Job Design là gì? Khám phá những thông tin liên quan đến Job Design

1. Bật mí những khái niệm liên quan đến Job Design

1.1. Khái niệm thiết kế công việc - Job Design

Job Design hay còn được gọi là thiết kế công việc, đây được coi là quá trình tổ chức các công việc của doanh nghiệp theo nhóm các nhiệm vụ với sự sắp xếp và xác định đúng quy trình với cấu trúc công việc tại doanh nghiệp. Việc xây dựng Job Design cũng phụ thuộc rất nhiều vào quá trình phân tích công việc.

Việc thiết kế công việc sẽ xác định đến các mục tiêu hiện tại và tương lai của tổ chức. Hạn chế tối đa những áp lực, sai sót và những mục tiêu không cần thiết của chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên hoạt động trong doanh nghiệp. Job Design tính toán để có thể đảm bảo nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng với công việc trước những trách nhiệm, vai trò cũng như nhiệm vụ được giao.

Job Design có nhiệm vụ phân tích các dữ liệu công việc giúp lập kế hoạch công việc hiệu quả, phân tích và cải thiện những khiếm khuyết để có thể xây dựng công việc làm cho chúng trở nên tốt hơn, phù hợp hơn khiến nhân viên và chủ doanh nghiệp thoải mái với những mục tiêu dài hạn của công ty.

1.2. Thiết kế công việc có vai trò như thế nào?

Thiết kế công việc là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Việc xây dựng nên một bản thiết kế công việc hiệu quả là khi khối lượng công việc nhiều hơn nhưng vẫn phù hợp với khả năng xử lý của nhân viên. Hạn chế tối đa sự không hài lòng trước những tình huống thay đổi khi thực hiện công việc hằng ngày, việc nhân viên không hài lòng với công việc sẽ gây ra những hệ quả khôn lường như nhân viên nghỉ việc, không tiếp nhận công việc của công ty giao phó gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của công ty. 

Vì vậy, thiết kế công việc có nhiệm vụ quan trọng là thường xuyên nâng cấp công việc về chất lượng và khối lượng sao cho phù hợp với 2 phía là doanh nghiệp và nhân viên.

Xem thêm: Junior designer là gì? Những yếu tố cần thiết của Junior designer

2. Những phương pháp thiết kế công việc hiệu quả nhất

2.1. Phương pháp luân chuyển công việc - Job Rotation

Đây được coi là một phương pháp quản lý cho phép nhân viên được chuyển đổi giữa 2 hoặc nhiều nhiệm vụ trong công việc khác nhau. Việc luân chuyển này phụ thuộc theo kế hoạch để nhân viên được phát triển thêm nhiều kỹ năng cũng như học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm ở nhiều mặt khác nhau. Sự luân chuyển ày được xây dựng nên dựa trên một khoảng thời gian đều đặn nhưng không cố định ngày tháng.

2.2. Phương pháp đơn giản hóa công việc - Job Simplification

Phương pháp này xây dựng dựa trên việc chia nhỏ công việc thành có nhiệm vụ đơn giản, có thời gian thực hiện ngắn nhằm mục đích tăng năng suất, thúc đẩy hiệu quả công việc. Job Simplification làm giảm những áp lực từ phía công việc lên tinh thần và thể chất nhân viên một cách tối đa, phù hợp với những đối tượng mới vào nghề hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc.

2.3. Phương pháp mở rộng nội dung công việc - Job Enlargement

Phương pháp mở rộng nội dung công việc nhằm mở rộng cấp độ ngang của công việc bằng cách mở rộng phạm vi cùng với các hỏa động liên quan tới công việc của mình. Khi đưa phương pháp này vào thực tế, nhân viên sẽ thực hiện những công việc ngoài nhiệm vụ cơ bản được giao để có thể đem lại nhiều kinh nghiệm cũng như tiền bạc cho nhân viên, đồng thời cũng hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành công việc sớm hơn, trong thời gian nhanh hơn. Việc sử dụng phương pháp này giúp tăng nhiệm vụ cùng trách nhiệm lên công việc.

2.4. Phương pháp làm phong phú nội dung công việc - Job Enrichment

Đây là phương pháp quản trị liên quan đến việc có thể sắp xếp lại khối lượng công việc, tạo nên những mục tiêu mới, thử thách mới, hạn chế tình trạng nhân viên rơi vào lối mòn cũ, phải làm lặp đi lặp lại những công việc một cách tẻ nhạt.

Việc áp dụng phương pháp làm phong phú nội dung công việc giúp thúc đẩy động lực của nhân viên khi tăng thêm nhiều trải nghiệm, trách nhiệm cũng như sự tự chủ kiểm soát trong quá trình làm công việc được giao. Phương pháp này tạo thêm rất nhiều cơ hội cho nhân viên có cơ hội học hỏi thêm nhiều lĩnh vực giúp đạt được những mục tiêu mới cũng như khám phá ra hướng đi phù hợp nhất với mục tiêu nghề nghiệp của mình.

Xem thêm: Giải đáp design manager là gì? Định nghĩa, công việc​

3. Những ưu điểm và nhược điểm mà Job Design mang lại

3.1. Những ưu điểm nổi trội của thiết kế công việc - Job Design

Job Design được xây dựng nhằm thực hiện những mục tiêu cơ bản về nhiệm vụ phải làm của một nhân viên. Từ đây, đề ra phương hướng phát triển ở một mức độ khác chuyên nghiệp hơn, phù hợp hơn với mỗi các nhân. 

Thiết kế công việc sẽ tạo ra một công việc hoàn hảo, thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên, giữ chân những nhân sự chất lượng, hạn chế tối đa sự không hài lòng dẫn đến nghỉ việc của nhân viên.

Xây dựng bản thiết kế sẽ chắc chắn đảm bảo công việc thực hiện sẽ được tối giản và chia đều đến các nhân viên. Không gây nên tình trạng những nhân viên mới, kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế bị giao công việc quá sức.

Thúc đẩy quá trình phát triển năng lực của nhân viên hiệu quả hơn, khiến họ hiểu được những mục tiêu mà bản thân cần phải thực hiện để thăng tiến lên một vị trí cao hơn.

3.2. Những điểm còn hạn chế của thiết kế công việc

Nhược điểm của thiết kế công việc xuất phát từ những phương pháp thiết kế. Chúng là những con dao 2 lưỡi có thể đem lại hiệu quả nhưng vẫn có thể gây ra những hệ quả xấu cho doanh nghiệp và nhân viên. 

Điển hình như việc áp dụng phương pháp đơn giản hóa không phù hợp, không đúng đối tượng sẽ gây ra tình trạng công việc đơn điệu, nhàm chán. Hay đối với những công việc yêu cầu sự chính xác, gãy gọn nhưng lại áp dụng phương pháp làm phong phú nội dung khiến nhân viên tự do sáng tạo không theo quy củ gây nên sự bất đồng, xung đột trong công việc làm hiệu suất có kết quả kém, chất lượng công việc không cao.

Việc luân chuyển vị trí công tác với những đối tượng không phù hợp sẽ gây nên sự không hài lòng thậm chí là bất bình dẫn đến tình trạng nhân viên nghỉ việc, dòng công việc không được diễn ra thông suốt. Cùng với đó việc liên tục mở rộng nội dung công việc, giao cho nhân viên những công việc không liên quan đến năng lực cốt lõi sẽ làm giảm đi khả năng làm việc, năng lực cốt lõi của nhân viên đó.

Hy vọng, qua bài viết trên, work247.vn có thể giúp bạn giải đáp câu hỏi Job Design là gì? Đồng thời cung cấp thêm cho bạn những kiến thức liên quan đến việc thiết kế công việc một cách hiệu quả . Mong rằng những chia sẻ trên có ích trong quá trình học tập, làm việc cũng như tìm kiếm thông tin của bạn. Đừng quên theo dõi, cập nhật các tin tức liên quan đến các ngành nghề, công việc trên work247.vn bạn nhé!