Cách lập sơ đồ kho tiết kiệm tối ưu chi phí nhất hiện nay

1. Tổng quan về cách lập sơ đồ kho

 Một trong những cách quản lý hàng hóa tốt nhất đó chính là phải có bản vẽ phác thảo sơ đồ kho. Muốn vẽ được trước tiên bạn cần hiểu nó là gì trước.

Sơ đồ kho chính là một bản vẽ thể hiện tất cả các khu vực hàng hóa ra sao, các giá kệ sắp xếp như thế nào, khu vực nhận hàng, đóng gói hàng ở đâu…Ngoài vị trí của hàng hóa sắp xếp như thế nào thì sơ đồ kho cũng sẽ thể hiện được vị trí của các cửa ra vào, cửa sổ…đây được xem như là một bản mẫu định vị tất cả vị trí từ kệ cho đến các thiết bị cho đến từng lối đi riêng.

2. Các bước vẽ sơ đồ kho

Để có được một sơ đồ kho hàng hoàn chỉnh bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước dưới đây thì sẽ có được một kho hợp lý và dễ dàng trong việc quản lý:

Bước thứ nhất, chuẩn bị sơ đồ của mặt bằng kho

Hiện nay có rất nhiều người chủ quan, xem thường việc sắp xếp và bố trí kho hàng nằm trong lòng bàn tay và không cần lập sơ đồ hay bất cứ thứ gì liên quan đến việc xem trước. tuy nhiên, một thực tế đã chỉ ra rằng nếu bạn không dành thời gian cho việc xem xét sắp xếp định hình kho trước thì khi bắt tay vào việc bạn sẽ gặp phải lúng túng không định hình được tổng quan mọi thứ ra sao, khi đó sẽ làm mất rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm nhặt đóng gói hàng. Vì vậy việc có bản vẽ kho hàng là việc vô cùng cần thiết.

Khi mà bạn làm kho cần phải thuê mặt bằng thì một điều yêu cầu là cần phải có được sơ đồ mặt bằng nơi đó. Nếu như chủ không có thì bạn cần đi đến đó đo đạc trực tiếp và lên bảng vẽ chi tiết với đầy đủ kích thước.

Bước thứ hai, lựa chọn cách thức lập sơ đồ kho

Với trí sáng tạo như hiện nay thì có rất nhiều cách thức để vẽ được một bản sơ đồ kho nhung tuy nhiên thì nó cũng phụ thuộc vào quy mô cũng như ngân sách hoạt động kinh doanh.

Hiện nay có 3 cách vẽ phổ biến nhất đó là:

Cách 1: Thuê kiến trúc sư, bạn nên thuê cho mình một đội kiến trúc sư chuyên nghiệp vẽ sơ đồ kho khi mà quy mô kinh doanh của bạn lớn, bãi có diện tích rộng, có nhiều hàng hóa, các loại thiết bị máy móc chuyên dùng như là băng chuyền, xe nâng…

Cách 2: Sử dụng công cụ vẽ online: hiện nay thì có vô số những công cụ tool vẽ miễn phí chuyên nghiệp, nhưng được dùng phổ biến và nhiều nhất đó là SmartDraw. Đây là tool được nhiều chuyên gia kỹ sư đánh giá là vô cùng đơn giản trong việc sử dụng, lại còn miễn phí, ngoài ra thì nó còn có những bản vẽ mẫu cho chúng ta tham khảo tránh đi sai lạc hướng.

Cách 3: Vẽ trong Excel, đây là một công cụ rất phổ biến với bất kỳ ai sử dùng máy tính, nó được sử dụng hoàn toàn miễn phí để lập sơ đồ kho. Có excel, bạn có thể bố trí cho mình những khu vực kho, những trang thiết bị theo nhu cầu, sở thích cá nhân.

Bước thứ ba, bố trí khu vực các kho. Thông thường hiện nay kho được chia ra làm 3 khu vực chính như là:

Khu vực hoạt động: đây là nơi diễn ra tất cả các hoạt động chính như là nhận hàng, tiếp nhận và đóng gói đơn hàng, đây là nơi chứa các tất cả những thiết bị những tấm pallet để vận chuyển hàng hóa trong kho…

Khu vực lưu trữ: là nơi có giá có kệ để hàng hóa để lưu trữ hàng hóa sản phẩm của bạn. khu vực này thực sự cần thiết cho việc sắp xếp hàng hóa cũng như lưu trữ đơn hàng.

Khu khoảng trống: đây là một yếu tố vô cùng quan trọng, bởi nếu không có khoảng trống thì bạn sẽ không có lối đi cho nhân viên hay cho việc di chuyển lấy hàng hóa xuống. vì thế mà ngoài việc thiết kế sắp xếp hàng hóa ra sao thì khu  khoảng trống là một trong những điều kiện cần thiết cho một vòng tròn khép kín quản lý.

Tìm việc làm thủ kho

3. Một số trang thiết bị cần thiết cho việc lập sơ đồ kho

Không gian rộng trong khu nhận hàng: nhận hàng là hoạt động không thể thiếu và rất cần thiết cho việc kinh doanh, vì thế để hoạt động kinh doanh hàng hóa được thuận lợi thì cần phải có một không gian đủ lớn cho việc lưu trữ sản phẩm. không gian đủ rộng cũng sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc di chuyển lấy sắp xếp hàng hóa những lần tiếp theo.

Không gian để cất giữ và lưu trữ máy móc cần đủ rộng rãi, đặc biệt là tại các vị trí có yêu cầu di chuyển hàng hóa lớn.

Có cửa thông gió: trong kho hàng thì việc làm cực kì quan trọng, đây là nơi rất dễ phát sinh ẩm mốc, vì vậy mà việc có ô cửa thoáng  sẽ điều hòa nhiệt cũng như độ ẩm cần thiết.

Đầy đủ ánh sáng: chắc chắn ai trong chúng ta muốn làm việc trong một môi trường thiếu ánh sáng tối tăm. Chính vì vậy mà đi kèm với cửa thông gió đây được coi như là hai yếu tố vô cùng cần thiết cho việc bảo đảm lưu trữ cho hàng. Đèn chiếu sáng cũng như những ô thoáng chiếu sáng cần phải được bố trí một cách khoa học là cực kỳ cần thiết và đặc biệt quan trọng trong việc bảo quản sản phẩm. Điều này sẽ giúp bạn không nhầm lẫn khi lấy hàng.

Có máy nâng/thang: giá kệ để hàng thường khá là cao để tận dụng hết không gian phía trên cao. Vì vậy việc có thang máy nâng hàng là dụng cụ không thể thiếu nếu như bạn muốn tiết kiệm tối đa được thời gian cất lấy hàng dễ dàng, nhanh chóng nhất.

Thiết bị chữa cháy, bình cứu hỏa: kho hàng là nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất cũng là nơi đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp, bởi trong kho chứa đựng toàn là những vật liệu dễ cháy nổ như bóng đèn, thùng carton, pallet… vì vậy hãy chuẩn bị những thiết bị phòng tránh hỏa hoạn thật đầy đủ nhé.

Lối thoát hiểm khẩn cấp: những điều bất ngờ luôn mang cho mình những tiềm năng rủi ro nhất định, vì thế việc có lối thoát hiểm trong kho hàng là việc làm cần thiết.

Tìm việc làm kế toán kho

4. Những công việc cần khi có kho

Khi chuẩn bị được kho hàng xong, một số việc bạn cần làm với chúng trước tiên là:

Quản lý thông tin hàng hóa: bạn nên sắp xếp những mã hàng một cách thông minh theo từng mã hàng, danh mục hàng hóa riêng để dễ dàng trong việc quản lý xuất nhập kiểm kê hàng hóa.

Nhập kho: việc làm này đòi hỏi bạn cần thực hiện theo đúng các bước quy trình cho việc nhập kho để quản lý một cách tốt nhất tránh xảy ra sai sót.  Với việc nhập kho bạn cần thực hiện:

Kiểm tra giấy tờ hàng hóa, hóa đơn cần thiết;

Lập phiếu nhập kho và chuyển hàng hóa vào theo đúng số lượng ghi trong hóa đơn

Cập nhật kiểm kê lại số hàng hóa vừa nhập vào

Xuất kho: công việc này cũng tương tự như nhập kho. Tuy nhiên công việc này bước kiểm kê lại hàng hóa sau khi xuất là việc rất cần thiết để kiểm soát chặt chẽ, tránh thất thoát hàng hóa.

Báo cáo tồn kho: việc làm này giúp cho doanh nghiệp có những kế hoạch, chiến lược kinh doanh cần thiết. Báo cáo tồn kho này được thực hiện theo một định kỳ nhất định sao cho phù hợp với chiến lược định hướng của công ty. Đây được đánh giá là một công việc rất cần thiết và quan trọng trong việc quản lý hàng hóa để tránh được những rủi ro, tổn thất kinh doanh có thể xảy ra.

Xem thêm: Nắm bắt quy trình quản lý kho chi tiết nhất cho doanh nghiệp

5. Một số cách lập sơ đồ kho phổ biến hiện nay

Lập theo nguyên tắc kế toán:

Lập theo kiểu FIFO: hàng nhập trước xuất trước

Theo kiểu LIFO: sắp xếp theo hàng nhập sau xuất trước

Theo kiểu FEFO: sắp xếp theo hàng hết hạn trước xuất trước

Theo kiểu hàng cuối cùng xuất trước

Lập phân chia theo mã SKU: mã SKU này là bắt buộc với tất cả các doanh nghiệp, mã này được kí hiệu như thế nào là tùy vào việc sắp xếp kho hàng  hóa của mình, việc áp dụng mã này được đưa ra để doanh nghiệp công ty dễ dàng hơn trong việc quản lý sắp xếp hàng hóa của mình.

Đánh dấu bằng các ký hiệu ở từng vị trí để hàng: đây sẽ là trách nhiệm của người làm quản lý kho, họ sẽ có nhiệm vụ là cập nhật đầy đủ tất cả những thông tin liên quan đến những bộ phận kho hàng hóa. Những kí tự thường dùng trong việc đánh dấu như là A, B, C, D có thể kèm theo số hoặc không như là A1, A2... hoặc B1, B2...

Dùng biển chỉ dẫn

Tách biệt từng loại sản phẩm hàng hóa

Sử dụng kệ Pallet cho việc phân loại

Có những khu vực hàng hóa riêng: hàng lỗi, hàng cận date, hàng xuất trước,…

Sắp xếp không gian đi lại thuận tiện, thông thoáng cho việc di chuyển hàng hóa.

6. Kinh nghiệm trong vẽ sơ đồ kho tối ưu, hiệu quả nhất

Lập sơ đồ kho là việc làm cực kỳ quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa của chúng ta, sau đây là một vài tips nhỏ cho bạn:

Chọn mẫu đỡ đựng hàng hóa có chất liệu kích thước phù hợp với chất liệu hàng hóa;

Có cách bố trí các khu vực để hàng thuận tiện nhất với công việc của mọi người.

Thiết kế rõ ràng khép kín

 Kiểm kê lại bản thiết kế ít nhất 3 lần trước khi thực thi và nên có bản sơ đồ dự phòng đề phòng những trường hợp bất trắc xảy ra.

Và bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cho bạn những kiến thức cần thiết cho “Cách lập sơ đồ kho”, với những tips nhỏ bên trên hy vọng bạn sẽ có những định hướng đúng đắn trong việc thiết kế, quản lý kho hàng một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Chúc bạn có những đột quá trong quá trình kinh doanh xử lý đơn hàng.