Khám phá công việc thư ký công trình là gì? Yêu cầu nghề nghiệp

1. Khái quát chung về công việc thư ký công trình là gì

Thư ký công trình là người đảm nhiệm công việc hỗ trợ hành chính cho nhóm công trình, dự án. Thư ký công trình hay còn được biết đến với vị trí thư ký dự án là công việc có vai trò quan trọng thực hiện những nhiệm vụ hành chính liên quan hỗ trợ nhóm công trình đang trong giai đoạn hoạt động hoặc đang tìm kiếm dự án công trình mới.

Thông thường vị trí thư ký dự án - Project Secretary sẽ làm việc tại văn phòng, tuy nhiên những lúc cần thiết thư ký dự án cũng đến hiện trường công trình để hỗ trợ cũng như giám sát tiến trình hoạt động để có thể lập báo cáo gửi lên cấp trên.

Nhiệm vụ của thư ký dự án sẽ liên quan đến công việc xử lý giấy tờ, nhận thông tin từ phía công trình thực hiện đặt hàng, thiết bị và xử lý hóa đơn. Vị trí này cũng đảm nhận nhiều công việc khác mục đích là hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động của công trình, dự án.

Việc làm thư ký công trình cũng cần có những kỹ năng, kiến thức chuyên ngành cần thiết để có thể phục vụ công việc một cách tốt nhất. Ngoài ra, công việc này cũng được hưởng những quyền lợi đặc biệt và có một môi trường làm việc đầy tính chủ động và phát triển.

2. Những công việc mà thư ký công trình cần làm

Mô tả chi tiết công việc của thư ký công trình sẽ giúp bạn nắm rõ được những công việc chính mà vị trí này phải làm. 

2.1. Tổ chức xử lý tài liệu và sắp xếp lịch trình cuộc họp

Thư ký công trình có thể hiểu là thư ký của giám đốc dự án, chỉ huy công trình thực hiện công việc quản trị hành chính trên công trường theo sự giao phó của cấp trên. Cụ thể thư ký công trình lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị sắp xếp các hệ thống giấy tờ, xử lý thống kê số giờ làm việc của công nhân công trình.

Đảm nhận nhiệm vụ giao nhận các tài liệu nội bộ và các giấy tờ khác cho liên quan, thực hiện trao đổi giấy tờ với chủ đầu tư và các đối tác khác trong hoạt động công trường. Thư ký công trình sắp xếp các cuộc họp, tiến hành gửi thông báo, thư mời cho những người tham gia và thực hiện ghi chép, soạn thảo văn bản trong các buổi họp công trình.

2.2. Đặt hàng thiết bị dụng cụ và xử lý hóa đơn

Thư ký công trình tổng hợp hồ sơ, tài liệu và các thông tin liên quan đến nhu cầu thiết bị, vật liệu tại công trình. Lập báo cáo gửi lên cấp trên kiểm duyệt rồi đặt hàng thiết bị, kiểm kê hóa đơn và xác nhận chi phí mua hàng.

Liên hệ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, các nhà cung cấp thiết bị sử dụng cho các dự án để thương lượng và đặt hàng đảm bảo kịp thời cung cấp cho phía công trình sử dụng. Thư ký công trình cũng lập hóa đơn và thanh toán cho nhà thầu, nhà cung ứng hoặc đối tác công trình đảm bảo các khoản nợ được thanh khoản đúng hạn.

Xem thêm: “Làm thư ký học ngành gì?” - Đáp án chính xác nhất dành cho bạn

2.3. Liên hệ với các bên thầu và đối tác

Thư ký công trình thực hiện nhiệm vụ liên hệ với các bên đối tác, với khách hàng công trình giải đáp thắc mắc và trả lời các câu hỏi liên quan đến công trình dự án. Mục đích là để giữ mối quan hệ tốt và xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan đến công trình, dự án. Việc trả lời thư, email và các hình thức liên lạc khác với các bên đối tác là nhiệm vụ của công việc này.

2.4. Cập nhật báo cáo, lưu trữ hồ sơ

Người hỗ trợ văn phòng quản lý dự án sẽ chuẩn bị tài liệu, cập nhật thông tin về hoạt động tại công trường để phối hợp với các bộ phận khác trong quản lý, thúc đẩy tiến độ và xử lý các vấn đề mới phát sinh.

Phân phối, quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ quan trọng của các dự án công trình một cách có hệ thống. Hỗ trợ các phòng ban xử lý tài liệu và cung cấp những tài liệu cho họ. Thực hiện một số công việc khác hỗ trợ giám đốc dự án, chỉ huy công trình khi được yêu cầu.

3. Yêu cầu cơ bản đối với vị trí thư ký công trình

Thư ký công trình cần có yêu cầu tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành liên quan đến quản trị, kinh doanh, nhân sự, hơn hết có thể là tốt nghiệp chuyên ngành kỹ thuật. Có các kỹ năng cơ bản như việc sử dụng máy tính thành thạo, có khả năng sử dụng được những phần mềm quản lý hồ sơ, số liệu.

Một số kỹ năng mềm cũng được đặt ra cho vị trí việc làm này. Thư ký dự án, công trình cần có khả năng giao tiếp tốt, có kỹ năng quản lý thời gian, đảm bảo được khả năng tổ chức và thực hiện công việc.

Khả năng tổ chức công việc khi làm việc độc lập hoặc là việc nhóm phải tốt, kỹ năng tổ chức quản lý tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi cũng như mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp cho thư ký công trình. Bên cạnh đó một số nhà tuyển dụng cũng yêu cầu thư ký công trình cần có kỹ năng ngoại ngữ tiếng anh tốt để có thể đảm bảo thực hiện tốt những công việc tiếp xúc với đối tác nước ngoài.

Thư ký công trình cũng nên biết một số các thông số kỹ thuật cơ bản, đặc điểm của các thiết bị, dụng cụ công trình để có thể dễ dàng xử lý công việc. Ngoài ra, những đặc điểm về khả năng cống hiến như trung thực, chăm chỉ, cẩn thận, năng nổ, nhiệt tình trong công việc cũng sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

Xem thêm: Tìm việc làm thư ký công trình

4. Những quyền lợi mà thư ký công trình được hưởng

Theo thống kê của trang tìm việc uy tín website work247.vn thì mức lương trung bình của thư ký công trình là 10,921,271 VND/ 1 tháng, một mức lương được đánh giá là khá cao cho tới thời điểm hiện tại.

Với một môi trường làm việc năng động và có tính thúc đẩy phát huy năng lực của bản thân thì công việc thư ký công trình cũng nhận được mức lương cạnh tranh dao động từ 5 - 20 triệu đồng/ 1 tháng.

Ngoài ra, vị trí thư ký công trình cũng nhận được mức thưởng, các chế độ bảo hiểm sức khỏe, chế độ khác theo chính sách của công ty. Với công việc này bạn cũng có được nhiều cơ hội tiếp xúc và khảo sát thực tế công việc công trình và có khả năng phát triển nghề nghiệp theo định hướng của mình.

5. Cơ hội nghề nghiệp công việc thư ký công trình

Hiện nay các dự án công trình thuộc nhiều lĩnh vực đang ngày càng được phát triển từ dự án công trình xanh đến những dự án công trình đường xá, cầu cống thì nhu cầu tuyển dụng thư ký công trình đang tăng lên nhiều đấng kể.

Bạn có thể dễ dàng tiếp cận với công việc thư ký công trình ở các công ty xây dựng, các tổ chức nhà thầu hoặc những cơ sở đảm nhận dự án. Vị trí việc làm thư ký dự án công trình là rất quan trọng vì thế nên hãy học hỏi thật nhiều, tập trung nâng cao kiến thức, kỹ năng và bạn sẽ có được cơ hội việc làm phù hợp.

Xem thêm: Lương thư ký công trình hiện nay

6. Kinh nghiệm tìm việc cho ứng viên thư ký công trình

Bạn có thể tìm việc thư ký công trình trực tiếp hoặc thông qua người thân, bạn bè, chia sẻ kinh nghiệm tìm việc hiệu quả cho bạn là tìm việc thư ký dự án, công trình trên trang work247.vn. Truy cập trang web và bạn có thể tìm việc làm công trình dự án theo vị trí địa lý gần và thuận tiện với bạn.

Tham khảo, so sánh mức lương của các công ty tuyển dụng thư ký công trình, đánh giá phần mô tả công việc cũng như xem xét những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra từ đó đánh giá và lựa chọn những nhà tuyển dụng tiềm năng để nộp đơn ứng tuyển.

Tạo CV online thư ký công trình trên trang work247.vn mà không mất chi phí gì. Bạn có thể nộp CV ứng tuyển nhanh chóng ngay khi tìm thấy công việc phù hợp. Ngoài ra, để có nhiều kiến thức về công việc các ngành nghề khác có liên quan bạn cũng có thể tham khảo nhiều thông tin hữu ích trên trang web.

Qua bài viết thư ký công trình là gì? Mong rằng bạn đã biết về mô tả công việc cũng như những yêu cầu cần có đối với vị trí thư ký công trình, dự án. Hy vọng rằng những thông tin trên có thể giúp bạn tìm kiếm được công việc phù hợp và có nhiều định hướng phát triển nghề nghiệp hiệu quả.