Kế toán nhập liệu là gì? Làm sao để trở thành kế toán nhập liệu?

1. Kế toán nhập liệu là gì?

Kế toán nhập liệu (data entry) có thể hiểu là những người thực hiện các thao tác nhập dữ liệu lên hệ thống của công ty, doanh nghiệp. Nhân viên kế toán nhập liệu là người được đào tạo chuyên môn để nhập văn bản, các con số, sắp xếp, đối chiếu, quản lý và lưu trữ các dữ liệu trên website cho doanh nghiệp.

Mọi người cứ nghĩ nghề này đơn giản vì chỉ cần nhập những con số, văn bản, mà không biết rằng kế toán nhập liệu cần là người có kỹ năng chuyên môn để không xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, chỉ những người trong nghề mới biết nó khắt khe đến đâu.

Để làm kế toán nhập liệu thì bạn cần có kỹ năng chuyên môn vì nghề này đòi hỏi sự tập trung cao độ và cần sự kết hợp hài hòa giữa các nhân viên kế toán nhập liệu.

Đọc thêm: Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng

2. Công việc của kế toán nhập liệu

Để đảm bảo quá trình nhập dữ liệu thật chính xác, công việc của kế toán nhập liệu cần 3 người cùng thực hiện.

2.1. Công việc của người thứ nhất

Người thứ nhất trước tiên phải lựa chọn thông tin cần nhập, tải các dữ liệu cần thiết và đầy đủ, sau đó lưu về file lưu trên máy tính.

Sau đó, người thứ nhất sẽ cài đặt các yêu cầu trong hệ thống trước khi nhập dữ liệu. Trước khi tải về, kế toán nhập liệu cần rà soát, phân tích, lựa chọn kỹ càng tránh xảy ra sai sót.

Tiếp đó, kế toán nhập liệu cần nhập số trường items, số liệu tương ứng. Sau khi nhập xong dữ liệu, người thứ nhất cần phân chia các items theo cấu trúc child-parent một cách chính xác nhất.

Đọc thêm: Mô tả công việc kế toán nội bộ

2.2. Công việc của người thứ 2

Sau công việc của người thứ nhất, người thứ 2 sẽ nhận và thu thập dựa trên các items mà người thứ nhất đã nhập. Tuy nhiên hệ thống sẽ không hiển thị số liệu tương ứng, người thứ 2 cần nhập độc lập với các items của người thứ nhất.

Trong quá trình nhập, người thứ 2 phát hiện ra lỗi sai hoặc thiếu sót, cần quay trở lại các bước như người thứ nhất để nhập dữ liệu và chỉnh sửa cho đúng.

Cuối cùng, người thứ 2 kiểm tra và chuyển giao các items theo cấu trúc child-parent cho người thứ 3.

2.3. Công việc của người cuối cùng

Khi người thứ 3 nhận dữ liệu, hệ thống sẽ tự động bôi màu những con số khác nhau trong quá trình nhập dữ liệu giữa người thứ nhất và người thứ 2.

Người cuối cùng sẽ có nhiệm vụ là đối chiếu, so sánh dữ liệu của người thứ nhất và thứ 2 sau đó chỉnh sửa lại cho đúng. Đây là khâu khó và mất rất nhiều thời gian, do vậy người thứ 3 cần cẩn thận rà soát các dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống. Nếu hệ thống không còn lỗi dữ liệu, sẽ có nút bấm hoàn thành để người cuối cùng xác nhận.

Đọc thêm: Các loại kế toán trong doanh nghiệp

3. Yêu cầu để trở thành nhân viên kế toán nhập liệu

3.1. Kiến thức chuyên môn

Để trở thành nhân viên kế toán nhập liệu, bạn cần tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng, Đại học chuyên ngành kế toán. Bạn cần nắm vững và am hiểu các quy định về thuế, các nguyên tắc, chuẩn mực trong tài chính – kế toán. Bởi vì kế toán nhập liệu đòi hỏi chuyên môn và cần có kiến thức nhất định về kế toán nhập liệu.

Ngoài ra, bạn cần nắm vững nghiệp vụ hạch toán kế toán và có kiến thức về tài chính doanh nghiệp. Kiến thức chuyên môn chính là yếu tố quyết định sự thành công của bạn trong ngành kế toán nhập liệu.

3.2. Kỹ năng tập trung cao độ

Kế toán nhập liệu cần có khả năng tập trung cao độ để đảm bảo quá trình nhập dữ liệu không bị sai sót và gây ảnh hưởng đến hệ thống của công ty. Vì kế toán nhập liệu luôn phải tiếp xúc với các con số, dữ liệu nên cần đảm bảo chính xác mọi thứ và kỹ năng tập trung cao độ là thiết yếu.

3.3. Kỹ năng đánh máy thành thạo

Kế toán nhập liệu cần nhập dữ liệu lên trên hệ thống nên cần khả năng đánh máy nhanh và thành thạo, mới có thể nhập chính xác được các số liệu, cũng như đảm bảo được bạn hoàn thành tiến độ công việc đúng quy định, không mất quá nhiều thời gian. Kỹ năng đánh máy thành thạo giúp bạn làm việc nhanh chóng và xử lý các quá trình một cách nhanh gọn nhất.

3.4. Cẩn thận, tác phong làm việc chuyên nghiệp

Kế toán nhập liệu cần cẩn thận và tỉ mỉ, vì chỉ cần có một sai sót nhỏ là sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán nhập liệu cần có tác phong chuyên nghiệp, thực hiện quá trình nhập liệu hiệu quả.

3.5. Kỹ năng sắp xếp và bao quát

Vì số lượng công việc của bạn, bạn cần biết cách tổ chức và sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Bạn sắp xếp công việc từ việc quan trọng nhất cần làm trước, việc nào ít quan trọng thì cần làm sau.

Các công việc đều bổ trợ cho nhau nên bạn cần phải bao quát hết công việc để tránh có sai sót xảy ra.

4. Cơ hội nghề nghiệp của kế toán nhập liệu

Cơ hội việc làm của kế toán nhập liệu luôn tăng cao, bất cứ ngành nào từ kinh tế, văn hóa, giáo dục, kinh doanh, buôn bán,… đều cần lưu trữ thông tin và nhập số liệu. Vì vậy, cơ hội nghề nghiệp của kế toán nhập liệu luôn lớn, bạn sẽ chẳng lo thất nghiệp.

Tuy nhiên, công việc khá áp lực và đòi hỏi độ chính xác cao nên kế toán nhập liệu cần có sự tỉ mỉ và cẩn thận trong quá trình làm việc, người cẩu thả không thể giao cho làm việc này được.

Kỹ năng thành thạo, thuần thục word và excel cũng là một yêu cầu bắt buộc đối với kế toán nhập liệu. Tuyệt đối không thể để sai sót xảy ra, vì vậy bạn cần nắm được các yêu cầu trên trước khi trở thành kế toán nhập liệu.

Đọc thêm: Hồ sơ xin việc kế toán

5. Bí quyết làm kế toán nhập liệu hiệu quả

Bí quyết để làm kế toán nhập liệu hiệu quả ngoài các yêu cầu như kiến thức chuyên môn, khả năng tập trung cao độ, kỹ năng thành thạo word, excel, cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng sắp xếp công việc,… thì bạn cần trau dồi thêm kỹ năng ngoại ngữ để làm kế toán nhập liệu giỏi.

Thời đại kinh tế ngày càng phát triển, ngoại ngữ trở thành thiết yếu đối với tất cả các ngành nghề, kế toán nhập liệu cũng vậy. Kế toán nhập liệu có khả năng đọc hiểu và tham khảo được các nguồn tài liệu nước ngoài. Đôi khi, kế toán nhập liệu còn gặp gỡ các đối tác, khách hàng là người nước ngoài. Do đó, khả năng ngoại ngữ là không thể thiếu nếu bạn muốn trở thành kế toán nhập liệu giỏi.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ để trở thành kế toán nhập liệu. Để làm kế toán tổng hợp giỏi và hiệu quả, nâng cao tay nghề với mức lương đáng mơ ước, bạn cần có vốn kiến thức sâu, rộng, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của mình.

Một số cách bạn có thể tham khảo như học hỏi đồng nghiệp của mình bởi mỗi người sẽ có thế mạnh về một lĩnh vực, bạn khiêm tốn học hỏi các đồng nghiệp sẽ mang lại nhiều hiểu biết và kinh nghiệm quý giá. Khi đi làm bạn cũng cần cọ sát với thực tế để nâng cao kinh nghiệm của bản thân. Ngoài ra, bạn cũng có thể trau dồi các kiến thức liên quan đến kế toán nhập liệu tại các lớp học uy tín, giúp bạn trở thành một kế toán nhập liệu giỏi và thành công.

Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ biết được kế toán nhập liệu là gì, cũng như những kỹ năng, yêu cầu để trở thành kế toán nhập liệu.