Văn phòng đại diện là gì? Giải đáp những vấn đề cơ bản cần biết

1. Định nghĩa về văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện thường được viết tắt là VPĐD, tên tiếng Anh của văn phòng đại diện là từ Epresentative office.

Phân tích từ ý nghĩa của Văn phòng đại diện và căn cứ vào luật Doanh nghiệp được ban hành kể từ ngày 01-01-2024 thì văn phòng đại diện sẽ được định nghĩa cụ thể như sau:

Văn phòng đại diện chính là một trong những đơn vị mang tính chất phụ thuộc của doanh nghiệp hoặc phụ thuộc của công ty mẹ. Văn phòng đại diện có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng trong việc đại diện cho quyền lợi và lợi ích của doanh nghiệp đó, bảo vệ những lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Từ định nghĩa vừa nên trên đây thì chúng ta có thể thấy được rằng, văn phòng đại diện sẽ không có quyền để kinh doanh một cách trực tiếp, mọi hoạt động ký kết với các đối tác đều không được phép, tuy nhiên nếu như doanh nghiêp hoặc công ty mẹ có sự ủy quyền cho văn phòng đại diện thì các văn phòng đại diện này vẫn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, con dấu sẽ là con dấu của doanh nghiệp.

Theo Khoản 2, Điều 45 của Luật doanh nghiệp năm 2024, Văn phòng đại diện chính là một đơn vị phụ thuộc của danh nghiệp, sẽ đảm nhận vai trò và nhiệm vụ theo sự ủy quyền cho lợi ích cũng như là bảo vệ các lợi ích hợp pháp. Đồng thời, chính bởi vì là một đơn vị phụ thuộc cho nên văn phòng đại diện sẽ không có tư cách pháp nhân.

2. Những đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có nhiều đặc điểm cơ bản mà các bạn cần phải nắm được để am hiểu, phục vụ cho quá trình làm việc hoặc điều hành. Dưới đây sẽ là những thông tin về đặc điểm của văn phòng đại diện giúp các bạn dễ dàng hiểu rõ hơn về văn phòng đại diện.

2.1. Đặc điểm về tên của văn phòng đại diện

Tên của văn phòng đại diện cũng có điểm đặc biệt, các văn phòng đại diện chỉ được phép viết bằng sự lắp ghép của các chữ cái tiếng Việt, các chữ F, W, Z, J, các ký hiệu cũng như là các chữ số.

Trong tên của văn phòng đại diện sẽ cần phải có tên của doanh nghiệp đó kèm theo cụm từ Văn phòng đại diện.

Trong tên của văn phòng đại diện sẽ được gắn tại chính địa điểm trụ sở của văn phòng đại diện đó, tên của văn phòng đại diện sẽ được viết với chữ nhỏ hơn so với cỡ chữ trong tên của doanh nghiệp/công ty mẹ của văn phòng đại diện đó khi xuất hiện ở bất kỳ trong giấy tờ hay hồ sơ tài liệu nào.

Việc làm hành chính - văn phòng

2.2. Chức năng của văn phòng đại diện

Dựa theo định nghĩa của Văn phòng đại diện, các văn phòng đại diện không được phép tự thực hiện hay quyết định về công việc kinh doanh của doanh nghiệp mà chỉ đóng vai trò về chức năng được ủy quyền trong các hoạt động nhằm bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.

Tên của văn phòng này là “văn phòng – đại diện” cũng tức là đại diện cho chính quyền và lợi ích của doanh nghiệp đó theo chính sự ủy quyền của doanh nghiệp. Những chức năng cụ thể của mỗi văn phòng đại diện như sau:

- Thực hiện những chức năng cụ thể của một văn phòng cho mọi liên lạc và thông tin.

- Tiến hành các nghiên cứu cụ thể, đưa ra các thông tin cần thiết để hỗ trợ cho doanh nghiệp có thể tiếp cận nhanh chóng đối với thị trường mới.

- Văn phòng đại diện sẽ không tự ý ký kết các hợp đồng hay bất kỳ giấy tờ nào có liên quan tới lợi nhuận, trừ trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho văn phòng đại diện đó.

- Mọi chi phí mà văn phòng đại diện sử dụng, phát sinh đều sử dụng tài chính từ doanh nghiệp và chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp đó. Qúa trình hạch toán của văn phòng đại diện cũng sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp.

2.3. Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện

2.3.1. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ để đăng ký thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Bản thông báo của lãnh đạo doanh nghiệp về việc lập văn phòng đại diện.

- Các giấy tờ: bản sao Quyết định thành lập văn phòng đại diện, bản sao biên bản họp biểu quyết thành lập VPDD.

- Các giấy tờ cá nhân của người được bổ nhiệm để đứng đầu văn phòng đại diện: bản sao thẻ căn cước công dân, hộ chiếu.

- Bản sao về Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

2.3.2. Trình tự làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết thì doanh nghiệp cần phải tiến hành nộp các hồ sơ lên cơ quan để đăng ký cho văn phòng đại diện (cấp tỉnh hoặc thành phố nơi mà văn phòng đại diện đặt trụ sở).

- Sau một thời gian nhất định thì sẽ nhận giấy chứng nhận thành lập thành công văn phòng đại diện.

3. Giải đáp những vấn đề liên quan đến Văn phòng đại diện

Có rất nhiều những thắc mắc xoay quanh văn phòng đại diện mà nhiều doanh nghiệp hoặc các cá nhân muốn được giải đáp, sau đây là những thông tin mà nhiều người muốn biết về văn phòng đại diện và những câu trả lời xác đáng:

3.1. Văn phòng đại diện có phải thực hiện việc nộp thuế hay không?

Để trả lời cho câu hỏi này thì chúng ta cần căn cứ vào Điều 45, tại Khoản 2 của Luật doanh nghiệp  như sau:

Văn phòng đại diện sẽ đại diện đứng ra bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thuộc đầu tư Nhà nước, các công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc là các công ty cổ phần, các công ty có vốn đầu tư ngoài Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị, ...

Nếu như các văn phòng đại diện có đầy đủ giấy tờ, bằng chứng về việc không kinh doanh, không tham gia vào các hoạt động thu tiền, thu lợi nhuận hay chi tiêu các khoản cho văn phòng thì văn phòng đại diện đó sẽ không cần phải nộp thuế môn bài cho nhà nước.

Ngược lại, nếu như văn phòng đại diện mà thực hiện các ký kết hợp đồng hay thanh toán các khoản thu chi... theo sự ủy quyền của doanh nghiệp thì văn phòng đại diện đó sẽ phải nộp thuế môn bài cho Nhà nước theo quy định.

3.2. Văn phòng đại diện có mã số thuế hay không?

Văn phòng đại diện theo quy định của Nhà nước nếu như không có các hoạt động thu hay chi các khoản tiền, không kinh doanh hay buôn bán sinh lời thì sẽ không cần phải nộp thuế cho Nhà nước. Tuy nhiên, không phải nộp thuế thì liệu rằng văn phòng đại diện có mã số thuế hay không là thắc mắc của rất nhiều người.

Câu trả lời là văn phòng đại diện có mã số thuế. Mã số thuế của văn phòng đại diện sẽ có độ dài bao gồm 13 số. Tuy nhiên mã số thuế này cần được đăng ký và kích hoạt trước khi văn phòng đại diện được phép đi vào hoạt động.

Các bước để có thể đăng ký mã số thuê với dãy số 13 chữ số như sau:

+ Bước 1: Doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành việc kê khai các thông tin của văn phòng đại diện của mình trong bảng kê khai của doanh nghiệp, sau đó gửi về cho cơ quan thuế đang trực tiếp quản lý thuế của doanh nghiệp để cơ quan thuế tiến hành cung cấp mã số thuế cho doanh nghiệp. Mã số này có 10 chữ số.

+ Bước 2: Sau khi đã tiến hành cấp mã số thuế cho văn phòng đại diện thì cơ quan thuế sẽ xem xét thông tin về địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện của doanh nghiệp đó và nhập thông tin địa chỉ trụ sở vào trong hệ thống quản lý của cơ quan thuế để tiến hành tạo ra mã số thuế có 13 chữ số. Mã số thuế có độ dài 13 chữ số là dựa vào thêm yếu tố địa điểm của văn phòng.

+ Bước 3: Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập ra hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ quan trọng theo quy định để tiến hành đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện của mình, hồ sơ này sẽ được gửi tới phòng Đăng ký kinh doanh thuộc cấp tỉnh hoặc thành phố nơi mà văn phòng đại diện của doanh nghiệp đặt trụ sở.

Việc làm chăm sóc khách hàng

3.3. Văn phòng đại diện có được cấp con dấu hay không?

Văn phòng đại diện không cần phải đóng thuê môn bài khi không có các phát sinh lợi nhuận và không có các hoạt động kinh doanh, lại dược cấp mã số thuế, vậy thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp này có được cấp con dấu hay không? Đó cũng chính là thắc mắc của rất nhiều người.

Câu trả lời cho câu hỏi này là có, văn phòng đại diện ngay từ khi được thành lập thì phải có con dấu riêng của mình rồi.

Trên đây là những thông tin giúp bạn hiểu rõ văn phòng đại diện là gì? Đồng thời work247.vn cũng cung cấp đến các bạn những thông tin về đặc điểm, chức năng cơ bản của văn phòng đại diện mà các doanh nghiệp và những người đại diện phụ trách văn phòng đại diện cần phải nắm được.

Để đọc nhiều hơn nữa những thông ti bổ ích thì các bạn truy cập website work247.vn, tại đây cung cấp và chia sẻ rất nhiều thông tin bổ ích giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm và mở rộng hiểu biết đối với bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống.