Hướng dẫn cách viết mẫu giấy mời họp chuẩn nhất hiện nay

1. Chức năng của mẫu giấy mời họp 

Giấy mời họp dùng để triệu tập hoặc yêu cầu có mặt với người được mời trong các cuộc họp mang tính chất tập thể. Giấy mời họp có chức năng thông báo về cuộc họp với những người liên quan. Thông qua đó, người gửi giấy thể hiện được sự tôn trọng đối với người được mời. Những người được mời thuộc diện bắt buộc phải đi hoặc không, song đa số đối tượng mà giấy mời họp hướng đến đều là những người quan trọng và có nhiệm vụ cụ thể trong cuộc họp đó. Giấy mời họp có thể xuất hiện vào định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc một mốc thời gian cụ thể nào đó được tổ chức, đơn vị đó lên kế hoạch từ trước. 

Không phải ngẫu nhiên mà người ta phải dùng giấy mời họp trong thời đại công nghệ số có thể liên lạc nhanh chóng bằng bất kỳ phương tiện nào hiện nay. Bởi lẽ trên giấy mời họp nó có khả năng lưu trữ thông tin đầy đủ bằng văn bản, điều này hơn hẳn các phương thức liên lạc thường thấy là gọi điện. Cho nên nhìn chung với những đối tượng ở xa thì người ta có thể mailing giấy mời họp qua hộp thư điện tử. Bên cạnh đó thì giấy mời họp cũng có một chức năng vô cùng quan trọng trong việc thể hiện tầm vóc, vị trí của người mời. Ở một số cuộc họp quan trọng cấp cao, ngoài đơn vị truyền thông, báo chí thì chỉ những ai có giấy mời họp mới có thể được tham dự. Điều này đủ để thấy tầm vóc lớn lao của đơn vị mời.

2. Các loại giấy mời họp phổ biến

Như đã nói ở trên, giấy mời họp có thể xuất hiện ở bất kỳ đâu, trong tổ chức, cơ quan, tập thể nào. Tuy nhiên phổ biến nhất mà chúng ta hay gặp là 4 loại giấy mời họp sau. Đây cũng là 4 loại giấy mời họp sẽ liên quan trực tiếp đến cuộc sống, công việc của mỗi người sau này.  

2.1. Giấy mời họp phụ huynh 

Có lẽ trong quá trình lớn lên của chúng ta, loại giấy mời họp đầu tiên mà chúng ta được nhìn thấy chính là giấy mời họp phụ huynh. Loại giấy mời này được soạn thảo bởi Giáo viên chủ nhiệm hoặc Ban giám hiệu nhà trường với đối tượng được nhận là Phụ huynh học sinh. Nó được sử dụng thông thường vào 3 thời điểm chính trong năm học đó là: Đầu năm học, Tổng kết học kỳ 1, và Tổng kết cuối năm. Nội dung chính trên giấy mời họp phụ huynh vào 3 thời điểm này chính là thông báo kết quả học tập, thông báo kế hoạch học tập cũng như các vấn đề xung quanh liên quan đến học sinh. Ở một số trường học khác thì còn có thể có thêm giấy mời họp phụ huynh nhằm mục đích để nhắc nhở phụ huynh về kỳ thi học kỳ, kỳ thi tốt nghiệp của con em học sinh.  

Việc làm giáo dục

2.2. Giấy mời họp cơ quan hành chính nhà nước

Thứ hai một loại giấy mời họp khác mà chúng ta sẽ bắt gặp khi tham gia làm việc ở các cơ quan nhà nước. Giấy mời họp ở các cơ quan này thông thường được sử dụng khi có nghị quyết, luật ban hành mới hay vào định kỳ theo quý, hoặc cuối năm và đầu năm. Bên cạnh đó nó cũng được sử dụng khi xảy ra một vấn đề nào đó cần tập thể bàn bạc và giải quyết. Cho nên chắc chắn giấy được gửi đến ai thì người đó bắt buộc phải có mặt. Trong trường hợp này, người gửi giấy mời họp thường là người chủ trì cuộc họp, là lãnh đạo chịu trách nhiệm chính về nội dung cuộc họp. Còn người được nhận giấy mời sẽ là các thành viên, công nhân viên, cán bộ của cơ quan, và cả đại diện bộ máy lãnh đạo của cơ quan đó.  

2.3. Giấy mời họp lớp/khóa

Và thứ ba, đặc biệt quen thuộc với những ai đã tốt nghiệp các trường THPT hay đại học, cao học đó là giấy mời họp lớp/khóa. So với 2 loại giấy mời trên thì giấy mời họp lớp/khóa không mang tính bắt buộc, thậm chí có thể dùng  thay thế bằng thiệp mời. Bởi nên tính trang nghiêm của giấy mời không thể hiện rõ trên loại này mà thay vào đó là sự thân mật, gần gũi giữa người mời và người được mời. Thông thường người mời là Trưởng khóa, Lớp trường, Hội trưởng hội học sinh, Bí thư đoàn niên khóa đó, hoặc cũng có thể là Khoa, Trường Đại học gửi đến cho các cựu học sinh, sinh viên cũ. Giấy mời họp lớp/khóa mặc dù sẽ không phải tuân theo những quy định về thông tư như giấy mời họp của các cơ quan hành chính song, nó vẫn phải có đầy đủ những nội dung, thông tin cần có và thể hiện sự tôn trọng và niềm vinh hạnh với người được mời. 

3. Nội dung trên giấy mời họp 

Nội dung trên giấy mời họp không quá nhiều thông tin như các loại văn bản hành chính. Chủ yếu có thể đáp ứng trả lời câu hỏi về “Ai”, “Khi nào”, “Ở đâu”, “Về việc gì”. Vậy nên nội dung chính của nó sẽ gồm có 3 phần sau. Mỗi phần nội dung đều được trình bày rõ ràng, rành mạch để người đọc có thể nắm được.  Một giấy mời họp có thể có quốc hiệu quốc ngữ hoặc không, tuy nhiên với giấy mời họp được lưu hành trong các đơn vị hành chính nhà nước thì bắt buộc cần phải có. Sau đó tiếp theo là phần tên của loại giấy mời, được ghép bởi Giấy mời + mục đích họp. Ví dụ: Giấy mời họp Phụ huynh năm học mới 2020 - 2021. Tên của giấy mời họp phải được viết in hoa toàn bộ và trình bày ở chính giữa  dòng. Tiếp đó là các phần nội dung bên dưới gồm có: 

• Cơ quan, tổ chức hay người được mời
• Nội dung cuộc họp
• Thời gian và địa điểm

Cụ thể ở đây, tên cơ quan, tổ chức hay người được mời sẽ được viết ngay bên dưới tên giấy mời, trước đó sẽ phải có cụm từ thể hiện sự trang trọng, đó là “Kính mời”. Chú ý nhất ở phần ghi tên người được mời là nếu đối tượng được mời là tập thể thì cần viết “Người đại diện Công ty ABC”, còn nếu đối tượng được mời là cá nhân các bạn sẽ viết “Ông/Bà + họ tên đầy đủ”, ví dụ “Kính mời Bà Nguyễn Thị A”. 

Ngay dưới tên người được mời, các bạn sẽ nêu tên cuộc họp và lý do có cuộc họp này. Nếu là cuộc họp định kỳ cần ghi rõ kỳ bao nhiêu, lần thứ mấy, còn nếu là cuộc họp khẩn cấp cần ghi rõ lý do là gì. Ví dụ: “Đến dự: Cuộc họp Thường niên về Quy hoạch nhân sự lần thứ VIII”. Chú ý số thứ tự phải được viết bằng chữ số La Hán như trên. Với giấy mời khẩn cấp thì cũng phải thể hiện được tính cấp bách trên tên của cuộc họp. Ví dụ “Đến dự: Cuộc họp Khẩn cấp về vấn đề Xử lý rác thải trên sông Thị Vải”. 

Đặc biệt ở phần nội dung cuộc họp cũng cần thiết để đưa vào giấy mời. Bởi thông qua phần nội dung này, người được mời sẽ biết được mình cần chuẩn bị những tài liệu gì, ý kiến gì và trách nhiệm của mình ra sao cũng như tầm quan trọng của cuộc họp này. Tuy nhiên phần nội dung trên giấy mời họp chỉ nên được viết vắn tắt, sơ lược bằng một đến hai câu, tránh dài dòng lan mãn không cần thiết, và đôi khi có thể lộ thông tin mật với các cuộc học kín. 

Cuối cùng được xem là thông tin giá trị nhất trên giấy mời họp đó là thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. Thời gian và địa điểm sẽ theo đúng kế hoạch để chuẩn bị trước của đơn vị chủ trì họp cho nên người viết cần ghi chính xác từng phút, từng giờ cũng như mô tả địa điểm chi tiết nơi họp mặt, tránh xảy ra sai sót ảnh hưởng đến sự có mặt của người được mời. Lưu ý khi viết địa điểm, thời gian họp, các bạn sẽ dùng đơn vị thời gian trên đơn vị 24 giờ. Ví dụ bạn sẽ viết 17 giờ thay vì 5 giờ chiều. Cách viết này vừa tránh gây hiểu nhầm lại ngắn gọn xúc tích trên khuôn khổ trình bày. Cùng với đó thì các bạn cũng phải nêu cả thứ, ngày, tháng, năm, vị trí phòng, địa chỉ tòa nhà theo số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh. 

Tìm việc làm công chức

4. Quy định về giấy mời họp theo quy định của nhà nước

Vì cũng được sử dụng cho các đơn vị hành chính nhà nước cho nên cách trình bày giấy mời họp phải tuân theo quy định của Thông tư. Cụ thể chúng ta có thể thông qua 3 mẫu

• Thứ nhất là giấy mời họp theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg
• Thứ hai là giấy mời họp theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
• Thứ ba là giấy mời họp theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Cả 3 mẫu giấy mời họp theo quy định này đều bắt buộc phải đầy đủ các nội dung như đã nêu ở phần 3, song điểm khác biệt là phải có Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời và chữ ký của người đại diện mời (ở đây là người có chức vụ, quyền hạn cao nhất). Ngoài ra thì phần nội dung bên trong cũng phải được trình bày theo đúng quy chuẩn văn bản nhà nước.

Thông thường giấy mời họp chỉ được trình bày trên khổ giấy ngang A5, hoặc to nhất là theo khổ dọc giấy A4, không bao giờ được trình bày dàn trải đến 2 trang, vậy nên các bạn cần lưu ý về dung lượng chữ trên giấy mời. Bên cạnh đó về các tiêu chí trình bày khác thì giấy mời họp cũng được sử dụng phông chữ Times New Roman, phông chữ 14 (đối với khổ giấy A4) và phông chữ 12 (đối với khổ giấy A5). Căn lề đều hai bên của giấy mời họp sẽ là 2cm, căn lề trên dưới là 2,5cm, khoảng cách giữa các dòng chữ là 1. 

Trên đây là những điều cần biết về mẫu giấy mời họp một cách đầy đủ. Hy vọng rằng dựa vào những gợi ý này các bạn có thể tự tạo cho cơ quan, tổ chức của mình một mẫu giấy mời họp chính xác nhất. 

Tải xuống ngay