Khái niệm cơ chế một cửa là gì và những ưu nhược điểm của nó

1. Định nghĩa cơ chế một cửa là gì?

1.1. Khái niệm về cơ chế một cửa

Theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành năm 2024, cơ chế một cửa được định nghĩa là cơ chế giải quyết các thủ tục hành chính của các tổ chức, cá nhân (trong nước và nước ngoài) thuộc trách nhiệm của một cơ quan hành chính trong tất cả các thủ tục bao gồm hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, giải quyết và trả kết quả giấy tờ đều được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ được xem là đầu mối chính, với nhiệm vụ hướng dẫn các thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân, tổ chức. Sau đó các cán bộ thuộc bộ phận một cửa sẽ có trách nhiệm chuyển hồ sơ tới các bộ phận, ban ngành có chuyên môn và có thẩm quyền để giải quyết.

Cơ chế một cửa phải tuân theo một số nguyên tắc theo Quy chế do Thủ tướng Chính phủ ban hành như:

- Các thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng với quy định của pháp luật.

- Phải niêm yết công khai, đầy đủ về các thủ tục hành chính như giấy tờ, hồ sơ, thời gian giải quyết, lệ phí,…

- Phải đảm bảo giải quyết vấn đề nhanh chóng, thuận tiện cho các cá nhân tổ chức.

- Với yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Giữa các cơ quan hành chính cần phải được phối hợp chặt chẽ trong việc giải quyết vấn đề của cá nhân, tổ chức.

- Bắt buộc phải nhận hồ sơ, yêu cầu và trả kết quả sau khi xử lý tại bộ phận 1 cửa.

>>> Ngoài ra bạn hãy truy cập ngay Work247.vn để tìm kiếm thông tin khác về cơ quan thực hiện cơ chế một cửa và nâng cao hiểu biết của bản thân cũng như tham gia tìm việc làm lĩnh vực này nếu có cơ hội ứng tuyển.

1.2. Những mô hình phổ biến trong cơ chế một cửa

Mặc dù cơ chế một cửa được sử dụng ở tất cả các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, tuy nhiên hình thức, mô hình của cơ chế này lại được bố trí khác nhau. Hiện nay có một số mô hình đang được áp dụng ở nhiều nơi, tuy nhiên mỗi mô hình lại tồn tại những ưu nhược điểm riêng của mình.

- Sử dụng 1 đến 2 chuyên viên chịu trách nhiệm toàn bộ công việc của bộ phận một cửa.

Ưu điểm: Tiết kiệm nhân sự cho cơ quan vì công việc tại bộ phận một cửa cũng có thể coi là những công việc văn thư đơn giản. Ngoài ra, cán bộ phụ trách có thể theo dõi sát sao quá trình xử lý hồ sơ, nên khi có thắc mắc hay muốn biết về tình trạng hồ sơ của mình, các cá nhân, tổ chức có thể lên gặp chuyên viên để hỏi bất cứ lúc nào.

Khuyết điểm: Các vấn đề cần được xử lý của các cá nhân, tổ chức thuộc rất nhiều lĩnh vực khác nhau, thuộc các bộ phận khác nhau. Các cán bộ thuộc bộ phận một cửa có thể sẽ gặp rắc rối trong việc hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ giấy tờ vì mỗi một bộ phận sẽ có những yêu cầu khác nhau. Điều này dẫn tới tình trạng, mặc dù đã tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng vì thiếu hồ sơ nên bắt buộc phải thông báo cho người nộp để bổ sung nhiều lần, khiến quá trình xử lý yêu cầu bị gián đoạn gây lãng phí thời gian của cả hai phía.

Mặc dù đã có biện pháp khắc phục bằng cách lắp đặt điện thoại để liên hệ giữa các phòng, để khi gặp vấn đề vượt quá chuyên môn của cán bộ ở bộ phận một cửa có thể gọi điện có các các bộ nhân viên thuộc các phòng ban có liên quan hỗ trợ. Nhưng đây vẫn được xem là một cách khá thụ động, vì trong nhiều trường hợp các cán bộ nhân viên của các phòng ban có liên quan có thể đang đi công tác hoặc bận việc không thể hỗ trợ giải quyết vấn đề.

Việc làm luật - pháp lý

- Cử nhân viên ở các phòng chuyên môn thay phiên nhau làm việc tại bộ phận một cửa

Ưu điểm: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có kiến thức chuyên môn sâu, vì thế có thẻ hướng dẫn cho người dân tường tận, chi tiết về các thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị. Điều này sẽ làm hạn chế được tình trạng bổ sung hồ sơ sau khi đã nộp.

Nhược điểm: Vì các cán bộ thuộc các phòng ban chuyên môn luân phiên nhau làm việc tại bộ phận 1 cửa, vì thế lịch làm việc phải được chia này và thông báo rộng rãi để tất cả mọi người cùng biết. Nhưng đối với những trường hợp người dân không được tiếp cập với các thông tin đã thông báo hoặc vẫn chưa hiểu hình thức hoạt động của cơ chế một cửa là gì, sẽ dẫn tới tình trạng đến sai ngày nhận loại hồ sơ và phải mang về khiến lãng phí thời gian.

- Các phòng chuyên môn cử người tới làm việc cố định tại bộ phận một cửa

Ưu điểm: các nhân, tổ chức khi gặp vấn đề với bất kỳ loại lĩnh vực nào cũng sẽ được tư vấn và giải quyết hồ sơ kịp thời, có thể đến vào tất cả các ngày trong tuần (trừ ngày nghỉ, ngày lễ)

Nhược điểm: Vì có nhiều phòng ban chuyên môn cử người tới làm việc, vì thế lượng nhân viên của bộ phận một cửa luôn có từ 6 tới 7 người, một số nơi có thể nhiều hơn. Điều này sẽ dẫn tới tình trạng lãng phí nhân lực, vì số lượng hồ sơ ở mỗi lĩnh vực không đồng đều. Trong khi lĩnh vực này phải liên tục tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thì lĩnh vực khác số lượng hồ sơ nhận mỗi ngày rất ít, hoặc không có.

Việc lựa chọn mô hình nào phù hợp, thuận tiện nhất cho người dân còn phải phụ thuộc vào chức năng, tính chất của các cơ quan. Phải xem xét tới vấn đề địa bàn, dân số, mức độ phức tạp tại khu vực để sắp xếp hình thức chuẩn và có thể hỗ trợ giải quyết tất cả các vấn đề của người dân nhanh chóng, hiệu quả nhất.

>>> Chúng ta thường nghe báo, đài đọc rằng thúc đẩy khuyển nông tại các địa phương. Vậy khuyến nông là gì ? là một thông tin rất hữu ích bạn đọc nên tham khảo thêm nhé.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận một cửa

Trong cơ chế một cửa, bộ phận một cửa đóng vai trò quan trọng nhất. Đây là nơi tiếp nhận đồng thời trả lại hồ sơ đã được giải quyết của một cá nhân tổ chức và cũng là nơi kiểm tra và chuyển các hồ sơ tới các bộ phận có thẩm quyền và chuyên môn khác. Để làm việc tại bộ phận này, các cán bộ phải thực hiện được tất cả các nghĩa vụ và quyền hạn mà mình có, nhằm đảm bảo được mục tiêu giải quyết nhanh chóng thủ tục hành chính của cơ chế một cửa và nâng cao chất lượng của cơ chế.

2.1. Nhiệm vụ của bộ phận một cửa là gì

Bộ phận một cửa có trách nhiệm công khai đầy đủ các thủ tục hành chính bằng văn bản hoặc thông qua các trang mạng điện tử, các nội dung được công khai phải theo quy định của pháp luật. Bộ phận một cửa có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục cho các đối tượng không có khả năng tiếp cận các thủ tục hành chính thông qua các phương tiện điện tử.

Khi cá nhân, tổ chức đến bộ phận một cửa, các cán bộ thuộc bộ phận một cửa phải có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hồ sơ hoặc chuyển về các bộ phận có thẩm quyền và trả lại kết quả sau khi hồ sơ đã được giải quyết. Bộ phận một cửa phải theo dõi và đánh giá quá trình giải quyết và kết quả sau khi giải quyết hồ sơ, và thực hiện các quy định việc thông báo bổ sung hồ sơ hoặc thu phí tới các cá nhân, tổ chức.

Các cơ quan và đơn vị có liên quan cần phải phối hợp nhuần nhuyễn để giải quyết và trả kết quả cho hồ sơ của các cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết các thủ tục hành chính ngay trong ngày.

Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền khác tổ chức các buổi tập huấn, nhằm hỗ trợ lẫn nhau, nâng cao chuyên môn của đội ngũ cán bộ.

Bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận các đơn thư phản ánh, khiếu nại, tố cáo về những vi phạm của cán bộ hoặc các cơ quan có liên quan tới việc hướng dẫn, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Những khiếu nại này sẽ được chuyển đến các cơ quan có thẩm quyền, cũng như giải trình của các cơ quan có thẩm quyền tới những cá nhân, tổ chức.

Tại bộ phận một cửa cần được bố trí các trang thiết bị theo đúng quy định của nhà nước và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ người dân như phiên dịch, hỗ trợ về pháp lý, thanh toán, sao chụp, in ấn,…

Ngoài ra còn có một số nhiệm vụ khác của bộ phận một cửa được nêu rõ trong những quy định pháp luật.

2.2. Bộ phận một cửa có những quyền hạn nào

Bộ phận một cửa có quyền yêu cầu các bộ phận, cơ quan, đơn vị liên quan cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác giải quyết thủ tục hành chính một cách nhanh chóng để phục vụ và giải quyết hồ sơ của cá nhân, tổ chức.

Bộ phận một cửa có quyền từ chối các hồ sơ chưa đúng quy định, theo dõi quá trình xử lý hồ cũng như đôn đốc các đơn vị liên quan khác thực hiện thủ tục hành chính theo đúng quy định được giao. Khi được bộ phận một cửa yêu cầu, các cơ quan có thẩm quyền phải thông báo về việc tiếp nhận và quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Các cán bộ từ các cơ quan, đơn vị khác được điều đến công tác tại bộ phận một cửa sẽ được đánh giá về việc chấp hành các quy định theo pháp luật, nội quy cơ quan, thái độ làm việc, và có chấp hành đúng thời gian làm việc theo yêu cầu hay không.

Bộ phận một cửa là bộ phận làm việc trực tiếp với người dân và lắng nghe được mong muốn cải thiện từ họ. Vậy nên bộ phận một cửa có quyền đề xuất đổi mới, thay đổi phù hợp để nâng cao chất lượng phục vụ, rút ngắn thời gian xử lý các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức.

Các trang thiết bị, cơ sở vật chất được trang bị tại bộ phận một cửa sẽ thuộc quyền quản lý của bộ phận một cửa. Các bộ, nhân viên có quyền đề xuất nâng cấp các trang thiết bị, tham gia bảo đảm an toàn và cải thiện hệ thống công nghệ thông tin và các phần mềm được sử dụng tại đây.

Việc làm luật - pháp lý tại Hà Nội

3. Thực trạng của cơ chế một cửa hiện nay

Cơ chế một cửa đã được thực hiện trong một thời gian dài, chúng ta có thể thấy được sự thay đổi rõ rệt về mặt tích cực trong việc giải quyết vấn đề giữa các cơ quan có thẩm quyền và các cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được cải thiện, để cơ chế một cửa trở nên hoàn thiện hơn.

>>> Bạn đọc có thể xem thêm: kỉ luật cảnh cáo là gì? Đây là một khái niệm mà rất nhiều người còn mơ hồ, chưa hiểu rõ.

3.1. Những ưu điểm khi thực hiện cơ chế một cửa là gì?

Với mục tiêu hỗ trợ giải quyết các thủ tục nhanh và hiệu quả, người dân đã được tư vấn đầy đủ và nhiệt tình, cũng như chuẩn bị được tất cả các giấy tờ cần thiết, làm giảm số lần bổ sung hồ sơ, tránh lãng phí thời gian một cách đáng kể. Chi phí tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cũng như các thủ tục hành chính được công khai rõ ràng, điều này giúp làm hạn chế được tình trạng quan liêu, tham nhũng và hối lộ.

Người dân khi tới bộ phận một cửa sẽ được hướng dẫn cụ thể, các cán bộ thuộc bộ phận một cửa được đào tạo bài bản và luôn luôn giữ thái độ niềm nở với người dân. Thời gian trả hồ sơ được giải quyết được giao hẹn rõ ràng bằng phiếu hẹn trả hồ sơ.

Ngoài ra, sự phát triển của các phần mềm quản lý và các phương tiện điện tự, giúp quá trình xử lý hồ sơ nhanh chóng gọn gàng hơn. Những thông tin được công khai qua các trang mạng điện tử cũng giúp người dân biết được những giấy tờ cần có trong cơ chế một cửa là gì để chủ động chuẩn bị từ trước thay vì tốn thêm thời gian để nghe tư vấn.

3.2. Những tồn tại cần khắc phục của cơ chế một cửa là gì?

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng cơ chế một cửa vẫn còn tồn tại nhiều bất cập cần được giải quyết.

Bộ phận một cửa ở nhiều địa phương hoạt động vẫn chỉ mang tính chất hình thức. Người dân vẫn gặp trở ngại trong việc xử lý thủ tục hành chính, tình trạng tiêu cực, cán bộ đòi hỏi dân vẫn còn thường xuyên xảy ra.

Trang thiết bị ở bộ phận một cửa, đặc biệt ở các cấp như xã, phường, thị trấn chưa được đầu tư và quan tâm đầy đủ. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc giải quyết hồ sơ cũng như tinh thần làm việc của các cán bộ. Ở một số nơi, chuyên môn của cán bộ vẫn còn hạn chế, không am hiểu về các thủ tục hành chính dẫn tới tư vấn sai cho người dân và phải liên tục sửa và bổ sung hồ sơ. Các hoạt động nâng cao chuyên môn cho cán bộ vẫn còn được thực hiện để đối phó với quy định nhà nước, không mang lại hiệu quả nhiều.

Mối quan hệ giữa các phòng ban và các cấp khác vẫn chưa được liên kết chặt chẽ, thủ tục vẫn còn rườm rà, phức tạp đặc biệt là đối với vấn đề nhà đất. Thủ tục hành chính thường xuyên bị thay đổi khiến quá trình phối hợp trở nên khó khăn, làm trễ nải thời gian giải quyết yêu cầu của người dân.

Việc làm luật - pháp lý tại Hồ Chí Minh

Có thể nói rằng, cơ chế một cửa giúp làm hạn chế sự bức xúc của người dân đối với chính quyền. Để chủ động hơn và cũng là để vấn đề của mình được giải quyết nhanh chóng, không vướng mắc bởi các thủ tục hành chính khác, thì mỗi người nên tìm hiểu trước những yêu cầu của cơ chế một cửa là gì, phương thức hoạt động của cơ chế một cửa.