Chi tiết cách viết một mẫu thư giới thiệu nhân sự mới

1. Thư giới thiệu nhân sự mới và ý nghĩa

Là một biểu mẫu thông dụng được các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng, thư giới thiệu được sử dụng trong trường hợp cần giới thiệu nhân sự, cán bộ mới vào làm tại một đơn vị, doanh nghiệp.

Thư giới thiệu giúp người được giới thiệu thuận lợi hơn trong công tác, mau chóng nhận việc, hòa nhập và xử lý các công việc được giao phó. Tùy theo từng văn hóa doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách giới thiệu nhân sự mới khác nhau.

Một doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp luôn xem người lao động như một thành viên trong gia đình, là tài sản quý giá. Việc một nhân sự mới được tuyển dụng vào làm, có thể xem như một niềm vui hay một sự kiện đối với tất cả các thành viên của công ty.

Vì vậy việc thông báo có sự xuất hiện nhân sự mới đến mọi người trong công ty luôn là điều cần thiết. Thư giới thiệu được xem như một cầu nối giữa nhân sự cũ và nhân viên mới, giúp các đồng nghiệp biết rõ hơn về nhau.

Mặt khác nó còn giúp nhân sự mới này có thể nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc và mọi người trong công ty người được giới thiệu sẽ có niềm tin và nhận được sự giúp đỡ từ đồng nghiệp được trong suốt thời gian đầu thực hiện công việc.

Qua đó tạo ra được bầu không khí thoải mái, thân thiện và đoàn kết. Thông thường thư giới thiệu sẽ áp dụng cho những công ty lớn với nhiều các thành viên, phòng ban hay bộ phận. Còn với những công ty nhỏ và không nhiều nhân viên sẽ ít được áp dụng hình thức giới thiệu này hơn.

Đối với công ty tiếp nhận nhân sự thư giới thiệu có nhiệm vụ giúp công ty công nhận đúng người mà đơn vị mình sẽ tiếp nhận, tránh các trường hợp nhầm lẫn có thể gây hậu quả không tốt. Đồng thời công ty sẽ căn cứ vào thư giới thiệu để hợp thức hóa các thủ tục liên quan đến pháp lý hay chứng từ, hồ sơ.

Xem thêm: Các thông tin xoay quanh việc viết mẫu thư hẹn phỏng vấn

2. Những nội dung trong thư giới thiệu nhân sự

Việc thông báo với toàn thể nhân viên trong công ty về nhân sự mới là việc rất cần thiết.

Một tuần làm việc đầu tiên thật khó quên và hiệu quả chính là nhờ vào mẫu thư giới thiệu nhân sự mới. Thư giới thiệu thể hiện một phần trong văn hóa của doanh nghiệp. Một mẫu thư giới thiệu nhân sự mới đầy đủ thì cần có những nội dung chính sau đây:

- Tiêu đề thư giới thiệu

Một tiêu đề rõ ràng là cần thiết trong mẫu thư giới thiệu nhân sự mới. Thêm vào đó là ngày tháng năm của thư thông báo.

- Người nhận thư

Căn cứ vào từng vị trí công việc và chức danh của nhân sự mới, thư giới thiệu sẽ được gửi đến cho quản lý, trưởng phòng hay toàn bộ nhân viên của công ty.

- Nội dung trong thư giới thiệu

Trước tiên cần thể hiện sự vui mừng khi đón nhận nhân sự mới, nêu rõ thông tin của nhân sự mới như họ tên, ngày tháng năm sinh, chức danh trong công ty, bộ phận làm việc.

Sau đó giới thiệu sơ bộ về trình độ học vấn cũng như kinh nghiệm làm việc của nhân sự mới, thời gian nhân sự mới bắt đầu làm việc tại công ty. Nếu được bạn hãy chèn một bức ảnh của nhân sự mới vào trong thư. Tiếp theo là lời động viên và nhắc nhở để các thành viên trong công ty giúp đỡ nhân sự mới có thể nhanh chóng hòa nhập với công việc mới và môi trường mới.

- Kết thúc thư

Cuối cùng sẽ là câu chào mừng và lời cảm ơn với nhân sự mới gia nhập vào công ty; Phần ký tên của người giới thiệu.

3. Hướng dẫn cách viết thư giới thiệu

3.1. Nghiên cứu trước các thông tin

Trước khi bạn tiến hành viết thư giới thiệu, hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm hết được những thông tin cơ bản về nhân sự mới chẳng hạn như họ tên nhân sự, số tuổi, kinh nghiệm làm việc hoặc các kỹ năng họ sở hữu.

Điều quan trọng nhất là bạn hãy chắc chắn rằng những gì bạn viết là đều là những thông tin chính xác.

Và để biết được thông tin về nhân sự bạn có thể yêu cầu họ cung cấp cho bạn một bản sao của sơ yếu lý lịch, giấy tờ hồ sơ hay các tài liệu liên quan khác về họ chẳng hạn như thư xin việc, đơn xin việc họ đã gửi đi trước đó.

Xem thêm: Cách viết thư mời ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng thu hút ứng viên

3.2. Chọn lọc thông tin đưa vào lá thư

Sau khi đã khai thác được những thông tin cần thiết để viết thư bạn cần chọn lọc những thông tin chính để viết. Bởi một bức thư giới thiệu không được quá dài dòng, nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để người đọc thư có thể nắm bắt được những thông tin cơ bản nhất về nhân sự mới đó.

Với mỗi nội dung của bố cục của bức thư như đã đề cập ở bên trên bạn có thể tham khảo chi tiết như sau:

Trong phần nội dung đầu tiên, bạn có thể đề cập đến chức danh mà họ sẽ tiếp nhận tại công ty mới. Sau khi đã tóm gọn một chút thông tin cá nhân của người này, bạn có thể mở rộng thêm về kinh nghiệm và năng lực làm việc của nhân sự mới tại các công ty trước đó.

Mọi người sẽ dựa trên những căn cứ đó để phần nào hình dung được về tiềm năng của nhân sự mới và sự phù hợp của họ với vị trí công việc tại công ty. Những người đồng nghiệp cũng nhờ vậy mà gần gũi với nhau hơn.

Tiếp theo đó bạn hãy chuyển đến phần liệt kê các lĩnh vực và kỹ năng mà nhân sự mới vượt trội. Tại đây bạn hãy đề cập đến điểm mạnh của họ và đảm bảo rằng những điểm mạnh này có liên quan và phù hợp với vị trí công việc mà họ sẽ đảm nhận.

Ngoài ra bạn có thể kể thêm về những kỹ năng bổ trợ cho công việc mà nhân sự mới này có như kỹ năng tin học, kỹ năng làm việc nhóm và khả năng làm các báo báo cũng như nói tiếng Anh.

Sau đó sẽ là lời nhắn nhủ của bạn gửi tới những nhân viên hiện đang làm việc với lời nhắn mong họ sẽ hỗ trợ và giúp đỡ nhân sự mới để mọi người cùng nhau hợp tác hoàn thành tốt các công việc.

Cuối cùng sẽ là một lời chào đón, lời chúc cho nhân sự mới sẽ sớm làm quen với các đồng nghiệp, hòa nhập trong môi trường với và hoàn thành công việc được giao một cách xuất sắc. 

3.3. Thực hiện viết thư và gửi thư

Sau khi tiếp nhận thông tin, xử lý và lựa chọn những thông tin bạn sẽ đưa vào trong bức thì đây là lúc bạn bắt tay vào viết một bức thư giới thiệu nhân sự mới hoàn chỉnh.

Khi đã viết xong thư bạn đừng quên định dạng mẫu thư giới thiệu của bạn, kiểm tra lại các lỗi chính tả. Hãy chắc chắn rằng bức thư đơn giản, dễ hiểu và dễ đọc.

Rồi cuối cùng, bạn có thể gửi lá thư của bạn đến những người nhận như người quản lý nhân sự mới, những đồng nghiệp tại cùng phòng ban hay đơn vị của nhân sự mới đó.

Bạn có thể gửi dưới hình thức lá thư điện tử hoặc trực tiếp in ra. Nếu bạn đang gửi nó qua địa chỉ email, hãy đảm bảo rằng bức thư đã được lưu dưới dạng PDF. Còn trong trường hợp bạn in thư ra và gửi nó trực tiếp đến tay người nhận hãy đảm bảo  rằng nó được niêm phong trong một phong bì nhé.

Bài viết là những chia sẻ về cách để có được một mẫu thư giới thiệu nhân sự mới hoàn chỉnh. Work247 hy vọng bạn sẽ có được cho mình một bức thư giới thiệu thật hay để các đồng nghiệp nhanh chóng hợp tác làm việc thật tốt nhé.