[Update mới nhất] Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn nhất

1. Khái niệm dễ hiểu cho biên bản thu hồi hóa đơn là gì?

Biên bản thu hồi hóa đơn là một chứng từ có hiệu lực pháp lý, được lập nên khi người mua hàng và người bán phát sinh những vấn đề trong giao dịch lập hóa đơn và khi giao dịch kết thúc. Những khoảng thời gian sau phát hiện hóa đơn lập bị sai sót nên người bán sẽ liên hệ với người mua hàng của công ty để tiến hàng lập biên háng ghi nhận về sự việc với hóa đơn sai sót hoặc nhầm lẫn đó. Đó chính là việc thực hiện lập biên bản thu hồi hóa đơn để lập lại một hóa đơn mới cho khách hàng của công ty.

Vấn đề này không phải là hiếm gặp, chính vì vậy các kế toán trong doanh nghiệp cần có được kỹ năng và kiến thức, cũng như nâng cao hiểu biết của bản thân trong việc lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đúng chuẩn theo quy định của pháp luật hiện hành. 

Để có thể nắm rõ hơn về các trường hợp cần thực hiện lập biên bản thu hồi hóa đơn trong doanh nghiệp, công ty hiện nay thì bạn cần đọc ngay những thông tin được chia sẻ trong phần tiếp theo của bài viết này.

Việc làm luật

2. Những trường hợp cần thực hiện thu hồi hóa đơn theo quy định

Trong thông tư được ban hành năm 2024, số 39 có nêu rõ về quy định hóa đơn hàng hóa và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng của công ty như sau:

Một là, trong trường hợp đã lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua, trong quá trình này, nếu phát hiện sai sót trong việc lập hóa đơn người bán cần gạch chéo liên tục để hủy và lưu lại số hóa đơn đã lập sai để nhận thông tin lên hệ thống quản lý kế toán của công ty.

Hai là, trường hợp người bán đã lập hóa đơn và giao hóa đơn cho người mua, nhưng chưa tiến hàng giao hàng hoặc cung ứng các dịch vụ. Hoặc khi rời vào trường hợp đã giao hóa đơn nhưng lại quên vấn đề khai thuế cần thực hiện hủy bỏ hóa đơn và lập biên bản thu hồi các liên trong hóa đơn đã lập đó. Trong biên bản thu hồi hóa đơn phải đề cập rõ đến các vấn đề về lý do thu hồi. Tiến hành hủy hóa đơn, nhập số hóa đơn sai để lưu trữ và nạp lại tờ hóa đơn mua bán mới theo quy định của pháp luật.

Ba là, trong trường hợp đã hoàn thiện hóa đơn, giao hóa đơn và hàng cho khách, người mua, đã đảm bảo kê khai thuế đầy đủ. Nhưng sau đó bên bán và bên mua phát hiện có sai sót trong hóa đơn đã lập thì cần tiếp hành lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc có thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản về vấn đề sai sót xảy ra, và việc điều chỉnh hóa đơn để đúng với thực tế cũng cần phải được ghi lại cụ thể và rõ ràng. Bạn cần lưu ý đó là trong hóa đơn điều chỉnh không cho phép ghi số âm.

Như vậy, theo thông tư này bạn có thể thấy được rằng khi có vấn đề sai sót trong việc lập hóa đơn, quên khai báo thuế hoặc các vấn đề ghi chép không đúng với thức tế cần tiến hành thu hồi hóa đơn theo quy định để hủy, lưu trữ lại số hóa đơn sai và tiến hành lập hóa đơn mới theo quy định của pháp luật hiện hành.

Để biết rõ được những thông tin cần đề cập đến trong nội dung biên bản thu hồi hóa đơn cần có thì phần tiếp theo trong chia sẻ tại bài viết này sẽ đề cập chi tiết cho bạn.

Bạn có thể xem biên bản thu hồi hóa đơn mẫu để tham khảo tại đây: biên bản thu hồi hóa đơn.pdf

Tìm việc làm kế toán

3. Nội dung chính cần có trong một biên bản thu hồi hóa đơn bao gồm?

Là một kế toán chuyên nghiệp trong các doanh nghiệp hiện nay, bạn cần phải biết cách lập cho mình một mẫu biến bản thu hồi hóa đơn chuẩn theo nghị định được ban hành. Nếu bạn mới vào nghề và chưa biết cách lập ra sao thì hãy để work247.vn bật bí cho bạn biết với các nội dung chính nhất định không thể thiếu trong biên bản thu hồi hóa đơn như sau:

Thứ nhất, thông tin về quốc hiệu, tiêu ngữ của biên bản. Dưới phần tiêu đề có đề cập rõ ràng về căn cứ pháp lý đối với việc lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập của doanh nghiệp. Điều này giúp nó là một chứng từ pháp lý hợp lệ và đúng theo quy định được yêu cầu của pháp luật hiện hành.

Thứ hai, để cập đến khoảng thời gian để lập biên bản thu hồi hóa đơn, đề cập đến những người đại diện của bên bán hàng và bên mua hàng trong giao dịch trước đó.

Thứ ba, đề cập đến thông tin của bên A – là bên bán hàng gồm có, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, tên được đại diện, chức vị của người đại diện doanh nghiệp và thường là kế toán, kèm theo thông tin về mã số thuế của công ty được cơ quan thuế nhà nước cấp.

Thứ tư, đề cập đến thông tin của bên B – là bên mua hàng gồm có thông tin như địa chỉ người mua, số điện thoại, người điện diện, gồm chức vụ và mã số thuế.

Thứ năm, đề cập đến nội dung chính hai bên đã thông nhất về việc lập biên bản thu hồi hóa đơn, có tổng số liên đã lập là bao nhiêu, mã số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập,.. và thực hiện hủy bỏ hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật. Sau đó trong nội dung này, hai bên cần thảo luận về cách thay thế hóa đơn không chính xác bằng một hóa đơn mới với số hóa đơn cụ thể và ngày lập hóa đơn như thế nào.

Thứ sáu, đưa ra lý do mà hai bên cần lập biên bản thu hồi hóa đơn này để đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo không có vấn đề tranh chấp hay pháp lý xảy ra.

Thứ bảy, đưa ra cam kết và vấn đề chịu trách nhiệm với việc thu hồi hóa đơn và hủy bỏ hóa đơn cũ. Đề cập thông tin về số lượng hóa đơn sẽ lập mới và những bên nào sẽ giữ hóa đơn này.

Thứ tám, cuối cùng là chữ kỹ và con dấu pháp nhân của đại diện bên A và bên B để đảm bảo không có vấn đề và xác nhận lại thông tin lập biên bản thu hồi hóa đơn này.

Đó là những thông tin cần có và không thể thiếu trong quá trình lập một mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đúng chuẩn trong doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện đúng với thông tư được nhà nước ban hành.

Bạn có thể tải về để tham khảo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn nhất 2024 tại đây để sử dụng: mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất.doc

Tìm việc làm trợ lý luật sư

4. Một số lưu ý dành cho bạn khi lập biên bản thu hồi hóa đơn

Trong quá trình thực hiện việc lập biên bản thu hồi hóa đơn, các nhân viên kế toán hoặc người lập biên bản này cần chú ý đến một số vấn đề như sau:

Thứ nhất, khi lập biên bản thu hồi hóa đơn thì thời gian ghi trên biên bản và thời gian trên hóa đơn mới được lập cần trùng khớp với nhau. Trong trường hợp không trùng khớp sẽ trở thành không hợp lệ đó nhé.

Thứ hai, khi lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập, hai bên, đặc biệt là nhân viên kế toán có trách nhiệm phải ghi rõ ràng, cụ thể là lỗi do đầu, sai sót ở điểm nào. Thông qua lý do đưa ra nằm ở 1 trong 3 trường hợp đã nêu ở mục 2 của bài viết này thì bạn hoàn toàn có thể lập mẫu biên bản thu hồi hóa đơn và lập hóa đơn mới theo quy định của nhà nước.

Thứ ba, trong biên bản thu hồi hóa đơn cần ghi rõ ràng và chính xác số hóa đơn cũ, ngày tháng, ký hiệu hóa đơn cũ đã xuất cho người mua. Tiếp đó là thông tin về số hóa đơn mới, ngày tháng lập và ký hiệu quả hóa đơn cần chính xác tuyệt đối.

Thứ tư, trong biên bản thu hồi hóa đơn được lập để xóa bỏ hóa đơn sai sót trước đó không thể thiếu được đó chính là chữ ký xác nhận thông tin của cả hai bên. Bao gồm cả chữ ký, con dấu pháp nhân nếu có. Sau đó mới được tiến hành xuất lại hóa đơn mới cho khách hàng và mỗi bên sẽ giữ 1 liên.

Thông qua quy trình làm việc cụ thể này sẽ giúp nhân viên kế toán trong công ty tính toán và kê khai sổ sách được chính xác nhất. Đặc biệt đó chính là hỗ trợ công tác kiểm toán được rõ ràng, minh bạch trước cơ quan thuế hiện nay.

Hãy tải ngay về để tham khảo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn nhất và mới nhất tại đây: mẫu biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn nhất 2024.doc

Qua chia sẻ về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn trong bài viết này giúp bạn có được cho bản thân những thông tin hữu ích và hình thành kỹ năng lập hóa đơn chuyên nghiệp, đúng chuẩn và đảm bảo đáp ứng đúng với yêu cầu của pháp luật hiện hành.