Họp báo là gì? Chuẩn bị cho cuộc họp báo cần những gì?

Việc làm

1. Khái quát về họp báo là gì?

Họp báo là một thuật ngữ chuyên ngành, có tên tiếng Anh là Press Conference, có nhiều thông tin đã nói về nguồn gốc của họp báo từ nước Anh vào thế kỷ thứ XVII.

Ban đầu, các cuộc họp báo được tổ chức cũng như là diễn ra trong những căn phòng kín, không được công bố rộng rãi ra ngoài về nội dung. Về sau khi các hoạt động họp báo diễn ra phổ biến hơn thì được mở rộng phạm vi và được công bố rộng rãi.

*) Khái niệm

Chúng ta có thể hiểu họp báo chính là buổi họp được diễn ra với sự góp mặt của rất nhiều nhà báo để bàn luận về một sự kiện, thông tin nào đó được diễn ra.

*) Mục đích

Mục đích của cuộc họp báo chính là đẻ công bố thông tin cho công chúng được nắm rõ hơn.

*) Mục tiêu của cuộc họp báo

Các thành phần tham dự vào cuộc họp báo sẽ tham gia để lấy các thông tin. Đảm bảo việc lấy các thông tin đáp ứng được yếu tố chất lượng, đảm bảo và độc đáo, từ đó lên ý tưởng để viết bài.

*) Các thành phần tham dự

Trong buổi họp báo sẽ có sự tham gia của các bên: doanh nghiệp, các nhà báo, đại diện chính phủ và các bên nghiệp đoàn.

Những bên này sẽ ngồi cùng nhau để có thể tìm ra được các giải pháp cụ thể cho một sự kiện nào đó, hoặc là họ cũng có thể là có mặt ở đó để thực hiện chức năng là nắm bắt thông tin và công bố thông tin ra bên ngoài cho công chúng được biết.

Xem thêm: Việc làm báo chí truyền hình

2. Những yếu tố cần có trong họp báo

Trong các cuộc họp báo, chúng ta cần phải tìm hiểu về thông tin quan trọng cần có trong những cuộc họp báo để có thể đảm bảo được những cuộc họp báo được diễn ra một cách có hiệu quả.

Vậy thì những yếu tố nào cần có trong những cuộc họp báo? Dưới đây sẽ là thông tin chi tiết dành cho các bạn:

2.1. Những thông tin cần có trong các cuộc họp báo

Cuộc họp báo được diễn ra với mục đích để thông báo cho công chúng biết về một vấn đề nào đó, các vấn đề này chính là nội dung của cuộc họp báo. Thông tin của cuộc họp báo có thể là các cơ chế hay chính sách, sự kiện, công bố các sản phẩm có những đặc điểm nổi bật nào…

2.2. Tác động của cuộc họp báo

Những thông tin được viết trên báo và có cơ sở từ những cuộc họp báo thì có rất nhiều, được sản xuất ra theo quy trình nghiêm ngặt để có thể tạo ra được những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp khai thác, căn cứ… từ đó có thể tạo ra được nhiều lợi thế quan trọng trong các hoạt động.

Các cuộc họp báo được diễn ra sẽ là cách thức để trả lời rõ ràng và cụ thể nhất đối với nhiều câu hỏi, thắc mắc của công chúng về một vấn đề bất kỳ.

2.3. Những yêu cầu về không khí của cuộc họp báo

Hiện nay, các cuộc họp báo được diễn ra với không khí sôi nổi, đông đúc với sự kết hợp của nhiều thành phần tham dự. Những nhà báo, những người lãnh đạo hay được phân công phụ trách mảng nào đó đã có kinh nghiệm.

Khi tiếp xúc với họ, bạn hãy giao tiếp với họ một cách lịch sự với thái độ tôn trọng. Hãy xin liên hệ của từng thành phần tham dự trong cuộc họp báo,

cv xin việc

2.4. Địa điểm tổ chức

Khi tổ chức cuộc họp báo thì các bạn hãy chuẩn bị thật kỹ càng về nội dung cần trình bày, phong thái trình bày trong cuộc họp báo.

Các yếu tố mà bạn cần phải đảm bảo đó là âm thanh, ánh sáng, bố cục không gian buổi họp báo… Những vật dụng cần thiết khá cũng rất quan trọng, bất kỳ thứ gì phục vụ cho quá trình họp báo thì các bạn cần phải thể hiện nét tinh tế, chuyên nghiệp…

3. Quy trình của cuộc họp báo

Để có thể tổ chức được cuộc họp báo thành công thì chúng ta cần phải có kế hoạch cụ thể về quy trình của cuộc họp báo.

Dưới đây là chi tiết về quy trình của cuộc họp báo mà các bạn cần phải nắm được:

Xem thêm: Ngôn ngữ báo chí là gì

3.1. Chuẩn bị về nội dung

Nội dung là yếu tố quan trọng hàng đầu trong các cuộc họp báo, cuộc họp báo sẽ diễn ra với lượng thông tin có giá trị, các nhà báo khác cũng tham gia cuộc họp với với mục đích là lấy tin, những thông tin mà xã hội rất quan tâm, thông tin nào có tính cộng đồng càng cao thì thông tin đó càng có giá trị.

Những thông tin được cung cấp trong cuộc họp báo cần phải được đảm bảo về độ chính xác và đảm bảo về sự rõ ràng.

Những thông tin cung cấp trong cuộc họp báo cần phải được trình bày và lưu trữ cẩn thận. Bạn hãy tổng hợp những file này trong file word, sau đó sẽ gửi cho từng nhà báo để họ nắm được nội dung, đảm bảo bất cứ nhà báo nào được mời tới cuộc họp báo đều nắm được nội dung, cho dù họ tới cuộc họp báo muộn một chút.

3.2. Quy trình mời khách

Khách mời của cuộc họp báo chính là các nhà báo và phóng viên, cùng với các đại biểu khác của nhiều lĩnh vực khác nếu có (tùy vào từng tính chất của buổi họp báo).

Những người được mời tham dự vào cuộc họp báo đều là những người có liên quan tới lĩnh vực báo chí, họ có tầm quan trọng tới sự kiện và khả năng đưa thông tin của bạn đi xa.

Do đó, bạn cần phải thể hiện thái độ trang trọng, lịch sự và chân thành nhất để mời các khách mời tới tham dự. Bạn phải hiểu rằng sự có mặt của họ sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho cuộc họp báo của bạn.

Khi mời khách mời, bạn hãy nhớ đưa vào giấy mời các thông tin quan trọng như: địa điểm, thời gian diễn ra họp báo, số điện thoại, những thành phần tham gia…

3.3. Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm là điều kiện buộc phải có, chính vì thế mà vạn cần phải cân nhắc về những yếu tố có liên quan tới địa điểm, những địa điểm này cần phải được đảm bảo về mức độ thành công, đảm bảo sự thuận lợi cho các thành phần tham dự.

Cùng với đó, các yếu tố như âm thanh, ánh sáng, chỗ ngồi, không gian xung quanh cần được setup một cách rõ ràng, cụ thể. Mọi thứ cần phải chỉn chu.

Những đồ dùng, vật dụng nhỏ cần thiết cho cuộc họp báo cũng cần phải được lên các danh sách để đảm bảo đầy đủ, được sắp xếp một cách chuyên nghiệp: máy chiếu, bảng, bục phát biểu, bàn ghế…

3.4. Bàn với MC về chủ đề và người diễn thuyết

Trước mỗi cuộc họp báo được diễn ra thì các bạn cần phải đảm bảo có cuộc diễn thuyết thật chất lượng. Bàn luận trước với MC sẽ góp phần tạo cho cuộc họp báo được diễn ra có thứ tự, có kế hoạch và tính khoa học.

Đồng thời cũng giúp cho cuộc họp báo có thể đi đúng với định hướng chung, đạt được mục đích như dự định ban đầu.

MC cũng cần phải có khả năng nói, diễn đạt các vấn đề, rành mạch, đưa thông tin một cách có kế hoạch.

Xem thêm: Việc làm biên tập viên truyền hình

Trên đây chính là nội dung của vấn đề mà nhiều người muốn được giải đáp, các bạn sẽ có cơ hội để giải đáp các thắc mắc về cuộc họp báo là gì, đồng thời cũng giúp các bạn nắm được quy trình của các cuộc họp báo.