Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chính xác nhất

1. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho mục đích hướng tới 

Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho và sự lãng phí về vốn lưu động xảy ra. Vậy nên việc báo cáo thường xuyên hơn về số lượng hàng hóa theo kế hoạch sẽ luôn giúp người quản lý dễ dàng đưa ra định hướng nhập hàng hóa tốt hơn, kịp tiến độ mà nguồn vốn vẫn tự động xoay vòng. 

Bên cạnh đó mục đích quy trình kiểm kê hàng tồn kho còn tác động tới việc giúp giảm tải về tổn thất và nguyên vật liệu. Một khi chúng ta không kiểm kê hàng tồn kho tốt sẽ dẫn tới việc hàng hóa lâu ngày sẽ hỏng hóc, hao mòn hoặc đôi khi là không sử dụng được,...Tất cả sẽ làm mất đi giá trị thực của sản phẩm và gây tổn thất trực tiếp tới doanh nghiệp. 

Hơn nữa nếu một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hoàn hảo thì sẽ giúp chính doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Đặc biệt hàng hóa có khối lượng càng lớn thì doanh nghiệp sẽ chịu thêm các khoản phụ về điện, nhân công hay nước, không gian,...để có thể duy trì. Vì vậy việc muốn giảm bớt được chi phí thì bạn sẽ cần kiểm kê được hàng tồn hiệu quả.

Vậy nhắc tới quy trình kiểm kê hàng hóa tồn kho sẽ ra sao? Đâu sẽ là các bước cần thiết của quy trình thì bạn hãy cùng chú ý theo dõi phân thông tin chính tiếp theo nhé. 

Việc làm kế toán - kiểm toán

2. Chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn nhất 

Để hoàn tất được việc lưu trữ, rà soát hàng hóa theo yêu cầu thì quy trình kiểm kê hàng tồn kho sẽ bao gồm từ khâu chuẩn bị cho tới khâu kết thúc. Vậy nên, nắm chắc được sự chi tiết cho từng khâu của quy trình và chuẩn bị trước thì hiệu quả sẽ luôn được nâng cao hơn. 

2.1. Sự chuẩn bị trước khi kiểm kê tồn kho 

Khi thực hiện nhiệm vụ kiểm kê hàng tồn kho theo quy trình thì các bạn sẽ cần làm những công việc sau: 

+ Chủ động thông báo cho các bộ phận làm việc liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt với những ngày tiến hành kiểm kê hàng nếu thật sự cảm thấy được sự cần thiết thì nên thông báo với nhà cung cấp, đối tác hay khách hàng để tránh làm phiền. Hơn nữa điều đó giúp hạn chế được tần suất nhập hàng thêm mới. 

+ Phân công nhân sự, người sẽ chịu trách nhiệm về việc tham gia quá trình kiểm kê cho kho hàng, điển hình trong doanh nghiệp thì nhiệm vụ này sẽ thường là sự kết hợp giữa thủ kho và kế toán, hoặc ít hơn là người quản lý  sẽ làm việc trực tiếp. 

+ Đưa ra kế hoạch cụ thể hơn cho việc kiểm kê tồn kho khu vực nào trước, khu vực nào sẽ kiểm sau, loại mã hàng nào được ưu tiên cùng thời gian từ ngày nào tới ngày nào,...

2.2. Vậy các bước quy trình kiểm kê hàng tồn kho cụ thể ra sao? 

Thông thường một doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa theo các bước sau hoặc tùy theo điều kiện mà môi trường kinh doanh khác nhau mà cũng có sự linh hoạt thay đổi phù hợp. 

Bước 1: Dựa theo căn cứ nhờ phần mềm quản lý cùng các báo cáo về việc tồn kho từ đó có thể lập về bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự khu vực. Lưu ý cho mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa ẵ bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa tại báo cáo, ghi chú,...

Hoặc cụ thể hơn bạn có thể tìm hiểu qua mẫu quy trình kiểm kê hàng tồn kho tại đây: 

Bước 2: Bắt đầu công việc cho nhiệm vụ kiểm kê tại kho để ghi chú vào mẫu đã sẵn có. Hãy nên nhớ về việc hai người thực hiện quy trình kiểm kê hàng hóa tồn kho song song ghi số liệu độc lập cho hai biên bản để đối chiếu tăng sự chính xác. 

Bước 3: Sau khi kiểm kê hoàn tất thực hiện so sánh về 2 bản kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế có sự chênh lệch hay không. Nếu trường hợp có chênh lệch thì sẽ cần đếm lại để được số liệu chính xác còn nếu đã đạt thì có thể bỏ qua. 

Bước 4: Tiếp tục sau khi chốt lại được lượng tồn hàng hóa thực tế tại khi thì sẽ cần đối chiếu về các con số tương ứng với lượng được báo cáo. Khi trùng khớp thì điều đó là sự ổn định còn nếu không trùng lức này sẽ là trách nhiệm của thủ kho hoặc nhân viên kho cần có sự giải trình chi tiết. 

Bước 5: Khi giải trình và sẽ cần điều chỉnh lại sự chênh lệch theo đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra. 

Bước 6: Lập và hoàn tất cho biên bản về quy trình kiểm kê hàng tồn kho cùng việc yêu cầu xác nhận các bên liên quan ký kết để đối chứng đầy đủ nhất. 

Bước 7: Khi phát hiện được các trường hợp không đồng nhất, bạn quản lý và chủ doanh nghiệp sẽ cùng tiến hành tìm hiểu nguyên nhân. Thông thường nhất sẽ có trường hợp cụ thể như: 

+ Chênh lệch thừa nhiều hơn so với báo cáo: đây là trường hợp có thể do việc nhầm lẫn từ khâu ghi số liệu. làm báo cáo có sai sót hay quên về việc nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho.

+ Chênh lệch thiếu ít hơn báo cáo: Vấn đề này sẽ quan trọng và cần được lưu tâm tới vì có thể do nhân viên quét mã vạch bị quên, hao hụt do khi vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần lưu tâm tới gian lận, mất cắp,...

Một quy trình hoàn tất sẽ cần chuẩn bị và thực hiện theo nhiều bước khác nhau và phân công cụ thể cho từng nhân viên. Tuy nhiên, sự khác biệt này cũng có thể xảy ra theo doanh nghiệp với các yếu tố khác tác động tới.  Dù sao nếu việc áp dụng một quy trình tốt thì hiệu quả nhận được luôn luôn cao. 

Gợi ý về mẫu biên bản giúp ích hoàn thiện các bước nhanh hơn:

+ Mẫu biên bản bản quy trình kiểm kê hàng tồn kho cụ thể: Biên-bản-kiểm-kê-hàng-tồn-kho.docx

+ Biên bản quy trình kiểm kê hàng tồn kho mới nhất:Biên-bản-kiểm-kê-hàng-tồn-kho.docx

+ Mẫu biên bản về quy trình kiểm kê hàng tồn kho vật tư, sản phẩm, thiết bị, hàng hóa: mau-bien-ban-kiem-ke-vat-tu-cong-cu-san-pham-hang-hoa-1.pdf

Tìm việc làm thủ kho công trình

3. Gợi ý về cách kiểm kê hàng tồn kho nhanh 

3.1. Áp dụng phương pháp kiểm kê

3.1.1. Kiểm kê về hàng tồn thường xuyên 

Mức độ thường xuyên này có thể là việc hàng ngày hoặc vài ngày, vài tuần cũng như theo đợt cho việc xuất nhập hàng hóa. Nhưng mức độ này sẽ thường áp dụng cho doanh nghiệp chuyên về thiết bị, máy móc hay hàng hóa đặc trưng dễ nhận thấy hơn. 

Khi áp dụng cách thức này các sản phẩm có giá trị cao đó, đơn vị về xây dựng lắp đặt chẳng hạn sẽ luôn xác định được chính xác về lượng hàng dù là thời điểm nào. Chủ doanh nghiệp có thể hạn chế được sai lệch và thất thoát bởi chính kế hoạch chỉ là điều này cũng sẽ làm tiêu tốn rất nhiều nhân lực và thời gian. Hay như chính kế toán sẽ chịu áp lực lớn hơn về số lượng công việc. 

3.1.2. Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ 

Việc kiểm kê này sẽ được thực hiện theo kế hoạch cụ thể từ tháng, quý hay năm, hoặc chu kỳ mà doanh nghiệp có sự quy ước theo thời gian cụ thể. Cách thức được áp dụng nhiều hơn về doanh nghiệp với loại hình kinh doanh số lượng lớn, giá trị về trung bình, các sản phẩm đa dạng về chủng loại, điển hình hơn như chính hàng thương mại điện tử xuất lẻ,...

Tất nhiên khi đã có một kế hoạch nhất định thì hình thức này sẽ luôn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, và giảm bớt đi được công việc kế toán. Giúp họ “dễ thở’ hơn so với hình thức kiểm kê thường xuyên về hàng hóa nhưng nhược điểm cũng vẫn tồn tại cho sự dãn cách xa, sai sót sẽ khó phát hiện.

3.2. Một số gợi ý khác 

+ Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho hoặc theo định kỳ ngắn hơn tránh thời gian dài gây nên sự bỏ sót.

+ luôn có cách sắp xếp một cách khoa học vì điều đó hỗ trợ kiểm keek nhanh hơn, chính xác tiện lợi. 

+ Người chịu trách nhiệm sẽ luôn cần làm việc một cách khoa học và theo quy trình quản lý kho được quy định bởi doanh nghiệp. 

+ Đôi khi thay vì tốn công sức có thể sử dụng về bên dịch vụ thứ 3 cho việc kiểm kê, báo cáo quản lý. Có thể đây là một giải pháp hữu ích đem lại sự tiết kiệm toàn diện mà đem lại hiệu quả  ổn định. 

Như vậy có thể thấy hình thức áp dụng cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho sẽ còn phụ thuộc và thực tế của mỗi doanh nghiệp, quy mô ra sao, loại hàng là gì và nguồn nhân lực hỗ trợ như thế nào. Sau đó mới áp dụng về một quy trình phù hợp để tác động đem lại hiệu quả hoạt động là tốt nhất. 

4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho - Một vài sai lầm dễ mắc phải 

Dù có một vai trò quan trọng và sẽ có quy tắc, quy trình cụ thể khi kiểm tra. Nhưng bạn có chuẩn bị tốt đến đâu thì sai lầm cũng có thể mắc phải vậy nên hãy chú ý dưới đây để nắm bắt được và kiểm tra lại thường xuyên hơn nhé. 

4.1. Không chuẩn bị không gian kho hàng trước 

Có lẽ đây sẽ là sai lầm phổ biến nhất của các kho hàng vì họ không biết rằng việc sắp xếp lại không gian là công tác tốt để đón nhận cho đợt nhập hàng mới. Hay không có dự tính cụ thể dẫn tới không giản đủ cho số lượng hàng quá lớn gây nên mất thời gian dỡ, xếp hàng hóa. Vì vậy hãy chủ động hơn đưa ra các câu hỏi nghi vấn để nắm được tình hình. 

+ Liệu không gian đã ngăn nắp chưa? 

+ Sản phẩm tại kho có được đặt chính xác không? 

+ Các sản phẩm sắp xếp có dễ lấy cho kiểm kê?

…

Hay như một điều dễ nhìn thấy hơn đó là không có bản đồ về kho, mặt sàn kho thể hiện cho từng khu vực. Nghe chừng có vẻ không lớn lao nhưng đó sẽ là yếu tố quyết định tiết kiệm thời gian hay không. 

4.2. Kiểm kê thiếu nhân sự 

Ngoài không gian thì nhân sự cũng là một yếu tố cũng cần đưa ra kế hoạch. Ứng viên sẽ cần có sự chuyên nghiệp và nắm được kỹ năng tốt nhất để hoàn thành kiểm kê. Đôi khi thuê ngoài sẽ là nhanh hơn những sự trách nhiệm và không được đào tạo bài bản thì hiệu suất công việc sẽ không có sự chính xác. 

Hơn nữa, việc thuê ngoài không hẳn là bạn sẽ không tốn nhân sự mà không cần hỗ trợ kiểm kê. Người quản lý sẽ cần giám sát, đảm bảo cho nhân viên thuê thực hiện đúng quy trình và hỗ trợ khi cần thiết vì họ không am hiểu tất cả về kho của bạn. 

4.3. Xác minh ngay ban đầu là không có 

Giám sát cho chính quá trình kiểm kê hàng tồn kho và nhân viên kiểm kê ban đầu sẽ giúp bạn nắm bắt được các lỗi, sự nghi vấn hay yếu tố ảnh hưởng tới kiểm kê. Đặc biệt có đề xuất cho các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và thất thoát hơn rất nhiều. 

Tìm việc làm quản lý kho vật tư

4.4. Không chuẩn bị việc tiêu hủy hàng tồn kho sẵn

Tại sao lại không chuẩn bị cho việc tiêu hủy, một nhà bản lẽ có thể lựa chọn một ngày cụ thể để thực hiện cho việc tiêu hủy di chuyển hàng tồn kho đi. Hơn nữa các tài liệu liên quan đến việc chuyển giao hay tiêu hủy, vận chuyển về hàng tồn kho của quy trình sẽ cần được giữ kín và hơn nữa là giải quyết trước khi đợt kiểm kê hàng tồn kho sẵn sàng cho việc đối chiếu. Hay chính là có chỗ trống gọn gàng hơn để đón nhận đợt nhập hàng mới về kho. 

4.5. Lỗi trong kiểm kê không giải quyết đúng lúc  

Khi có lỗi xảy ra dù là do từ phía người kiểm kê, sản phẩm hay phương pháp kiểm kê thì đều cần tới sự giải quyết kịp thời nhất trước khi đưa ra kết quả của quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Dù là lỗi nhỏ không đáng kể bạn cũng nên có sự khắc phục tối ưu. Hơn nữa lỗi về sự khác biệt từ thực tế với báo cáo sẽ luôn gây nên sự tổn thất về tiền, đơn giản là vài triệu nhưng giá trị có thể cao hơn vậy nên cần thật sự chú ý. 

Các sai lầm đó sẽ có thể xảy ra bất cứ lúc nào do đó hãy nắm bắt và chuẩn bị thật tốt để việc quản lý kho hàng trở nên tốt hơn. Áp dụng cho kho hàng của bạn để xem về kết quả nhận được ra sao. 

Mong rằng thông tin của work247.vn cũng cấp sẽ không làm bạn thất vọng khi có một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hoàn hảo trong tay. Từ đó đem đến hiệu quả cho việc tránh tồn kho mà lợi nhuận nhận được luôn luôn là con số bất ngờ.