Mách bạn cách báo cáo công việc cho sếp gây ấn tượng tuyệt đối

1. Vai trò của một bản báo cáo công việc chuyên nghiệp

Phần lớn chúng ta đến công sở với tâm thế hoàn thành kế hoạch công việc đề xuất thật tốt trong giờ vì cho rằng, đó là cách duy nhất khẳng định với sếp rằng, bạn là người có năng lực và trách nhiệm mà ít quan tâm đến cách trình bày những kết quả đó một cách chuyên nghiệp như thế nào. Đó thật sự là một điều đáng tiếc. Trên thực tế, không phải một vị sếp nào cũng có đủ thời gian để theo sát tiến độ, giám sát năng lực của từng nhân viên.

Để có thể nắm bắt rõ được khả năng làm việc và phản hồi kịp thời về những phần công việc chưa thật sự tốt, báo cáo công việc cuối ngày, hằng tháng, hằng năm chính là là tài liệu duy nhất giúp họ nắm bắt được điều đó. Những không dừng ở đó, thông qua cách viết bản báo cáo chuyên nghiệp, sếp có thể nhận ra được phẩm chất, thái độ làm việc thậm chí là “cung cách ứng xử” của từng nhân viên như thế nào. Dĩ nhiên, không một vị sếp nào lại thích thú với những bản báo cáo chỉ hai dòng đã hết nội dung hay kể lể, dài lê thê đến cả trang giấy mà không tìm thầy một nội dung nào hữu ích.

Thậm chí, vai trò của cách báo cáo được nhiều doanh nghiệp chuẩn hóa vào nội quy bắt buộc nhân viên cần thực hiện và đính kèm với những hình thức kỷ luật trong trường hợp nhân viên “lệch chuẩn”.

Nói là vậy, tuy nhiên, không phải một nhân viên nào cũng nắm rõ được đâu là cách báo cáo công việc chuyên nghiệp và gây ấn tượng với sếp, đặc biệt là khi bạn mới chân ướt chân ráo bước chân vào doanh nghiệp. Bạn đang lo lắng không biết báo cáo công việc cho sếp như thế nào cho ấn tượng?

Hãy theo dõi nội dung ngay sau đây. Mặc dù, mỗi doanh nghiệp,vị trí công việc sẽ được đặc trưng bởi một hình thức báo cáo khác nhau, tuy nhiên, quy chuẩn chung về cách báo cáo công việc ấn tượng sau đây, có thể tham khảo trong nhiều trường hợp để lấy được ấn tượng từ sếp một cách tuyệt đối. 

Xem thêm: mẫu báo cáo công việc

2. Sếp mong muốn nhìn thấy điều gì trong bản báo cáo công việc?

Để báo cáo công việc cho sếp chuẩn trước hết chúng ta hãy dành vài phút để lướt qua xem yêu cầu của sếp trong một bản báo cáo cụ thể. Chưa nhắc đến việc tạo ra một ấn tượng tốt đẹp, báo cáo công việc là nhiệm vụ mỗi ngày của bất kỳ một nhân viên nào để khẳng định một ngày lao động của bạn có thật sự hiệu quả và đúng như kế hoạch hay không.

Không ai khác, sếp của bạn là người mong muốn chuẩn hóa quy trình báo cáo của nhân viên để có thể nắm bắt được thông tin về tiến độ công việc, năng lực thực tế của họ ra sao. Do đó, điều đầu tiên sếp cần trong cách báo cáo công việc của bạn là sự nghiêm túc, cẩn thận. Điều này phản ánh qua sự cụ thể, rõ ràng bởi những con số thông tin trình bày trên báo cáo.

 Tất cả những mô tả công việc trong ngày của bạn sẽ được liệt kê thành những đầu việc cụ thể, con số cụ thể để đi trả lời cho câu hỏi: Bạn đã hoàn thành công việc được giao bao nhiêu %? Bạn có gặp trục trặc hay khó khăn gì trong công việc không? Vấn đề khó khăn đó đã xử lý được chưa?

Độ chuyên nghiệp của nhân viên thông qua bản báo cáo còn được sếp chú trọng ở cách trình bày nội dung báo cáo dễ hiểu. Dĩ nhiên, không một vị sếp nào có thể chấp nhận được bản báo cáo toàn kí hiệu, ngôn ngữ “thời đại”, tiếng Việt, tiếng Anh pha tạp hay lạm dụng vốn từ ngữ chuyên ngành. Dù cho là, nội dung công việc đó mang hơi hướng chuyên ngành đi chăng nữa, thì ít nhất, bạn cũng phải cho sếp thấy được độ chính xác và trung thực của nó.

Đôi khi, sếp bạn không phải là người duy nhất xem bản báo cáo này mà còn có nhiều vị trí khác tiếp nhận để phổ biến kế hoạch mới hay hiểu thêm tình hình công ty như đối tác, các trưởng bộ phận khác . Do vậy, tôn trọng ngôn ngữ phổ thông là tiêu chí bạn cần phải đặt lên hàng đầu. 

Tham khảo: Học lòng “5 điều sếp dạy” để gia tăng hiệu quả làm việc

3. Mách nhỏ bạn nghe cách báo cáo cáo công việc cho sếp chuyên nghiệp

Dựa vào những yêu cầu của ông/bà, bạn có thể tự tìm cách lập kế hoạch để xác định cách báo cáo công việc cho ông/bà một cách hiệu quả nhất cho mình. Những chia sẻ ngay sau đây sẽ giúp bạn.  

3.1. Xác nhận mẫu, hình thức báo cáo phù hợp 

Để tránh việc mất quá nhiều thời gian vào việc suy nghĩ về việc báo cáo ra sao, nên dùng tạo mẫu báo cáo như thế nào hãy căn cứ vào yêu cầu của sếp để lựa chọn một hình thức báo cáo hợp lý. Nếu anh/chị ấy chỉ cần một chốt báo cáo nhanh về tiến độ công việc ngay và luôn, bạn chỉ cần list những đầu việc đã hoàn thành và gửi qua mạng xã hội để trả lời tin nhắn.

Còn đối với hình thức báo cáo nhóm, nếu bạn mới mẻ, hãy để ý các thành viên cũ làm báo cáo và thực hiện theo một Form và cố gắng càng cụ thể các công việc và tiến độ bạn đã và đang làm càng tốt.

Theo yêu cầu của sếp, sau khi xác định được báo cáo nhóm, cá nhân, báo cáo ngày, tháng, năm...nhiệm vụ của bạn sẽ là tìm ra hình thức, văn phong báo cáo của công ty bạn đang làm việc. 

Bởi lẽ, ở những công ty khác nhau sẽ có một lối báo cáo khác nhau. Nếu thật sự chưa rõ, bạn có thể hỏi đồng nghĩa hoặc trực tiếp với sếp về mẫu báo cáo hoặc nội dung báo cáo mà sếp định hướng là điều cần thiết. Từ đây, sếp có thể định hướng cho bạn cách viết báo cáo chỉ tổng quát hay chi tiết. Bạn sẽ dễ dàng để làm theo và rút kinh nghiệm trong những lần tiếp theo. 

Một lời khuyên khác trong việc báo cáo công việc cho sếp là thời gian và địa điểm. Đừng quên hỏi anh/chị ấy cụ thể về deadline, thời gian để gửi báo cáo nhé. Bởi lẽ, việc trễ báo cáo đồng nghĩa với việc lỡ việc của sếp khi phải check riêng báo cáo của bạn vào một khoảng thời gian khác nếu như anh ấy là một người cực kỳ bận rộn. Nguy hiểm nhất là việc gửi báo cáo trễ tạo ra một điểm đen trong mắt sếp rằng bạn là người thiếu chuyên nghiệp và không thật sự chú tâm và lời nói của họ. Tốt hơn hết hãy báo cáo công việc càng sớm càng tốt, tránh tình trạng gửi sát giờ và “lý luận” thêm lý do chậm trễ. 

Hình thức gửi báo cáo cũng quan trọng không kém. Bởi lẽ, căn cứ vào từng mục đích mà họ có thể yêu cầu một báo cáo ở hình thức khác nhau. văn bản giấy hay gửi email...bạn cần hỏi sếp trước khi gửi báo cáo để tránh bị nhầm lẫn nhé. 

Tuyển dụng: Việc làm Kế toán

3.2. Cách thức trình bày công việc hoặc văn bản báo cáo

Có nhiều hình thức báo cáo với sếp, có thể báo cáo trực tiếp hoặc gửi theo văn bản. Tuy vậy ở hình thức nào, bạn cũng cần đến sự súc tích, ngắn gọn. Hãy số hóa những con chữ bạn đang nghĩ trong đầu thành những gạch đầu dòng, từng ý súc tích khi nói.

Tốt hơn hết, hãy đề cập đến các mốc thời gian trong màn báo cáo miệng và cả văn bản của mình như: Số lượng công việc hoàn thành, thời gian bắt đầu làm, thời gian deadline...miễn sao khi họ nhìn thấy, nghe xong báo cáo có thể hiểu được và biết bạn cần phải làm những gì sau đó để phân việc. Với những bản báo cáo phức tạp như tháng, quý, năm...cần thiết khi bạn lập một đề cương cho các nội dung lớn cần báo cáo, sau đó từ từ triển khai thành những những ý nhỏ hơn. 

Nếu báo cáo thiên về hiệu quả công việc, bạn phải chỉ ra những ưu nhược điểm của mình, nguyên nhân và kết quả làm việc ra sao, với những vấn đề khó khăn đó thì giải quyết ra sao và triệt để chưa...Ngoài ra cũng đề cập đến những tồn đọng hay những kiến nghị, đề xuất... Rất có thể là, sếp của bạn không yêu cầu điều này, song nếu trình bày được hai nội dung trên, sếp chắc chắn sẽ đánh giá bạn cao hơn rất nhiều để sự để ý công việc và thái độ tích cực khi đóng góp ý kiến...Ngoài ra, việc làm mục lục và tổng kết lại vấn đề cũng sẽ khiến sếp bạn không thể hài lòng hơn về độ chuyên nghiệp và độ tỉ mỉ của nhân viên. 

3.3. Chú ý về những chi tiết nhỏ trong bản báo cáo của bạn

Rõ ràng về hình thức báo cáo và những nội dung báo cáo khoa học, dễ nhìn, chuyên nghiệp...là yếu tố quyết định cho một bản báo cáo ưng lòng sếp. Tuy nhiên, ngoài những yếu tố trên ra, đôi khi, ấn tượng xấu bị đưa đẩy đến từ những chi tiết rất nhỏ xuất hiện trong bản báo cáo nếu bạn không thật sự cẩn thận. 

Thứ nhất là sự ngập ngừng, khi bạn báo cáo công việc bằng miệng ngập ngừng kèm theo những cử chỉ gãi đầu, gãi tai, chắc chắn sếp nghi ngờ kết quả đã làm của bạn và độ tin cậy của các thông tin bạn trình bày, nhất là trong trường hợp, bị hỏi dồn mà không thể cung cấp cho sếp một câu trả lời như ý. 

Thứ hai, lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp cần phải cẩn trọng. Đôi khi chỉ vì một vài lỗi rất nhỏ như chính tả, cách dùng từ sai, căn lệch bảng biểu, nhầm thông số...ngoài việc bị đánh giá là báo cáo thiếu chất lượng còn bị bị gắn mác thiếu cẩn thận trong quá trình làm việc.  

Trên đây, chúng ta vừa tham khảo qua tất cả những cách báo cáo công việc cho sếp hiệu quả nhất. Chắc chắn rằng, bạn đã rút ra cho mình những kinh nghiệm xương máu để làm báo chuyên nghiệp và gây ấn tượng với sếp rồi đúng không nào. Mong rằng, thông tin này sẽ thật sự hữu ích với bạn.