Trao quyền là gì? Giải đáp những vấn đề xoay quanh trao quyền

1. Trao quyền là gì? Những định nghĩa xoay quanh trao quyền

1.1. Khái niệm trao quyền

Trao quyền là định nghĩa chỉ việc giao lại công việc và quyền hạn cho một người khác đảm nhận thay mình. Trao quyền là một thuật ngữ mang tính chất giao phó cho người được trao quyền làm đại diện để thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn của người trao quyền.

1.2. Việc trao quyền có những ý nghĩa như thế nào?

Trao quyền có một ý nghĩa vô cùng to lớn trong sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Trao quyền là một sự chuyển giao những trách nhiệm và quyền hạn đã được lập kế hoạch kỹ càng từ trước và được thực hiện một cách hiệu quả những công việc trong một giới hạn đề ra. Trao quyền đã có sự thỏa thuận nhất định giữa người trao quyền và người được trao quyền.

Trách nhiệm ở đây có thể hiểu là những công việc, nhiệm vụ mà người trao quyền đã chuyển giao cho người được chỉ định mà người ấy buộc phải đảm nhiệm và hoàn thành. Quyền hạn là những quyền lực để thi hành quyết định xoay quanh công việc như quản trị nhân lực, thực hiện công việc sao cho hiệu quả nhất.

Trao quyền cũng có ý nghĩa là việc cho phép một cá nhân hay nhóm thực hiện công việc nào đó thay mình mà đáng lẽ mình phải là người thực hiện chính thức. Quyền hạn được trao phụ thuộc nhiều vào cá nhân và vị trí xã hội hiện tại của người trao quyền, thường thường là cấp trên trao quyền cho cấp dưới.

1.2. Ưu điểm của việc trao quyền

Một người ngồi ở vị trí cao như quản lý, giám đốc luôn trong tình trạng quá tải vì có quá nhiều đầu việc. Họ phải quản lý một số lượng lớn các cấp dưới, tổ chức và sắp xếp công việc, lên kế hoạch và kiểm soát các quy trình hoạt động công ty. Chính vì thế việc trao quyền lúc này sẽ được thi hành để những người quản lý, giám đốc có thể giảm nhẹ khối lượng công việc, những người cấp dưới cũng từ đó có thể đảm nhận những cơ hội làm việc mới.

Việc trao quyền sẽ mang lại lợi ích to lớn không chỉ cho người trao quyền mà cho cả người được trao quyền nếu nó được thực hiện phục vụ cho công việc và diễn ra đúng đắn, hợp pháp. Người trao quyền sẽ có nhiều thời gian để tập trung vào những chiến lược và kế hoạch quan trọng và dài hạn hơn, người  được trao quyền điển hình là nhân viên cấp dưới sẽ học thêm được những kỹ năng, kiến thức mới phục vụ cho việc thăng tiến. Đồng thời việc trao quyền cũng giúp ích trong việc tăng sự gắn kết giữa các nhân viên và giúp ông ty ngày càng phát triển hơn.

1.3. Những mặt hạn chế của việc trao quyền

Bên cạnh những ưu điểm thì trao quyền cũng có một số nhược điểm làm cản trở quá trình nó diễn ra. Rất nhiều nhà quản lý hay cấp trên không sẵn sàng để trao quyền cho nhân viên, vậy lý do đó là gì?

Thứ nhất, họ có một thái độ không mấy tích cực với cấp dưới. Đây là những người cấp trên khá độc tài khi áp việc trao quyền phải đi kèm với trách nhiệm lên nhân viên. Một người nhân viên khi đã được trao quyền sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm khi công việc diễn ra không hiệu quả và có sai sót, điều này cản trở rất nhiều động lực làm việc của nhân viên vì anh ta sẽ áp lực và lo sợ nếu như công việc không hoàn thành tốt.

Thay vào đó, hãy để nhân viên tự cảm thấy trách nhiệm cao cả của mình trong một tâm thế thoải mái nhất. Tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng cách lắng nghe những ý kiến, đóng góp và thấu hiểu khó khăn khi gặp phải trong công việc. Điều này sẽ làm giảm thiếu tối đa những vấn đề xoay quanh mối quan hệ cấp trên – cấp dưới và những người đồng nghiệp với nhau

Thứ hai, người cấp trên thiếu tự tin vào chính bản thân anh ta. Họ lo sợ nếu trao quyền cho nhân viên, nhân viên của họ sẽ có thể làm rối tung mọi thứ hoặc có thể giành hết tất cả thành quả về mình. Điều này là tâm lý lo sợ và thiếu tự tin của người cấp trên, họ sợ nhân viên của họ không thể đảm nhận được, và cũng sợ chính người nhân viên ấy tạo ra kết quả tốt đẹp và chiếm hết tất cả những kết quả ấy. Tâm lý lo sợ và thiếu tự tin cũng cản trở việc trao quyền rất nhiều.

Cần tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục sự hạn chế này bằng cách người quản lý phải thực sự am hiểu về năng lực của nhân viên cũng như tin tưởng họ. Bên cạnh đó cũng phải thực sự tin tưởng về năng lực của mình để có thể mở lòng và giao phó công việc cho nhân viên đảm nhiệm.

Cuối cùng, hạn chế của việc trao quyền đấy chính là người quản lý lo sợ phải kiểm soát mọi thứ. Khi không trao quyền anh ta có thể đảm nhận công việc mà không hề phát sinh sự kiểm soát các nhân viên của chính mình. Anh ta lo sợ mọi thứ sẽ phức tạp hơn, rắc rối hơn khi phải đưa ra những định hướng chi tiết và chỉ dẫn rõ ràng cho nhân viên.

Một người cấp trên tốt là người có những định hướng rõ ràng và chỉ dẫn một cách chi tiết cho nhân viên. Và một khi nhân viên hiểu được cụ thể những công việc cần làm thì hiệu quả làm việc sẽ tốt hơn rất nhiều. Chính vì thế người cấp trên cần hạn chế nhược điểm này để việc trao quyền diễn ra thành công phục vụ cho sự phát triển chung của doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc và nghệ thuật trao quyền

Một người cấp trên trao quyền cho cấp dưới cần phải dựa trên những quy tắc rõ ràng và nghệ thuật khéo léo để có thể tạo được động lực tối đa cho nhân viên. Nguyên tắc và nghệ thuật trao quyền đầu tiên đó là sự rõ ràng. Nhân viên phải biết cụ thể công việc anh ta đảm nhiệm, nó bao gồm những công việc nhỏ gì, tầm quan trọng của công việc ấy và ý nghĩa của nó trong toàn bộ công ty.

Bên cạnh đó nhân viên được trao quyền cũng phải hiểu rõ những phẩm chất cần có để đảm nhiệm công việc, sự cố gắng và nỗ lực sẽ mang đến những lợi ích gì cho anh ta và toàn bộ doanh nghiệp. Nguyên tắc rõ ràng trong từng quy trình thực hiện công việc sẽ giúp nhân viên được trao quyền cảm thấy vui vẻ và hài lòng ngay từ khi bắt đầu được ủy quyền công việc.

Bên cạnh đó, một nguyên tắc và nghệ thuật trao quyền cũng vô cùng quan trọng thúc đẩy động lực làm việc nhân viên đó chính là trao cho họ quyền “tự chủ”. Cấp trên nên dành thời gian để trao đổi với cấp dưới và cho họ quyền được đưa ra những ý kiến và nhận xét về công việc, những khó khăn họ gặp phải khi đảm nhận công việc. Điều này sẽ khiến người cấp dưới cảm thấy tầm quan trọng của mình và thấy được trách nhiệm của bản thân cần phải hoàn thành công việc thật tốt.

Một nghệ thuật và nguyên tắc trao quyền nữa giúp thúc đẩy động lực nhân viên là sự quan tâm tận tình. Thời đại ngày càng phát triển, một người sếp thành công là một người sếp và là một người bạn thực sự. Người cấp trên nên dành thời gian để hỏi thăm và tìm hiểu về cuộc sống của cấp dưới, thấu hiểu những khó khăn và khúc mắc họ gặp phải, hiểu về toàn cảnh của họ để có những biện pháp kịp thời giúp thúc đẩy động lực làm việc.

Khi đó người nhân viên được trao quyền sẽ thấy được tầm quan trọng của bản thân đối với người cấp trên và công ty. Điều này sẽ giúp họ khích lệ bản thân và làm việc tốt hơn. Một người sếp không quan tâm đến nhân viên sẽ có những biểu hiện như thiếu sự lắng nghe, thiếu sự ghi nhận, tán thành và không để tâm đến cuộc sống của nhân viên. Điều này trực tiếp ảnh hướng đến kết quả công việc được trao quyền.

Bài viết trên đây giải đáp thắc mắc cho câu hỏi “Trao quyền là gì?” đồng thời cung cấp những thông tin và kiến thức chi tiết giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về trao quyền. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết bạn đọc đã có những hiểu biết cụ thể hơn về định nghĩa trao quyền và những vấn đề xoay quanh.