Cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày chi tiết nhất

1. Cách lập bàng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên file excel

Nếu như bạn làm ở bộ phận quản lý hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp và được cấp trên giao việc lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa trên file excel thì bạn sẽ phải làm như thế nào? Đừng quá lo lắng về vấn đề này, chúng tôi sẽ giúp bạn có cách lập nhanh nhất để không làm ảnh hưởng đến công việc nhé!

- Với một bảng quản lý xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày như thế này, trước tiên bạn cần phải tồng hợp được 4 thông tin cơ bản như sau:

+ Thứ nhất chính là hàng tồn đầu kỳ: thông tin này bạn sẽ phải lấy từ thông tin hàng tồn từ ngày hôm trước (hoặc của tháng trước nếu như làm bảng xuất nhập hàng tồn theo tháng).

+ Thứ hai là nhập hàng hóa trong kỳ đó: đây chính là số lượng hàng hóa được nhập vào hàng ngày (hoặc hàng tháng), số liệu thông tin này có thể lấy từ bảng kê nhập xuất.

+ Thứ ba là xuất trong kỳ: đây chính là số lượng hàng hóa đã được xuất ra trong kỳ đó, trong ngày đó, thông tin số liệu này có thể lấy từ bảng kê nhập xuất.

+ Thứ tư chính là tồn cuối kỳ (tồn cuối ngày): thông tin này được tính theo công thức như sau: = tồn đầu kỳ + nhập hàng hóa trong kỳ - số lượng xuất trong kỳ.

Lần lượt 4 thông tin này của bạn sẽ được sử dụng và đưa vào từng mã loại hoàng hóa còn tồn, đã nhập mới trong kỳ với mỗi loại sẽ là 1 dòng.

* Đối với cột A thể hiện thông tin là mã hàng hóa: Chúng ta cần phải lấy mã của số lượng hàng hóa đang còn tồn và mã của các loại hàng hóa có phát sinh thêm mới (Nếu như có hàng hóa đã hết thì sẽ không cần điền trong bảng này)

+ Đối với mã hàng hóa còn tồn: thông tin hàng tồn sẽ được lấy trực tiếp tại bảng tổng hohpw NXT của kỳ trước hoặc là ngày hôm trước đó.

Cách thứ nhất: Bạn có thể sử dụng túi lọc (data filter) tại cột hiển thị số lượng chính là cột 8 hoặc thành tiền ở cột 9 trong phần nội dung tồn cuối kỳ của bảng TH N-X-T trong kỳ trước hoặc ngày hôm trước.

+ Trong bảng xuất nhập hàng hóa tồn của ngày hôm trước (hoặc kỳ trước), bạn hãy thực hiện thao tác lọc số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa còn tồn (tức là lọc số lượng hàng hóa trong cột tồn cuối kỳ (tồn cuối ngày).

Sau khi đã thực hiện xong thao tác lọc số lượng hàng hóa còn tồn thì bạn chỉ cần thực hiện coppy chúng sang cột của ngày hôm nay là xong.

Cách thứ 2: Bạn có thể sử dụng hàng IF để lấy được mà hàng hóa, sau đó dùng hàm Vlookup trong excel để lấy các thông tin cho các hàng còn lại. Tuy nhiên nó sẽ phải thỏa mãn điều kiện như sau: Số lượng của cột tồn cuối kỳ (ngày hôm trước) phải > 0 thì sẽ lấy giá trị là một mã hàng, nếu như không thì sẽ để trông nó.

Ví dụ: = IF (cột 8 > 0, cột A)

- Đối với mã hàng hóa của những mặt hàng đang phát sinh trong thời kỳ thì sẽ lấy tại bảng nhập xuất kho. Nếu như bạn là một kế toán mới và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc làm bảng này thì đến công đoạn này dường như là một trong những công đoạn hết sức khó khăn đấy nhé. Chính vì thế mà các bạn nên sử dụng và biết đến mẹo này:

Khi có một mã hàng hóa mới được phát sinh thì ngay lập tức hãy đánh dấu chúng lại bằng bút màu khác, việc này sẽ giúp cho bạn tạo ra được một sự theo dõi mà hàng hóa mới này vô cùng thuận tiện nếu như có hàng hóa mới phát sinh. Sau đó tại sheet của danh mục hàng hóa thì bạn chỉ cần đưa luôn mã hàng hóa mới vào bảng tổng hợp của ngày thêm mới là được.

Đây dường như là một trong những mẹo giúp cho các bạn kế toán mới có thể theo dõi và lấy thông tin một cách nhanh chóng và cụ thể, nó sẽ giúp các bạn không bị nhầm lẫn với các mã hàng hóa khác nhau.

* Cột B thể hiện tên hàng hóa:

Trong cột thể hiện tên hàng hóa này thì các bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm vlookup để có thể lấy từ bảng danh mục hàng hóa sang.

Ví dụ: = VLOOKUP ($B12;DMHH!$B$6:$D$14;2;0)

Trong đó thì B12 chính là ô của mã hàng hóa trên danh mục bảng TH NXT của ngày hôm đó hoặc là kỳ đó.

* Cột C thể hiện đơn vị tính toán:

Trong nội dung của cột C này bạn có thể sử sử dụng các hàm trong excel như Vlookup để có thể lấy từ mục hàng hóa sang.

Ví dụ: VLOOKUP ($B12;DMHH!$B$6:$D$14;4;0)

- Đối với số tồn của ngày (đầu kỳ):

+ Cột 1 thể hiện số lượng: Các bạn có thể sử dụng hàm Vlookup trong excel để lấy được số liệu mong muốn

+ Cột 2 thể hiện thành tiền: Vẫn sử dụng hàm vlookup để có thể lấy từ bàng tổng hợp NXT của ngày hôm trước sang.

- Đối với số nhập trong kỳ (trong ngày): thông tin số liệu này bạn có thể lấy từ bảng kê nhập xuất kho

+ Cột 3 thể hiện thông tin số lượng: Bạn có thể lấy thông tin từ bảng kê phiếu xuất kho.

+ Cột 4 thể hiện thông tin thành tiền nhập kho trong kỳ: bạn có thể sử dụng hàm Sumif để lấy từ bảng kê phiếu xuất kho tương tự như cột số lượng đó.

- Số xuất kho trong ngày (trong kỳ):

+ Cột 5 thể hiện đơn giá xuất kho: Riêng đối với cột này chỉ chỉ áp dụng được cho những công ty sử dụng phương pháp tính đơn giá xuất kho, sử dụng theo phương pháp cuối kỳ. Khi sử dụng phương pháp này với mục đích là để tính ra đơn giá xuất kho bình quân vào cuối kỳ đó.

+ Cột 6 cho biết số lượng mặt hàng xuất ra trong ngày (hoặc trong kỳ): Để có thông tin này, các bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm Sumif để trích xuất dữ liệu từ bảng phiếu xuất kho.

+ Cột 7 thể hiện thành tiền:

Trong trường hợp nếu như công ty sử dụng phương pháp tính đơn giản xuất kho theo cách đích danh và nhập trước xuất thì bạn có thể dùng hàm sumif và lấy từ bảng kê phiếu xuất kho sang.

Còn trong trường hợp mà các công ty sử dụng phương pháp tính đơn giá xuất kho theo tính bình quân thì đang có sẵn cột đơn giá, bạn chỉ cần thực hiện theo công thức như sau: Thành tiền = đơn giá x số lượng.

- Đối với số tồn cuối kỳ:

+ Cột 8 thể hiện số lượng hàng tồn cuối kỳ (cuối ngày)

+ Cột 9 thể hiện nội dung thành tiền

Trên đây chính là cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày mà bạn cần phải biết để phục vụ cho công việc của mình được tốt hơn đó. Nếu như đối với một kế toán, một người quản lý kho mà không thông thạo công việc này thì rất có thể bạn sẽ không hoàn thành tốt các công việc được giao đâu nhé.

Tìm việc làm thủ kho

2. Những lưu ý bạn cần biết khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Đối với những kế toán làm lâu năm khi nhận công việc này họ còn phải hết sức lưu ý, bởi nếu như không làm đúng thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp đó trong khâu quản lý hàng tồn và đưa ra phương pháp xử lý trong ngày. Nếu như bạn là một kế toán mới thì chắc chắn lại càng phải cẩn thận và lưu ý trong cách lập bảng.

2.1. Các thông tin phải đảm bảo độ chính xác

Các nội dung, thông tin trong bảng cần phải đúng và chính xác một cách tuyệt đối, nếu như sơ xuất trong cách làm này, nó có thể khiến cho cả công ty đó gặp vấn đề lớn trong khâu quản lý đó nhé.

2.2. Cần phải có chuyên môn khi lập bảng

Bạn cần phải có chuyên môn nghiệp vụ về công việc này, bởi đây không phải là một công việc đơn giản, đặc biệt là cách sử dụng cách hàm trong excel. Nếu như doanh nghiệp chỉ có số lượng hàng tồn hàng trăm thì bạn có thể lọc được bằng tay, nếu như số lượng quá lớn, thì bắt buộc phải sử dụng bằng hàm.

Bạn cần phải có những kiến thức cơ bản và sử dụng excel một cách thành thạo, thao tác nhập dữ liệu và xử lý thông tin phải hết sức cẩn thận và chính xác. Nếu như không tiếp cận với excel nhiều thì sẽ không thể nào đảm nhận được công việc này.

Việc làm vật tư - thiết bị

2.3. Thiết kế file excel phù hợp với doanh nghiệp

Bạn cần phải thiết kế file quản lý excel phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đây là một lưu ý cần phải đặc biệt chú ý đến. Bởi mỗi một doanh nghiệp, một cửa hàng đều có những đặc điểm khác nhau về hàng hóa, số lượng. Chính vì thế mà bạn cần phải xây dựng được bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày để có thể quản lý tốt hơn và đơn giản hơn rất nhiều.

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán kho

2.4. Lường trước những rủi ro khi quản lý xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng excel

Với những lợi ích mà việc quản lý bằng excel đem lại thì chắc chắn nó cũng sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro khác cao mà bạn cần phải nắm được. Đặc biệt là trong thao tác nhập dữ liệu bằng tay, bởi con người cũng sẽ có những lúc sai sót, chính vì thế mà chúng ta sẽ rất khó khăn trong công tác quản lý dữ liệu hàng hóa. Chưa hết, có thể nó cũng sẽ khiến cho bạn bị nhầm lẫn thông tin, số liệu với những phòng ban khác nhau.

Chính vì thế mà khi lập bảng xuất nhập hàng tồn hàng hóa thì cũng phải lường trước đến những rủi ro mà nó đem lại cho chính chúng ta.

Toàn bộ thông tin trong bài viết trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn xong cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày. Mong rằng với những thông tin này sẽ hữu ích nhiều cho bạn.