Quy trình chuẩn để gửi CV xin việc qua email nhanh và hiệu quả nhất!
Tác giả: Bùi Nguyệt 05-04-2024
Bạn đã biết cách chinh phục nhà tuyển dụng bằng gửi mail xin việc đầy đủ nhất? Bạn đã biết viết email như thế nào cho chuẩn, gửi CV xin việc qua email đến nhà tuyển dụng phải lưu ý những gì đặc biệt gì và bí kíp nào để trình bày email thật hoàn hảo? Cùng tìm hiểu ngay sau bài viết của work247.vn ngay sau đây nhé.
1. Vai trò của gửi CV qua mail trong kỷ nguyên số
Sự lớn lên như thổi của thị trường thông tin toàn cầu đã mở ra trang phát triển mới trên mọi mặt của đời sống. Sự bùng nổ về mặt công nghệ đó cũng cho phép người dùng được tiếp cận với mọi phương tiện tiên tiến giúp rút ngắn thời gian, chi phí tìm kiếm và sở hữu công việc như ý.
Sự rút ngắn và tiện lợi của việc gửi hồ sơ và topCV thời điểm hiện tại, đặc biệt là quá trình gửi CV xin việc online đang được áp dụng trong một cách phổ biến thay thế cho những cánh thư tay những hồ sơ mua về từ những quán photo là đại diện tiêu biểu trong số đó. Sử dụng thư điện tử không những giúp ứng viên có thể show được khả năng tin học, cách lập luận, ý chí cầu tiến trong công việc qua phần mở đầu email để gửi CV qua Email cũng là địa chỉ quan trọng để các sếp có thể có thời thời gian lẫn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nhân tài phù hợp với vị trí mà đang ứng tuyển vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí cho cả hai bên.
Do đó, có thể rằng, bạn không có thiện cảm với cách gửi mail này lắm, nhưng đã đến lúc bạn phải nắm bắt cách viết một bản email sao cho chuyên nghiệp trước đã. Những thông tin hữu ích đó sẽ được cập nhật một cách đầy đủ chi tiết qua hướng dẫn về nội dung sau đây.
2. Hướng dẫn cách làm CV xin việc online gửi mail xin việc như thế nào?
2.1. Lựa chọn mẫu CV có “ngoại hình ấn tượng”
CV có sức hút với nhà tuyển dụng phải là sự kết hợp giữa hai nhân tố “hình thức bên ngoài” và nội dung bên trong. Nội dung là quan trọng thể hiện ở cách bạn trình bày nội dung thu hút, đầy đủ, tin cậy. Còn “ngoại hình” để thông qua đó, có thể thu hút ánh nhìn của nhà tuyển dụng đầu tiên khi check mail và nhân được CV của bạn. Với sự hình của Internet bạn có thể dễ dàng lựa cho mình một mẫu CV yêu thích trong cả biển CV online được cập nhật hàng ngày hàng giờ của nhà tuyển dụng. Tuy không nắm phần quyết định, song sự kết hợp của màu sắc trong CV và thiết kế có vài trò quan trọng trong việc kích thích mắt và có thiện cảm tốt ngay cả khi vị trí của bạn không liên quan đến sáng tạo. Song chỉ bắt mắt vừa đủ, không quá lòe loẹt. Đặc biệt, ngoại hình ấn tượng nhất phải kể đến nhân tố mới trong CV. Đối với những bản CV mới, nó là phương án khắc phục những lỗi từ những phiên bản cũ và hoàn thiện về thiết kế và cả nội dung theo yêu cầu của người dùng.
2.2. Hướng dẫn viết CV online để gửi mail chuẩn nhất?
Sau bước lựa chọn mẫu CV để làm đề mô, chúng ta đi vào công đoạn viết CV online để gửi mail chuẩn. Vậy cv gửi qua email gồm những gì ?
Ai đã từng tạo CV trên File word và tạo CV online sẽ thấy lợi thế đặc biệt của hình thức online cực kỳ lớn. Trong đó bao gồm: cách trình bày khoa học, mới, có đa dạng sự lựa chọn ngành nghề cụ thể và ngôn ngữ và đáng nói nhất có thể
Tải và lưu hồ sơ về máy hoặc nộp trực tiếp CV online cho nhà tuyển dụng thông qua hệ thống của website tìm việc và hồ sơ trực tuyến mà không phải tải về máy. Đặc biệt, đối với những mẫu CV online đến từ những cơ sở tuyển dụng uy tín như work247.vn bao gồm những bản đề mô hướng dẫn nội dung viết CV theo hướng mới nhất, súc tích, hợp thị hiếu với nhà tuyển dụng và đầy đủ nhất để bật lên nội dung rằng bạn là người phù hợp nhất cho vị trí ứng tuyển. Đây lựa chọn cực kỳ phù hợp cho những ứng viên mới ra trường hay chưa có kinh nghiệm viết CV trước đó.
Trong một bản CV để gửi online hấp dẫn,cân đảm bảo các yếu tố sau: Thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng trình độ học vấn, kinh nghiệm, người tham chiếu, hoạt động và dự án tham gia. Các mục nội dung này được trình bày theo thứ tự ưu tiên làm sao để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và chỉ được chọn lọc những thông tin liên quan trực tiếp đến công việc ứng tuyển làm điểm nhấn chứ không trình bày tràn lan đại hải như trong bản sơ yếu lý lịch thông thường.
Đối với thông tin cá nhân: Bạn chỉ cần nêu nội bật một số thông tin tiêu biểu như tên, năm sinh, địa chỉ cụ thể, mail để tiện liên lạc, đính kèm một ảnh trên góc trái.
+ Mục tiêu nghề nghiệp: Đây là nội dung nghe có vẻ lạ tai nhất với những bản sơ yếu truyền thống bạn mua về từ cửa hàng phô tô về đúng không? Song đôi với một bản CV online, mục tiêu nghề nghiệp chính là dấu hiệu để nhà tuyển dụng nhìn vào đó để đánh giá về thái độ làm việc, ý thực trong công việc và khả năng gắn bó với công ty lâu dài. Song song với những kinh nghiệm về chuyên môn, những kỹ năng phục vụ công việc thực tế, mục tiêu nghề nghiệp có thể xem là quan trọng, có thể “song kiếm hợp bích” với các nhân tố còn lại để cấu thành điểm hút của CV.
+ Kỹ năng, sở thích: Có thể bạn có nhiều kỹ năng và sở thích hơn, song đối với những bản CV online để phục vụ mục đích ứng tuyển việc làm như ý, bạn chỉ cần để ý những kỹ năng, sở thích liên quan trực tiếp đến công việc hay có tác dụng thúc đẩy hiệu quả của công việc lên thôi nhé. Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh kinh doanh, giao tiếp tốt là một lợi thế, song nó sẽ không yêu cầu quá cao về kỹ năng sử dụng các phần mềm tính toán như kế toán chuyên nghiệp, bạn muốn ứng tuyển vị trí hướng dẫn viên du lịch thì một người yêu thích thể thao không để đủ để chinh phục nhà tuyển dụng.
+ Kinh nghiệm làm việc: Sẽ không gì thuyết phục nhà tuyển dụng trong bản CV của bạn bằng chính những quá trình gắn bó với công việc trước đó và tâm lý sẵn sàng tiếp nhận công việc mới. Nhưng đừng căng thẳng quá nếu bạn không có quá nhiều kinh nghiệm “đắt” và liên quan đến công việc. Đầu tiên bạn phải nghĩ đến là tận dụng những năm tháng thực tập hay rèn luyện kiến tập để làm đầy kinh nghiệm. Nếu có nhiều, bạn không nhất thiết phải nêu đầy đủ cả quá trình đó, bạn đã trải qua những gì mà nổi bật ở 3 nội dung lớn: Tên công ty ( Đính kèm thời gian làm việc), Vị trí bạn làm trong những công ty đó, và những công việc cụ thể. Đặc thù của những bản CV online chỉ gói gọn với dung lượng không quá 2 trang giấy. Do đó, mọi nội dung trình bày phải thật ngắn gọn súc tích.
+ Với trình độ học vấn: Bạn chỉ cần đề cập đến 3 nội dung chính: Tên trường, Chuyên ngành và xếp loại tốt nghiệp. Những thông tin này được trình bày dưới những gạch đầu dòng.
Bên cạnh đó, nếu nội dung CV của bạn mỏng, người dùng có thể dễ dàng bổ thêm, tùy chỉnh các mục nội dung như các hoạt động, dự án tham gia, người tham chiếu giúp nhà tuyển dụng có thể kiểm chứng được thông tin...điều này cũng hoàn toàn cần thiết. Với những bản CV online tại một số website nổi bật như work247.vn, bạn có thể tùy chỉnh được màu sắc đa dạng, lựa chọn đa dạng ngôn ngữ, ngành nghề như CV xin việc ngành du lịch, CV ngân hàng, CV kế toán,...và cá tính của bạn
Sau khi tạo xong CV online, các bạn có 2 lựa chọn: Gửi trực tiếp đến nhà tuyển dụng hoặc tải và lưu về máy để chỉnh sửa và gửi vào một thời điểm khác phù hợp hơn. Nhưng dù lựa chọn cách nào, để những nhà tuyển dụng có thể nghe được nguyện vọng của bạn. Hãy bắt tay vào viết email gửi CV thật ấn tượng.
3. Viết Email gửi CV đến nhà tuyển dụng ấn tượng cần những nội dung gì?
3.1. Chắc chắn gửi CV đến nhà tuyển dụng của bạn bằng một địa chỉ mail nghiêm túc
Không ít trường hợp, một bản CV thiết kế đẹp và nội dung được chi chút từ đầu bởi một địa chỉ mail “trẻ trâu” để từ ngày cấp. Trước khi,bắt đầu nghĩ đến quá trình xin việc của bạn, hãy thay đổi lối suy nghĩ từ cách lập một mail mới liên quan đến công việc hay thực tế hơn có thể bao gồm tên của bạn hay tên vị trí của bạn. Hãy tỏ ra cho nhà tuyển dụng thấy rằng, bạn là người đã trưởng thành, chín chắn, nghiêm túc...ngay từ giai đoạn mở đầu.
3.2. Trước khi viết mail, hãy tạo ra một tiêu đề mail thu hút
Nội dung mail bên dưới hay nhiều trường hợp được dùng với vai trò như một bức thư xin việc rất quan trọng. Tuy nhiên, tiêu đề mail mới là nhân tố ảnh hưởng đến thiện cảm của nhà tuyển dụng đầu tiên. Do vậy, trước khi viết nội dung mail, bạn phải trau chuốt cho tiêu đề trước đã. Tiêu đề email của bạn hay cách lưu file CV sẽ được viết theo công thức : “ Tên - Vị trí - Công ty”, cụ thể: “ Dương Tùng Lâm - Coder - Hunghapay”. Việc đặt tiêu đề CV có thể được doanh nghiệp yêu cầu trong bản thông báo tuyển dụng hoặc không. Tuy nhiên, cách đặt tiêu đề rõ ràng như trên vừa tiện cho nhà tuyển dụng dễ dàng sàng lọc những thông tin ứng viên, vừa dễ dàng cho bạn khi bạn phân biệt Tệp trong hàng tá tệp trong máy tính của bạn tránh bị nhầm lẫn.
3.3. Tạo nội dung email gửi CV ấn tượng ra sao?
3.3.1. Gửi ai?
Khi nhắc đến vấn đề tạo email ấn tượng để gửi CV chúng ta vẫn hay nghĩ đến tạo một bản CV trên Mail trực tiếp rồi chuyển nó trực tiếp đến nhà tuyển dụng, song không phải. Mục nội dung này, các bạn sẽ hiểu nó giống như một thư ngỏ việc hay thư xin việc. Do vậy, cấu trúc và cách viết của email này hoàn toàn khác với kinh nghiệm viết CV của bạn. Những bước hướng dẫn đơn giản sau đây sẽ giúp bản sở hữu một “thư xin việc online” khi gửi CV qua mail hiệu quả nhất.
Trước hết bạn hãy xác định cá nhân cụ thể hay tổ chức bạn đang có ý định gửi CV qua mail. Đó có thể là trưởng phòng nhân sự được đề cập trong thông báo tuyển dụng ( Hoặc một vị trí cụ thể). Nếu chưa chắc đó là vị trí nào, bạn có thể ghi tên của công ty và bắt đầu bằng “Kính gửi” hoặc “Dear” để thể hiện được sử tôn trọng của bạn với công ty. Bạn có thể lấy ví dụ cụ thể như: Kính gửi Trưởng phòng Hành chính Công ty Cổ phần Thanh Toán Hưng Hà - ông, Phùng Mạnh Quân.
3.3.2. Viết thế nào?
Phần nội dung của mail để gửi CV thường bị hiểu nhầm là phần đính kèm với các File như CV hay một số tài liệu kèm theo như chứng chỉ, bằng cấp. Song bạn đang nhầm đấy, nội dung mail sẽ là phần giới thiệu tóm lược bản thân của bạn và những đặc điểm nổi bật nhất phù hợp với công việc mà doanh nghiệp đang tuyển như một số thông tin được trình bày trong CV song được liên kết chặt chẽ với nhau theo mô hình một đoạn văn ngắn khoảng 5, 6 dòng. Thường được trình bày thành 3 phần cơ bản: Phần mở đầu ( Có thể là lời chào bằn kinh gửi tên cá nhân hay tổ chức cụ thể), Phần nội dung và phần kết là phần cảm ơn và mong muốn nhận được phản hồi từ phía nhà tuyển dụng.
Trong đó nội dung là phần quan trọng nhất trình bày cụ thể như sau :
Họ tên, cách thức bạn tìm được tin tuyển dụng, những điều kiện: kỹ năng, trình độ học vấn, kinh nghiệm của bạn một cách tóm lược để trả lời cho câu hỏi khả năng của bạn có thể đáp ứng cho công việc như thế nào. Chú ý rằng, đây chỉ là nội dung tóm lược nhất, không phải là CV version 2 nên bạn chỉ nêu những thông tin chính và mục đích là thuyết phục nhà tuyển dụng nên cách liên kết câu từ của bạn là cực kỳ quan trọng. Nếu bạn thiếu trung thực hay lệch thông tin về mặt thời gian...bản CV tieng viet và một số tài liệu bên dưới của bạn sẽ có nguy cơ chuyển tiếp bởi một bộ hồ sơ khác.
Trong phần kết bài của nội dung,đừng quên phần cảm ơn đến công ty và mong muốn nhận được một lời phản hồi sớm từ phía nhà tuyển dụng.
Bạn có thể tham khảo đoạn đề mô sau đây:
“ Tôi tên là Mai Bảo Hân, 25 tuổi. Tôi có 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Marketing doanh nghiệp. Bản thân tôi là người có tính kỷ luật cao, câu toàn trong công việc, năng động, khả năng thương lượng đàm phán tốt. Do đó, tôi nghĩ mình là người phù hợp cho vị trí Leader Marketing mà Công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà đang tuyển dụng. Dưới đây là CV của tôi.
Chân thành cảm ơn và mong nhận được phản hồi sớm từ công ty!
Thêm một điều quan trọng nữa là, bạn đừng quên để lại dưới mail thông tin liên lạc của mình như số điện thoại của mình, địa chỉ cụ thể để công ty gửi thư mời phỏng vấn hoặc liên hệ trực tiếp nhé. Bạn cũng có thể “sắm” một chữ ký mail để tăng thêm tính cá nhân cho bản CV của mình nhé. Đây là đoạn nội dung tương đối ngắn nên cạnh tính liên kết chặt chẽ, bạn cần phải đảm bảo tính chính xác về cách sử dụng từ ngữ, thậm chí là những dấu chấm câu. Một lỗi nhỏ cũng dễ dàng trở thành “hạt sạn” to đùng trong bài và ảnh hưởng đến tâm lý của người tuyển dụng khi đọc CV của bạn.
4. Cách gửi CV qua mail “chuẩn không cần chỉnh” trong một nốt nhạc
Gửi CV qua email như thế nào sẽ được trả lời qua những ý lớn sau đây:
4.1. Đặt tên File CV chuẩn
Có bao giờ bạn “lưu tạm” một File tài liệu của bạn trong máy tính vội vàng và kết quả là bạn mất cả mất mấy giờ sau đó chỉ để truy lùng xem tệp đó ở đâu vì không thể nhớ nổi tên? Nhưng với File CV để ứng tuyển công việc yêu thích, còn nghiêm trọng hơn thế. Cách đặt tên File CV của bạn sẽ trùng với tiêu đề mail khi bạn gửi CV qua mail - nhân tố đầu tiên tác động lên mắt nhìn của nhà tuyển dụng. Một File CV chỉ với tên hay vị trí hay bất kỳ một ký tự nào không liên quan đến công việc hay không rõ ràng dễ dàng bị bỏ vào hòm spam vì họ nghi ai đó “gửi nhầm”. Thực tế hơn là, nếu không lưu tên CV theo cầu trúc “ Tên - Vị trí - công việc” hoặc “ Tên - Vị trí- Công ty”, bạn sẽ gửi nhầm với các CV ứng tuyển khác hay khó lòng tìm được File chính xác trong cả rừng File của máy tính. Đặc biệt là khi File CV của bạn bị lấy ra và sửa quá lâu.
4.2. Đính kèm tài liệu trong gửi cv xin việc qua email
Chỉ viết nội dung mail và cách viết CV thì chưa thể làm nên một mail đầy đủ để gửi nhà tuyển dụng đâu nhé. Bạn cần bổ sung vào đó một số tài liệu đính kèm để xác thực cho những thông tin bạn trình bày trong CV, sau đây sẽ là một số tài liệu bạn không thể thiếu: Chứng chỉ Ngoại ngữ hay chứng chỉ cho kỹ năng bạn học đạt được từ trung tâm nào khác. Chứng nhận hoạt động hay dự án bạn từng tham gia, một bản sơ yếu lý lịch và bằng cấp có thể bao gồm thêm một số tài liệu được yêu cầu cụ thể bởi một số nhà tuyển dụng riêng biệt. Bạn nên để ý nội dung này tên tin tuyển dụng để đính kèm tài liệu này cho đầy đủ nhé.
4.3. Gửi CV qua bằng File gì?
Lời khuyên từ chuyên gia cho bạn đó là PDF, bạn nên để toàn bộ tài liệu đính kèm của mình bằng File FDF vì đây là dòng File dễ dàng thích nghi với mọi dòng máy tính văn phòng. Thêm nữa, hãy nén tất cả những tài liệu định kèm vào File Winrar hay Zip vì cả hai loại này đề được hỗ trợ tính năng mở xem dễ dàng từ windows để chắc chắc rằng, tài liệu của bạn không bị “hao hụt” bất kỳ tài liệu nào. Một lưu ý nữa cho bạn chính là để tránh tình trạng khó phân biệt các loại tài liệu còn lại. Bạn nên ghi rõ tên từng tài liệu bằng số thứ tự kèm với tên tài liệu đó ví dụ: 1- Bằng đại học, 2 - Chứng chỉ tiếng Anh Ielts...Dung lượng của File gửi này tốt hơn hết không quá 1MB nên các ảnh hay các hồ sơ đính kém đơn lẻ cần được “tinh giản” tối đa nhất nhé.
Đến đây là quá trình gửi CV qua mail của bạn được hoàn thiện rồi đấy. Hãy áp ngay những tip này để gửi CV qua mail đến nhà tuyển dụng để ứng tuyển công việc mong muốn nhé. Trong trường hợp, CV của bạn bị trả lại vì hồ sơ nên tuyển dụng đã đầy đủ, dù không mong muốn song, bạn đừng quên gửi lại nhà tuyển dụng một lời cảm ơn chân thành. Đôi khi thiện chí của bạn sẽ được để ý và tạo một cơ hội việc làm mới cho bạn vào một lần tuyển khác. Chúc bạn tìm được công việc như ý nhé.