Định nghĩa và thông tin về hồ sơ viên chức

1. Khái niệm hồ sơ viên chức

Hồ sơ viên chức là tập hồ sơ có những giấy tờ cần thiết khi bạn vừa trúng tuyển một công việc nào đó. Sau khi bạn xác nhận việc làm của mình, phía cơ quan, công ty mà bạn đang ứng tới sẽ cần bạn giao nộp, hoàn tất những thông tin họ cần đối với tập hồ sơ này.

Theo đó, việc hoàn tất hồ sơ này phải có giáp lai mang tính chất pháp lý được xác nhận bởi những cơ sở có thẩm quyền đóng dấu. Thời gian hoàn thành và giao nộp được tính là ba mươi ngày kể từ khi các bạn nhận được thông tin trúng tuyển công việc viên chức.

Vấn đề về quy định đối với hồ sơ viên chức phải được thuận theo pháp luật đã đề ra, cụ thể ở đây là những điều khoản thứ nhất, căn cứ từ Điều 17 Nghị định 115/2024/NĐ-CP

Xem thêm: Mẫu sơ yếu lý lịch viên chức mới đạt chuẩn nhất hiện nay

2. Hồ sơ viên chức bao gồm những gì? 

Những giấy tờ, tài liệu cũng như thông tin cần thiết đối với hồ sơ viên chức bao gồm những gì? Sau đây là những đề mục tối ưu được liệt kê dựa vào tầm quan trọng của từng thành phần, tất cả sẽ gửi đến nhằm để các bạn có thể nắm rõ hơn. 

Thứ nhất là Bản sao văn bằng, đây là một chứng chỉ theo yêu cầu được đề ra dựa theo vị trí của việc làm dự tuyển. Tiếp theo là chứng nhận đối tượng ưu tiên, thông tin này chỉ được yêu cầu nếu có. Đối với các bạn có bằng tốt nghiệp chuyên môn đã đã đạt chuẩn đầu ra về ngoại ngữ, tin học văn phòng mà tương ứng với yêu cầu vị trí việc làm thì giấy tờ thông tin này sẽ được áp dụng với xác nhận thay thế.

Ngoài ra, dựa theo khoản 1 Điều 10 của quy định Thông tư được ban hành từ tháng 7 năm 2024/ TT-BNV đề ra nêu vấn đề về việc xây dựng hồ sơ cho biết, đối với một số thành phần hồ sơ viên chức thì sau khi có quyết định xác nhận tuyển dụng, đơn vị, cơ quan, công ty sử dụng viên chức sẽ hướng dẫn các viên chức về các thủ tục kê khai, kiểm tra, đối chiếu thông tin để xác minh đúng đắn. Ở đây việc kê khai thông tin sẽ thuộc vào giấy tờ của Phiếu lý lịch tư pháp. Có lẽ nghe đến đây, các bạn sẽ cảm thấy tương đối phức tạp, nhưng đừng lo vì sau khi xác minh được thông tin thông qua kiểm tra và đối chiếu  thì người đứng đầu sẽ cấp quyền xác nhận, đóng dấu và nộp cho các cơ quan phụ trách trách nhiệm quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Đây được gọi là hồ sơ gốc của viên chức.

3. Hồ sơ viên chức đối với người mới tuyển dụng và người đã đi làm

Ngoài ra, thủ tục này có vài sự khác biệt được đặt ra giữa đối tượng viên chức mới tuyển dụng và viên chức đã đi làm. Sự khác biệt đó có những gì? Chúng ta sẽ cùng đến với cách phân biệt cách thức giữa hai đối tượng ngay sau đây.

3.1. Đối với Viên chức mới tuyển dụng

Đối với viên chức mới được tuyển dụng, thông tin bao gồm trong hồ sơ viên chức sẽ có Quyển lý lịch viên chức. Ở phần này, thông tin lý lịch viên chức sẽ là điều phản ánh thông tin toàn diện của bản thân một cách rõ nét. Các mối quan hệ nhân thân, gia đình cũng như xã hội của viên chức sẽ được các viên viên chức tự kê khai và giải trình. Sau đó các cơ quan, cơ sở, đơn vị sử dụng lao động viên chức sẽ thực hiện hoạt động kiểm tra nhằm xác minh, xác nhận thông tin cho viên chức.

Thứ 2 là sơ yếu lý lịch viên chức, thông tin này sẽ là cơ sở tóm tắt lại những thông tin về bản thân, mối quan hệ nhân thân, gia đình và xã hội của các viên chức. Điều cũng sẽ được tự tay các viên chức kê khai. Ngoài ra, họ cũng có thể sử dụng những thông tin từ chính quyển lý lịch viên chức, cùng với đó là các tài liệu bổ sung khác. Sau đó cũng sẽ thực hiện quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin từ các cơ quan, công ty sử dụng viên chức để xác nhận.

Bên cạnh đó là những giấy tờ khác như giấy chứng nhận sức khỏe do các bệnh viện hay cơ sở y tế, có thẩm quyền nhằm xác nhận thông tin sức khỏe đối với viên chức. Việc bổ sung thông tin này là một điều hết sức cần thiết. Bởi lẽ đối với những viên chức mới được tuyển dụng. Các cơ quan, công ty sử dụng viên chức sẽ cần biết tình trạng sức khỏe của viên chức liệu có vấn đề gì hay không, nhằm tránh sử dụng lao động một cách không phù hợp nếu người viên chức có những vấn đề về sức khỏe. Ngoài ra, viên chức cũng có thể dùng Giấy chứng nhận sức khỏe do các cơ sở y tế khám bệnh từ cấp huyện trở lên cấp trong trường hợp thông tin vẫn còn giá trị sử dụng.

Hay nhưng giấy tờ như Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ chứng nhận năng lực về trình độ đào tạo chuyên môn, hoặc các bài lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, tốt nghiệp, hoàn thành tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ, ở đây các thông tin này cần các bạn phải chuẩn bị bằng bản sao chứng thực. Nếu các chứng chỉ chứng nhận được cấp là từ những cơ sở đào tạo bên ngoài đất nước thì phải người viên chức mới sẽ phải đẩm bảo chứng chỉ ấy được các cơ quan có thẩm quyền xác nhập giá trị, thường sẽ cần Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận.

Cuối cùng là giấy báo Quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, xác nhận tuyển dụng viên chức đối với các cơ quan sử dụng. Điều này cũng cần phải có bản sao chứng thực để hoàn tất sử dụng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách điền sơ yếu lý lịch mẫu 1a cho cán bộ công chức

3.2. Đối với Viên chức đang làm việc

Các giấy tờ, tài liệu phải nộp đối với viên chức đang làm việc sẽ gồm có: Phiếu bổ sung lý lịch viên chức, khác với phiếu lý lịch viên chức thông thường, đây sẽ là phiếu lý lịch mang những thông tin bổ sung so với phiếu lý lịch ban đầu được xác nhận khi viên chức mới được tuyển dụng về các cơ quan, công ty.

Theo cùng với đó là giấy báo quyết định việc cét chuyển, bổ nhiệm công tác dành cho viên chức, những trường hợp như thăng tiến trong việc, lên chức, khen thưởng, xác nhận tăng lương hay những trường hợp báo cáo kỷ luật đối với viên chức cũng đều được đưa vào phần thủ tục này. Bởi nó là cơ sở xác nhận vị trí công tác của bản thân viên chức trong môi trường nhà nước nói riêng và xã hội nói chung.

Mặt khác, Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị, cơ quan sử dụng lao động viên chức, mang tính chất nhận xét, đánh giá, phân loại đối tượng viên chức đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền nhằm thực hiện công tác quản lý viên chức cũng sẽ là những thông tin được đưa cùng những đề mục hồ sơ cần phải hoàn tất. Biên bản này sẽ được xác nhận thường là hàng  năm, sau khi thực hiên công tác đến hết nhiệm kỳ, hay được bầu cử hoặc bổ nhiệm, tùy thuộc vào quy định của các cơ quan, công ty.

Bước tiếp theo là việc hoàn thiện Bản kê khai tài sản, có thể là phiên bản bổ sung đối với các đối tượng viên liên quan chức nhất thiết bắt buộc phải kê khai tài sản.

Kèm theo đó là các đơn, là thư, hoặc các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và nhân thân cũng như gia đình viên chức được phản ánh, đối chiếu trong thư.

Vậy là work247.vn đã phần nào giải đắp cũng như đưa ra các thông tin cần thiết đới với hồ sơ viên chức. Rất mong đây sẽ là những thông tin bổ ích nhất được các bạn đón đọc. Chúc các bạn thành công!