Định nghĩa về BPO là gì? Thông tin và đặc điểm xung quanh BPO

1. BPO là gì

BPO là viết tắt của cụm từ Business Process Outsourcing trong tiếng Anh. Dịch ra tiếng Việt thì BPO có nghĩa là gia công quy trình kinh doanh hay thuê ngoài quy trình kinh doanh, thuê ngoài nghiệp vụ tác nghiệp. Nó là việc ký kết hợp đồng về một quy trình công việc cụ thể hoặc quy trình gia công với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. 

Gia công quy trình kinh doanh (BPO) liên quan đến việc sử dụng công ty cung cấp bên thứ ba cho bất kỳ quy trình kinh doanh nào đã được lên kế hoạch thực hiện nội bộ hoặc nội bộ có khả năng làm được, đặc biệt là những quy trình được coi là hoạt động và chức năng kinh doanh không phải chính của công ty đó.

Ban đầu BPO bắt nguồn từ ngành công nghiệp sản xuất. Những công ty sản xuất đã thuê các nhà cung cấp bên thứ ba thực hiện các nhiệm vụ trong quy trình của họ, sau khi xác nhận rằng nhà cung cấp có thể mang lại hiệu quả, kỹ năng, tốc độ hoàn thành cao mà chi phí ít hơn so với nhóm nội bộ. Dần dần, các tổ chức trong các lĩnh vực khác cũng sử dụng BPO trong kinh doanh của họ.

Có rất nhiều doanh nghiệp, từ công ty startup đến các công ty có quy mô lớn cũng chọn gia công quy trình kinh doanh vì các dịch vụ mới và sáng tạo luôn được cập nhật và có sẵn trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, cạnh tranh. Cho nên, việc sử dụng BPO mang lại rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp nhỏ như thế nào?

2. BPO được sử dụng cho công việc gì

Nhìn một cách tổng thể thì BPO được các công ty áp dụng trong hai lĩnh vực chính là back office và front office. Back office BPO đề cập đến một công công ty ký hợp đồng với các hoạt động hỗ trợ kinh doanh cốt lõi của mình để doanh nghiệp vận hành một cách suôn sẻ như: Kế toán, xử lý hạch toán, thanh toán, tìm kiếm và phát triển nguồn nhân lực, dịch vụ công nghệ thông tin, phần mềm, quản lý dữ liệu, nhập dữ liệu và đảm bảo chất lượng.

Ngược lại, các nhiệm vụ front office sẽ thường bao gồm các dịch vụ liên quan đến khách hàng như hỗ trợ kỹ thuật, bán hàng và tiếp thị. Một số dịch vụ cụ thể như email marketing, fax, nghiên cứu thị trường, bán hàng trong và ngoài nước, hỗ trợ kỹ thuật và các hình thức tương tác khác với người tiêu dùng.

3. Các chiến lược tùy chọn cho BPO

Mặt khác, để phân tích một hoạt động gia công quy trình kinh doanh thì ta có thể xem xét nơi cung cấp dịch vụ của bên thứ ba. Ta có ba loại chính là: Offshore outsourcing (gia công phần mềm ở nước ngoài), nearshore outsourcing (gia công phần mềm gần biên giới), onshore outsourcing hoặc domestic sourcing (gia công phần mềm trong nước).

BPO được coi là "gia công phần mềm ở nước ngoài" nếu hợp đồng được gửi đến một quốc gia khác, nơi có sự ổn định chính trị, chi phí lao động thấp hơn hoặc tiết kiệm thuế hơn. Ví dụ một công ty tại Mỹ sử dụng nhà cung cấp ở Ấn Độ là một điển hình cho việc gia công tại nước ngoài. BPO ở nước ngoài liên quan đến việc gia công các quy trình kinh doanh cho bất kỳ quốc gia nào trên thế giới, điển hình là các quốc gia ở nước ngoài với công ty đi thuê.

Nearshore outsourcing liên quan đến việc thuê ngoài quy trình kinh doanh cho các công ty ở quốc gia gần với trụ sở chính của công ty đi thuê. Ví dụ Việt Nam hợp tác với một nhà cung cấp BPO ở Lào. Còn “gia công phần mềm trong nước” được định nghĩa là người đi thuê và nhà cung cấp cùng nằm trong một quốc gia.

4. Lợi ích BPO mang lại

Các công ty thường lựa chọn BPO vì nó giúp họ linh hoạt hơn trong các hoạt động. Bằng các thuê ngoài các chức năng hành chính và không phải cốt lõi của mình, công ty đó có thể tập trung hay phân bổ lại nguồn lực cho các nhiệm vụ cốt lõi như dẫn đầu về chất lượng sản phẩm, quan hệ với khách hàng. Điều này giúp họ tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác trong ngành.

Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm dịch vụ gia công quy trình kinh doanh để có thể mở rộng các sản phẩm sản phẩm và dịch vụ của họ. Nhưng có thể một vài nguyên nhân khiến họ không có thời gian và nguồn lực để thực hiện điều đó nữa. Trong hoàn cảnh này, các dịch vụ BPO có thể mang lại cơ hội hoàn hảo cho các tổ chức thời gian và nguồn lực để thực hiện mục tiêu.

Với gia công quy trình kinh doanh, các doanh nghiệp có thể truy cập và tiếp cận vào các tài nguyên công nghệ sáng tạo mà họ không được tiếp xúc. Trong lúc đó, các đối tác và nhà cung cấp BPO không ngừng cải thiện hiệu quả làm việc của họ bằng cách sử dụng các phát minh công nghệ tiên tiến.

Không thể không nhắc đến lợi ích lớn nhất của việc sử dụng BPO là giúp doanh nghiệp tiết kiệm và kiểm soát chi phí tốt hơn. Thông thường, doanh nghiệp có thể nhận được các dịch vụ của bên thứ ba cho BPO với mức giá rẻ hơn so với chi phí mà họ phải trả để thực hiện việc đó tại nội bộ công ty. Ngoài ra, họ có thể nhận được việc tiết kiệm thuế và chi phí các dịch vụ tại một quốc gia khác. 

Xem thêm: Xây dựng quy trình bán hàng chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp

5. Mối bận tâm khi sử dụng BPO

Mối bận tâm đầu tiên khi một doanh nghiệp sử dụng BPO là vấn đề bảo mật. Ví dụ như, nhà cung cấp BPO yêu cầu doanh nghiệp giao thông tin quan trọng hoặc nhạy cảm để phục vụ công việc. Lúc này, doanh nghiệp cần phải tin tưởng nhà cung cấp ở một mức độ nhất định, vì bên thứ ba đó có quyền truy cập vào một phần của chuỗi cung ứng dữ liệu của họ. Hoặc thỉnh thoảng các vấn đề về tuân thủ các tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành cũng xuất hiện.

Một mối bận tâm khác với gia công quy trình kinh doanh liên quan đến quyền kiểm soát mà doanh nghiệp phải giao cho các nhà cung cấp bên thứ ba. Các doanh nghiệp có thể đánh giá thấp mức giá mà họ sẽ phải trả cho công việc thuê ngoài, do họ đã tính toán sai khối lượng công việc đang được thực hiện hoặc toàn bộ chi phí được nêu trong hợp đồng BPO của họ.

Các doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề giao tiếp với các nhà cung cấp thuê ngoài của họ. Hoặc họ có thể nhận thấy rằng có các rào cản về văn hóa - những vấn đề có thể khiến hiệu quả của BPO bị sụt giảm.

Bên cạnh đó, họ có thể phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp bên ngoài. Một doanh nghiệp thuê ngoài một chức năng hoặc dịch vụ được gắn với đối tác thực hiện công việc đó. Doanh nghiệp phải đảm bảo các mục tiêu chính đáp ứng chặt chẽ với chi phí đã thỏa thuận. Nếu không xử lý tốt, rất có khả năng họ gặp khó khăn trong việc đưa hoạt động đó trở lại nội bộ hoặc thay đổi sang một nhà cung cấp khác.

Cuối cùng, điều mà BPO có thể khiến doanh nghiệp lo lắng là tăng khả năng bị gián đoạn. Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát các vấn đề manh nha làm gián đoạn hoặc chấm dứt vĩnh viễn mối quan hệ với nhà cung cấp thuê ngoài. Chúng bao gồm các vấn đề về tài chính hoặc nơi hoạt động của nhà cung cấp thuê ngoài như: Bất ổn chính trị, thiên tai hoặc những thay đổi trong hoàn cảnh kinh tế.

Với bài viết trên từ work247 thì chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ về việc BPO là gì cũng như các thông tin khác về nó. BPO đang là một xu hướng và sẽ tiếp tục phát triển trong thời gian tới do lợi ích nó mang lại. Tuy nhiên, nếu bạn định sử dụng BPO thì hãy xem xét các mối bận tâm, rủi ro nó có thể gây ra nữa nhé.