Mẫu sổ cổ đông và hướng dẫn chi tiết cách viết sổ cổ đông
Tác giả: Hoàng Thanh Vân 28-06-2024
Các doanh nghiệp để có thể lưu lại thông tin các cổ đông trong công ty thì đều cần phải lập mẫu sổ cổ đông. Nếu bạn đang tìm hiểu về mẫu sổ cổ đông thì hãy tham khảo các thông tin bên dưới:
1. Khái quát về mẫu sổ cổ đông
Mẫu sổ cổ đông là một loại văn bản hoặc cũng có thể là tập dữ liệu về điện tử để các doanh nghiệp có thể tiến hành ghi chép lại những thông tin có liên quan tới những cổ đông của doanh nghiệp hoặc là ghi chép cụ thể về những lần chuyển nhượng đối với các loại cổ phần.
Mẫu sổ cổ đông chính là một trong những loại giấy tờ pháp lý có tính chất quan trọng để giúp cho doanh nghiệp có thể làm tốt công tác quản lý tình hình hoạt động của các cổ đông, có vai trò quan trọng và ý nghĩa đối với cả bên doanh nghiệp và cả với các cổ đông (những người có cổ phần trong doanh nghiệp đó).
Sổ đăng ký cổ đông được lưu trữ tại doanh nghiệp (trụ sở chính) hoặc là được lưu lại tại chính Trung tâm mà doanh nghiệp và các cổ đông đăng ký…
2. Hướng dẫn cách viết và trình bày mẫu sổ cổ đông
Mẫu sổ cổ đông không có hình thức quá phức tạp hay khó hiểu, thay vào đó, mẫu sổ cổ đông có hình thức đơn giản, dễ hiểu và dễ điền vào các thông tin cần thiết. Để viết hoàn chỉnh mẫu sổ cổ đông và đảm bảo các thông tin trong sổ tuân thủ đúng với quy định của pháp luật thì các bạn cần nghiên cứu viết mẫu sổ cổ đông như sau:
Các doanh nghiệp cần lập ra mẫu sổ cổ đông và lưu giữ lại nó khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trong quy định của Luật Doanh nghiệp thì mẫu sổ cổ đông cần phải đảm bảo có các nội dung cụ thể từng phần như sau:
*) Phần đầu của sổ cổ đông:
- Bạn cần phải đảm bảo hình thức của mẫu sổ, có Quốc hiệu và tiêu ngữ, phần này là một trong những phần mà không thể nào thiếu được của mẫu sổ cổ đông nói riêng và các loại văn bản khác nói chung.
- Ở phía dưới của phần này thì bạn cần ghi rõ địa điểm, thời gian viết mẫu sổ cổ đông.
- Về phía bên trái của phần Quốc tiêu và tiêu ngữ, gần như là cùng dòng với nó chính là tên của doanh nghiệp, số hiệu của sổ.
- Về tên của sổ thì bạn ghi là: SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG, được viết bằng chữ in hoa và được căn giữa sổ.
- Tên, địa điểm trụ sở của doanh nghiệp.
- Thông tin cơ bản của cổ đông: họ tên, địa chỉ, quốc tịch, số thẻ, CMND, hộ chiếu, mã số của doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp cổ đông…
*) Nội dung của sổ cổ đông:
Trong phần nội dung thì các bạn cần phải trình bày về thông tin của mẫu sổ cổ đông gồm:
- Tên công ty là cỏ đông, giấy chứng nhận ĐKKD, thời gian cấp, địa chỉ của trụ sở chính.
- Thông tin chi tiết về vốn điều lệ của doanh nghiệp đó, tổng số vốn là bao nhiêu, tổng số cổ phần mà doanh nghiệp đã thực hiện mua, tổng số cổ phần mà doanh nghiệp chào bán…
- Thông tin chi tiết đối với loại cổ phần của công ty. Trình bày rõ về từng loại cổ phần mà công ty đang có. Một số loại cổ phần chính như sau: Cổ phần “ưu đãi”, cổ phần “phổ thông”, mệnh giá của từng cổ phần.
- Thông tin về các cổ đông của công ty: gồm họ tên, địa chỉ nơi ở hiện tại và thường trú, CMND/Hộ chiếu, số lượng và lượng cổ phần, giấy chứng nhận cổ đông đó đã góp vốn, ghi rõ về ngày cấp giấy chứng nhận.
*) Phần cuối: Phần cuối sẽ là phần ký tên của người có thẩm quyền và đại diện pháp luật doanh nghiệp đó.
Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng
3. Một số quy định cụ thể về mẫu sổ cổ đông
Mẫu sổ cổ đông là mẫu sổ quan trọng đối với từng doanh nghiệp là các công ty cổ phần, cho nên khi viết mẫu sổ cổ đông thì các bạn cần phải hiểu rõ những quy định xoay quanh nó.
Xem thêm: Cổ đông chiến lược là gì? Vai trò của cổ đông trong doanh nghiệp
Những thông tin dưới đây sẽ là những thông tin quan trọng mà bạn cần phải nắm bắt để có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn viết đúng và tuân thủ những quy định của pháp luật về mẫu sổ cổ đông.
*) Lập mẫu sổ cổ đông khi nào?
Căn cứ vào Điều số 121 trong bộ Luật Doanh nghiệp được ban hành vào năm 2014 thì chúng ta có thể xác định định thời điểm thích hợp và quy định đối với việc đăng ký mẫu sổ cổ đông khi mà các doanh nghiệp được chính thức cấp giấy chứng nhận ĐKKD.
*) Nội dung trong mẫu sổ cổ đông có được thay đổi hay không?
Khi có bất kỳ sự phát sinh nào trong việc thay đổi đối với nội dung của mẫu sổ cổ đông (chuyển nhượng, bán, tặng… đối với cổ phần) thì cần phải cập nhật nội dung mới được ghi trong sổ đăng ký cổ đông.
Trong những trường hợp doanh nghiệp chào bán đối với cổ phần thì tất cả những thông tin mà có sự liên quan tới các cổ đông thì cũng đều cần phải ghi lại vào trong sổ để có thể chứng thực đối với quyền sở hữu của cổ phần.
Phái công ty thì cần có trách nhiệm cập nhật các thông tin khi có bất cứ sự thay đổi nào liên quan tới cổ phần của doanh nghiệp. Đồng thời các doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo về việc cập nhật đầy đủ thông tin của doanh nghiệp.
Những người được công nhận là cổ đông của doanh nghiệp khi và chỉ khi họ được cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ cổ đông.
Xem thêm: Chiến lược kinh doanh là gì? Công cụ thành công trên mọi mặt trận
Như thế, mẫu sổ cổ đông sẽ thường xuyên được cập nhật thông tin khi có sự thay đổi, đây là trách nhiệm của doanh nghiệp cần thực hiện đúng kể từ khi doạnh nghiệp được thành lập và có cổ đông cho tới khi doanh nghiệp không thể duy trì và phá sản.
*) Người có thẩm quyền, trách nhiệm quản lý sổ cổ đông
Mẫu sổ cổ đông sẽ được lưu tại công ty trụ sở chính, hoặc là lưu tại Trung tâm mà doanh nghiệp và các cổ đông đăng ký. Những cổ đông đều có quyền thực hiện việc tra cứu thông tin của mình, có quyền được sao chép những phần nội dung của sổ cổ đông trong thời gian quy định.
*) Khi lập sổ cổ đông, có cần phải thông báo không?
Theo như các quy định được ban hành trong Luật Doanh nghiệp (2014) thì mẫu sổ cổ đông sẽ lưu lại các thông tin dữ liệu dưới cả dạng văn bản hoặc là dữ liệu của điện tử.
Hiện nay, pháp luật không lưu giữ về việc doanh nghiệp cần phải lập thông báo đăng ký sổ cổ đông hay không. Do đó, những hoạt động về việc lưu giữ sổ cổ đông mang tính chất trong nội bộ doanh nghiệp, phục vụ cho mục đích quản lý đối với doanh nghiệp đó.
Khi mà cổ đông có thay đổi về những thông tin cần thiết như địa chỉ thường trú thì sẽ cần phải gửi thông báo bằng email hoặc thông báo trực tiếp cho doanh nghiệp trụ sở chính để doanh nghiệp cập nhật thông tin mới nhất vào trong sổ.
Như thế, mẫu sổ cổ đông quả thực là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có cổ đông góp vốn hoạt động kinh doanh. Tìm hiểu những thông tin xoay quanh mẫu sổ cổ đông để lập sổ cổ đông tuân thủ đúng với quy định của pháp luật và biết cách viết đúng chuẩn của mẫu sổ cổ đông.
Tải về tham khảo mẫu sổ cổ đông cơ bản: