Biển thủ là gì? Tìm hiểu về biển thủ tài sản trong doanh nghiệp

1. Hiểu về biển thủ tài sản là gì? 

Biển thủ tài sản với cách hiểu khá đơn giản là việc khi người chịu trách nhiệm về quản lý hay như đang tiến hành sử dụng các tài sản của doanh nghiệp. Tương tự việc dùng tài sản công cho mục đích cá nhân mà không mang lại lợi ích cho phía công ty. 

Kèm theo đó còn là về các hành vi gian lận khác liên quan đến bên thứ ba hay như chính nhân viên tại một tổ chức thực hiện làm dụng chức quyền. Lấy tầm ảnh hưởng của cá nhân tiến hành về các hoạt động gian lận hay chính là việc nội gián. 

Tuyển dụng hot: Việc làm Kế toán

2. Vậy đối tượng nào sẽ dễ dàng tiến hành biển thủ? 

Việc xác định về đối tượng có động cơ thực hiện việc biển thủ tài sản sẽ không quá khó khăn vì loại gian lận này có thể là bất cứ ai. Chú ý hơn là những cá nhân như giám đốc công ty, nhân viên, hay ai đó được thực hiện ủy thác về nắm giữ cũng như quản lý tài sản. 

Thông thường nhất việc đánh cắp, biển thủ này sẽ dễ nhận thấy nhất về tiền mặt hoặc hiện vật tương đương tiền. Tức là có thể bao gồm cả về các dữ liệu hay các tài sản khác liên quan về sở hữu trí tuệ. 

Cơ hội ứng tuyển: Việc làm Giám đốc tài chính

3. Biển thủ - Một loại gian lận trọng yếu hiện nay

Nếu để so sánh và tính riêng biệt về các vụ gian lận thì chúng ta không thể đánh giá tổng quát về tính trọng yếu của việc biển thủ. Chỉ khi qua số liệu đánh giá chung của Hiệp hội kiểm tra gian lận - The Association of Certified Fraud Examiners với con số ước tính chiếm 6% doanh thu do gian lận chúng ta mới ngã ngửa. 

Đặc biệt hơn nếu chúng ta không biết cách ngăn chặn đúng lúc hay tiếp diễn quy mô lớn thì sẽ việc lợi dụng các lỗ hổng để biển thủ là rất dễ dàng. Sau đó tính gộp lại thì điều đó sẽ trở thành một vấn đề trọng yếu, cấp bách ảnh hưởng tới doanh nghiệp đang hoạt động. 

Tham khảo: Tư vấn việc làm Ngành ngân hàng

4. Tìm hiểu về các dạng biển thủ phổ biến 

Thực tế về vấn đề biển thủ đã được phân chia thành 3 dạng chính gồm về doanh thu, hàng tồn kho và các khoản chi phí. Mỗi dạng biển thủ đó sẽ luôn đi kèm các cách thức khác biệt khó có thể nhận biết nếu không xem xét kỹ càng. 

4.1. Về dạng biển thủ doanh thu - Revenue embezzlement

* Dạng 1 - Không có sự ghi nhận hay như việc ghi nhận thiếu doanh thu

Có rất nhiều kế hoạch biển thủ được bắt đầu từ chính thời điểm bán sản phẩm. Một nhân viên có thể dễ dàng rút tiền qua việc không ghi lại các khoản tiền bán hàng hay như là việc ghi nhận nhưng lại thiếu số tiền và khó lòng nhận thấy. Vậy nên để ngăn chặn sẽ cần tới việc phân tách trách nhiệm các cá nhân về ghi chép, ghi nhận doanh thu. 

Hơn nữa là việc cần chú ý đến nhóm như chuyên viên tư vấn, bán hàng và người chịu trách nhiệm về dòng tiền. Bởi khi không có sự kiểm soát chặt chẽ thì sẽ dẫn tới việc biển thủ. Khâu nhận tiền từ khách hàng cũng cần chú ý đến vì một khâu trung gian sẽ rất dễ xảy ra vấn đề và số dư phải thu từ khách hàng sẽ có sự thay đổi và hết hạn là sổ thành toán đã bị xóa bỏ. Ví dụ như kế toán và thu ngân không nền cơ cấu về hai người có mối quan hệ mật thiết anh em. 

* Dạng 2 - Lapping với nguyên tắc thế chỗ

Dạng này sẽ được áp dụng qua việc sử dụng khoản tiền này bù đắp cho khoản tiền kia qua thời gian thanh toán chênh lệch để sử dụng cho mục đích cá nhân. Cụ thể như thủ phạm nhận tiền từ khách 1 nhưng lại không ghi nhận và số dư phải thu mà lại dùng số tiền đó theo nhu cầu cá nhân cần tới. Sau đó khách hàng 2 sẽ thanh toán và thủ phạm sẽ dùng tiền của B để bù vào khoản của A rồi tương tự vòng với các khách hàng khác. 

Trường hợp này nếu tính theo sự dài hạn khi mà thủ phạm không đủ tài chính bổ sung thì sẽ thường bị tiết lộ nhanh chóng. Còn với thời gian ngắn trước mặt s bổ sung đủ thì sẽ không sao. 

4.2. Về dạng biển thủ và các khoản chi phí

Một hình thức biển thủ trực tiếp qua việc ghi nhận sổ sách, ghi chép của công ty. Các khoản ngân sách bị giả mạo có sự liên quan trực tiếp về quỹ thường xuất hiện với 5 loại sau: 

- Biển thủ những khoản thanh toán

Thủ phạm sẽ đưa ra một nhà cấp cấp hay công ty hư cấu thuộc quyền sở hữu của chính họ sau đó là đưa ra các hóa đơn giảm dịch vụ về nhận tiền thanh toán hàng hóa. Tuy nhiên thực tế thì hàng hóa và dịch vụ lại không có hay như hàng hóa nhận có giá trị thấp so với việc thanh toán từ công ty. Loại hình này sẽ dàng thấy khi một vài cá nhân kiểm soát chức năng cùng tham gia nhưng cũng chính việc làm việc dây chuyền đó cũng là nhược điểm của hình thức gian lận này. 

- Việc ký séc khống

Đây là hình thức được lựa chọn nhiều nhất vì dễ dàng thực hiện khi mà thiếu đi sự kiểm soát hay phân tách trách nhiệm. Vậy nên về việc giảm tránh sẽ cần đánh số sẽ để tăng tính xác thực cho việc duyệt chi.

- Biển thủ tại bảng lương

Hiện tại có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn về việc thuê bên thứ ba để tính toán lương thay vì tuyển dụng kế toán trả lương hàng tháng. Dù là giảm tải bộ máy đơn giản hóa công việc nhưng các nguy cơ biển thủ từ đó cũng xuất hiện. Việc gian lận này là thông qua tạo nhân viên ảo, ghi tăng giờ làm cao hơn, đưa ra chỉ số lương không chính xác, ghi thiếu mục giảm trừ,... để lừa gạt công ty. 

- Biển thủ tạo nhân viên ảo 

Việc tạo nên một nhân viên khác trên bảng lương và tính đến thời gian trả lương thì số tiền của nhân viên ảo đó lại chuyển tới cá nhân thực hiện gian lận. Nhân viên ảo này là việc mà thủ phạm không loại bỏ cá nhân nghỉ việc mà vẫn tính lương. 

- Ghi nhận về giờ làm sai đặc biệt khi mà số lượng nhân lực lớn công ty sẽ chẳng thể xác nhận chi tiết về số giờ làm thực tế của từng cá nhân. 

Xem thêm: Mẫu biên bản nghiệm thu. Tổng hợp và phân loại mới nhất!

4.3. Về dạng biển thủ hàng tồn kho - Inventory embezzlement

Tồn kho là một cách biển thủ dễ nhận thấy và thể hiện cụ thể theo từng loại. 

* Dạng đặt hàng khống 

Việc gian lận này thường xảy ra với các nhân viên đặt hàng từ nhà cung cấp và không có sự giám sát hay phê duyệt. Thông qua thẩm quyền có được mà đặt hàng sử dụng theo mục đích cá nhân nhưng người chi trả lại là doanh nghiệp. Về điểm nhận hàng cũng không phải là kho của doanh nghiệp mà là địa điểm chỉ định khác. 

* Dạng xóa sổ sai hàng tồn kho 

Các nhân viên thực hiện xóa sổ hàng tồn kho với lý do nào đó về thanh lý hay hỏng hóc sẽ thường có xu hướng gian lận. Trường hợp này cũng khó thể xác minh và phát hiện vì khi xóa sổ thì sự ghi nhận cũng không còn trên hệ thống. 

* Dạng ghi nhận doanh thu khống 

Thủ phạm thực hiện biển thủ qua việc ghi nhận 1 doanh thu mua hàng chịu tuy nhiên thực tế thì lại là việc rút hàng tồn kho để sử dụng cho mục đích cá nhân. Về khoản khách nợ sẽ tạm ghi vào mục phải thu khách hàng và hàng hóa đã được xuất kho, sau đó một thời gian sẽ được xóa sổ vì đó là nợ xấu. 

Như vậy từ chính các kiến thức trên mong rằng bạn có thể thấy được biển thủ là gì, các hình thức biển thủ ra sao trong quá trình kiểm toán. Đặc biệt với phía nhà quản lý có thể nắm bắt và rà soát về các trường hợp xấu đối với doanh thu của doanh nghiệp.