[HR Assistant là gì?] Con đường trở thành Trợ lý nhân sự

Việc Làm HR

1. HR Assistant là gì? - Bạn có biết?

Nhìn vào thuật ngữ HR Assistant, nôm na có thể nhận ra, đây là một công việc liên quan đến ngành nhân sự. Thực vậy, trong tiếng Anh chuyên ngành, Human Resources hay gọi tắt là HR, là thuật ngữ được sử dụng để chỉ hoạt động quản lý nhân sự. Trong đó, Assistant trong tiếng Anh được sử dụng để chỉ chức danh Thư ký hoặc Trợ lý, là những cá nhân giúp việc và hỗ trợ cho các chuyên viên chính, người quản lý hoặc giám đốc. Từ đó có thể kết luận khái niệm HR Assistant là gì?

HR Assistant hiểu chính xác nhất là chức danh Trợ lý nhân sự. Đây là một vị trí khá phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô lớn, thường có thiết lập phòng nhân sự riêng biệt. HR Assistant là những cá nhân làm việc trong bộ phận nhân sự trong các doanh nghiệp. HR Assistant được tuyển dụng để thực hiện việc hỗ trợ và giúp đỡ cho người đứng đầu bộ phận nhân sự (Trưởng phòng/Giám đốc nhân sự) trong các nhiệm vụ cụ thể như: Quản lý và xử lý các hợp đồng nhân sự, hồ sơ nhân viên, làm việc kết hợp với các chuyên viên tuyển dụng để tổ chức và triển khai công tác đăng tin, tiếp nhận và phỏng vấn ứng viên,...

Mặc dù khi nói đến Trợ lý nhân sự, đây chỉ là những cá nhân đứng sau hỗ trợ cho những người đứng đầu bộ phận. Tuy nhiên, họ lại có tầm quan trọng không hề nhỏ trong việc đảm bảo mọi hoạt động trong bộ phận được triển khai và hoàn thành hiệu quả. Một HR Assistant cũng có thể tham gia vào các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động, theo dõi và giám sát ngân sách.

2. Mô tả công việc của HR Assistant

Nhân sự nói chung là bộ phận mang nhiều trọng trách, nó liên quan khá nhiều đến cả công tác hành chính trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi nói đến vị trí HR Assistant, nhiều người còn hoang mang không biết vị trí này đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể nào?

2.1. Trách nhiệm chính

Các HR Assistant - Trợ lý nhân sự cần hoàn thành những nhiệm vụ chính yếu như sau:

+ Quản lý thông tin dữ liệu: HR Assistant thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, lưu trữ và quản lý mọi dữ liệu liên quan đến thông tin chi tiết về nhân sự trong công ty. Bao gồm các thông tin cá nhân, thời gian làm việc, chức vụ, tiền lương,... Sắp xếp các dữ liệu một cách khoa học và trật tự để hỗ trợ công tác tìm kiếm khi có yêu cầu.

+ Hỗ trợ quá trình tuyển dụng: HR Assistant trong công tác hỗ trợ tuyển dụng thường làm những nhiệm vụ nhỏ nhặt như: phụ trách đăng tin tuyển dụng; tổng hợp các thông tin cần thiết về ứng viên; hỗ trợ đánh giá và sàng lọc hồ sơ ứng tuyển; xây dựng kế hoạch và hỗ trợ thiết lập thời gian - địa điểm cho các buổi phỏng vấn; xác minh tính trung thực của ứng viên qua tài liệu tham khảo; cuối cùng là giám sát các ứng viên đã trúng tuyển,...

+ Hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân sự mới: HR Assistant cũng là người tham gia vào quy trình tiếp nhận người mới của công ty. Những công việc cụ thể có thể là chuẩn bị chỗ ngồi, nơi làm việc, các dụng cụ lao động cho nhân viên mới. Hướng dẫn và hỗ trợ tiếp đón nhân viên mới, phổ biến các quy chế công ty. Bên cạnh đó, họ cũng tham gia vào việc theo dõi, quan sát và đánh giá sơ lược hiệu suất làm việc ban đầu của nhân viên mới. Thực hiện tiếp nhận, trả lời và giải đáp các thắc mắc mà nhân viên mới có thể hỏi, liên quan đến vị trí của họ.

+ Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhân viên: HR Assistant thường chịu trách nhiệm trong việc lưu trữ và cập nhật thường xuyên các tài liệu liên quan đến thông tin của nhân viên trong công ty. Bao gồm cả những hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc, thực hiện công tác soạn thảo và nộp các tài liệu cho cấp trên trong quá trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc làm việc của nhân viên.

+ Hỗ trợ quản lý tiền lương và quyền lợi: Về trách nhiệm này, HR Assistant phải thực hiện các công việc như phê duyệt bảng lương cho nhân viên. Giám sát chặt chẽ thời gian nghỉ phép và nghỉ đột xuất của nhân viên. Tiếp nhận và trả lời các thắc mắc của nhân viên liên quan đến tiền lương. Đảm bảo bảng lương và tiền lương phát cho nhân viên trùng khớp, đúng quy trình.

+ Một số nhiệm vụ khác: Trong công việc của một HR Assistant điển hình, họ cũng chịu trách nhiệm hỗ trợ trong các khâu chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện, hội thảo, cuộc gặp gỡ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hoặc hỗ trợ xây dựng chương trình và kế hoạch du lịch hàng năm, tổ chức các sự kiện lễ Tết, ngày kỷ nhiệm, sinh nhật, tiệc nội bộ,... cho công ty.

2.2. Trách nhiệm hàng ngày

Thoạt nhìn, có vẻ như một Trợ lý nhân sự làm khá nhiều công việc. Tuy nhiên, xét về đặc thù của ngành, thì nhân sự luôn luôn là như thế, rất bận rộn và đa nhiệm. Trên đây là các trách nhiệm chính của một HR Assistant, vậy một ngày làm việc của HR Assistant sẽ diễn ra cùng với các công việc cụ thể nào?

+ Họ tiếp nhận, lắng nghe và giải quyết trong quyền hạn hoặc trình lên giám đốc/trưởng phòng bộ phận để xử lý các thắc mắc từ nhân viên trong công ty về quy định, quy chế nhân viên, quyền lợi của họ.

+ Họ tiếp nhận và trả lời các cuộc gọi đến, quản lý hòm thư điện tử cho công ty.

+ Họ chịu trách nhiệm soạn thảo các tài liệu được các bộ phận hoặc cấp trên yêu cầu.

+ Họ duy trì một hệ thống quản lý thông tin và thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến hỗ trợ và tài liệu của nhân viên.

+ Họ thiết lập các lịch hẹn, tổ chức và chuẩn bị sắp xếp các buổi phỏng vấn ứng viên mới.

+ Một số nhiệm vụ khác được phân công từ ban lãnh đạo.

Tìm việc làm trợ lý nhân sự

3. Thực trạng về nhu cầu việc làm đối với Trợ lý nhân sự

Sau khi tìm hiểu HR Assistant là gì? Bạn có cảm thấy niềm đam mê và lĩnh vực này trong bạn đang sôi sục hơn bao giờ hết? Bạn muốn ngay lập tức đi tìm kiếm và xin việc nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi: Liệu HR Assistant có thực sự được tuyển dụng nhiều đến thế?

Nói đến nhân sự, người ta chỉ nói đến công tác tuyển dụng và đào tạo. Và cũng chính tuyển dụng và đào tạo, là hai trong số những hoạt động phổ biến và thường xuyên nhất trong các doanh nghiệp. Đặc biệt, khi thị trường lao động ngày càng diễn biến phức tạp, công tác bổ sung nhân sự ngày càng trở nên khó khăn. Thậm chí những việc nhỏ nhặt nhất, tưởng chừng như đơn giản nhưng lại buộc các doanh nghiệp cần đến những tài năng xuất sắc trong bộ phận nhân sự nói chung.

Mặc dù chỉ là một vị trí mang tính chất hỗ trợ, giúp việc,... Nhưng có thể thấy HR Assistant mang một vai trò khá quan trọng đối với toàn bộ hoạt động trong bộ phận nhân sự. Đặc biệt, ở các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, công tác nhân sự được triển khai liên tục và thường xuyên, nếu chỉ có giám đốc/trưởng phòng và các chuyên viên nhân sự, họ sẽ không thể đảm đương và hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Lúc này, HR Assistant chính là cánh tay phải đắc lực của họ, HR Assistant sẽ gánh vác một phần trách nhiệm của họ. Đảm bảo cho mọi hoạt động trong bộ phận được vận hành một cách ổn định nhất.

Mặc dù ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, HR Assistant sẽ khó có thể tìm được. Tuy nhiên vị trí này rất được đầu tư trong các tập đoàn và công ty lớn, đặc biệt trong các ngành sản xuất, phân phối và kinh doanh, có quy mô về nhân sự lớn, sở hữu nhiều chi nhánh và cơ sở.

Xem thêm: Thực trạng tuyển dụng nhân sự ở Việt Nam, vấn đề không phải ai cũng biết.

4. Mức lương của HR Assistant

Nói về mức thu nhập của Trợ lý nhân sự, khá khó để đưa ra một con số cụ thể. Điều này còn phụ thuộc khá nhiều về cơ cấu tổ chức nhân sự và chính sách nhân sự của các doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp lớn, HR Assistant có thể có khối lượng công việc khá lớn và chịu trách nhiệm tương đương với một “Giám sát nhân sự”. Lúc này, các doanh nghiệp có thể yêu cầu kinh nghiệm ở vị trí HR Assistant, với mức lương trung bình từ 9 - 15 triệu. Mặt khác, đối với các doanh nghiệp nhỏ, một HR Assistant có thể có mức thu nhập dựa theo năng lực, trung bình từ 5 - 10 triệu/tháng.

Tìm việc làm trưởng nhóm nhân sự

5. Bí kíp ứng tuyển công việc HR Assistant hiệu quả nhất

Một công việc trong bộ phận nhân sự khá phù hợp với các bạn nữ, đặc biệt là vị trí HR Assistant. Làm thế nào để xin việc và ứng tuyển thành công vào vị trí này? Sau khi đã hiểu một HR Assistant là gì? Hãy thiết lập một con đường nhanh nhất để dẫn đến công việc này nhé!

5.1. Tạo CV Trợ lý nhân sự chuyên nghiệp

Đừng nghĩ một công việc Trợ lý là khá dễ dàng, trong các doanh nghiệp lớn, trợ lý phải là những ứng cử viên tiềm năng, có thái độ và trách nhiệm làm việc rất lớn. HR Assistant cũng có thể là vị trí được đưa ra với rất nhiều yêu cầu và kỳ vọng từ phía doanh nghiệp. Phải làm gì để bạn gây được ấn tượng với họ? Và bằng cách nào để bạn có cơ hội thể hiện ý chí, lòng đam mê và sự hiểu biết của bạn trước mặt họ? Đó là mẫu CV xin việc!

CV xin việc có thể là “cánh cổng” đầu tiên bạn cần hoàn thành để bước vào một cánh cổng mới, đó là cánh cổng của buổi phỏng vấn. Hãy đầu tư cho mẫu CV Trợ lý nhân sự của mình, nơi bạn có thể thỏa sức thể hiện các kỹ năng, kinh nghiệm và tri thức của bạn. Một mẫu CV HR Assistant với vẻ ngoài chuyên nghiệp và nội dung chuẩn chỉn sẽ chinh phục nhà tuyển dụng trong nháy mắt. Nếu sợ mất quá nhiều thời gian, bạn có thể tạo CV online ngành nhân sự hoặc ngành Thư ký - Trợ lý tại website work247.vn nhé!

Xem thêm: Mô tả công việc thực tập sinh hành chính nhân sự chi tiết nhất

5.2. Nằm lòng các kỹ năng cần có khi ứng tuyển

HR Assistant không quá khó nếu bạn đảm bảo bản thân sở hữu những kỹ năng hàng đầu sau đây:

+ Kỹ năng chuyên môn: Đây là điều kiện đầu tiên và cũng mang tính tiên quyết của vị trí HR Assistant. Bạn sẽ phải am hiểu và nắm bắt tình trạng nhân sự của công ty, biết phòng ban nào cần nhân sự, cần ít hay nhiều, cụ thể bao nhiêu? Bên cạnh đó, kỹ năng chuyên môn cũng thể hiện được cách mà bạn kết hợp với người đứng đầu bộ phận để tiến hành xây dựng các kế hoạch, chương trình cụ thể nhằm tổ chức và cơ cấu nhân sự trong công ty.

+ Kỹ năng quản lý: Trợ lý nhân sự cũng cần đến kỹ năng quản lý. Những kế hoạch tiếp nhận hay đào tạo, training nhân sự mới cần được phối hợp thường xuyên với các bộ phận khác. Điều này nhằm đảm bảo chất lượng con người cho doanh nghiệp. Mặt khác, kỹ năng quản lý sẽ giúp họ dễ dàng kết nối giữa người lao động và doanh nghiệp, nhằm hòa giải hoặc đưa ra phương áp phù hợp nhất cho việc đấu tranh quyền lợi giữa hai bên.

+ Kỹ năng teamwork: Bạn không đơn độc một mình khi xử lý các công việc. Chắc chắn, sẽ có rất nhiều nhân viên trong bộ phận của bạn. Đặc biệt, khi môi trường làm việc của bạn là những tập đoàn đa quốc gia hay những doanh nghiệp lớn. Kỹ năng làm việc nhóm là rất cần thiết cho HR Assistant, vì nó sẽ giúp bạn hòa nhập, kết hợp nhuần nhuyễn với nhiều cá nhân khác để hoàn thành các mục tiêu chung.

+ Kỹ năng giải quyết vấn đề: Bạn có thể sẽ gặp phải các tình huống tranh chấp giữa nhân viên nội bộ, hoặc việc đòi hỏi quyền lợi của nhân viên với lãnh đạo,... Vì thế, hãy rèn luyện sự bình tĩnh, cùng kỹ năng giải quyết vấn đề nhé.

Trên đây là những thông tin của work247.vn chia sẻ về HR Assistant là gì? Bạn có thể thử sức với vị trí công việc hấp dẫn này bằng cách truy cập work247.vn và tìm kiếm việc làm nhé!