[WIP là gì?] Thông tin từ A- Z về WIP có thể bạn chưa biết!

1. Khái niệm hoàn hảo - WIP là gì?

WIP là viết tắt của cụm từ Work in process có nghĩa là công việc đang trong quá trình xử lý, sản phẩm đang xử lý, sản phẩm dở dang, hàng hóa đang xử lý đã hoàn thành một phần vẫn đang trong quá trình sản xuất. WIP thường được sử dụng ở các lĩnh vực thiết kế, thi công xây dựng, sản xuất các mặt hàng cần thời gian lâu dài để thực hiện, không thể đạt được hiệu quả trong thời gian ngắn.

Công việc đang tiến hành WIP thường được đo vào cuối kỳ kế toán, để chỉ định giá trị cho số lượng hàng tồn kho trên sàn sản xuất. WIP là một trong ba loại hàng tồn kho, trong đó các loại khác là nguyên liệu thô và hàng hóa thành phẩm. Công việc đang tiến hành có thể được báo cáo trên bảng cân đối dưới dạng một mục hàng riêng biệt, nhưng thường rất nhỏ so với các loại hàng tồn kho khác mà nó được tổng hợp với các loại hàng tồn kho khác thành một chi tiết đơn hàng tồn kho.

 Việc chỉ định chi phí chính xác cho một mục WIP là vô cùng khó khăn, vì có thể có nhiều mục WIP trong các giai đoạn hoàn thành khác nhau kể từ cuối kỳ. Để làm cho quy trình kế toán dễ dàng hơn, một số công ty hoàn thành tất cả các mục WIP và chuyển chúng vào kho hàng thành phẩm trước khi đóng sổ , do đó không có WIP để tính. Một cách khác là chỉ định tỷ lệ phần trăm hoàn thành tiêu chuẩn cho tất cả các mục WIP, theo lý thuyết rằng mức độ hoàn thành trung bình sẽ xấp xỉ chính xác khi tính trung bình trên một số lượng lớn đơn vị.

Có thể ước tính số lượng công việc kết thúc đang tiến hành, mặc dù kết quả có thể không chính xác, do các biến thể gây ra bởi mức độ phế liệu thực tế, làm lại và hư hỏng . Việc tính toán kết thúc công việc đang tiến hành là:

WIP + Chi phí sản xuất - Giá vốn hàng sản xuất = Kết thúc công việc đang tiến hành

Từ góc độ lý thuyết sản xuất, đã có sự nhấn mạnh ngày càng tăng vào việc giảm số lượng đơn vị WIP trong quy trình sản xuất bất cứ lúc nào. Bằng cách giảm WIP, khu vực sản xuất sẽ ít lộn xộn hơn và ít có cơ hội sản phẩm bị lỗi tích tụ trước khi được phát hiện, trong khi tổng đầu tư vào hàng tồn kho có thể được giữ ở mức thấp nhất có thể. Đầu tư WIP tối thiểu là nền tảng của hệ thống sản xuất đúng lúc . Tuy nhiên, một bộ đệm tồn kho là cần thiết trước bất kỳ máy trạm bị hạn chế nào trong khu vực sản xuất, để đảm bảo dòng hàng hóa đều.

Từ góc độ vay, một số người cho vay sẽ cho phép WIP được sử dụng làm tài sản thế chấp cho các khoản vay, vì hàng tồn kho đã hoàn thành một phần sẽ khó bán cho họ trong trường hợp người vay mặc định , trừ khi nó gần hoàn thành.

2. Tầm quan trọng của WIP

Một trong những cách đáng tin cậy nhất để theo dõi việc sử dụng năng lực sản xuất của một công ty cũng như tiến độ sản xuất để hiểu WIP. Ngoài ra, công việc của một công ty với số lượng tiến bộ đóng một vai trí quan trọng khi đăng ký vay. Một điểm cần lưu ý là không có nhiều người cho vay sẽ cho WIP vay làm tài sản thế chấp vì sẽ khó bán được các đơn vị WIP, trong trường hợp, một người đi vay mặc định. Tuy nhiên, tất cả các bên bên ngoài như nhân viên ngân hàng, đại lý trái phiếu, người cho vay và bảo lãnh đều đánh giá công việc đang tiến hành để biết mức độ tín nhiệm của công ty.

Việc làm ngân hàng - chứng khoán - đầu tư

Ngoài ra, cả chủ sở hữu và người quản lý liên tục đánh giá các lịch trình WIP này để hiểu công ty đứng ở đâu từ quan điểm sản xuất và cả tài chính. Bạn có thể lên lịch cách sử dụng tài nguyên của công ty cũng như theo dõi các chi phí khác nhau liên quan đến việc sử dụng tài nguyên cho một dự án cụ thể. Nó liên quan đến việc chi tiêu giờ máy, giờ nhân viên, hàng tồn kho và các công dụng khác được theo dõi cho một tiến trình công việc. Nếu một công việc đã chạy trong một thời gian dài, bạn có thể chuyển đổi các chi phí đó trên bảng cân đối kế toán thành một công việc trong tài khoản quy trình. Bằng cách làm như vậy, bạn có thể phân tích chi phí và đưa chúng vào báo cáo thu nhập của bạn, bất cứ khi nào cần thiết.

Làm việc trong quá trình là một bước nhanh chóng đầu vào lao động và vật liệu và chuyển đổi chúng thành hàng hóa hoàn hảo. Số dư trong công việc trong tài khoản quy trình là tổng giá trị hàng tồn kho bán thành phẩm vào ngày kết thúc của kỳ báo cáo. Các công ty lớn nhận thức được tầm quan trọng của việc tính toán công việc trong quá trình để làm cho hàng tồn kho của họ vĩnh viễn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thương mại, trong đó một thương nhân sử dụng các phương pháp kiểm kê tạm thời bằng cách lấy tài nguyên vật lý của hàng hóa tiêu dùng, có thể sử dụng công thức này để xác định công việc trong quá trình.

Vai trò của WIP là rất quan trọng. Cụ thể:

• Để đảm bảo rằng công việc sẽ tạo ra lợi nhuận tối đa
• Hiểu biết về cấu trúc chi phí được nâng cao
• Để quản lý hiệu quả nhân viên và dự án một cách có lợi nhuận
• Cho phép công ty đưa ra quyết định sáng suốt có liên quan đến doanh nghiệp

Trong lĩnh vực quản lý, WIP cung cấp thêm một phần thông tin cho các nhà quản lý dự án để đánh giá tiến độ của các dự án của họ. Để quản lý hiệu quả ngân sách/ dự toán của dự án, người quản lý dự án phải biết những gì đã được lập hóa đơn và những gì có sẵn cho hóa đơn (WIP). Người quản lý dự án có thể sử dụng thông tin này để chủ động quản lý ngân sách của dự án, giúp hướng dẫn thanh toán và giúp xác định bất kỳ sự vượt quá tiềm năng nào.

Việc làm sản xuất

3. Các lỗi thường gặp trong WIP

Lịch trình WIP của bạn nên đo tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành so với tổng giá trị hợp đồng để đạt được doanh thu kiếm được cho đến nay. Điều này có thể ngăn chặn hết thời gian lập hóa đơn trước khi hoàn thành dự án. Nó cũng cho phép bạn xem nếu một công việc bị tụt lại phía sau hoặc có nguy cơ bị bội chi ngân sách. WIP cũng dự đoán chi phí có thể được áp dụng vào cuối dự án trước khi thanh toán hóa đơn.

Nếu WIP không chính xác, nó trở thành thừa thãi. Các con số ước tính hoặc tệ hơn là viết tay. Con số ước tính và các báo cáo WIP không thể hiểu được không chỉ làm giảm lợi ích của công cụ quan trọng này, mà còn thực sự có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài. Thiệt hại này có xuất phát dưới dạng đánh giá quá cao lợi nhuận hoặc làm suy yếu niềm tin mà bạn đã xây dựng với các ngân hàng cũng như công ty bảo lãnh.

Một lỗi phổ biến khác của lịch trình WIP là thời gian ghi sổ nội bộ của bạn. Nếu bạn thường xuyên cập nhật WIP hàng quý, nhưng kế toán của bạn chỉ thêm chi phí gián tiếp cho các dự án hàng năm. Có vẻ như lợi nhuận dự kiến của bạn sẽ giảm mạnh vào cuối năm. Chắc chắn, bạn vẫn có cùng số tiền lãi vào cuối năm, nhưng điều đó có thể gây hại cho vị thế của bạn với một công ty chắc chắn và làm giảm kỳ vọng của họ về lợi nhuận kinh doanh của bạn.

Thành công của báo cáo WIP phụ thuộc vào việc lưu giữ hồ sơ chi phí chính xác và tài liệu nhất quán. Nếu hồ sơ của bạn là chính xác, nó sẽ đưa kế toán lên một cấp độ hoàn toàn mới, cho phép dự đoán chính xác cho đến khi kết thúc dự án. Tầm nhìn xa này cho phép các công ty xây dựng thay đổi bánh răng suốt dự án để tối đa hóa lợi nhuận, có khả năng tiết kiệm hàng ngàn đô la cho mỗi công việc.

Mỗi công ty tạo một tài khoản WIP duy nhất lưu giữ hồ sơ của tất cả các sản phẩm đang trải qua trong một cơ sở. Việc này đặt ra những thách thức mà các quản lý kế toán phải đối mặt khi đánh giá WIP, do sản xuất diễn ra ổn định nhưng việc điều hòa ở cùng một tốc độ là không thể.

Để hợp lý hóa quy trình, đối chiếu ở cấp độ đơn hàng là một trong những phương pháp mà các nhà quản lý kế toán thường sử dụng. Việc đạt được giá trị WIP trở nên dễ dàng hơn khi đơn hàng sản xuất hoàn tất. Bất cứ chi phí nào công ty phải chịu trong quá trình sản xuất cho đơn hàng đó sẽ xuất hiện dưới dạng giá trị dương. Mặt khác, giá trị hàng hóa mà một công ty sản xuất thể hiện dưới dạng giá trị âm. Giá trị ròng của tổng số hoạt động sẽ là phương sai cho đơn hàng sản xuất đó.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

Một số yếu tố dẫn đến phương sai WIP và hầu hết là do lỗi của con người. Do đó, xem xét phương sai WIP là một điểm tốt để bắt đầu thu hẹp khoảng cách giữa các con số thực tế và báo cáo. Hơn nữa, những sai lầm văn thư nhỏ cũng có thể dẫn đến sự khác biệt lớn, và do đó, người ta không được bỏ qua chúng.

Giống như bất kỳ chi phí nào khác, dữ liệu tính toán WIP phải có ý nghĩa và phải được quản lý chính xác và hiệu quả. Nhiều, nhưng không phải tất cả các giải pháp phần mềm kế toán sẽ giúp bạn và nhóm của bạn tự động theo dõi WIP và cung cấp các báo cáo phù hợp, chính xác và kịp thời để bạn biết bạn đang ở đâu tại bất kỳ thời điểm nào. WIP là gì và nó quan trọng như thế nào? Bạn đã nắm rõ rồi chứ?