Dấu giáp lai là gì? Giải đáp thông tin dấu giáp lai cụ thể nhất

Việc làm online

1. Giải đáp định nghĩa dấu giáp lai là gì? Dấu hiệu phân biệt dấu giáp lai và dấu treo dễ dàng nhất

1.1. Giải đáp định nghĩa dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai được trong tiếng Anh là affixed seal hay affixed stamp. Đóng dấu giáp lai là hành động của đại diện thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền hoặc người được đại diện thủ trưởng cơ quan ủy quyền, đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải của văn bản gồm hai tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung,giả mạo văn bản, tài liệu.

 Vì đặc điểm đó là dấu giáp lai nắm vị trí quan trọng trong vấn đề bảo mật của tài liệu giữa các bên. Dấu giáp lai có quy tắc sử dụng theo chuẩn quy định của pháp luật căn cứ vào những tổ chức, vị trí, tài liệu khác nhau.

Trong giao kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp, khi tài liệu gồm nhiều trang, bên cạnh đảm bảo chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng thì dấu giáp lai cũng được sử dụng để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của các bên liên quan theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng nếu như các bên tham gia đều có con dấu cho cơ quan của mình. Trường hợp hợp đồng có nhiều trang, khi đóng dấu cần chú ý đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp.

1.2. Đặc điểm nổi bật của dấu treo phân biệt với dấu giáp lai rõ nhất?

không có giá trị pháp lý đặc biệt như dấu giáp lai, dấu treo là con dấu chuyên dụng được dùng trong văn thư để giúp cơ quan tổ chức thông báo và xác nhận được thẩm quyền của mình về những giao dịch đã xảy trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó. Tuy nhiên, dấu treo chỉ được xuất hiện trên góc trái của văn bản thường là các hóa đơn tài chính. Việc đóng dấu treo có tác dụng duy nhất là thông báo hoạt động chứ không thể hiện bất kỳ một giá trị pháp lý như dấu giáp lai. Do vậy, ảnh hưởng của loại dấu này hẹp hơn dấu giáp lai.

Việc làm luật - pháp lý

2. Những quy định đóng dấu giáp lai chuẩn nhất, mới nhất

Là loại con dấu quan trọng bậc nhất, trước hết, các loại con dấu nói chung và dấu giáp lai nói riêng phải bắt buộc thông qua một số quy định cụ thể như sau.

Điều 26 NĐ 110/2024/NĐ-CP ngày 08/04/2024 nhà nước quy định rõ ràng quy tắc bắt buộc ở một số điểm quan trọng. Vì là “đối tượng” sử dụng thường xuyên của các văn bản hành chính, hợp đồng, chính sách mà tính quy định của những loại dấu được quy định chặt chẽ về cả chiều đóng dấu và loại mực. Do đó, đóng dấu phải rõ ràng, đúng quy cách, chuẩn chiều và đúng màu mực quy định. Điều này là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính thống nhất cũng như quyền lợi, thẩm quyền của các bên tránh sự giả mạo tài liệu. quy tắc này phải được đặt ưu tiên lên hàng đầu, đặc biệt bộ phận văn thư, tài vụ, kế toán phải nắm trong lòng bàn tay.  Điểm lưu ý thứ hai là dấu giáp lai phải chùm lên chữ ký với tỷ lệ khoảng 1/3 và nghiêng về phía bên trái. Lưu ý thứ ba là, đối với các phụ lục kèm theo văn bản chính cần đóng dấu, đối tượng duy nhất được sử dụng dấu giáp lai cho văn bản này là người chịu trách nhiệm ký văn bản. Dấu giáp lai được người có thẩm quyền đóng lên trang đầu tiên và phủ lên tên của phụ lục và tên tổ chức.

Đối với dấu giáp lai, dấu phải được đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được và chỉ được thực hiện theo dưới sự chỉ đạo, ủy quyền của thủ tướng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trong điều 13 TT 01/2024/TT-BNV ngày 19/01/2024 nhà nước đã có quy định cụ thể về việc đóng dấu giáp lai. Theo đó dấu chỉ được đóng tối đa 5 trang văn bản.

Trong trường hợp dấu là của những cơ quan tổ chức thì việc đóng dấu trên văn bản phải tuân thủ đầy đủ quy đinh của nhà nước. Cụ thể, tại khoản 2 và 3 của Điều 26 Nghị định của Chính phủ số 110/2024 / ND-CP ban hành ngày 8 tháng 4 năm 2024. Trong đó có nhận mạnh về cách đóng dấu lên các các công trình văn thư, các quy định của pháp luật liên quan và việc dán tem chuẩn. Theo đó, tem phải được dán chồng lên các tài liệu và phụ lục chuyên ngành, cũng như các phụ lục. Bên cạnh những tài liệu đã nêu trên, chúng ta cũng có thể tham khảo thêm khoản 4, Điều 26 của Nghị định số 110/2024 / ND-CP.

Quy đinh về các thương hiệu của các cơ quan và tổ chức. Các thương hiệu, tên cơ quan, tổ chức sẽ được trình bày trong ô số 8. Dấu giáp lai phải được đóng ở giữa cạnh phải của tài liệu hoặc phụ lục văn bản, bao gồm một phần của các tờ giấy và tối đa 5 trang cho mỗi con dấu.

Việc làm luật - pháp lý tại Hà Nội

3. Những cơ quan tổ chức nào được sử dụng dấu giáp lai?

Căn cứ theo Nghị định 58/2024 / ND-CP trong việc sử dụng cũng như quản lý con dấu.

Cụ thể, Điều 4 của Nghị định 58/2024 / ND-CP về các cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu mà không có quốc huy. 7 cơ quan tổ chức được liệt kê sau đây có quyền được sử dụng dấu giáp lai để đảm bảo tính minh bạch,thẩm quyền tránh giả mạo, tạo được sự đồng thuận giữa các bên khi tham gia giao kết văn bản hay hợp đồng cụ thể.

Các cơ quan và tổ chức sau đây có thể sử dụng con dấu mà không có hình quốc huy bao gồm:

Thứ nhất, các cơ quan, tổ chức được hưởng tư cách pháp nhân trong cơ cấu tổ chức của các bộ, cơ quan cấp bộ và cơ quan chính phủ.

Thứ hai, các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân và thuộc cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân, Văn phòng công tố viên quân sự, Tòa án nhân dân và Toà án quân sự các cấp.

Thứ ba, các cơ quan chuyên môn và các tổ chức phi thương mại trực thuộc các ủy ban phổ biến cấp tỉnh và huyện.

Thứ tư, những tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, hiệp hội hữu nghị, tổ chức nhân đạo, hiệp hội phúc lợi xã hội, quỹ xã hội và quỹ từ thiện cùng nhiều tổ chức phi chính phủ do các cơ quan nhà nước cấp phép tham gia hoạt động.

Thứ năm, các tổ chức tôn giáo được ủy quyền hoạt động của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Xếp thứ sáu trong loạt tổ chức, cơ quan có quyền sử dụng dấu giáp lai gồm: tổ chức kinh tế theo quy định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Công ty và Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, Luật xúc tiến đầu tư trong nước, Đạo luật tôn trọng hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, chi nhánh và văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này.

Những tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại thị trường Việt Nam cũng áp dụng dấu giáp lai vào ngày thứ bảy.

 Bên cạnh đó, một số tổ chức khác được ủy quyền bởi cơ quan có thẩm quyền cũng được sử dụng dấu giáp lai theo quy định.

Xem thêm: Đất lâm nghiệp là gì? Những thông tin cần biết về đất lâm nghiệp

4. Những tài liệu nào bắt buộc phải đóng dấu giáp lai?

Theo luật định, dấu giáp lai thường được sử dụng cho các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt. Phụ thuộc vào vào tính chất văn bản, những quy định của pháp luật hoặc điều lệ, nội quy của các cơ quan, bạn ngành mà cho ra những văn bản cần đóng dấu giáp lai cụ thể.

Để giúp bạn có một cái nhìn chính xác đầy đủ hơn về quy định những văn bản nào cần được đóng dấu giáp lai, những trường nào không cần, chúng tôi có trích các tài liệu chép phép đóng dấu giáp lai mới nhất. Lưu ý đầu tiên là các văn bản được phát hành bởi cơ quan Hải quan bao gồm một số quyết đinh như quyết định, hợp đồng, kết luận, biểu mẫu, thông báo, phụ lục như:  giải quyết khiếu nại, quyết định thanh tra, kiểm tra, các quyết định liên quan đến hàng hóa xuất, nhập khẩu. Cụ thể:

 Quyết định giải quyết khiếu nại

Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;

Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu

Quyết định ấn định thuế;

Quyết định kiểm tra sau thông quan;

 Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);

 Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

Thông báo phạt chậm nộp;

Kết luận kiểm tra, thanh tra;

Kết luận xác minh đơn tố cáo;

Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

 Biên bản làm việc;

Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu.

Việc làm luật - pháp lý tại Hồ Chí Minh

5. Hình thức xử lý nào được áp dụng cho trường hợp đóng dấu giáp lai sai luật?

Tuy đã quy định đầy đủ về quy định dùng dấu giáp lai tại các nghị định số 58/2024/NĐ-CP ngày 24/8/2024 của Chính phủ về quản lá và sử dụng con dấu, Nghị định số 110/2024/NĐ-CP  ngày 8/4/2024 của Chính phủ : Về công tác văn thư và thông tư số  01/2024/TT-BNV ngày 19/1/2024 của Bộ Nội Vụ về : Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ 100 %, đặc biệt đối với những thủ trưởng cơ quan có quá nhiều công việc phải giải quyết hoặc sai sót trong khâu ủy nhiệm cho người dưới quyền sử dụng dấu giáp lai. Vì ý nghĩa quan trong của dấu giáp lai và ảnh hưởng của nó đến các bên liên quan mà người vi phạm đóng dấu giáp lai lệch cũng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật ở nhiều hình thức.

Căn cứ vào "Điều 13, Thông tư số 01/2024/TT-BNV ngày 19/1/2024, quy định về xử lý vi phạm các quy định về sử dụng con dấu chi tiết như sau:

Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Qua đấy, chúng ta có thể rút ra kết luận rằng: Tùy vào tính chất mức độ vi phạm nhiều hay ít, gây hậu quả lớn hay nhỏ mà sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Các hình thức này từ xử phạt hành chính đến bị kỷ luật thậm chí, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật .

Do đó, dù ở trường hợp nào đại diện cơ quan có thẩm quyền sử dụng hoặc người được ủy quyền sử dụng con dấu nói chung, dấu giáp lai nói riêng cần phải đặc biệt chú ý đến những quy định sử dụng dấu để tránh những vi phạm đáng tiếc có thể xảy ra.

Trên đây, chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ những thông tin cần thiết nhất liên quan dấu giáp lai. Chúng tôi hi vọng sẽ hỗ trợ phần nào những thắc mắc của bạn những câu hỏi đến dấu giáp lai là gì và xác định trường hợp nào cần sử dụng dấu giáp lai trong văn bản.