Giải mã DFD là gì? Quy trình hoạt động của Data Flow Diagram

Phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh

1. Giải mã thuật ngữ chuyên ngành DFD là gì?

DFD là viết tắt của thuật ngữ Data Flow Diagram hay được dịch là sơ đồ luồng dữ liệu. Tuy sơ đồ DFD khá phức tạp do có nhiều ký hiệu, quy định song hiệu quả mà nó mang lại vô cùng lớn. Đó là lý do tại sao sơ đồ DFD được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng.

Cụ thể, sơ đồ này bao gồm các hình học chữ nhật, tam giác, vuông, tròn và các mũi tên. Mỗi hình học thể hiện một dữ liệu đầu ra, đầu vào hay là dữ liệu trung tâm chuyển giao, tôi gọi chung nó là dữ liệu hình học. Các dữ liệu hình học này được mô tả quan hệ với nhau thông qua mũi tên. Các dạng cơ bản của sơ đồ luồng dữ liệu chúng ta có thể bắt gặp trong cuộc sống hàng ngày. Chẳng hạn, một sơ đồ luồng dữ liệu cơ bản như sau:

Ăn -> tiêu hóa và hấp thụ thức ăn -> đào thải

Sơ đồ luồng dữ liệu ở các doanh nghiệp cũng gần giống như vậy tuy nhiên nó phức tạp hơn, nhiều dữ liệu và quy trình hơn. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD không chỉ sử dụng trong lĩnh vực bán hàng, marketing mà nó còn được mở rộng ra nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác.

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD giúp người quản lý hay nhân viên có cái nhìn bao quát và hình dung tổng thể hơn về chiến lược kinh doanh. Đồng thời dễ quan sát, theo dõi và quản lý quy trình thực hiện hơn. Sơ đồ DFD có từ cơ bản đến chuyên sâu vì trong nhiều trường hợp, nó được dùng để mô tả cả một hệ thống làm việc,...

Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh

2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp?

Không thể phủ nhận vai trò của sơ đồ DFD đối với doanh nghiệp nói chung và đối với những người thực hiện xây dựng hệ thống nói riêng. Ý nghĩa đầu tiên mà DFD mang lại là sự phân tích. Người lập sơ đồ cần phân tích và xác định các yêu cầu của khách hàng hay người sử dụng. Ý nghĩa thứ hai, DFD giúp người xây dựng hệ thống thiết kế được quy trình, mô tả hay minh họa các phương án, hệ thống cho nhân viên và người dùng. Giúp họ có hình dung cụ thể và rõ ràng hơn về kế hoạch, chiến lược.

Hơn nữa, các bạn có thể thấy rằng, tuy có nhiều dữ liệu, hình học và quy định nhưng khi được trình bày cụ thể thì người dùng rất dễ hiểu, khả năng biểu đạt và truyền tải thông tin rất tốt vì hiển thị của DFD khá đơn giản. Ngoài ra còn một ý nghĩa cũng khá quan trọng đó là DFD đơn giản, ngắn gọn và rõ ràng nhưng lại biểu thị thông tin một cách rất đầy đủ và súc tích. Người lập sơ đồ không cần lo lắng đến việc thông tin không đủ để hiển thị trên sơ đồ. Cũng không cần lo lắng người dùng không được truyền tải hết thông tin, gây sự hiểu lầm về hệ thống và các quy trình được thiết kế trong hệ thống.

Xem thêm: Việc làm quản lý nhân viên kinh doanh

3. Hướng dẫn các bước lập sơ đồ luồng dữ liệu cơ bản

Tiếp theo, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn đọc một vài hướng dẫn cơ bản để thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD. Có ba bước cơ bản cần xác định, đó là tìm hiểu ký hiệu, lưu ý một số quy tắc và bước cuối cùng là tiến hành thực hiện.

3.1. Các ký hiệu cơ bản

Dưới đây là năm ký hiệu hình họa cơ bản ứng với từng chức năng mà người lập sơ đồ cần biết.

- Đầu tiên cần lưu ý đến quy trình. Quy trình mô tả mối quan hệ giữa các dữ liệu như thứ tự các bước sắp xếp, thực hiện. Quy trình có thể thay đổi tùy thuộc vào trường hợp để tối ưu hóa sản phẩm đầu ra nhất. Người lập sơ đồ có thể thiết kế quy trình chung súc tích, ngắn gọn nhưng đầy đủ hay chọn thiết kế các bước chi tiết. Một quy trình chi tiết chắc chắn sẽ đảm bảo dữ liệu tốt hơn. Quy trình được ký hiệu bởi hình chữ nhật có bo góc hoặc hình elip.

- Thứ hai, theo thuật ngữ chuyên ngành là yếu tố bên ngoài. Rất cần thiết khi có một hệ thống yếu tố bên ngoài để trao đổi thông tin, giải thích bổ sung hay cung cấp thông tin cho hệ thống chính. Hệ thống yếu tố bên ngoài bao gồm khách hàng, một tổ chức nào đó, các bộ phận của chính doanh nghiệp đó hay kể cả là doanh nghiệp bên ngoài,... Yếu tố bên ngoài thường được ký hiệu là hình chữ nhật.

- Thành phần tương tự là yếu tố bên trong, là những yếu tố đang được xem xét và được hiển thị ở một trang khác của mô hình. Yếu tố bên trong thường được ký hiệu là hình elip.

- Thành phần thứ tư là kho dữ liệu. Đây là nơi lưu trữ tất cả các thông tin, dữ liệu, sơ đồ phục vụ trong quá trình lập sơ đồ DFD. Nếu không có kho dữ liệu, người lập và sử dụng sơ đồ chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm hay thực hiện các việc làm liên quan khác. Kho dữ liệu thường được ký hiệu bởi hai đường thẳng song song nằm ngang với nhau.

- Thành phần không thể thiếu trong DFD đó là dòng dữ liệu. Dòng dữ liệu chính là các mũi tên thể hiện trong sơ đồ. Dòng dữ liệu biển hiện quy trình, thứ tự di chuyển giữa các đơn vị dữ liệu bên ngoài, thông tin, kho dữ liệu và quy trình.

viết CV online

3.2. Một số quy tắc cần lưu ý khi lập sơ đồ DFD

Người lập cần đảm bảo tuân thủ một số quy tắc hoạt động của sơ đồ DFD. Cụ thể, sơ đồ thể hiện quy trình thực hiện hệ thống hay sản phẩm do đó các luồng dữ liệu sẽ có sự thay đổi. Vì vậy không thể xảy ra trường hợp luồng dữ liệu đầu vào giống luồng dữ liệu đầu ra. Nếu hai luồng dữ liệu này giống nhau thì chắc chắn người lập sơ đồ cần xem lại.

Tên dữ liệu trong sơ đồ thường có một lần hiển thị duy nhất. Một sơ đồ không thể có cùng một tên như yếu tố bên ngoài vì người đọc sẽ không xác định được hai yếu tố này có giống nhau hay không, gây sự mập mờ không cần thiết.

Mỗi dữ liệu ra thường tương ứng với một dữ liệu đầu vào. Nếu thấy thừa dữ liệu ở đầu ra thì đó có thể do người lập sơ đồ sai hoặc đó là dữ liệu yếu tố bên ngoài.

3.3. Thực hiện lập sơ đồ DFD

Trong quá trình lập sơ đồ DFD, người vẽ cần tuân thủ theo ba bước chính dưới đây:

- Xây dựng dữ liệu sơ đồ ở mức 0. Tại bước này, người lập sơ đồ cần bao quát dữ liệu một cách tổng thể và chung nhất. Sơ đồ này bao gồm tất cả các yếu tố bên trong, bên ngoài, luồng dữ liệu và quy trình tuy nhiên không quá cụ thể.

- Xây dựng dữ liệu sơ đồ ở mức đỉnh. Các yếu tố bên ngoài và hệ thống được phân ra ở mức 1 hay mức đỉnh. Ngoài ra, trong bước này, người lập sơ đồ sẽ xác định thêm các kho dữ liệu và các thông tin trao đổi.

- Bước cuối cùng là xây dựng dữ liệu sơ đồ ở mức dưới đỉnh. Trong bước này, người lập sơ đồ tiếp tục bóc tách quy trình, chức năng hay sơ đồ dữ liệu để cụ thể hóa và chi tiết hóa thông tin hơn. Khi thực hiện bóc tách dữ liệu, người lập sơ đồ cần dựa vào sơ đồ ở hai bước trên để triển khai thông tin dữ liệu.

Work247.vn đã mang đến cho bạn đọc một số thông tin về sơ đồ luồng dữ liệu DFD. Qua bài viết, chúng tôi mong các bạn hiểu được tầm quan trọng của sơ đồ cũng như cách thiết lập sơ đồ DFD.