[Download] Mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng chính xác, mới nhất

1. Cùng hiểu về mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng hiểu là một chứng từ kế toán ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC về việc liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng cùng với các khoản đã chi của người nhận tạm ứng. Thông qua đó chứng từ làm căn cứ thanh toán về số tiền tạm ứng và ghi tại sổ kế toán.

Đối với mục đích đề ra thì mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng chính là bảng liệt kê chi tiết cho các khoản chi, khoản tạm ứng có thể là tiền mặt hoặc là vật tư do doanh nghiệp giao cho người tạm ứng để hoàn tất nhiệm vụ của mình, tức là căn cứ để xuất quỹ cho người lao động. Và người đề nghị mẫu giấy có thể là công nhân viên hay người lao động miễn sao đáp ứng điều kiện đang làm việc tại công ty và có nhu cầu về việc tạm ứng. 

Trường hợp áp dụng cụ thể hơn cho mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đó là: 

+ Những người lao động đã chi nhưng chưa được thực hiện thanh toán hoặc tạm ứng. 

+ Việc tổng hợp về các khoản đã được chi đi kèm theo chứng từ xác minh nếu có. 

+ Tiến hành làm thủ tục thanh toán và căn cứ thanh toán/ sổ ghi kế toán đề cập.

Riêng về người nhận đề nghị thanh toán tạm ứng/ tạm ứng thường xuyên thường thuộc về các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị hay nhưu hành chính sẽ cần là người có thẩm quyền thông qua sự chỉ định bằng văn bản bởi giám đốc hoặc tổng giám đốc. Bên cạnh đó việc xin giấy đề nghị thanh toán cũng cần tuân theo trình tự phê duyệt nhất định với trách nhiệm cần đảm bảo đúng với quy định ban hành. 

Đọc thêm: Các hình thức ghi sổ kế toán

2. Hướng dẫn chi tiết về cách viết mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng

Việc hoàn tất thu chi sau quá trình tạm ứng sẽ rất cần thiết đặc biệt là với mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng để có thể lưu trữ văn bản. Hơn nữa nếu sau thu chi bạn có mức tiền vượt so với tạm ứng và muốn được quyết toán nhanh thì hãy chuẩn bị về mẫu đề nghị hoàn chỉnh như dưới đây. 

Đầu tiên với góc trên phía bên trái của mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng bạn sẽ cần ghi rõ ràng chính xác về đơn vị đi kèm mã đơn vị sử dụng ngân sách. Tức là phần đầu của mẫu đơn đề nghị sẽ cung cấp đủ về ngày/tháng/năm, họ tên, bộ phận công tác cùng với địa chỉ của người thanh toán. 

Theo đúng với mẫu quy định thì căn cứ với chỉ tiêu của cột A thì kế toán sẽ cần ghi vào cột 1 các yếu tố sau: 

- Về mục số I là số tiền tạm ứng bao gồm đủ về số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết là bao nhiêu, số tiền đã tạm ứng kỳ mới này. 

+ Đối với số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết sẽ là căn cứ vào dòng số dư tạm ứng và tính đến ngày tiến hành lập phiếu thanh toán đã ghi trên sổ kế toán. 

+ Đối với số tạm ứng kỳ này là căn cứ dựa theo các phiếu chi tạm ứng để ghi và mỗi phiếu chi sẽ ghi 1 dòng. 

- Về mục số II là Số tiền đề nghị thanh toán bao gồm về các chứng chỉ chi tiêu của người đã nhận tạm ứng để thực hiện ghi lại. Kèm đó là mỗi chứng từ chi tiêu cũng chỉ ghi một dòng. 

- Về mục số III là Số tiền thừa tạm ứng để nộp trả lại sẽ cần ghi số không sử dụng hết và tiến hành nộp lại cho đơn vị. 

- Về mục số IV là Số thiếu đề nghị chi bổ sung tức là việc phát sinh và số mà người lao động đang cần được thanh toán. 

Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng thông thường sẽ là do bộ phận kế toán lập sau đó chuyển tới kế toán trưởng cũng như người phụ trách để kế toán có thể xem xét cũng như thủ trưởng đơn vị phê duyệt. Nếu người đề nghị thanh toán tạm ứng sẽ ký xác nhận trước khi nhận hoặc nộp trả các khoản tiền. Đặc biệt hơn mẫu giấy đề nghị này sẽ luôn kèm theo các chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán kiểm tra sau này. 

Riêng phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết thì sẽ cần chú ý hơn về việc làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hay như trừ vào phần lương nhận. Nếu trường hợp số chi quá số đã tạm ứng thì sẽ cần tới việc làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người đã tạm ứng theo đúng văn bản mẫu đã quy định và trình tự thực hiện. 

Cập nhật nhanh về mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng mới nhất file word: Tải xuống ngay

Mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng mới nhất file excel: Tải xuống ngay

Đọc thêm: Mô tả công việc kế toán bán hàng

3. Người đề nghị thanh toán tạm ứng sẽ có trách nhiệm ra sao? 

Về quy định trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng sẽ cần có trách nhiệm như sau: 

+ Người đề nghị việc thanh toán tạm ứng sẽ cần phải trực tiếp chịu trách nhiệm với phía doanh nghiệp về tất cả số tiền đã nhận tạm ứng/ thanh toán tạm ứng. Hơn nữa là số tiền tạm ứng cũng cần sử dụng đúng mục đích và nội dung theo công việc phê duyệt. 

+ Nếu số tiền tạm ứng không đủ sử dụng sẽ cần bán lại để bổ sung khi thiết và ngược lại số tiền tạm ứng không sử dụng hết cần tiến hành nộp lại vào quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương. 

+ Người nhận thanh toán tạm ứng không được chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng theo quy định. 

+ Khi hoàn tất công việc cần có trách nhiệm về lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo đó là cung cấp các chứng từ gốc cho việc thanh toán tùy theo lần hoặc khoản. 

+ Cần phải thanh toán dứt điểm nhất về các khoản tạm ứng kỳ trước sau đó mới được nhận về các khoản tạm ứng kỳ sau là trách nhiệm và cá nhân người tạm ứng cần đảm bảo. 

Đọc thêm: Những sai sót trong kế toán ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp

4. Những vấn đề liên quan tới mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng

4.1. Quy trình cùng các chứng từ cần thiết cho việc thanh toán tạm ứng

Tất nhiên đối với một văn bản hành chính sẽ luôn cần tuân thủ theo các quy tắc, quy định nhất định đã được ban hành cũng như là một quy trình thực hiện. Vậy nên, để hoàn tất nhanh chóng nhất thì cá nhân cần tìm hiểu thật kỹ và chuẩn bị giúp tiết kiệm về công sức cũng như thời gian đi kèm. 

Quy trình của đề nghị thanh toán tạm ứng sẽ bao gồm: 

Bước 1: Chính nhân viên sẽ cần tập hợp chứng từ phát sinh có liên quan trực tiếp tới tạm ứng để làm đề nghị thanh toán có minh chứng xác nhận. 

Bước 2: Kế toán thanh toán sẽ cần đảm nhận kiểm tra về sự hợp lý, tính hợp lệ và hợp pháp của các hóa đơn cùng chứng từ nhận được. Lưu ý thêm đối với các khoản chi mà không có hóa đơn sẽ cần lập về bảng mẫu kê theo mẫu 01/TNDN đã quy định tại thông tư số 78/2014/TT - BTC ban hành. Nếu hóa đơn tiếp khác thì cần đi kèm theo danh sách các món ăn đi kèm các nhận chi tiết.

Bước 3: Sau đó đơn và chứng từ sẽ được kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt. 

Bước 4: Cuối cùng sẽ thông qua giám đốc ký duyệt chi trả. 

Đọc thêm: Cách viết mẫu đơn xin việc kế toán trưởng

4.2. Về thủ tục đề nghị thanh toán tạm ứng ra sao?

Thủ tục thanh toán tạm ứng sẽ căn cứ dựa trên chính các hóa đơn cũng như chứng từ nhận được và thông qua việc ký duyệt đầy đủ. Sau khi tiếp nhận kế toán thanh toán sẽ lập về mẫu giấy đề nghị hoàn ứng cho người thực hiện tạm ứng và thanh quyết toán nhanh chi tiết theo các trường trường. 

- Thứ nhất, Nếu mà cuối kỳ phát sinh số tạm ứng chi không hết thì sẽ cần: 

+ Có thể là nhân viên sẽ hoàn ứng lại số tiền ứng còn thừa khi vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng. 

+ Có thể chuyển trực tiếp số dư sang kỳ tiếp theo tiến hành việc bù trừ. 

- Thứ hai, Nếu cuối kỳ có phát sinh chi quá số tạm ứng thì sẽ cần: 

+ Nhân viên có thể lựa chọn tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau nếu như vẫn còn phát sinh tạm ứng với đối tượng. 

+ Hay như việc chọn chuyển trực tiếp số dư sang kỳ tiếp theo tiến hành việc bù trừ.

Download mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng mới theo thông tư 133/2016/TT-BTC: Tải xuống ngay

5. Những điều cần lưu ý khác về mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng

Mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng khi cá nhân cần thực hiện như kế toán và đảm bảo về thủ tục với người cần thanh toán thì sẽ cần chú ý về một số điểm sau: 

+ Cá nhân người xin đề nghị tạm ứng sẽ cần điền đầy đủ nhất về các thông tin liên quan đến tên đơn vị và bộ phận mình làm việc đúng với góc bên trái. 

+ Đối với phần về kính gửi sẽ cần ghi rõ về người có thẩm quyền xét duyệt, người có thẩm quyền đó chính là giám đốc hoặc tổng giám đốc. 

+ Nếu bạn là người xin tạm ứng sẽ cần cung cấp chính xác về các thông tin cá nhân là họ tên, địa chỉ, bộ phận và đơn vị công tác làm việc. 

+ Số tiền mà bạn xin tạm ứng sẽ cần đảm bảo viết cả về bằng số và bằng chữ khớp nhau, đồng nhất màu chữ khi sử dụng văn bản hành chính. 

+ Lý do về việc tạm ứng cần ghi đầy đủ về mục đích sử dụng ví dụ như việc tiền công tác phí, tiền về nguyên vật liệu, tiền mua văn phòng phẩm,...

+ Ngày thánh năm cũng cần ghi rõ và chính xác, số tiền thanh toán cũng cần ghi vào mục thời gian thanh toán để được xác nhận. 

Tất cả thông tin trên đây tổng hợp mà work247.vn có thể chia sẻ đến bạn một cách bao quát nhất về mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng. Hy vọng sau qua những gợi ý đó sẽ giúp bạn hoàn tất việc thanh quyết toán phí tạm ứng nhanh hơn và đảm bảo về quyền lợi cho bản thân trong quá trình làm việc đúng với chuyên nghiệp nghiệp vụ.