Cập nhật quy trình quản lý kho theo iso chi tiết cho doanh nghiệp

Thực tế thì việc quản lý kho hàng dựa trên quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn iso bao gồm rất nhiều bước và các công đoạn khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì quy trình này sẽ được thực hiện với 3 giai đoạn cũng như 3 nội dung cần chú ý trong quá trình quản lý kho dựa trên tiêu chuẩn iso. Cụ thể sẽ bao gồm việc quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng, quy trình thực hiện trong việc nhập hàng và hoạt động thực hiện việc xuất hàng trong kho.

viết CV online

1. Quy trình quản lý kho gắn với hoạt động quản lý mã hàng

Mã hàng hóa nghe có vẻ không cần thiết thế nhưng lại là phương án tháo gỡ cực kỳ hữu ích và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp lớn, sở hữu các loại hàng hóa khác nhau và có số lượng lớn không kém. Chính vì điều này mà việc làm quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn iso gắn liền với quy trình quản lý mã hàng của các sản phẩm ở trong kho hàng. 

Cụ thể thì quy trình quản lý kho hàng dựa trên mã hàng theo tiêu chuẩn của iso sẽ bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Thực hiện việc cập nhật các thông tin mới hoặc những sự thay đổi

Với mỗi loại sản phẩm,. hàng hóa nhất định ở trong kho thì trong quá trình lưu thông sẽ có những sự thay đổi nhất định. Cộng với việc phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi cấp quản lý mà mã hàng của sản phẩm sẽ có những sự tác động như việc thêm mới, hủy bỏ hay thay đổi thành một mã hàng khác. 

Yêu cầu cho những thay đổi này sẽ được thực thi dựa trên việc quản lý sẽ gửi các văn bản hay thông qua hình thức khác về sự thông báo này. Các quản lý kho sẽ xem xét về tính phù hợp và tiến hành việc chỉnh sửa, hủy bỏ hay thêm mới các mã hàng của sản phẩm được yêu cầu đó.

- Bước 2: Tiến hành việc đối chiếu, kiểm chứng với mã hàng ở trong kho

Khi đã nhận được những sự thông báo về việc xử lý các mã hàng của các sản phẩm ở trong kho thì nhận viên quản lý kho cần tiến hành việc đối chiếu thực tế với mã hàng của những sản phẩm này ở trong kho. Điều này nhằm đảm bảo việc thay đổi có thể thực hiện và không có sự nhầm lẫn giữa mã cũ và mã mới.

Tuy nhiên, thực tế thì đa số các quản lý kho thường bỏ qua việc đối chiếu này. Chính vì thế mà các tình trạng như nhầm mã hay trùng mã hàng, số lượng của mã hàng chưa đúng,... xảy ra khá nhiều và phổ biến.

- Bước 3: Thực hiện việc bổ sung các thông tin

Khi đã thực hiện đầy đủ 2 bước trên thì việc cập nhật và bổ sung thông tin lên trên hệ thống quản lý hàng hóa là điều quan trọng và cần thiết. Các quản lý kho cần cập nhật những thông tin mới về mã hàng của sản phẩm ở trong kho đã được sửa đổi. Cùng với đó chính là ngày tháng sửa đổi, người thực hiện sửa đổi và văn bản yêu cầu có chữ ký hợp lệ cho việc sửa đổi này được thực hiện. Những thông tin này được kèm theo để có thể đề phòng cho những trường hợp không may có thể xảy ra từ việc sửa đổi mã hàng sản phẩm này. 

Xem thêm: [Nhân viên thống kế là gì] Mô tả công việc nhân viên thống kê

2. Quy trình quản lý các hoạt động trong vấn đề nhập kho

Nhập kho được cho là hoạt động đầu tiên được thực hiện trong quy trình quản lý kho theo iso. Với bản chất là đưa hàng hóa vào trong kho, các quy trình quản lý những hoạt động trong quá trình nhập kho cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình quản lý hàng hóa về sau.

Các bước tiến hành trong việc quản lý quy trình nhập kho như sau:

- Bước 1: Đưa ra thông báo về kế hoạch cho việc nhập kho

Việc nhập kho dù là sản phẩm gì đi chăng nữa thì một kế hoạch được đưa ra cho quá trình nhập kho này cũng là điều cần thiết. Điều này nhằm giúp quản lý kho biết được hàng hóa nhập kho là gì, số lượng bao nhiêu và cách thức nhập kho sẽ được thực hiện ra sao. Mỗi một lần tiến hành việc nhập kho đều sẽ phục vụ cho một mục đích nhất định của doanh nghiệp.

Một ví dụ đơn giản như sau: Bộ phận sản xuất bị thiếu một nguyên vật liệu để dùng cho việc sản xuất sản phẩm nhất định. Lúc này, những người chịu trách nhiệm sẽ phải xây dựng kế hoạch về việc mua thêm nguyên vật liệu đó, cùng với đấy chính là một bản kế hoạch cho việc nhập kho nguyên vật liệu này.

Bản kế hoạch sau khi được hoàn thành sẽ được gửi lên ban giám đốc để chờ phê duyệt. Khi đã được xác nhận thì sẽ được đưa vào để tiến hành. Với việc có một kế hoạch chi tiết và cụ thể về việc nhập hàng hóa sẽ giúp cho quản lý kho nắm được lộ trình cụ thể và việc đốc thúc các bộ phận liên quan cũng dễ dàng hơn.

- Bước 2: Thực hiện công tác kiểm tra, đối chiếu thực tế

Đây là công đoạn quan trọng nhằm giúp cho việc nhập kho được ý nghĩa và hiệu quả cần có. Ngay khi có kế hoạch về việc nhập kho thì quản lý kho cần đi đối chiếu với những sản phẩm thực tế còn lại trong kho. Điều này nhằm kiểm tra, đánh giá liệu việc nhập kho có thực sự là cần thiết hay không và có đúng với thực tế hay không để có thể ngăn chặn cũng như tránh được sự lãng phí không cần thiết.

Tìm việc làm online

Đối với hàng hóa mới khi đến kho thì việc kiểm tra về mã hàng, tên loại hàng hóa, số lượng của hàng hóa và chất lượng chung của hàng hóa là công việc cần thiết. Dựa trên đó ta có thể biết được tình hình của hàng hóa lúc nhập ra sao, đối chiếu với các tiêu chuẩn cụ thể để có thể giải quyết những vấn đề có khả năng phát sinh ở thời điểm đó ngay lập tức.

- Bước 3: Thực hiện hoàn thiện các thủ tục trong quá trình nhập kho

Khi hàng hóa đã đảm bảo được sự hợp lệ cần thiết thì quản lý kho sẽ tiến hành hoàn tất cả thủ tục liên quan tới việc nhập kho. Lập các chứng từ liên quan, đóng dấu và cập nhật các thông tin về hàng hóa mới vào hệ thống quản lý.

Các thông tin cần được cập nhật chi tiết, đầy đủ và cần được gửi đến các bộ phận liên quan như kế toán hay sản xuất để tiến hành việc đối chiếu và kiểm tra.

Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho

3. Quy trình quản lý các hoạt động trong việc xuất kho

Cũng giống như nhập kho, xuất kho là một công đoạn không thể thiếu trong quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn iso. Những bước cụ thể trong hoạt động nhập kho dựa trên tiêu chuẩn iso được thực hiện như sau:

- Bước 1: Thực hiện đón nhận các yêu cầu về việc nhập kho

Việc xuất kho được thực hiện nhằm một mục đích cụ thể nào đó, có thể là để sản xuất, lắp ráp hay đơn giản là đem bán,... Chính vì thế mà việc xuất kho có thể dựa trên yêu cầu từ phía chính công ty hoặc cũng có thể từ phía khách hàng. Do vậy, với mỗi yêu cầu xuất kho được đưa ra, các nhân viên quản lý kho cần xác nhận về tính hợp lệ của yêu cầu đó rồi mới tiến hành xử lý hay thực hiện những công việc tiếp theo. 

- Bước 2: Tiến hành kiểm tra hàng hóa ở trong kho

Việc kiểm tra hàng hóa trong kho sau khi tiếp nhận yêu cầu xuất kho là công đoạn không thể thiếu. Bởi qua đây, quản lý kho sẽ nắm bắt được số lượng hàng hóa còn lại ở trong kho có đủ theo số lượng trong yêu cầu xuất kho hay không. 

Từ đó có thể đưa ra được những giải pháp khắc phục ngay lập tức.

- Bước 3: Thực hiện các thủ tục trong quy trình xuất kho

Lập phiếu xuất kho cùng với đó là hóa đơn chính là những thủ tục cần thiết cũng như không thể thiếu trong quy trình xuất kho. Dựa theo tiêu chuẩn của iso trong quy trình quản lý kho thì đây sẽ là bước quan trọng nhất.

Điều này hoàn toàn dễ hiểu khi đây sẽ là căn cứ chứa đựng các thông tin chi tiết về việc xuất kho như tên hàng hóa, số lượng xuất kho, ngày xuất kho, người tiến hành,... Việc này sẽ giúp cho quy trình quản lý được hiệu quả, chính xác và đây cũng sẽ là căn cứ cho việc đối chiếu và xử lý các vấn đề không may có thể xảy ra sau này. 

- Bước 4: Thực hiện việc xuất kho và bổ sung thông tin

Khi những giấy tờ đã được hoàn thiện một cách đầy đủ và chính xác thì quản lý kho sẽ tiến hành việc xuất kho và cập nhật các thông tin liên quan lên hệ thống. 

Trong quá trình xuất kho thì quản lý kho cần liên hệ với bên nhận để tiến hành việc xuất kho một cách tốt nhất và đảm bảo đúng thời gian cũng như kế hoạch. Việc cập nhật các thông tin liên quan cũng cần được đưa lên hệ thống ngay lập tức để đảm bảo việc kiểm soát thông tin một cách tốt nhất.

Xem thêm: Những lưu ý cần tuân thủ chính xác khi lập phiếu xuất kho

Đó chính là những bước trong quy trình quản lý kho theo iso. Hy vọng rằng bài viết đã đem đến những thông tin thực sự hữu ích dành cho các bạn.