Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất và những lưu ý khi viết

1. Bạn hiểu gì về mẫu biên bản cuộc họp hay chưa?

1.1. Work247.vn giúp bạn hiểu hơn về mẫu biên bản cuộc họp

Sẽ có khá nhiều người chưa biết thế nào là mẫu biên bản cuộc họp lãnh đạo cho dù họ có thường xuyên đi họp đi chăng nữa thì cũng chưa chắc hiểu được mẫu biên bản cuộc họp mới nhất. Thông thường đối với một biên bản cuộc họp nó là một loại giấy tờ không thể thiếu được. Đó là loại giấy tờ dùng để ghi chép lại tất cả những gì diễn ra trong một cuộc họp, bao gồm ý kiến của rất nhiều người đều sẽ được tổng hợp rõ ràng trong đó. Trong mẫu biên bản cuộc họp thì nó sẽ bao gồm rất nhiều thông tin khác nhau và thông thường sẽ có một bộ phận chuyên ghi lại thông tin này.

1.2. Vai trò của biên bản cuộc họp

Là một loại giấy tờ, công văn sử dụng trong cuộc họp thì chắc chắn nó sẽ là một trong những loại giấy tờ được sử dụng rất nhiều và đóng một vai trò quan trọng như:

- Mẫu biên bản ghi nhớ cuộc họp thông thường sẽ là một loại giấy tờ chứng minh những gì đã diễn ra trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp sẽ không phải là một loại giấy tờ có hiệu lực pháp lý được sử dụng khi có tranh chấp xảy ra. Thế nhưng nó lại được coi là một loại chứng cứ dùng để chứng minh trong những trường hợp cần thiết.

- Trong mẫu biên bản cuộc họp nội bộ thì sẽ tổng hợp toàn bộ những ý kiến, những quyết định, những đóng góp của người lãnh đạo, của cấp trên hay là của nhân viên để đóng góp xây dựng và phát triển công ty. Sau khi kết thúc cuộc họp thì sẽ cần phải xem lại biên bản cuộc họp để thực hiện công việc hiệu quả hơn, thực hiện một cách đầy đủ nhất.

- Đối với biên bản cuộc họp, sau khi đã kết thúc, nó cũng được những người lãnh đạo sử dụng giống như việc nhắc nhở các cá nhân cần phải thực hiện đúng những gì đã nêu ra trong cuộc họp đó. Cần phải nghiêm túc thực hiện chứ không phải là họp xong, đưa ra ý kiến xong lại để đó.

- Bên cạnh đó thì mẫu biên bản ghi chép cuộc họp còn giúp cho người lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình, nắm bắt được thông tin tình hình công việc đã triển khai đến đâu, có thực hiện đúng những điều đã đề ra trong cuộc họp trước đó hay không. Mẫu đơn biên bản cuộc họp còn giúp cho cá nhân có thể thoải mái đưa ra những ý kiến đóng góp cá nhân để thực hiện doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Như vậy, mẫu làm biên bản cuộc họp là một loại giấy tờ cần thiết trong các cuộc họp. Chính vì thế mà bạn cần phải nắm chắc về các yêu cầu chung về nó.

Việc làm bảo hiểm

2. Một vài mẫu biên bản cuộc họp

Có rất nhiều các loại cuộc họp khác nhau, có thể là cuộc họp công ty, mẫu biên bản cuộc họp phòng, nhưng cũng có thể là họp cán bộ hay chỉ đơn thuần là họp phụ huynh học sinh. Đối với mỗi cuộc họp khác nhau thì nó sẽ có mẫu biên bản kết luận cuộc họp khác nhau. Chính vì thế mà bạn cần phải nắm chắc được điều này.

2.1. Mẫu biên bản họp công ty

Họp công ty không còn là một nội dung xa lạ với chúng ta nữa, đặc biệt là đối với những bạn đã đi làm và đang tham gia làm việc trong một doanh nghiệp nào đó. Có khá nhiều công ty một tuần họp một lần, mẫu biên bản cuộc họp hàng tháng, nhưng có những công ty vào cuối giờ làm nào cũng sẽ họp. Chính vì thế mà tùy vào nội dung cũng như quy mô công ty, nội dung cuộc họp mà sẽ có mẫu biên bản cuộc họp nội bộ công ty khác nhau. Tuy nhiên thì một mẫu biên bản cuộc họp tổng kết cuối năm sẽ có những nội dung chính như sau:

- Tên chính thức của công ty, doanh nghiệp đó (trong đó bao gồm cả số hiệu, tên biên bản)

- Thời gian diễn ra cuộc họp công ty, các thành phần tham gia họp bao gồm có những ai

- Ai là người chủ trì cuộc họp đó (ban giám đốc, hội đồng quản trị,…), thư ký phụ trách việc ghi chép là ai

- Nội dung chính của cuộc họp công ty bao gồm những gì

- Phần kết luận của cuộc họp

- Thời gian kết thúc cuộc họp vào lúc nào (cần phải ghi rõ giờ ngày tháng và năm)

Đó chính là mẫu văn bản biên bản cuộc họp công ty, nếu như bạn phụ trách vấn đề ghi chép, là thư ký của cuộc họp thì lại càng cần phải nắm rõ và thực hiện sao cho đúng.

2.2. Mẫu biên bản họp chi bộ

Mẫu biên bản họp chi bộ có vẻ sẽ xa lạ hơn bởi nó diễn ra không thường xuyên, không phải ai cũng có thể tham gia cuộc họp này. Chính vì thế mà biên bản họp chi bộ sẽ phức tạp hơn.

- Đối với mẫu biên bản cuộc họp cơ quan thì sẽ bao gồm các thông tin xem cuộc họp chi bộ đó thuộc đảng ủy nào, thuộc chi bộ nào.

- Thời gian diễn ra cuộc họp chi bộ là ở đâu vào giờ nào, ngày nào và năm nào (các thông tin về thời gian phải đảm bảo về độ chính xác chứ không thể ghi nội dung chung chung được).

- Trong cuộc họp chi bộ sẽ bao gồm những thành phần nào, phải ghi cụ thể và chi tiết.

- Nội dung của cuộc họp chi bộ sẽ bao gồm những nội dung gì? Sau khi kết thúc cuộc họp thì bạn cần phải có lấy được chữ ký của người chủ trì cuộc họp đó.

Đó chính là những nội dung cần phải có đối với một mẫu biên bản nội dung cuộc họp chi bộ, các nội dung trong thông tin này cần phải đảm bảo được độ chính xác và tin cậy nhất.

2.3. Mẫu biên bản họp phụ huynh học sinh

Họp phụ huynh là một cuộc họp mà hầu như chúng ta đều biết đến, cứ vào những cuối kỳ học thì nhà trường sẽ tổ chức họp phụ huynh học sinh để thông báo về tình hình kết quả học tập của các em học sinh, về vấn đề học phí, thi cử,…tất cả những vấn đề có liên quan đến học sinh trong kỳ học đó và những định hướng, phương pháp học mới trong tương lai. Với những cuộc họp này nhằm để phụ huynh có thể nắm bắt được chính xác tình hình học tập của con em mình như thế nào. Có cần phải phối hợp và làm việc với nhà trường hay không.

Mẫu ghi biên bản các cuộc họp họp phụ huynh học sinh sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:

- Thời gian diễn ra cuộc họp phụ huynh, địa điểm cuộc họp

- Giáo viên chủ nhiệm, giáo viên phó chủ nhiệm (nếu có)

- Phụ huynh học sinh

- Nội dung của cuộc họp diễn ra như thế nào? Những ý kiến của giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh học sinh.

- Thời gian kết thúc cuộc họp phụ huyng là khi nào

Việc làm cơ khí - chế tạo

3. Những yêu cầu và lưu ý khi viết mẫu biên bản cuộc họp công ty

3.1. Yêu cầu khi viết mẫu biên bản cuộc họp

Đối với những yêu cầu của mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh thì yêu cầu bạn cần phải thực hiện đúng và đầy đủ nhất như:

- Trước khi bắt đầu mỗi cuộc họp thì bạn cần phải chuẩn bị mẫu ghi biên bản cuộc họp cho dù đó là cuộc họp nào, về vấn đề nào đi chăng nữa thì cũng cần phải có một số nội dung cơ bản nhất như: Thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và cuối cùng là kết thúc cuộc họp.

- Thực hiện ghi chép nhanh và đầy đủ nhất, với mỗi cuộc họp, không phải họ sẽ họp chậm hay đọc thật chậm để phục vụ bạn ghi chép đâu nhé, chính vì thế mà cần phải ghi nhanh, đầy đủ những ý chính nhất.

- Trong nội dung biểu mẫu biên bản cuộc họp phải có nội dung trong tâm, không cần biết bạn ghi chép được nhiều hay ít, thế nhưng trong mẫu biên bản cuộc họp chuẩn đó phải có nội dung trọng tâm của cuộc họp. Ví dụ họp về cách để vượt qua khó khăn trong mùa dịch của công ty sản xuất bánh kẹo thì nội dung ghi chép được phải có những biện pháp, những cách khắc phục những ý kiến về vấn đề này.

- Thông tin phải đảm bảo về độ chính xác, bạn cần phải đảm bảo cho thông tin của mình ghi chép được một cách chính xác, không xuyên tạc hay bịa đặt. Bởi lẽ mẫu biên bản cuộc họp này còn được sử dụng về lâu dài, đặc biệt sẽ là chứng cứ chứng minh trong những trường hợp cần thiết.

Đó chính là những yêu cầu mà bạn cần phải nắm chắc khi thực hiện viết bất kỳ một mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty nào.

3.2. Những lưu ý mà bạn cần biết

- Đối với việc thực hiện ghi chép những thông tin có trong cuộc họp, bạn là người đảm nhận nhiệm vụ thư ký, thực hiện ghi chép các nội dung được diễn ra thì trước khi sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp nào thì bạn cũng cần phải kiểm tra lại nếu như bạn tải mẫu biên bản cuộc họp đó từ trên mạng xuống. Tuy nhiên bạn cũng có thể tự đánh máy và in mẫu biên bản cuộc họp file word nếu như bạn nắm chắc về nó.

- Trước khi thực hiện ghi chép các nội dung biên bản cuộc họp thì bạn cần phải thực hiện tìm hiểu và nắm chắc về nội quy cũng như các quy định của công ty đó.

- Ngay sau khi kết thúc cuộc họp, không nên gấp lại ngay hoặc đưa cho người chủ trì cuộc họp ký ngay, mà bạn cần phải kiểm tra lại một lần nữa xem có gì sai sót hay không.

Đó chính là những yêu cầu cũng như những lưu ý mà work247.vn muốn bạn cần phải cẩn thận hơn đối với mẫu biên bản cuộc họp.

Download mẫu biên bản cuộc họp ngay tại nội dung phần này 

Trên đây chính là những thông tin mà bạn cần biết về mẫu biên bản cuộc họp. Mong rằng với những thông tin trên đây thì bạn đã có thể tài được mẫu chuẩn nhất cùng với những lưu ý khi viết.