RPA là gì? Lợi ích của RPA trong doanh nghiệp hiện nay

1. RPA là gì?

RPA được dịch từ tiếng Anh là Robotic Process Automation, có nghĩa là tự động hóa quy trình robot hay còn gọi là phần mềm robot. Nếu chỉ dịch theo sát nghĩa tiếng Anh thì chúng ta sẽ rất khó để hiểu cụm từ này có ý nghĩa là gì.

RPA theo cách dễ hiểu là một phần mềm hệ thống được sử dụng để tự động hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp mà cần đến số lượng lớn nhân lực, các công việc lặp đi lặp lại theo chu kỳ nhất định như nhập liệu, cấp quyền truy cập, lên đơn hàng,… Nó có nhiệm vụ thay thế trí lực và trí óc của con người để tạo ra hiệu quả cao hơn trong công việc.

RPA được Nhật Bản đưa vào sử dụng những năm 2016, 2017 và đã nhanh chóng nhận được sự đánh giá cao từ phía người sử dụng. Cùng với AI, RPA đã trở thành một trong những công nghệ tự động tiên tiến nhất hiện nay, được sử dụng hầu hết trong các ngành như Ngân hàng, Bảo hiểm, Y tế, Viễn thông, Sản xuất và bán lẻ khác.

RPA không cần phải phát triển code cũng không có yêu cầu truy cập trực tiếp vào các ứng dụng hay cập nhật cơ sở dữ liệu của các ứng dụng. Các con robot phần mềm RPA chỉ cần được kết nối với ứng dụng nội bộ hay cổng thông tin người dùng là có thể sử dụng được. RPA là phần mềm có thể chạy trên mọi thiết bị máy tính, laptop hay điện thoại di động.

Mỗi hệ thống RPA đều đảm bảo tất cả các chức năng như giao tiếp với các loại hệ thống khác để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp API theo bất cứ cách nào; ra quyết định và giao diện lập trình các bot.

Xem thêm: Việc làm IT phần mềm

2. Lợi ích của RPA trong doanh nghiệp

Công nghệ RPA giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp giảm được chi phí về nhân sự và khả năng mắc lỗi của con người. Các doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp các ứng dụng công nghệ tự động khác như công nghệ nhận thức ML, công nghệ nhận diện giọng nói và xử lý ngôn ngữ để tăng cường các hoạt động tự động hóa cho doanh nghiệp. Một chuỗi các hoạt động tự động hóa từ 15 đến 20 bước trong mỗi quy trình làm việc có thể được gọi là tự động hóa thông minh.

Công nghệ tự động hóa RPA đã thâm nhập vào tất cả các thị trường và tất cả các ngành công nghiệp. Không thể phủ phận lợi ích từ kinh tế, tiết kiệm chi phí cho đến những lợi ích hiệu quả ngắn hạn và dài hạn mà RPA mang đến cho các doanh nghiệp sử dụng nó. Cùng với việc lên kế hoạch một cách cụ thể và chi tiết thì nhà quản lý hoàn toàn có thể đo lường được hiệu quả mà RPA mang lại cho doanh nghiệp. RPA giúp cho các doanh nghiệp giảm bớt nhu cầu về nhân lực lên tới 65% và theo tính toán đã phải có đến trên 50% các doanh nghiệp lớn sử dụng giải pháp công nghệ tự động RPA này.

2.1. Nâng cao năng suất

Nhờ việc áp dụng công nghệ RPA trong môi trường văn phòng, trong các công việc cơ bản thường ngày của con người như văn thư, nhập liệu, phản hồi tự động,… mà người lao động có thể tập trung thực hiện những công việc quan trọng khác. Do đó năng suất công việc cũng sẽ được cải thiện hơn và nâng cao được hiệu quả trong công việc. Việc thực hiện bằng phần mềm tự động sẽ không phải lo đến các vấn đề như tồn đọng công việc, thiếu nhân lực phụ trách, bỏ sót một số công việc,..

Xem thêm: Việc làm giám đốc nhân sự

2.2. Cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên

Khi đã được giảm tải các công việc có phần nhàm chán, lặp đi lặp lại hàng ngày thì hầu hết nhân viên đều sẽ có hứng khởi, nhiệt huyết hơn trong công việc. Họ có thể tập trung làm những công việc chuyên môn hoặc những công việc quan trọng hơn của mình để có thể cống hiến hết mình và hoàn thành tốt công việc. Qua đó giúp cho kết quả làm việc của mỗi nhân viên sẽ đem lại được nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp

2.3. Loại bỏ được các sai sót

Con người không được lập trình chính xác như một cỗ máy, khả năng tập trung cũng có giới hạn, vì vậy trong công việc không thể không mắc những sai sót. Nhưng với công nghệ tự động RPA xuất hiện, doanh nghiệp đã hoàn toàn có thể yên tầm về độ chính xác trong công việc. Các phần mềm sẽ được lập trình theo một công thức chính xác và mỗi công việc sẽ có một lập trình riêng nên việc xảy ra sai sót là gần như không xảy ra. Qua đó nâng cao chất lượng và hiệu quả cho công việc hơn.

2.4. Tiết kiệm các chi phí

Công nghệ RPA có thể được lập trình để làm việc với tần suất công việc khá cao. Vì vậy RPA có thể thay thế cho một lượng lớn con người làm việc và làm việc trong một thời gian ngắn hơn rất nhiều so với con người. RPA chính là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề về chi phí nhân công, tiến độ làm việc, thời gian làm việc,…

Có nhiều doanh nghiệp có thể phải chi ngân sách để phát triển hệ thống làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn thì chỉ cần có công nghệ RPA là bạn đã có thể giải quyết được vấn đề về năng suất và không cần phải mất thêm tiền để phát triển hệ thống.

2.5. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng phần mềm tự động

Tính linh hoạt và khả năng có thể mở rộng chức năng của công nghệ RPA giúp cho các doanh nghiệp không phải đau đầu với các bài toán tìm kiếm và phân bổ nguồn nhân lực. RPA có thể đảm nhiệm rất nhiều các vị trí và vai trò khác nhau.

Xem thêm: Hồ sơ xin việc online

3. RPA có phải là con dao 2 lưỡi?

Thực tế tất cả mọi tiện ích hiện đại trên thế giới hiện nay thì đều có những vấn đề tốt, xấu của nó. Việc RPA cũng có thể trở thành một con dao 2 lưỡi là điều hiển nhiên có thể xảy ra. Công nghệ RPA cũng có những lưu ý mà bạn cần phải nắm được để không lạm dụng RPA trong doanh nghiệp.

- Không phải doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng công nghệ RPA bởi RPA cũng giống như tất cả các phần mềm công nghệ tự động khác thì RPA cũng có thể loại bỏ công việc. Các công việc có thể áp dụng RPA được kể đến như là bán hàng, tiếp nhận đơn hàng, lên đơn hàng, theo dõi đơn hàng… trong bán lẻ; quản lý, giám sát và cập nhật dữ liệu khách hàng trong ngành viễn thông, bảo mật dữ liệu của ngành ngân hàng,…

- RPA sẽ mất khá nhiều thời gian để cập nhật các chương trình, hệ thống khá phức tạp, không gọn gàng, chi phí bỏ ra cho công nghệ này cũng khá tốn kém, không được như sự kỳ vọng ban đầu của các doanh nghiệp.

- RPA chỉ có khả năng thực hiện các thao tác cơ bản, đơn giản và thường xuyên lặp lại. Vậy nên các nhà quản lý cần cân nhắc nên đưa công nghệ RPA vào giai đoạn nào của công việc để thực hiện có hiệu quả công việc cũng như không lạm dụng quá nhiều công nghệ tự động dẫn đến làm giảm đi các giá trị trong công việc.

Xem thêm: Thư xin việc chuyên nghiệp

Suy cho cùng, RPA vẫn là một công nghệ tự động đáng được đánh giá cao nhưng công nghệ thì vẫn chỉ là công nghệ, không thể loại bỏ được con người ra khỏi sản xuất. RPA sẽ là công cụ để hỗ trợ con người đạt hiệu quả cao nhất trong công việc mà thôi. Trên đây là tất cả các thông tin để giúp bạn hiểu được RPA là gì cũng như những lợi ích mà RPA đem lại cho con người.