thêm: Cách tính lương theo giờ? Ưu và nhược điểm tính lương theo giờ

4. Thực hiện sao kê lương như thế nào cho đúng

Bước 1: xem lại danh sách nhân viên và thông tin về bảng lương của mỗi cá nhân. Điều này sẽ giúp bạn có thể thiết lập được bảng lương một cách tốt nhất và đầy đủ thông tin nhất dựa trên những nền tảng bảng lương có sẵn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết mọi nhân viên của mình và có thể thực hiện việc sao kê lương một cách nhanh chóng và hoàn thiện các yếu tố về trả lương phổ biến nhất là số tiền lương cơ bản, cơ cấu khấu trừ thuế và các yếu tố về chương trình bảo hiểm y tế cho nhân viên. 

Bước 2: tìm các mẫu sao kê lương và tiến hành chỉnh sửa. Bạn sẽ cần một mẫu để sử dụng và chỉnh sửa nội dung của nó sau đó. Quyết định kích thước, định dạng, thiết kế và hơn thế nữa của bảng sao kê bảng lương. Tùy chọn tốt nhất là thứ mà bạn thấy dễ sử dụng nhất. Chỉnh sửa các nội dung cần thiết nhưng vẫn cần phải tuân theo những quy chuẩn và quy định chung cho từng lĩnh vực khác nhau. 

Bước 3: điền vào mẫu các yếu tố quan trọng. Các yếu tố quan trọng cần được sắp xếp để ghi trước nhất là các yếu tố như cơ cấu khấu trừ thuế, tiền lương cơ bản, tiền bảo hiểm sau khấu trừ. 

Bước 4: tổ chức cách bạn trình bày dữ liệu sao cho hợp lý. Trình bày dữ liệu có tổ chức và bạn có thể làm điều đó, bắt đầu với việc lập trình tự. Hãy chắc chắn rằng bảng sao kê lương của bạn bắt đầu bằng câu mở đầu có ỹ nghĩa, tiếp theo là phần nội dung và kết thúc bằng câu kết có đầy đủ nội dung cụ thể. Bạn sẽ phải đưa ra các phép tính và tính toán chúng sao cho hợp lý nhất có thể. Trước khi đưa ra bảng báo cáo bảng lương, hãy đọc nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ hiểu mọi thứ nếu bạn ở vị trí của người đọc.

Bước 5: cập nhật báo cáo thường xuyên lên hệ thống. Quan trọng là bạn phải kiểm tra chúng ngay lập tức để đảm bảo sự chỉnh sửa chính xác nhất cho các mẫu. 

Qua những thông tin mà work247.vn chia sẻ trên đây hy vọng bạn có những quan điểm và cách nhìn đúng đắn về sao kê lương và hiểu được vai trò của việc sao kê lương.