Trợ lý dự án là gì? Những yêu cầu công việc đối với trợ lý dự án?

1. Trợ lý dự án là gì?

Trợ lý dự án là những người có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc dự án hoặc đảm nhiệm công việc quản lý dự án, điều hành toàn bộ công việc của một dự án cụ thể những công việc như là: giám sát tiến độ, lưu trữ hồ sơ, thực hiện công tác hành chính, đánh giá chất lượng và tính toán lương thưởng cho các nhân viên dự án. Công việc của họ cũng có thể bao gồm tham mưu, cố vấn cho các trưởng dự án trong việc lên chiến lược hoạch định.

Tưởng chừng như công việc trợ lý sẽ nhàn hạ hơn vì chỉ làm nhiệm vụ nhưng không hề phải vậy. Họ sẽ không được giao những nhiệm vụ cố định mà phải quán xuyến tất cả những công việc được giao phó, đồng thời sẽ nhận thêm những công việc khác trong quá trình làm việc.

Nếu bạn đang quan tâm đến ngành nghề này thì mình sẽ chia sẻ cho các bạn những công việc mà một người trợ lý phải đảm nhiệm thông qua mục mô tả công việc.

Xem thêm: Tra cứu lương trợ lý dự án

2. Bản mô tả công việc của trợ lý dự án

2.1. Hỗ trợ trưởng dự án điều phối các công việc

Bản chất công việc của trợ lý dự án là giúp việc cho các quản lý dự án. Nhiệm vụ hỗ trợ sẽ chủ yếu thiên về hai mảng đó là quản lý dự án và quản lý nhóm. Mặc dù các không phụ trách chuyên sâu về các kế hoạch dự án, dự thảo hay các hợp đồng án những họ sẽ là người phụ trách các giấy tờ văn bản một cách chỉn chu nhất để dự án diễn ra một cách thuận lợi.

Ngoài ra, trợ lý dự án còn đóng một vai trò khác là thư ký cuộc họp. Mọi vấn đề nêu ra trong cuộc họp sẽ đều được ghi chép đầy đủ, tóm gọn nội dung một cách chính xác những vấn đề có liên quan đến pham vi dự án và sẽ lập biên bản cuối mỗi buổi họp để trình báo cáo lên cấp trên xét duyệt.

Đây cũng là một trong những công việc rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện dự án. Giúp cho quản lý có thể theo dõi dự án một cách sát sao và có những điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tiến độ dự án ban đầu đã đề ra.

2.2. Quản lý thông tin, tài liệu liên quan đến dự án

Vì số lượng thông tin và tài liệu luôn rất lớn nên trợ lý dự án sẽ thay mặt người quản lý của mình để có thể nắm bắt và ghi nhớ những thông tin cần thiết. Trong đó bao gồm cả các bản thảo thiết kế, tài liệu của dự án để kịp thời tổng hợp thông tin và gửi đến các phòng ban, bộ phận có liên quan. Bên cạnh đó, những hồ sơ này sẽ được trợ lý giám đốc lữu trữ và phân loại để khi cần có thể tìm được một cách nhanh chóng.

Cũng liên quan với nhiệm vụ trên, trợ lý dự án còn nằm trong đầu mối thông tin liên lạc đắc lực của quản lý dự án. Mọi thông tin, tài liệu củ dự án đến từ các đối tác trong và ngoài nước, hãng sản xuất, đơn vị cũng ứng nguyên liệu đều sẽ được trao đổi thông qua trợ lý dự án.

Xem thêm: Các hình thức quản lý dự án được áp dụng phổ biến hiện nay

2.3. Tham gia xây dựng chiến lược cho dự án

Trợ lý dự án như là cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho quản lý. Do vậy mà mọi công việc trợ lý dự án đều có thể nắm bắt được nên khi có đề xuất lên ý tưởng cho dự án. Trợ lý giám đốc cũng sẽ có mặt trong các cuộc họp để đề xuất ý kiến và tham gia xây dựng chiến lược cụ thể cho từng dự án.

Để làm được điều này thì trợ lý dự án phải tìm hiểu rõ nhu cầu, đòi hỏi của dự án về dịch vụ và hàng hóa mà dự án đó cần cung cấp, đánh giá bản chất của dự án từ đó tham mưu các chiến lược tốt nhất cho trưởng dự án.

2.4. Giám sát tiến độ thực hiện dự án

Ngoài những công việc trên thì muốn dự án đi theo đúng tiến độ đã đề ra, trợ lý dự án phải đôn đốc, theo dõi quá trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. Đảm bảo nhân công của dự án phải tuân thủ đúng theo quy tắc an toàn lao động.

Tuy nhiên, để đảm nhiệm hết các trách nhiệm của công việc này thì trợ lý dự án cũng phải tham gia các khóa học và đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ để có những kiến thức về quản lý dự án.

3. Yêu cầu cần có đối với trợ lý dự án

Bất kỳ công việc nào cũng đều có những khó khăn và vất vả riêng, tuy nhiên để hoàn thành tốt công việc thì bạn phải trang bị cho mình những kỹ năng nhất định. Vậy để trở thành một trợ lý dự án chuyên nghiệp các bạn cần những gì?

Đầu tiên, những kỹ năng giao tiếp, quan sát, làm việc nhóm, xử lý vấn đề là những yếu tố không kém phần quan trọng đối với công việc trợ lý dự án. Nếu bạn không có khả năng giao tiếp thì bạn không thể trao đổi thôn tin rõ ràng với quản lý cũng như đối tác, phòng ban có liên quan. Hay không có kỹ năng quan sát, xử lý các vấn đề thì không thể sát sao trông công việc được.

Có thể trình độ học vấn của bạn không cao nhưng nếu thể hiện được những kỹ năng mềm trên sẽ gây ấn tượng rất tốt với các nhà tuyển dụng.

Hai, những kiến thức chuyên môn, bằng cấp, trình độ. Có thể như mình nói bên trên các bạn không có điều kiện để học nâng cao thì có thể phát triển thêm các kỹ năng mềm. Tuy nhiên, để hồ sơ xin việc của bạn có thể trở nên sáng giá và thuyết phục nhà tuyển dụng thì những bằng cấp như chứng chỉ tin học, ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp,… chính là những yếu tố chứng minh cho năng lực của bạn một cách tốt nhất.

Cuối cùng, yếu tố quan trọng để trợ lý dự án có thể gắn bó lâu dài với công việc là khả năng chịu áp lực công việc lớn. Hơn nữa, phải là người có tinh thần kỷ luật cao và thái độ làm việc nghiệm túc để nhân viên lấy đó làm hình mẫu khi làm việc.

Xem thêm: Tìm việc làm trợ lý dự án

4. Làm trợ lý dự án có khó khăn vất vả không?

Có thể nói, với bản mô tả công việc như trên thì nghề trợ lý dự án khá là vất vả, phải đi theo nhiều các công trình và dự án khác nhau. Đôi khi sẽ phải đi công tác xa trong nhiều ngày bởi vậy nên yêu cầu của một người trợ lý cũng phải có sức khỏe tốt để đáp ứng nhu cầu công việc. Mặc dù là con gái cũng sẽ có thể đảm nhiệm công việc này nhưng thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên đối tượng là nam hơn.

Tuy vất vả trong quá trình làm dự án những cũng sẽ có một khoảng nghỉ ngơi khi dự án hoàn tất và chuẩn bị cho những dự án tiếp theo. Ngoài ra, khi làm vị trí này bạn có thể tích lũy rất nhiều kinh nghiệm trong công việc vì những vấn đề trong dự án bạn đều phải hiểu mới có thể theo dõi và xử lý theo kịp tiến độ.

Bên cạnh đó, nếu những bạn thích trải nghiệm đi đến những vùng đất mới thì vị trí này đúng là cơ hội không thể bỏ qua. Những dự án sẽ không cố định một chỗ, do vậy người trợ lý dự án sẽ phải theo người quản lý của mình để đi khảo sát tình hình cũng như điều phối cho công nhân là việc một cách sát sao nhất. Vì lý do đó mà bạn cũng có thể đi công tác tại các tỉnh thành và trải nghiệm cuộc sống những vùng đất mới.

Nhìn chung, công việc của quản lý dự án là làm thế nào để quá trình dự án diễn ra một cách thuận lợi, phù hợp với định hướng cũng như các mục tiêu chung mà lãnh đạo đề ra. Hy vọng rằng, qua bài viết này các bạn có thể hiểu công việc trợ lý dự án là gì? và những yêu cầu đối với người làm công việc trợ lý dự án để có thể lựa chọn cho mình một công việc phù hợp trong tương lai.