[Bật mí] Executive summary là gì - Cùng cách viết “siêu” đơn giản

Tìm Việc Kinh Doanh

1. Cùng xem tại sao executive summary lại quan trọng

1.1. Cần hiểu về khái niệm executive summary

Trong kinh doanh dù bạn là doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ hay chỉ là startup bắt đầu thì executive summary sẽ luôn là quan trọng và cần chú ý tới. Bởi nếu muốn nhận được sự hợp tác và đầu tư từ các đối tác thì việc gửi tới một bản tóm tắt để họ nắm bắt được kế hoạch để xác định được sự phù hợp hay không phù hợp. Đôi khi chỉ cần tới một bản kế hoạch tóm tắt hoàn chỉnh đáp ứng đủ yêu cầu thì bạn đã có được một đối tác thực sự là hoàn hảo đó. 

Vậy thực chất executive summary là gì mà có sự tác động lớn như vậy? Executive summary được hiểu là một bản tóm tắt chung nhất về dự án hay chính là phần trọng tâm của một kế hoạch kinh doanh. 

Các đối tác sẽ thông qua chính bản executive summary để đưa ra được đánh giá chung về dự án cùng khả năng phát triển ra sao? Cũng như nắm bắt được về tư duy của bạn cho dự án đó tại tương lai để đổ vốn cho đầu tư? Bởi vậy mà kế hoạch của dự án được đề ra có nhận được sự chú ý hay không và có được nhà đầu tư lựa chọn đọc thì sẽ phụ thuộc rất nhiều vào executive summary. 

Đối với một executive summary sẽ thường được trình bày không quá hai mặt của A4 cùng đó thông qua ngôn ngữ viết dễ hiểu và phù hợp với đối tượng, mục tiêu. Giúp người đọc có thể hình dung tốt nhất qua các đoạn ngắn xúc tích tránh được một kế hoạch dài lan man cùng thời gian quá lâu để tìm hiểu. 

Xem thêm: Khởi nghiệp kinh doanh bằng nghề gì

1.2. Viết executive summary hợp lý là vào thời gian nào?

Tất nhiên là không phải bất kỳ bản kế hoạch nào cũng đều có sự bắt buộc và cần tới việc tóm tắt dự án riêng lẻ mà chỉ thực sự cần khi executive summary được tích hợp lại hoàn chỉnh gửi tới các nhà đầu tư, khách hàng của mình xem xét. Còn để cung cấp cho nội bộ có lẽ là không cần thiết và nếu được yêu cầu thì cũng không cần tới việc quá chi tiết như gửi tới khách hàng. 

Do đó, người thực hiện viết về bản tóm tắt dự án executive summary sẽ cần có sự cân nhắc về thời gian phù hợp nhất. Thời điểm tốt nhất có lẽ là chính trước khi nộp bản kế hoạch cho đối tác bạn sẽ viết executive summary và kết hợp ngay lúc đó. 

Việc làm

2. Vậy một executive summary sẽ được tạo lập như thế nào? 

Bắt đầu thực hiện cho một kế hoạch hay khi viết một bản tóm tắt dự án bạn sẽ cần chú trọng tới những yếu tố nào? Căn cứ vào đâu để biết được executive summary là đúng chuẩn? Chúng ta cùng tìm hiểu để nắm bắt được các yếu tố cần và tránh được việc mắc lỗi ngay phần dưới đây nhé. 

* Giới thiệu bạn là ai?

Đưa ra được sự chi tiết nhất và chính xác nhất về tên công ty, địa điểm mà bạn làm việc cùng đó các thông tin phục vụ cho việc liên hệ cần thiết, các chi nhánh làm việc của công ty, sự hợp tác,...

* Bạn cung cấp những gì?

Đây sẽ là việc bạn cần đưa ra các vấn đề và lợi ích của doanh nghiệp của chính mình trong việc thực hiện cung cấp và hợp tác. Có sự mô tả về các sản phẩm dịch vụ của công ty cùng việc đưa ra tại sao việc cung cấp và phát triển sản phẩm đó thật sự là cần thiết. Việc mô tả đó phải thật sự là ngắn gọn và đưa ra được việc sản phẩm dịch vụ đó sẽ giải quyết được chính nhu cầu thị trường đang cần tới. 

Xem thêm: Kinh doanh dịch vụ là gì?

* Hướng tới thị trường mục tiêu

Lựa chọn về chính khách hàng tiềm năng cho việc sử dụng sản phẩm dịch vụ mà bạn cung cấp để từ đó xác định được thị trường mục tiêu, phân khúc thị trường cụ thể hướng tới. Cùng việc đưa ra sự mô tả ngắn gọn về thị trường mục tiêu hướng tới đó và nêu ra được những lợi ích khi hướng tới nhận được sẽ là gì.

* Kế hoạch kinh doanh với mục đích 

Tất nhiên rằng kinh doanh việc bạn hướng tới tìm kiếm nhà đầu tư dành cho mình hay với mục đích vay tiền từ ngân hàng để có một khoản chi phí duy trì dự án thì hãy nên nêu một cách rõ ràng. Bởi khi đối tác nắm bắt được sự chi tiết đó và thấy được bạn đang cần chia sẻ kế hoạch kinh doanh của mình với người khác sẽ là sự thúc đẩy để nhận được việc rót vốn vào dự án. 

Xem thêm: Tầm nhìn chiến lược

* Số liệu cho sự biểu thị

Sự dẫn chứng thông qua chính các số liệu hay việc đưa biểu đồ vào executive summary sẽ là điều cần thiết để thu hút về sự đầu tư. Một biểu đồ thể hiện cho doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn đạt được trong những năm qua hoặc 3 năm tới thật chi tiết. Hay là việc đưa ra chính về kế hoạch doanh thu và lợi nhuận trong trương lai để tạo nên sự kích thích nhà đầu tư hơn. 

* Xác định về chi tiết ưu tiên

Bạn cần biết rằng mình đang hợp tác và trao đổi công việc với ai, đối tượng đó là người thế nào. Hãy tìm hiểu và đề cập đến bất kỳ chi tiết nào đó có sự liên quan tới đối tượng sẽ đọc bản executive summary để tạo nên sự tác động. Bởi một số khách hàng thay vì xem cả bản kế hoạch thì họ sẽ lựa chọn phần tóm tắt dự án để đọc và tìm hiểu. 

Tìm việc làm chuyên viên kinh doanh

3. Cách viết và đặt executive summary “perfect” nhất

Đóng một vai trò quan trọng đảm bảo thành công cho một kế hoạch và tiếp xúc trực tiếp với các nhà thẩm định dự án, đầu tư cho dự án tương lai. Bởi vậy, bạn hãy thử hình dung khi kế hoạch của bạn chỉ là một trong hàng chục dự án đang cùng kêu gọi đầu tư và sự cạnh tranh được nhận thấy rõ ràng. Kế hoạch nào tạo được sự chú ý tạo thuyết phục người đọc xem xét thì người đó sẽ thành công về việc kêu gọi. 

3.1. Executive summary luôn viết sau cùng

Tại sao executive summary lại cần viết sau cùng trong khi vị trí nằm của tóm tắt dự án lại ở đầu của kế hoạch? Điều này nghe có vẻ thật sự là trái ngược nhưng lại là điều cần thiết để tăng được sự hấp dẫn cho bản executive summary được trình bày. 

Bởi sau khi bạn hoàn thành được tất cả kế hoạch của mình thì bạn sẽ có một cái nhìn tổng quát và toàn diện hơn về dự án, hiểu biết được toàn bộ về dự án. Thông qua đó có thể viết được một bản tóm tắt logic hơn, không có sự thừa cũng như việc thiếu về nội dung, hay mục tiêu hướng tới. 

Xem thêm: Dự án Startup là gì

3.2. Ngắn gọn súc tích

Một bản tóm tắt dự án được cho là đầy đủ và đạt tiêu chuẩn nhất sẽ chỉ có sự giới hạn tại 1 - 2 trang giấy A4 mà thôi và ít khi có việc lấn tới trang giấy thứ 3. Bởi vậy việc cần thực hiện viết như thế nào để ngắn gọn và không có sự thiếu bất kỳ ý, thiếu chi tiết quan trọng với sự chắt lọc là rất cần thiết. Cũng như trong quá trình viết và trình bày ngôn ngữ sẽ luôn có sự cô đọng, đem lại sự súc tích cho người đọc để tạo sức hấp dẫn thúc đẩy. 

3.3. Có sự sắp xếp hợp lý theo thứ tự 

Hợp lý là khi các chi tiết quan trọng sẽ luôn được nhấn mạnh và đặt lên đầu rồi mới đến các chi tiết liên quan tiếp theo theo vì sự sắp xếp lộn xộn. Bởi việc đọc đôi khi chỉ là lướt qua hoặc kỹ càng cho các ý chính trên đầu vậy nên hãy có sự lựa chọn hợp lý nhất. Hoặc bạn có thể tăng thêm được sự tò mò cho đối tác, khách hàng hơn nữa khi đưa ra các dẫn chứng cùng số liệu cụ thể hơn. Tạo được hấp dẫn ngay từ ban đầu thì dù phía sau bạn chưa thực sự tốt vẫn có thể tiến tới việc thương lượng khi đàm phán. 

Tham khảo: Mô hình kinh doanh Canvas

3.4. Nên có tới các nội dung cần thiết

Mục tiêu của dự án: Tại đây bạn sẽ nêu ra những mục tiêu về tài chính, phi tài chính của dự án cùng sự nhắm tới cho vấn đề liên quan. Từ doanh thu, lợi nhuận mong muốn, tỷ suất lợi nhuận, hiệu quả cho việc sử dụng vốn. 

Sứ mệnh của dự án: Hãy đưa ra hình ảnh công ty mà bạn muốn tạo nên đối với đối tác cùng các giá trị về sản phẩm dịch vụ mà bạn kinh doanh sẽ đem lại cho nhà đầu tư. Cùng đó là sự cam kết cho việc thực hiện để tăng về yếu tố tin cậy giúp đối tác thấy được việc đầu tư của mình là không sai. Thông điệp truyền thông xác thực và thông minh. 

Nhân tố quyết định: Chính là sự khác biệt hay điểm mà công ty bạn có mà các công ty khác không hề có trong vấn đề cạnh tranh để thông qua đó giúp cho nhà đầu tư nhận thất tiềm năng. Hay việc đưa ra các yếu tố tạo sự đảm bảo mục tiêu sẽ đạt được cũng sẽ có lợi dành cho bạn. 

Tìm việc làm giám sát kinh doanh

3.5. Cân đối giữa các nội dung 

Mọi yếu tố được đưa ra trong một executive summary sẽ luôn cần tới sự cân bằng vì điều chúng ta thường gặp nhất cho mọi kế hoạch đó là người viết quá đi sâu về chuyên môn của mình. Chuyên môn sẽ nắm bắt được và viết được trơn tru hơn đúng không nhưng để nhắc tới tóm tắt dự án thì đó là điều sai. 

Ví dụ như người viết có kinh nghiệm về tiếp thị thì việc đi sâu cho quá trình phân tích và tìm hiểu nhu cầu sản phẩm họ sẽ viết rất chi tiết trong khi về mục dự đoán hay nguồn vốn lại là sự sơ sài, không có liên kết. Mọi thứ về nguyên liệu đi kèm, quy trình sản xuất được xem nhẹ hơn dẫn tới việc nhà đầu tư đọc tới thấy có sự không cân đối và không lựa chọn. Hoặc trường hợp khác người viết lại chỉ có sự am hiểu về kỹ thuật chuyên môn cũng vậy họ cũng sẽ có sự quan tâm tới kỹ thuật chứ ít quan tâm tới mảng thị trường, phân khúc hướng tới. 

Xem thêm: Việc làm marketing

Bởi vậy mới nói, dù ý tưởng của bạn là hay nhưng khi viết cũng nên đừng bỏ qua yếu tố về nguồn nhân lực triển khai dự án cùng khả năng tiến hành, điều hành. Vì người viết đã nhấn mạnh rằng nguồn nhân lực luôn đóng vai trò quan trọng và tạo nên ấn tượng sâu sắc hơn so với những yếu tố khác, vì vậy hãy tập trung vào việc mô tả chi tiết về đối tượng viết hoặc những người tham gia cụ thể hơn là chỉ đơn giản trình bày sơ đồ tổ chức dự tính. 

Một bản executive summary sẽ thường không có sự đòi hỏi quá nhiều chỉ cần đem lại sự mạch lạc, dễ hiểu và hấp dẫn mà thôi. Mong rằng thông qua chính thông tin cung cấp của work247.vn về executive summary là gì này sẽ giúp bạn có thể phối hợp kế hoạch làm việc, tóm tắt dự án thu hút được vốn đầu tư.