Hướng dẫn cách viết thư cảm ơn đối tác chuẩn tạo ấn tượng đẹp

1. Thư cảm ơn đối tác thật sự quan trọng và cần thiết

Với sự nhộn nhịp của cuộc sống hối hả này, đã có rất nhiều bộ phim nói về sự thờ ơ, vô cảm của con người khi không biết nói lời cảm ơn. Hầu hết những tình huống, hoàn cảnh diễn ra hàng ngày cho nhiều người thấy việc giúp đỡ hay hành động gì đó là điều tất yếu và không cần cảm ơn. Thế nhưng bạn đâu biết sức mạnh của lời cảm ơn nó lại đặc biệt đến vô cùng. Nếu như bạn giúp đỡ ai đó một việc vô cùng nhỏ thôi mà nhận được lời cảm ơn bạn sẽ thấy hành động của mình là đúng đắn. Vậy hãy đặt mình trong hoàn cảnh của đối tác, khi bạn đang phân vân không biết nên chọn doanh nghiệp nào để hợp tác, ký hợp đồng lớn, khi bạn không biết lựa chọn ứng viên nào thì ngay lúc này lại nhận được một bức thư cảm ơn. Đọc xong bức thư bạn cảm nhận được sự nhiệt tình trước đó của đối phương, bạn nhớ lại họ đã thật sự cố gắng và nỗ lực đến mức nào.

Chính lúc này, một bức thư cảm ơn đối tác đã xuất hiện đúng lúc đã làm cải thiện tình hình, thiện chí hợp tác đôi bên. Không những giúp bạn có thêm cơ hội mà còn có thêm căn cứ để đưa ra quyết định làm việc chung.

Với những doanh nghiệp nhận được thư cảm ơn họ sẽ cảm thấy trân trọng mối quan hệ hợp tác đó, khi đôi bên vừa có lợi mà bạn vẫn nhận được sự tôn trọng từ đối phương. Sức mạnh của thư cảm ơn đối tác thật sự rất quan trọng đó, hãy tận dụng điều này để gia tăng cơ hội thành công hợp tác nhé.

Xem thêm: Việc làm hành chính nhân sự

2. Làm cách nào để thư cảm ơn đối tác của bạn được ấn tượng?

Nếu như cũng có rất nhiều người đồng loạt gửi thư cảm ơn đến đối tác, lúc này cơ hội của bạn thật sự khá mong manh đó. Vậy hãy chuẩn bị cho bức thư cảm ơn đối tác của mình thật ấn tượng, toát lên được hết những tâm tư, tình cảm mà bạn muốn gửi đến.

2.1. Sử dụng ngôn từ phù hợp trong thư cảm ơn đối tác

Thật sự không hài lòng và có thể bị mất điểm tuyệt đối nếu như bạn sử dụng ngôn từ không phù hợp trong thư cảm ơn của mình. Thư cảm ơn đối tác sẽ khác hoàn toàn với thư bày tỏ tình cảm thông thường của bạn với người thân nhé, chính vì thế mà trong thư bạn nên sử dụng những từ thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp của mình.

Đặc biệt nên cẩn thận với các từ như: Mr, Ms, Miss, loại hình công ty như: TNHH, Cổ phần, Một thành viên,…với một vài lỗi nhỏ như vậy nhưng có thể khiến cho đối tác của bạn cảm thấy thật sự không hài lòng đó.

2.2. Nên sử dụng thư viết tay hay thư đánh máy?

Có rất nhiều doanh nghiệp đưa ra câu hỏi nên sử dụng thư viết tay hay thư đánh máy? Họ băn khoăn về việc sử dụng hình thức của thư cảm ơn đối tác. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, con người hiện đại hơn, dường như một bức thư đánh máy dần thông dụng và thay thế cho thư viết tay bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của nó, đặc biệt là còn có thể gửi online mà không cần đến trực tiếp.

Với thư đánh máy, bạn soạn thảo trực tiếp trên máy tính, sai đâu có thể trực tiếp sửa lại. Còn với thư viết tay lại luôn yêu cầu cẩn thận, tỉ mỉ từng chút, bởi nếu như sai sót ở đâu là sẽ phải bắt đầu lại từ đầu. Không những thế, với thư viết tay cần phải nét chữ đẹp, chỉn chu thì mới toát lên được tình cảm của người gửi.

Không có một nhà đối tác nào quy định về việc gửi thư cảm ơn phải viết tay hay đánh máy. Tùy thuộc vào nhu cầu, mục đích hoặc thông điệp mà bạn muốn gửi đến đối tác của mình mà có thể lựa chọn hình thức của thư. Tuy nhiên một gợi ý cho bạn đó là nên sử dụng thư viết tay sẽ chân thật và tình cảm ơn rất nhiều. Chắc chắn giữa một rừng email gửi đến họ sẽ chẳng buồn mở ra xem, thế nhưng một bức thư tay sẽ kích thích người nhận tò mò và đọc chúng đó.

Xem ngay: Việc làm kỹ sư công nghệ thông tin

2.3. Phân chia bố cục bức thư hoàn hảo

Tiếp theo để thư cảm ơn đối tác của bạn được nổi bật và ấn tượng thì bạn phải biết phân chia bố cục của thư. Với mỗi một đoạn không nên viết quá dài, như vậy sẽ khiến người xem cảm thấy chán. Độ dài chuẩn nhất của một đoạn là từ 150 đến 200 chữ.

Khi phân chia bố cục rõ ràng, các ý bạn thể hiện trong thư cũng được thể hiện một cách cụ thể nhất.

2.4. Để lời cảm ơn được phát huy tối đa sức mạnh của nó

Trong bức thư cảm ơn đối tác của mình thì bạn cần phải phát huy tối đa sức mạnh của lời cảm ơn. Lời cảm ơn của bạn phải rõ ràng và cụ thể. Lời cảm ơn cụ thể cũng giống như một chất keo gắn bó bạn với người nhận thư, khiến cho họ phải nhớ mãi về bạn. Không nên cảm ơn chung chung như “cảm ơn rất nhiều”, “chân thành cảm ơn”,…nó sẽ khiến cho người nhận cảm thấy mơ hồ và không rõ ràng. Bên cạnh đó hãy thể hiện lời cảm ơn của bạn là vì mọi người trong toàn công ty chứ không phải vì lợi ích riêng bản thân.

Đó chính là những mẹo nhỏ để thư cảm ơn đối tác của bạn thêm phần ấn tượng, hãy tự chuẩn bị một bức thư thật tốt bằng cách xem hướng dẫn viết trong phần sau nhé.

3. Hướng dẫn cách viết thư cảm ơn đối tác hay tuyệt đỉnh

3.1. Những nội dung cần xuất hiện trong thư cảm ơn đối tác

Đối với thư cảm ơn đối tác không có một yêu cầu cụ thể và bắt buộc chung nào. Chính vì thế mà bạn có thể thoải mái sáng tạo, thể hiện sự cảm ơn của mình theo cách mình muốn. Tuy nhiên cũng không nên bỏ qua các yêu cầu của một bức thư chuẩn. Qua đó mới thể hiện được thái độ trân trọng và lịch sự của mình với đối tác.

Bạn cần phải xác định được các nội dung trong thư cảm ơn mà mình muốn trình bày, qua đó mới dễ dàng trong việc triển khai nội dung ngắn gọn, súc tích. Thông thường trong một bức thư cảm ơn đối tác sẽ có 3 nội dung chính như sau:

- Phần mở đầu: Bao gồm tiêu đề thư, tên đối tác nhận thư

- Phần thứ hai là nội dung chính của thư: Cũng chính là bày tỏ lời cảm ơn của bạn đến đối tác của mình.

- Phần thứ ba là ký tên, xác nhận của người viết thư cảm ơn đối tác

Tham khảo: Mẫu thư cảm ơn khi nhận được việc làm nên viết như thế nào?

3.2. Cách viết thư cảm ơn đối tác

- Trong phần mở đầu của thư cảm ơn đối tác bạn phải thể hiện luôn được thái độ trân trọng và cảm ơn vì đã cũng hợp tác, kinh doanh và đồng hành cùng với doanh nghiệp của bạn. Qua đó thể hiện sự trân trọng sự hợp tác này của bạn với đối tác của mình.

- Trong phần tiếp theo bạn nên thể hiện được sự đánh giá cao về công việc, hiệu quả của việc hợp tác, sự quan tâm và yêu thích, tôn trọng mối quan hệ hợp tác này, thể hiện thái độ tích cực và mong muốn cùng hợp tác lâu dài hơn nữa.

- Phần kết thúc của thư không quên gửi lời cảm ơn, gửi lời kính chúc sức khỏe và thành công đến đối tác của mình. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn không chỉ trong công việc mà còn trong cả cuộc sống hàng ngày.

Ví dụ bạn có thể tham khảo như sau:

“Hà Nội ngày 19/12/2024

Thư cảm ơn đối tác

Kính gửi: Quý đối tác

Ngày 18/12/2024 vừa qua đã diễn ra cuộc hội thảo giới thiệu sản phẩm của Công ty ABCD diễn ra thành công tốt đẹp.

Trong buổi hội thảo đó, đại diện của ABCD đã cung cấp đủ cho các nhà đầu tư, cho các đối tác của mình thông tin tổng quan nhất về sản phẩm, vệ thị trường và các thành tựu mà ABCD đã đạt được.

Ban lãnh đạo của ABCD xin gửi một lời cảm ơn chân thành đến quý đối tác đã tham dự buổi hội thảo, đã quan tâm đến sự án giới thiệu sản phẩm của công ty. Với sự tin tưởng, đồng hành của quý đối tác cùng với ABCD trong suốt những năm qua chính là động lực góp phần tạo nên sự phát triển bền vững của ABCD.

Chúng tôi cam kết sẽ luôn hỗ trợ và đồng hành cùng với quý đối tác.

Kính chúc quý đối tác thêm nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công hơn!

Công ty ABCD

Giám đốc (ký tên)”

Đó là một ví dụ điển hình về thư cảm ơn đối tác mà bạn có thể tham khảo để sử dụng đối với đối tác của mình.

4. Một vài lưu ý nhỏ khi viết thư cảm ơn đối tác

4.1. Lưu ý về thời gian gửi thư cảm ơn đối tác

Gửi thư đến đối tác của mình trong trường hợp nào sẽ là hợp lý và thuyết phục nhất cũng là vấn đề đau đầu của không ít doanh nghiệp. Để bức thư cảm ơn đối tác của mình phát huy tác dụng tối đa bạn nên gửi thư trong vòng 24 tiếng kể từ khi một sự kiện hay một hoạt động nào đó diễn ra. Ví dụ khi vừa kết thúc buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm, khi vừa ký xong một hợp đồng hợp tác mới,… nếu như qua thời gian 24h này mới gửi thư thì chắc chắn tác dụng của thư sẽ bị giảm đi đó. Bạn nên lưu ý thời gian vàng gửi thư cảm ơn đối tác để tránh làm giảm tác dụng của thư nhé.

4.2. Lưu ý về lỗi chính tả, lỗi trình bày

Trong việc viết thư, cũng cần tránh lỗi chính tả và lỗi trình bày. Sẽ chẳng vui nếu như đối tác của bạn nhận được thư viết sai chính tả quá nhiều, lỗi trình bày, thể hiện sự lủng củng, thiếu chuyên nghiệp. Điều này không những không nhận được cảm kích trái lại còn gây thêm ác cảm xấu với đối tác đó nhé. Tốt nhất trước khi gửi bức thư này đi bạn nên kiểm tra kỹ càng một vài lần nữa.

4.3. Lưu ý về độ dài của thư cảm ơn đối tác

Độ dài của thư cảm ơn đối tác cũng rất quan trọng, họ sẽ không có nhiều thời gian để đọc thư của bạn đâu nhé, vì thế mà hãy trình bày các nội dung sao cho ngắn gọn, súc tích nhất có thể trong khoảng ½ đến 1 trang giấy A4 thôi nhé.

Với những thông tin chia sẻ hướng dẫn cách viết thư cảm ơn đối tác trên đây rất mong sẽ có ích với bạn.

Bạn có thể tải mẫu thư cảm ơn đối tác trong file tài liệu sau đây:

thu-cam-on-doi-tac.docx

Mẫu CV xin việc