Mách bạn bản mô tả công việc thư ký giám đốc siêu đầy đủ

Tìm việc làm thư ký

1. Tầm quan trọng của vị trí thư ký giám đốc 

Được biết như cánh tay phải đắc lực của người đứng đầu doanh nghiệp, thư ký giám đốc luôn được đánh giá là một vị trí quan trọng ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn đã là fan ruột của những bộ phim Hàn Quốc hay Trung Quốc chắc hẳn không còn xa lạ với hình ảnh của một thư ký xinh đẹp và tài giỏi luôn theo sát từng lịch trình của sếp. Mọi vấn đề sếp đưa ra đều được các thư ký giám đốc quán xuyến và giải quyết trong đúng thời hạn. Với tần suất công việc dày đặc, bắt buộc các thư ký giám đốc phải sở hữu sự đa di năng và sự nhanh nhạy, nhạy bén trong mọi trường hợp. Đó cũng là lý do vì sao mà khi tuyển dụng thư ký giám đốc, các công ty thường đưa ra rất nhiều vòng thử thách để có thể tìm được một người phù hợp nhất.  

Không chỉ dừng lại là một người “giúp việc” thân cận của sếp, thư ký giám đốc còn giữ vai trò như một đại diện của công ty, có mặt trong những sự kiện quan trọng. Hình ảnh một thư ký luôn chỉn chu, hoàn hảo từ trang phục, tóc tai, trang điểm và phong thái tự tin đã trở thành một quy chuẩn không thể khác từ xưa đến nay. 

2. Những trách nhiệm công việc lớn của thư ký giám đốc 

Vì tầm quan trọng kể trên mà một thư ký giám đốc luôn nhiều hơn một trách nhiệm trong công việc. Đặc biệt nhiều phần nhiệm vụ của họ còn là những chuyện hệ trọng của cả một doanh nghiệp. Bao gồm trong các nhiệm vụ sẽ là những công việc cụ thể, kèm theo đó là yêu cầu trong công việc giúp họ có thể hoàn thành được trách nhiệm của mình. 

2.1. Sắp xếp lịch làm việc của Giám đốc

Giám đốc luôn có rất nhiều công việc trong một ngày, một tuần, một tháng và thậm chí là một năm. Cho nên luôn cần một người có thể sắp xếp các lịch trình sao cho thuận tiện và đầy đủ. Đương nhiên trách nhiệm này thuộc về người cận kề nhất với Giám đốc đó chính là Thư ký. Thông thường, vào các ngày cuối cùng của tuần/ tháng, thư ký giám đốc sẽ phải thống kê các cuộc họp, buổi gặp mặt, chuyến công tác, … của sếp, sau đó sẽ lên một danh sách cụ thể, sắp xếp thời gian sao cho hợp lý. Trước đó, khi nhận các lịch mới, thư ký cũng phải trình báo để nhận sự đồng ý của sếp xem có tham gia các buổi hẹn, lịch làm việc đó hay không. Nếu có, thư ký giám đốc sẽ ghi lại cụ thể vào trong thời gian biểu làm việc của sếp. Hằng ngày, họ sẽ phải thông báo với giám đốc lịch trình cụ thể hôm nay, và sẽ luôn đi cùng sếp tới mọi cuộc hẹn và lịch trình đó để sẵn sàng “phò tá” khi có yêu cầu.  

Xem thêm: “Làm thư ký học ngành gì?” - Đáp án chính xác nhất dành cho bạn

2.2. Quản lý tài liệu, văn thư 

Mặc dù mỗi công ty đều có một bộ phận hành chính nhân sự tuy nhiên việc quản lý các tài liệu, văn thư quan trọng từ giám đốc lại là nhiệm vụ của thư ký. Thông thường, trước mỗi buổi gặp mặt đối tác hoặc các cuộc họp, thư ký giám đốc sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị sẵn các tài liệu, hồ sơ cần thiết. Sự chuẩn bị này bao gồm cả việc thiết kế powerpoint, thu nhập tài liệu, và tổng hợp các hồ sơ liên quan cho công việc. Thư ký giám đốc phải đảm bảo trong cuộc họp, buổi gặp mặt đó, tất cả các tài liệu cần thiết đều phải đầy đủ và sẵn sàng được đưa ra ngay lập tức khi Giám đốc yêu cầu. Không chỉ vậy, trong những buổi họp này, thư ký giám đốc cũng có nhiệm vụ ghi chép và tổng hợp nội dung, lưu thành tài liệu để có thể  xem lại sau này.  

2.3. Truyền đạt các thông tin của Giám đốc

Bên cạnh nhiệm vụ quản lý hồ sơ, thì các thư ký giám đốc còn có một nhiệm vụ quan trọng khác nữa đó chính là truyền đạt các thông tin, quyết định từ Ban giám đốc đến các phòng ban, bộ phận giúp việc. Cụ thể, khi giám đốc đưa ra một quy chế mới hay một quyết định mới, các thư ký sẽ phải soạn thảo lại thành một văn bản hành chính hoàn chỉnh và đúng quy chuẩn. Sau đó, xin chữ ký xác nhận của Giám đốc và gửi đi đến những bộ phận liên quan. Quá trình này, họ phải đảm bảo tất cả đối tượng được nhắc đến trong các quyết định đều phải được nhận đầy đủ thông tin. Tiếp đó, thư ký giám đốc cũng là người tiếp nhận lại các ý kiến phản hồi của nhân viên hoặc lãnh đạo các phòng ban để gửi lại cho Giám đốc. 

Tìm việc làm thư ký giám đốc

2.4. Thực hiện quan hệ đối nội đối ngoại công ty 

Thứ tư, không thể không nhắc đến một nhiệm vụ quan trọng của vị trí này đó chính là thực hiện các quan hệ đối nội đối ngoại của công ty. Như đã nói từ đầu, thư ký giám đốc đóng vai trò là đại diện của công ty cho nên, đối với hầu hết các sự kiện của doanh nghiệp hoặc đối tác, thư ký giám đốc đều phải có mặt đại diện, tặng hoa, trao quà, … để có thể giữ vững được mối quan hệ với đối tác và nội bộ công ty. Đặc biệt là trong các mối quan hệ đối ngoại của công ty, vì là người thân cận nhất của giám đốc cho nên vào các dịp lễ, sự kiện đặc biệt, thư ký giám đốc cũng phải là người soạn thư chúc mừng, thư cảm ơn, chuẩn bị quà tặng, hoa đến cho khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp. Mọi công việc mà thư ký giám đốc làm trong nhiệm vụ này đều chính là sự thể hiện và là bộ mặt của sếp nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.

2.5. Hậu cần cho công tác cho Giám đốc

Đương nhiên với vai trò phò tá giám đốc của mình thì các thư ký luôn kèm theo đó là nhiệm vụ hậu cần cho các chuyến công tác của sếp. Cụ thể ở đây, với những địa điểm công tác xa, thư ký giám đốc phải đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, cũng như làm thủ tục visa, hộ chiếu, giấy thông hành đối với các địa điểm nước ngoài. Còn với những địa điểm công tác gần hơn thì thư ký giám đốc sẽ phải chuẩn bị xe riêng đưa đón, đặt trước nhà hàng, khách sạn để sắp xếp một buổi gặp mặt hoàn hảo cho Giám đốc và đối tác. Bên cạnh đó trong quá trình công tác, khi có những phát sinh về vấn đề ăn, ngủ, nghỉ, di chuyển và các vấn đề công tác khác thì thư ký giám đốc cũng phải sẵn sàng ứng phó để giải quyết. Tất cả đảm bảo một chuyến công tác an toàn, hiệu quả, thành công cho Giám đốc của họ. 

Xem thêm: Tra cứu lương thư ký giám đốc hiện nay

2.6. Biên, phiên dịch riêng cho Giám đốc 

Cuối cùng không thể không nhắc đến trong các công việc của thư ký giám đốc đó chính là nhiệm vụ biên phiên dịch cho giám đốc. Một doanh nghiệp lớn thường có khá nhiều các hợp đồng và quan hệ đối tác với các công ty bạn nước ngoài cho nên rất cần những biên phiên dịch luôn cận kề bên cạnh các giám đốc. Và đó cũng chính là một trong những nhiệm vụ của một thư ký giám đốc. Khi nhận các tài liệu tiếng nước ngoài (chủ yếu là tiếng Anh) thì họ sẽ phải biên dịch thành tài liệu tiếng Việt để trình lên cho giám đốc. Cùng với đó nếu tới các cuộc gặp mặt với đối tác người nước ngoài, thư ký giám đốc cũng là người phiên dịch song song suôn suốt cuộc đối thoại đó của giám đốc và đối tác nước ngoài. Trong một vài trường hợp khi đối tác hoặc tài liệu, hồ sơ là một ngôn ngữ khác, thì thư ký giám đốc cũng phải tìm đến những nhân viên biên phiên dịch ngôn ngữ đó để đảm bảo trách nhiệm công việc của mình. 

Các bạn có thể tham khảo một bản mô tả chi tiết công việc mẫu sau!

Mô tả công việc thư ký giám đốc.doc

3. Tiêu chí khi tuyển dụng vị trí thư ký giám đốc 

Như đã nhấn mạnh từ đầu , vị trí thư ký giám đốc được đặt ra khá nhiều tiêu chí khi tuyển dụng vì đây là một vị trí cực kỳ quan trọng. Một ứng viên phải đảm bảo đầy đủ tất các các yêu cầu cả về học thức, ngoại hình, phẩm chất, … Bên cạnh đó, mỗi lĩnh vực doanh nghiệp và doanh nghiệp cụ thể cũng tự đặt ra những tiêu chuẩn riêng khác cho thư ký giám đốc của họ. Song nhìn chung, tất cả các ứng viên của vị trí này, đều phải hội tụ những điều sau.

Thứ nhất là về học thức và trình độ chuyên môn

Ứng viên cho vị trí này bắt buộc phải có trình độ Cử nhân Đại học trở lên, ưu tiên với các trường chuyên ngành về ngoại giao, báo chí, truyền thông, … Vì tính đa di năng của công việc nên ứng viên cũng phải sở hữu khối kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực như luật, ngoại ngữ, tin học, kế toán, … và hiểu biết về lĩnh vực mà công ty đang hoạt động. Ở một số doanh nghiệp còn có thể yêu cầu ứng viên phải thông thạo ít nhất 2 ngôn ngữ, 1 là tiếng Anh và 2 là ngoại ngữ của quốc gia sở hữu hoặc liên doanh với công ty đó.  

Thứ hai là về ngoại hình 

Một thư ký dù là “phò tá” cho cấp lãnh đạo nào cũng phải cần có ngoại hình sáng sủa và bắt mắt. Đó cũng là lý do vì sao mà chúng ta thấy phần đa các vị trí thư ký hiện nay đều là nữ giới và trong độ tuổi khá trẻ. Yếu tố ngoại hình ở đây được nhắc đến không phải tiêu chuẩn của một hoa hậu mà phải luôn chỉn chu, gọn gàng về trang  phục, đầu tóc, chiều cao khoảng trên 1m57, thân hình cân đối và trong độ tuổi từ 22 - 30 tuổi (Độ tuổi của ứng viên đã đủ điều kiện tốt nghiệp bằng Đại học). 

Thứ ba là về kỹ năng mềm 

Có thể nói yêu cầu về kỹ năng mềm cho vị trí thư ký giám đốc hội tụ đầy đủ của yêu cầu của mọi vị trí văn phòng khác. Điển hình như:

• Khả năng giao tiếp 
• Khả năng làm việc nhóm
• Khả năng quản lý thời gian 
• Khả năng chịu đựng áp lực cao
• Khả năng xử lý tình huống 
• Khả năng lãnh đạo 
• Khả năng làm việc độc lập 

Và rất nhiều các kỹ năng sống khác, ví dụ như văn hóa đi ô tô, văn hóa trên bàn tiệc, … 

Thứ tư là phẩm chất, đạo đức, tác phong 

Những yếu tố về phẩm chất cần có ở một thư ký giám đốc đó là:

• Nhanh nhẹn, hoạt bát trong mọi công việc 
• Trí nhớ tốt để có thể lưu giữ thông tin và ghi chép lại chính xác về mọi lịch trình cũng như chi tiết công việc 
• Cẩn thận, tỉ mỉ trong hầu hết các công việc 
• Chăm chỉ, chịu khó, không ngại vất vả, sẵn sàng có mặt bất kể khi nào sếp cần 
• Trung thực, uy tín đối với các công việc về khai báo, sổ sách, chứng  từ
• Quy củ, trách nhiệm, đạt đến sự chuyên nghiệp trong từng tác phong dù là nhỏ nhất 
• Gọn gàng, sắp xếp logic từ các loại giấy tờ cho đến tác phong trong công việc 

Ngoài những yếu tố trên thì tiêu chí dành cho vị trí thư ký giám đốc cũng được ưu tiên hơn với ứng viên nữ chưa lập gia đình vì họ có thể có khả năng dành nhiều thời gian hơn cho công việc.  

Trên đây là bản mô tả công việc thư ký giám đốc đầy đủ nhất. Các bạn có thể thông qua bản mô tả này để tìm hiểu trước về công việc cũng như xác định mình có đủ khả năng để theo đuổi hay không.