Hướng dẫn cách viết thư từ chối đơn đặt hàng không gây phật ý

1. Trường hợp nào nên từ chối đơn đặt hàng trong kinh doanh?

Công ty bạn nhận được đơn gợi ý đặt hàng của bên họ và thư mời hợp tác. Bạn vẫn chưa biết khi nào nên từ chối đặt hàng đúng không? Dưới đây, work247 đưa ra một số trường hợp bạn nên viết thư từ chối đơn đặt hàng:

1.1. Kế hoạch không thuyết phục

Khi kế hoạch của công ty muốn hợp tác với công ty của bạn không thuyết phục với bạn, lúc đó bạn nên viết thư từ chối hợp tác hoặc thư từ chối đặt hàng. Từ chối lời mời hợp tác không thuyết phục giúp bạn hạn chế được rủi ro kinh doanh trong dự án đó. Đây là trường hợp phổ biến nhất trên thị trường vì có rất nhiều doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Do vậy, khi công ty bạn được gửi lời mời hợp tác kinh doanh và đặt hàng từ đối tác, bạn cần xem xét kỹ về dự án đó, nếu tính hiệu quả của dự án không có hoặc không cao thì bạn nên từ chối hợp tác.

1.2. Mảng phát triển khác nhau

Công ty bên đối tác muốn mới bạn đặt hàng nhưng lại phát triển ở mảng khác hoàn toàn công ty bạn, khi đó bạn nên từ chối đơn đặt hàng vì công ty bạn không có nhu cầu kinh doanh và hợp tác kinh doanh ở lĩnh vực khác.

Đây cũng là lời mời đặt hàng và hợp tác dễ bị từ chối nhất. Vì mục tiêu phát triển và định hướng phát triển của doanh nghiệp đó khác hoàn toàn với doanh nghiệp, công ty bạn. Bạn không muốn mạo hiểm kinh doanh các lĩnh vực mà mình không chuyên nên sẽ viết thư từ chối đơn đặt hàng này.

1.3. Yêu cầu vốn quá cao

Có một công ty ngỏ ý muốn công ty bạn đặt hàng công ty của họ, nhưng lại yêu cầu vốn hợp tác và giá sản phẩm quá cao. Việc đưa ra một con số đầu tư quá lớn nhưng kết quả lại không rõ ràng thì bạn nên suy tính đến lợi nhuận và thành công của dự án. Công ty bạn không chắc chắn về kết quả thì nên viết thư từ chối đặt hàng.

1.4. Công ty nhỏ với doanh nghiệp lớn

Doanh nghiệp hay công ty của bạn là một công ty lớn và có một công ty nhỏ, không có tên tuổi trên thị trường muốn hợp tác kinh doanh và muốn bạn đặt hàng của bên họ. Khi đó bạn từ chối là điều hiển nhiên nếu kế hoạch kinh doanh đó không hiệu quả và không chắc chắn về lợi nhuận đạt được.

1.5. Không sáng tạo ý tưởng

Có công ty có ý muốn hợp tác với bạn về một lĩnh vực đã rất nhiều người kinh doanh và không có sự sáng tạo về ý tưởng, bạn có thể viết thư từ chối đơn đặt hàng và hợp tác của họ.

Để sau này có thể hợp tác với các doanh nghiệp mà bạn đã từng từ chối và không gây mất lòng họ, thì bạn cần viết thư từ chối đơn đặt hàng của công ty, doanh nghiệp một cách lịch sự, khéo léo, viết ngắn gọn, nêu lý do vì sao không hợp tác và thể hiện hai bên vẫn có thể hợp tác về sau.

 Xem thêm: Hướng dẫn viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh

2. Trường hợp nên từ chối đơn đặt hàng của khách hàng

Trong trường hợp khách hàng của bạn muốn đặt hàng với số lượng lớn ở công ty của bạn. Tuy nhiên, công ty bạn không có đủ lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng hoặc bạn cảm thấy khách hàng không thực sự đáng tin cậy hay giá sản phẩm của khách hàng đưa ra không hợp lý và quá thấp,… khi đó bạn có thể viết thư từ chối đơn đặt hàng của khách hàng.

Để không gây phật lòng khách hàng thì bạn cần từ chối một cách khéo léo và có cách ứng xử phù hợp với họ. Bạn có thể gửi thư từ chối đặt hàng qua email hoặc fax cho khách hàng. Email hiện nay được dùng phổ biến hơn. Bạn nên dùng ngôn từ khéo léo, mang tính tôn trọng họ, không dài dòng và không làm phật ý khách hàng. Bạn thể hiện rõ thành ý tuy lần này không hợp tác nhưng vẫn có thể hợp tác về sau.

3. Mẫu thư từ chối đơn đặt hàng

Thư từ chối đơn đặt hàng của đối tác hoặc khách hàng sẽ được dựa vào mẫu sau:

- Kính gửi, tên người nhận, chức vụ của họ, địa chỉ.

- Lý do từ chối cung ứng hàng hóa và đơn đặt hàng của khách hàng/đối tác.

- Sau khi nêu rõ lý do, bạn nên tỏ rõ thành ý của mình và xin lỗi khi không thể hợp tác lần này và mong rằng vẫn được hợp tác trong tương lai.

- Trân trọng và kính chào.

- Ký tên.

3.1. Mẫu thư từ chối đơn đặt hàng của đối tác

Kính gửi ông Nguyễn Tuân,

Tôi rất vui khi nhận được cuộc điện thoại của ông về việc đề nghị đặt hàng sản phẩm của công ty Nho Đen. Đội ngũ nhân viên của công ty là một đội ngũ sôi nổi và tối ưu mà tôi từng thấy trong lúc tìm kiếm thị trường. Sản phẩm của công ty cũng cực kỳ đẹp mắt, đảm bảo an toàn vệ sinh.

Bản thân tôi rất muốn chấp thuận lời đề nghị của ông, cũng như hợp tác lâu dài và đặt hàng với Nho Đen. Tuy vậy, sản phẩm của công ty ông không phù hợp với nhu cầu hợp tác kinh doanh của công ty tôi và công ty tôi không thể hợp tác với công ty của ông được.

Tôi rất thích thú với công ty Nho Đen và tôi mong rằng chúng ta sẽ bắt đầu sự cộng tác vui vẻ vào tương lai sau này khi sản phẩm của công ty ông thuộc lĩnh vực mà bên tôi kinh doanh, thay vì chấp thuận lời đề nghị của ông lập tức.

Tôi mong phản hồi sớm nhất từ ông.

Trân trọng.

Nguyễn A.

3.2. Mẫu thư từ chối đơn đặt hàng của khách hàng

Kính gửi bà Lan Anh,

Công ty chúng tôi rất vui mừng khi nhận được đơn đặt hàng của bà về sản phẩm vật liệu xây dựng của công ty chúng tôi. Tôi nhận thấy bà là một khách hàng tiềm năng và cao quý của công ty chúng tôi.

Tôi rất lấy làm tiếc khi sản phẩm vật liệu xây dựng này của công ty chúng tôi đã ngừng sản xuất nên không thể cung cấp theo số lượng và yêu cầu mà bà đặt ra. Nếu bà không phiền, chúng tôi sẽ gửi các mẫu vật liệu xây dựng khác tương tự với mẫu mà bà đặt hàng.

Mong rằng tôi sẽ được hợp tác với bà trong tương lai nếu bà ưng ý các sản phẩm khác của công ty chúng tôi.

Hy vọng nhận được sự phản hồi sớm nhất từ bà.

Trân trọng.

Trần My.

Xem thêm: Cách viết thư từ chối hợp tác giúp bạn không làm mất lòng ai

4. Ý nghĩa của việc viết thư từ chối đơn đặt hàng

Khi bạn không muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng hoặc đối tác, thì thư từ chối đơn đặt hàng là một dạng thông báo kết quả đến đối phương, họ sẽ thấy đơn đặt hàng của mình đã bị từ chối.

Khi bạn viết thư từ chối đơn đặt hàng, sẽ thể hiện được rằng bạn là một người hiện đại và văn minh, chứ không phải nhìn thấy đơn đặt hàng nhưng không thông báo cho họ rằng mình đã bị từ chối.

Lời từ chối lịch sự và trang trọng của bạn sẽ giữ được hảo hữu giữa 2 bên, mặc dù không thể hợp tác với nhau.

Viết thư từ chối đơn đặt hàng cũng là một sự gợi mở cho sự hợp tác giữa đôi bên trong tương lai.

Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ biết cách viết thư từ chối đơn đặt hàng sao cho hợp lý và lịch sự, cũng như viết thư để không làm phật ý khách hàng và gợi ý về sự hợp tác trong tương lai.