Hệ thống quản lý chất lượng là gì? Các nguyên tắc cần ghi nhớ

1. Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng

1.1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì? 

Hệ thống quản lý chất lượng hay còn được biết đến với tên gọi tiếng anh là Quality Management System - QMS. Đây được coi là một hệ thống chính thức có vai trò ghi chép, lưu trữ lại  các hoạt động, quy trình, thủ tục diễn ra cũng như những trách nhiệm cần có để đạt được các mục tiêu, chính sách đã được đề ra từ trước.

 Hệ thống quản lý chất lượng được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp, tổ chức và cơ sở kinh doanh bởi lẽ nó giúp ghi chép lại các hoạt động đã diễn ra, thực hiện các hoạt động điều phối, chỉ đạo các hoạt động diễn ra tại doanh nghiệp nhằm thực hiện, đáp ứng các yêu cầu từ phía khách hàng, đối tác kinh doanh. Nhờ vào hệ thống quản lý chất lượng mà hiệu lực của các hoạt động được nâng cao, tính hiệu quả được duy trì liên tục.

 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế là nơi thực hiện các hoạt động nhằm duy trì và giám sát các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng. Các tiêu chuẩn được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế đặt ra đã đạt được sự nhất trí đồng thuận của hầu hết các nước thành viên gia nhập tổ chức này. Chính vì vậy, hệ thống này được quốc tế công nhận là có những tiêu chuẩn vàng. 

Xem thêm: Hệ thống quản lý chất lượng được hiểu như thế nào? Các nguyên tắc cần ghi nhớ 

1.2. Các nguyên tắc trong hệ thống quản lý chất lượng 

Hệ thống quản lý chất lượng có tất cả 7 nguyên tắc cần nhớ sau. 

1.2.1. Lấy khách hàng làm trung tâm

Nguyên tắc đầu tiên chính là lấy khách hàng làm trung tâm. Khi đều cập đến nguyên tắc này  tức là nhắc đến cả những như cầu từ khách hàng cũng như dịch vụ cho họ. Một công ty, doanh nghiệp hay tổ chức sẽ cần phải hiểu và nắm rõ khách hàng của mình, biết được những thứ mà khách hàng cần cũng như thời điểm mà họ cần chúng. Đây chính là mấu chốt vấn đề chính mà nguyên tắc này nhắm tới. Điều cơ bản mà nguyên tắc này cho rằng các doanh nghiệp có thể làm chính là đáp ứng được các yêu cầu từ phía khách hàng nhưng tốt nhất vẫn là có thể thực hiện sao cho kết quả đạt được vượt xa những mong đợi từ khách hàng.

 Nguyên tắc này có thể hiểu một cách toàn diện và tổng quan hơn rất nhiều thông qua các yếu tố đơn giản sau. Thấu hiểu được các nhu cầu của khách hàng ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai từ đó sắp xếp, thực hiện các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp theo các nhu cầu đó. Hãy hiện thực hóa, đáp ứng các yêu cầu mà khách hàng đặt ra. Sau khi đã đáp ứng xong các mong muốn, nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ cần phải thực hiện việc đo lường mức độ hài lòng cũng như quản lý tốt mối quan hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp. 

1.2.2. Vai trò của lãnh đạo 

Quy tắc thứ 2 cũng rất quan trọng đó chính là vai trò của ban lãnh đạo trong công ty. Ban lãng đạo nên thực hiện các vai trò, nhiệm vụ của mình trong việc điều hướng, chỉ đạo và đưa ra các mục tiêu cần thực hiện cho cả tổ chức. Vai trò của các nhà lãnh đạo trong các hoạt động của công ty là không thể phủ nhận.

1.2.3. Sự đóng góp của các thành viên

Quy tắc tiếp theo trong hệ thống quản lý chất lượng chính là sự cam kết, đồng lòng tham gia của tất cả các thành viên, nhân viên làm việc trong cả hệ thống. Mọi kết quả, công việc, dự án được triển khai và thực hiện trong một doanh nghiệp, công ty, tổ chức đều cần phải có sự đóng góp, tham gia của các thành viên. Tương tự chất lượng cũng như vậy, việc quản lý và duy trì chất lượng cho các hoạt động không chỉ gói gọn trong phạm vi của phòng ban quản lý chất lượng mà còn yêu cầu, đòi hỏi và là trách nhiệm của toàn thể nhân viên.  

1.2.4. Dựa vào dữ liệu và bằng chứng để ra quyết định

Quy tắc quan trọng tiếp theo trong hệ thống quản lý chất lượng chính là mọi quyết định phải được đưa ra và dựa trên những bằng chứng, căn cứ cụ thể, không thể có những quyết định đến từ cảm tính, nhận định cá nhân. Các quyết định được thực hiện dựa trên bằng chứng, dữ liệu sẽ củng cố sự chắc chắn cho từng bước cải tiến trong cả quy trình và đưa đến thành  công.

1.2.5. Liên tục cải tiến

Hệ thống quản lý chất lượng cũng yêu cầu sự cải tiến liên tục. Cải tiến liên tục được xem như một trong những mục tiêu kinh doanh đầy tích cực bởi những lợi ích mà nó mang lại có thể nhận thấy rất rõ ràng và cụ thể. Nhờ vào sự cải tiến liên tục, các hoạt động của tổ chức có được sự linh hoạt, cải thiện trong hiệu suất cũng như tăng được các khả năng nắm bắt các cơ hội mới. 

1.2.6. Thiết lập các mối quan hệ

Để có thể tối ưu hóa các loại chi phí, nguồn lực và mang lại nhiều giá trị hơn nữa cho doanh nghiệp thì việc đáng giá, lựa chọn các nhà cung ứng đóng vai trò rất quan trọng. Doanh nghiệp sẽ cần phải luôn cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng, đơn vị hợp tác trong cả ngắn hạn và dài hạn. 

1.2.7. Tuân thủ quy trình 

Tuân thủ theo quy trình là một trong 7 nguyên tắc quan trọng của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng. Điều này có thể hiểu là mọi hoạt động được diễn ra trong doanh nghiệp đều sẽ cần phải thực hiện, triển khai dựa trên một quy trình rõ ràng, cụ thể, có mục tiêu, chiến lược. Quy tắc này được đề ra nhằm giảm thiểu các rủi ro có thể bất chợt xảy đến cho doanh nghiệp, tổ chức, từ đó tránh được các chi phí có thể phát sinh.

1.3. Hệ thống quản lý chất lượng được dùng nhằm mục đích gì?

Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng và thực hiện rất nhiều các mục đích khác nhau trong đó có thể kể đến như nhằm cải tiến quy trình, giảm thiểu tối đa sự lãng phí cũng như các chi phí. Hệ thống quản lý chất lượng cũng giúp tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo. Ngoài ra, hệ thống này cũng được đánh giá là giúp định hướng, thiết lập chiều hướng phát triển cho doanh nghiệp và giúp thu hút nguồn nhân lực, nhân viên. 

Xem thêm: Tìm hiểu khái niệm dịch vụ chất lượng khách sạn là gì?

2. Hệ thống quản lý chất lượng cùng những lợi ích to lớn

Hệ thống quản lý chất lượng được đánh giá là mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Hệ thống quản lý chất lượng giúp cho công ty, tổ chức có thể đáp ứng và thực hiện được hết các nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Từ đó giúp cho sự hài lòng của khách hàng dành cho doanh nghiệp tăng lên, doanh số bán hàng cũng tăng theo, các chỉ tiêu về lợi nhuận, thị phần cũng sẽ không ngừng phát triển.

Các biện pháp giám sát của hệ thống quản lý chất lượng cũng giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều những chi phí không đáng có trong quá trình vận hành, hoạt động và sản xuất. Các quyết định được đưa ra cũng chính xác hơn nhờ vào những chỉ số, dữ liệu và bằng chứng cụ thể. Ngoài ra, hệ thống quản lý chất lượng cũng đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ khi cung cấp ra thị trường sẽ có thể đảm bảo được hết các yêu cầu về pháp lý, quy định. 

Trên đây là toàn bộ bài viết nhằm giải đáp cho bạn đọc những thắc mắc về hệ thống quản lý chất lượng là gì cũng như những quy tắc của hệ thống này. Hy vọng những thông tin work247.vn được đưa ra trong bài viết trên sẽ giúp ích được cho bạn. Chúc các độc giả sẽ có một ngày làm việc thật vui vẻ, hiệu quả và năng suất.