[HRIS là gì] Mang công nghệ ứng dụng vào hoạt động nhân sự

Tìm Việc Nhân Sự

1. Giải thích ý nghĩa của HRIS là gì trong ngành nhân sự?

HRIS là thuật ngữ viết tắt của Human Resources Information System mang ý nghĩa để chỉ đến hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Là một loại phần mềm cho phép các tổ chức, công ty sử dụng để xử lý đối với nhiều chức năng nhận sự theo cách tự động và có tính bảo mật tốt. Một phần mềm tạo nền tảng thu thập thông tin và lưu trữ các thông tin của toàn bộ nhân sự trong công ty hiện nay.

Không chỉ làm việc và hỗ trợ bộ phận nhân sự trong công ty, các tổ chức thụ trọng trong thu thập và lưu trữ thông tin của nhân viên. HRIS còn có nhiều chức năng được phát triển để hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc theo dõi về kế hoạch công việc, tuyển dụng nhân sự, thời gian làm việc, lịch làm việc của các nhân viên trong một công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Thông qua việc ứng dụng và đưa HRIS – phần mềm thông tin nhân sự vào hoạt động của bộ phận nhân sự trong công ty làm tiết kiệm đánh kế thời gian và tăng năng suất làm việc hiệu quả.

Để nâng hiệu giá trị và công tác quản lý nhân sự trong công ty, các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ hiện nay thường đưa HRIS – hệ thống thông tin nguồn nhân lực vào ứng dụng để đạt hiệu quả công việc được tốt nhất và chuyên nghiệp cho nhân viên. Thông qua nền tảng này, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nhân lực của công ty, đặc biệt là nội bộ doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc theo tác sử dụng ứng dụng, tính bảo mật cho nhân sự công ty tốt.

2. HRIS có bản chất như thế nào?

Vậy bản chất của HRIS – hệ thống thông tin nguồn nhân lực có bản chất như thế nào? Đây là một phần mềm vừa kết hợp giữa quy trình quản lý và hệ thống nhằm đảo bảo hoạt động quản lý nguồn nhân lực được đảm bảo. Thông qua phần mềm này, giúp doanh nghiệp, đặc biệt là nhân viên của bộ phận nhân sự có thể quản lý dữ liệu, thông tin về nhân viên trong công ty, quản lý thời gian làm việc, bảng lượng, theo dõi với hồ sơ tham dự hoặc theo dõi về quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

HRIS rất dễ truy cập với nội bộ công ty được cấp quyền từ máy chủ, nó là sự kết hợp hài hòa giữa ngành nhân sự và công nghệ thông tin, thông qua hệ thống giúp xử lý dữ liệu hiệu quả và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp được hiệu quả nhất.

Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và đưa công nghệ thông tin ứng dụng trong hoạt động quản lý ngày càng nhiều thì HRIS – hệ thống thông tin nguồn nhân lực giúp quản lý hiệu quả đối với nguồn nhân lực của công ty. Thông qua ứng dụng và đưa phần mềm vào công tác quản lý, giúp nhân viên và hoạt động của công ty chính xác, đạt hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

3. Chức năng của HRIS mang đến là gì?

Một phần mềm HRIS – hệ thống thông tin nguồn nhân lực hiện nay có chức năng như thế nào? Để giúp bạn hiểu rõ hơn, work247.vn bất mí đến bạn các thông tin về chức năng của HRIS như sau:

Thứ nhất, các HRIS hỗ trợ bộ phận nhân sự và các nhà quản trị nhân sự hiện nay trong việc quản lý dữ liệu đối với hồ sơ thông tin của nhân viên trong công ty như tên nhân viên, địa chỉ nơi ở, quê quán, tiền lương, lịch sử về đánh giá hiệu suất công việc, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên của công ty.

Thứ hai, với cổng thông tin từ HRIS tạo ra cho phép nội bộ nhân viên trong công ty quản lý thông tin của hộ, xem về lịch sử của tiền lương, đưa ra các yêu cầu về thời gian nghỉ và có thể sử dụng như mạng xã hội nội bộ để giao tiếp đối với các nhân viên khác trong công ty mà một số các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay cung cấp tính năng này.

Thứ ba, cung cấp dữ liệu nội bộ cho phép nhân viên công ty có thể truy cập để xem thông tin về các quyền lợi cho nhân viên, các thực hiện đối với thay đổi khi cần thiết hoặc đưa ra các tùy chọn về mong muốn cho bản thân.

Thứ tư, HRIS hỗ trợ tính năng tự động ghi chép dữ liệu, theo dõi về thời gian làm việc của nhân viên và đặc biệt đó là nhật ký về giới làm việc cụ thể mà từng nhân viên đã thực hiện.

Thứ năm, tự động ghi chép về thời gian làm việc trên phần mềm HRIS cũng sẽ giúp hệ thống tự động với việc tính lương của nhân viên dựa vào thời gian làm việc của họ tại công ty. Thực hiện tính chính xác về thuế và sự phân bổ tiền lương cho nhân viên của doanh nghiệp hiện nay.

Thứ sáu, tính năng mà HRIS hỗ trợ tìm kiếm nguồn ứng viên cho các lựa chọn tuyển dụng phù hợp, sàng lọc ứng viên để phù hợp hơn với doanh nghiệp và tham gia hỗ trợ vào công tác đào tạo nhân viên mới cho công ty.

Thứ bảy, chức năng hỗ trợ trong công tác theo dõi tiến trình thăng tiến của ứng viên được thực hiện thông qua kế hoạch từ tài nguyên kế nhiệm được tạo dựng dựa trên nền tảng ứng dụng HRIS nay.

Thứ tám, chức năng tiếp theo mà ứng dụng này cung cấp đó chính là hỗ trợ xem lại lịch sử thông tin, dữ liệu qua thời gian. Đồng thời có nhiều những phần mềm hỗ trợ đưa ra các dự đoán về nhân sự và hoạt động của nhân sự công ty cho tương lại một cách hiệu quả. 

Tìm việc làm thực tập nhân sự

4. TOP 5 thông tin căn bản nhất định có trong HRIS

Đối với một phần mềm HRIS chuẩn hiện nay sẽ cung cấp đầy đủ 5 loại thông tin căn bản như sau:

Thứ nhất, đưa ra thông tin cần khai báo về nhân viên, các thành viên nhân sự trong công ty hiện nay gồm có các thông tin về các nhân, thông tin về người thân, thông tin sử dụng để liên lạc, và một số các thông tin khác.

Thứ hai, cần phải có đề cập đến các loại thông tin về công việc như thông tin về quá trình làm việc, quá trình công tác của mọi nhân viên trong công ty, các đánh giá về năng lực làm việc với ứng viên, đưa ra các đánh giá KPI của nhân sự trong doanh nghiệp.

Thứ ba, loại thông tin đưa ra về đào tạo nguồn nhân lực của công ty bao gồm chương trình đào tạo, quá trình học tập từ nội bộ cho đến bên ngoài công ty của tất cả các nhân sự, đặc biệt là các nhóm nhân sự mới của công ty hiện nay.

Vào ngày thứ tư, các quy định về tiền lương như quy định lẽ phải lượng, phụ cấp và tiền thưởng cho mọi nhân viên tại các vị trí khác nhau trong công ty đều đã được công bố trên trang web chính thức của doanh nghiệp.

Thứ năm, loại thông tin cần có trong HRIS là về thuế thu nhập cá nhân, tiền bảo hiểm xã hội mà hoạt động doanh nghiệp cần quản lý và thực hiện đóng hàng tháng thay nhân viên trong công ty.

Đó là các thông tin cơ bản nhất, ngoài ra với một số các phần mềm HRIS có đưa ra các tính năng hỗ trợ để mang đến nhiều tiện ích trong quá trình sử dụng cho nhân viên bộ phận nhân sự hoặc quản trị nhân lực hiện nay với hoạt động quản lý nguồn nhân lực được hiệu quả.

5. Lợi ích quản lý nhân sự nhận được khi sử dụng HRIS là gì?

Khi sử dụng phần mềm HRIS quản lý nhân sự trong công ty đem đến cho doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và các nhà quản trị nhân lực những lợi ích như sau:

Thứ nhất, nhiều các nhiệm vụ cần thực hiện của bộ phận nhân sự hiện nay được thực hiện một cách tự động, lưu trữ dữ liệu, tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý nhân sự tại công ty được hiệu quả. Từ đó thúc đẩy hiệu quả trong kinh doanh và hỗ trợ doanh nghiệp có cách tiếp cận nguồn nhân lực hiệu quả hơn và tiết kiệm đối với khoảng thời gian cần phải bỏ ra để đào tạo nguồn nhân lực mới trong doanh nghiệp hiện nay.

Thứ hai, đưa công nghệ hiện đại vào hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp, khối lượng thông tin lưu trữ được lớn, gọn nhẹ và dễ dàng tìm kiếm hơn khi sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thông trước đây. Từ đó sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và giảm các sự cố về thất lạc thông tin và các giấy tờ của nhân sự.

Thứ ba, thông qua ứng dụng này nhân viên trong công ty không cần phải trao đổi nhiều với nhân sự mà hoàn toàn có thể xem xét và quản lý thông tin của bản thân thông qua ứng dụng phần mềm của công ty về HRIS. Thông qua đó, thu về những ý kiến của nhân viên và cải thiện sự hài lòng cho của nhân viên về các chính sách của công ty đưa ra.

Tìm việc làm trưởng nhóm nhân sự

6. Gợi ý cách đề chọn một phần mềm HRIS hiệu quả với công ty

Để giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được một phần mềm HRIS hiệu quả và phù hợp bạn cần có cách chọn hiệu quả như sau:

Thứ nhất, đánh giá về quy trình quản lý đối với nhân sự của công ty để lựa chọn một phần mềm phù hợp và hiệu quả cho quy trình của công ty hiện nay.

Thứ hai, xác định cụ thể cho các nhu cầu trong phần mềm HRIS hiện nay, nhu cầu của công ty về phần mềm cần có những tính năng trong quản lý nhân sự như thế nào để lựa chọn một phần mềm phù hợp nhất.

Thứ ba, hãy tìm kiếm ý kiến từ các chuyên môn và lấy ý kiến từ các bộ phận liên quan để có thể lựa chọn một sản phẩm HRIS phù hợp và sử dụng hiệu quả.

Thứ tư, thực hiện việc thiết lập đối với khoản ngân sách được chi cho phần mềm quản lý thông tin nhân sự để lựa chọn và khoanh vùng các phần mềm có thể mua và sử dụng.

Thứ năm, trao đổi thông tin với các nhà cung cấp ứng dụng và tìm kiếm các thông tin liên quan từ các nhà quản trị nhân sự đã từng dùng ứng dụng đó.

Qua chia sẻ về HRIS là gì giúp bạn hiểu được ý nghĩa của nó và các thông tin hữu ích có liên quan hiện nay. Hy vọng, với các thông tin này bạn hoàn toàn sẽ lựa chọn và sử dụng phần mềm hệ thống thông tin nhân sự được hiệu quả nhất với thực tế từ doanh nghiệp.