Nguyên tắc Pareto là gì? Cách áp dụng Pareto vào quản trị năng suất

1. Hiểu rõ hơn về nguyên tắc Pareto

Hầu hết với các doanh nghiệp hiện nay đều đang cố gắng áp dụng nguyên tắc Pareto này trong việc quản trị năng suất chung. Thế nhưng để áp dụng nó một cách hiệu quả nhất thì lại là một bài toán khó.

Để áp dụng nó trong doanh nghiệp hoặc cho chính bản thân mỗi cá nhân thì trước tiên bạn phải hiểu xem nguyên tắc Pareto là gì đã.

Trong cuộc sống bạn đã từng nghe hay từng đọc được ở đâu đó nói rằng “ 80% hậu quả cuộc đến từ 20% nguyên nhân”. Nguyên tắc Pareto mà chúng ta đang nhắc đến trong bài còn được gọi là nguyên tắc 80/20. Mới nghe qua thì có vẻ như lý thuyết của nguyên tắc này còn rất xa vời và trừu tượng. Thế nhưng thực tế đã có thể chứng minh được rằng nguyên tắc này có khả năng cải thiện được rất nhiều tình huống trong đời sống cá nhân của mỗi người. Mở rộng hơn nếu đứng trên cương vị của một người quản lý, một nhà lãnh đạo thì bạn còn có thể áp dụng chính nguyên tắc này trong việc cải tiến năng suất lao động đó.

Nguyên tắc Pareto được đề cập đến đầu tiên trong kết quả kiểm tra dân số cho thấy 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của 20% dân số.

Nguyên tắc Pareto có thể bao hàm được các nhận định như sau:

+ 20% công nhân sẽ tạo ra 80% kết quả

+ 20% khách hàng sẽ đóng góp khoảng 80% doanh thu cho doanh nghiệp

+ 20% khiếm khuyết sẽ tạo ra 80% sự cố

+ 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng

+… và rất nhiều các nhận định khác

Thế nhưng bạn cũng cần phải biết rằng không phải lúc nào nguyên tắc Pareto hay các con số này sẽ nhất nhất là 80 – 20 mà vấn đề ở đây đang nói đến là nguyên tắc này muốn đề cập đến hầu như tất cả mọi thứ trong cuộc sống chúng ta sẽ được phân phối không đồng đều (ví dụ như: Nỗ lực, phần thưởng hay đầu ra sản phẩm, doanh thu,…)

Hãy thử tưởng tượng và đặt ra một giả thuyết để thấy rõ về nguyên tắc Pareto nhé. Nếu như bạn sống trong một xã hội hoàn hảo tuyệt đối, các nhân viên trong công ty đều đóng góp một giá trị như nhau, mọi sai lầm đều quan trọng bằng nhau, các tính năng đều được người tiêu dùng yêu thích như sau. Một cá nhân nếu như làm việc gấp đôi thì kết quả sẽ được nhiều gấp đôi tương ứng. Lúc này đối với việc lập kế hoạch công việc quả thật rất đơn giản đúng không nào?

Thế nhưng liệu xã hội hoàn hảo mà bạn đang tưởng tượng có được như vậy hay nó có ở ngoài đời thực hay không?

Như vậy với những thông tin khá đầy đủ về nguyên tắc Pareto này bạn đã phần nào hiểu về nguyên tắc này rồi đúng không? Không chỉ với một cá nhân mà với cả một doanh nghiệp đều cho rằng nguyên tắc Pareto cực kỳ quan trọng.

Xem thêm: Việc làm Quản trị kinh doanh

2. Tại sao nguyên tắc Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp khi áp dụng Pareto thì sẽ giúp cho doanh nghiệp đó có thể hình thành được động lực tập trung nỗ lực vào 20% các yếu tố quan trọng tạo nên sự khác biệt của một doanh nghiệp thay vì việc 80% dàn trải nhưng lại không thu về nhiều hiệu quả.

Kinh nghiệm rút ra từ nguyên tắc này cho doanh nghiệp: Trong trường hợp mà bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu thì bạn cần phải nỗ lực cho 100%. Còn nếu như bạn đang rất cố gắng để có được kết quả tốt từ số tiền mình bỏ ra thì có thể cân nhắc giữa việc tập trung vào 20% hoạt động tạo ra kết quả năng suất nhất thay vì 100% nhưng lại không có hiệu quả tốt.

Một lưu ý nhỏ: Khi bạn áp dụng nguyên tắc Pareto này không nhất thiết phải tập trung toàn bộ nỗ lực cho 80% công việc quan trọng. Thế nhưng bạn vẫn cần phải hoàn thiện cả phần công việc còn lại nữa.

Đối với nguyên tắc 80/20 này mà nói thì nó được rút ra từ những kết quả thực tế chưa không đơn thuần là một quy luật tự nhiên nào đó. Nếu như bạn đã có nhận thức khá toàn diện, đầy đủ về nguyên tắc này trong phần lớn các khía cạnh các hoạt động của doanh nghiệp thì bạn sẽ có được hành động đáp trả lại giống như quyết định phân chia thời gian, nguồn lực một cách hiệu quả nhất.

Đối với một doanh nghiệp, họ ưa chuộng hay nói cách khác là hầu như chỉ nhìn vào các kết quả thực tế chứ không nhìn vào nhận định hay lý thuyết nào cả. Chính vì thế mà nguyên tắc Pareto lại được cho là hữu ích với một doanh nghiệp bởi nó thật sự được rút ra từ thực tế.

Tuyển dụng: Việc làm Tài chính doanh nghiệp

3. Cách ứng dụng nguyên tắc Pareto hiệu quả trong quản lý thời gian và quản trị năng suất

Như đã nói trong những phần trên, nguyên tắc 80/20 này không chỉ có tác dụng, có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp mà đối với cá nhân nó cũng có tác dụng lớn. Nếu như doanh nghiệp của bạn, cá nhân bạn chưa biết cách vận dụng Pareto sao cho hiệu quả thì hãy nhanh chóng theo dõi xem mẹo mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn là gì nhé.

Nguyên tắc này khá đơn giản về mặt lý thuyết, về cơ bản những điều bạn cần làm chỉ là điền danh mục cần thiết vào sau các con số 80, 20 là được. Trước hết hãy thử áp dụng nguyên tắc này vào trong việc quản lý quỹ thời gian của mình đã nhé.

3.1. Áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian cá nhân

Có thể nói Pareto chính là một nguyên tắc hoàn hảo phù hợp nhất để bạn có thể quản lý được quỹ thời gian cá nhân của mình. Ngay cả trong trường hợp mà bạn đang đồng ý với tình hình thực tế đầu vào, đầu ra không phải tỉ lệ thuận 1:1. Nếu như để ý thì bạn sẽ thấy nó đã trả lời cho câu hỏi tại sao bạn không bao giờ đủ thời gian để có thể làm hết các công việc trong ngày.

20% cố gắng của bạn sẽ giúp bạn nhanh chóng có được 80% thời gian của chính bạn. Điều này thể hiện rằng cho dù bạn có không ngủ hay cố gắng uống cafe thì cũng sẽ không thể hoàn thành công việc được.

Nếu như bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình thì hãy áp dụng nguyên tắc Pareto này một lần nhé. Đảm bảo rằng bạn sẽ không thất vọng đâu, hãy giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng trước mà bạn không để bị ngăn cản bởi 80% nhiệm vụ có thể hoãn lại. Nói một cách đơn giản hơn thì bạn hãy tập trung thật nhiều thời gian cho công việc quan trọng trước, đây chính là tiền đề giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng và có giá trị nhất.

Thay vì việc dành ra 3 tiếng đồng hồ để đọc kỹ các bài viết trên mạng thì hãy dành ra 1 tiếng để đọc qua hết 12 bài viết khác nhau ở các trang uy tín khác nhau và sau đó bạn chỉ cần dành ra 2 giờ đồng hồ về viết lại thành 2 bài hay nhất.

Vấn để sử dụng và quản lý quỹ thời gian của mọi người đang quá phức tạp mà không đem lại hiệu quả, đặc biệt là với các bạn sinh viên. Nếu như trước đây việc quản lý quỹ thời gian quá khó khăn và chẳng đem lại kết quả học tốt thì hãy áp dụng nguyên tắc Pareto này ngay nhé.

Ngoài ra nguyên tắc Pareto này còn giúp bạn sàng lọc các mối quan hệ xã hội, bạn là một người có nhiều mối quan hệ xã hội thế nhưng chỉ 20% trong số họ mới thật sự đem đến 80% niềm vui, hạnh phúc cho bạn. Cũng chỉ có 20% đó là thật sự quan tâm đến đời sống và muốn tốt cho bạn. 

Tham khảo thêm: Hợp đồng nguyên tắc là gì? Mẫu hợp đồng nguyên tắc 2021

3.2. Áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản trị năng suất chung của doanh nghiệp

Trong nguyên tắc này sẽ giúp bạn có được các quyết định kinh doanh một cách cụ thể nhất bằng chính việc cung cấp mô hình xác định 20% nhiệm vụ hoặc nhu cầu dẫn đến 80% mục tiêu kinh doanh của chính bạn.

Ví dụ để hiểu rõ hơn về cách áp dụng này nhé:

Bạn có thể hiểu 20% khách hàng lớn của mình sẽ chủ yếu đóng góp đến 80% doanh thu của cả doanh nghiệp. Chính con số này sẽ giúp bạn có thể tính toán được các chiến lược tốt, hoàn hảo cho từng đối tượng thay vì việc áp dụng tổng thể chính sách đãi ngộ giống nhau cho mọi khách hàng của mình. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chia 20% khách hàng quan trọng, chủ chốt nhất để tập trung vào việc làm hài lòng họ hoặc đưa ra các chính sách phù hợp với họ, kích thích nhu cầu và sự trung thành của 20% khách hàng này với doanh nghiệp.

Trong việc cung cấp sản phẩm của doanh nghiệp, 20% sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cần phải được coi là cốt lõi và cần đầu tư khoảng 80% công nhân, thời gian để sản xuất ra sản phẩm đó. Chính vì nếu như bạn tung ra các sản phẩm cùng một cách thì hãy thử tập trung nhiều hơn cho một vài sản phẩm nhất định và số còn lại có thể được bán theo dạng đính kèm.

Trong trường hợp bạn muốn tìm kiếm vốn đầu tư cho doanh nghiệp của mình, cho dù bạn huy động vốn với mục đích nào đi nữa thì cũng hãy luôn nhớ rằng 20% nhà đầu tư của bạn sẽ nắm khoảng 80% quỹ kinh doanh của bạn đó nhé. Nếu như bạn cứ cố gắng tập trung vào các nhà đầu tư nhỏ lẻ thì nguyên tắc Pareto lại khuyên bạn nên tập trung vào nhà đầu tư lớn trước tiên.

Như vậy bạn cũng đã biết cách áp dụng nguyên tắc Pareto một cách hiệu quả vào quản lý quỹ thời gian cá nhân và quản trị năng suất rồi đúng không. Trên thực tế tỉ lệ 1:1 không hẳn lúc nào cũng là cần thiết và tồn tại trong quản trị năng suất mà nguyên tắc Pareto mới là điểm mấu chốt trong việc xây dựng chiến lược trong các doanh nghiệp.

Như vậy nguyên tắc Pareto này không chỉ hữu ích với doanh nghiệp mà nó còn giúp bạn có thể tự làm chủ cuộc sống của mình. Thông qua bài viết trên đây cũng rất mong bạn đã có được các thông tin quan trọng về nguyên tắc 80/20 này.