Kế toán chi phí là gì? Tìm hiểu kế toán chi phí trong doanh nghiệp

1. Kế toán chi phí là gì?

Kế toán chi phí là một phần rất quan trọng trong doanh ngiệp, đó chính là một nhánh của kế toán, và nhiệm vụ của kế toán chi phí đó là lưu chép lại các chi phí trực tiếp cũng như là gián tiếp mà nó có liên quan đến việc sản xuất trong mỗi đơn vị sản phẩm liên quan và dịch vụ do công ty cung cấp. Và nhờ kế toán chi phí mà từ đó các nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc sử dụng những thông tin như vậy vào nhiều mục đích khác nhau như: Triển khai ra thêm một giá bán nào đó thật hợp lý đối với lại hàng hóa và dịch vụ của công ty, xác định được các chi phí vượt xa cả ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, tập trung nhiều hơn vào các chi phí mang tính đặc biệt để có thể tiến hành giảm giá dần dần, cuối cùng thì nhờ kế toán chi phí mà sẽ quyết định được xem trong số các loại sản phẩm và dịch vụ, loại nào mang được nhiều lợi nhuận cho công ty, còn loại nào thì không.

Ngoài ra cùng với đó thì sẽ có một số trong những chi phí nào đó được xem là trực tiếp, chi phí khác thì được coi là gián tiếp. Nhân viên mà phụ trách phần kế toán tri phí và các nhà quản lý thì nên quan tâm đến hai loại chi phí này.

Đọc thêm: Bảng cân đối kế toán ngân hàng

1.1. Mục đích của kế toán chi phí

Đối với các công ty lớn hay tập đoàn hoặc những người trong nghề thì kế toán luôn được coi là một trong những hệ thống thông tin chủ yếu và mang tính chất đáng tin cậy nhất ở hầu hết các tổ chức, tập đoàn và công ty nào. Và các hệ thống cung cấp thông tin như vậy thì thường sẽ nhằm vào các mục đích sau đây:

- Phục vụ cho các việc mà được đề ra về chiến lược tổng quát cũng như kế hoạch dài hạn, và nó sẽ bao gồm: Từ những bước đầu tiên ở quá trình phát triển đầu tư vào sản phẩm mới và đầu tư vào cho tài sản thuộc về hữu hình hay vô hình như bằng sáng chế, nhãn hiệu, con người…

- Cung cấp tất cả các thông tin có liên quan đến các giai đoạn được phân bổ nguồn lực như sản phẩm và trọng tâm là khách hàng, định giá, và thường sẽ được thực hiện qua các báo cáo về khả năng sinh lời của sản phẩm mang tính dịch vụ, khách hàng, nhãn hiệu, về kênh phân phối cho sản phẩm…

- Phục vụ cho công việc lập kế hoạch về chi phí và kiểm soát chi phí của các mặt hoạt động, nhờ được thực hiện qua các bản báo cáo về thu chi, tài sản và với đó là trách nhiệm của các bộ phận và những bộ phận mang trách nhiệm liên quan.

- Đo lường về kết quả và đánh giá con người, trong đó là gồm những so sánh cũng như là dựa vào kết quả thực tế và kế hoạch, nhờ đó mà có thể dựa vào các thước đo tài chính và phi tài chính.

- Thỏa mãn được về các quy định cũng như là yeu cầu về pháp lý, các quy định cũng như là chế độ thường được ấn định các phương pháp kế toán mà phải tuân thủ theo.

1.2. Chức năng của kế toán chi phí

- Kiểm soát về hoạt động: Về phần kế toán chi phí thì sẽ cung cấp được các thông tin phản hồi về tính hiệu quả kèm với đó là chất lượng của các công việc mà bạn hoàn thành được, từ đó sẽ giúp cho nhà quản trị có thể kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn.

- Tính giá thành sản phẩm, sản xuất và tiêu thụ: Kế toán chi phí sẽ giúp về việc đo lường giá vốn của các nguồn lực đã được sử dụng để sản xuất ra một sản phẩm hay dich vụ, tieu thụ và chuyển giao phần sản phẩm đó về phía khách hàng.

- Kiểm soát quản lý: Kế toán chi phí sẽ cung cấp các thông tin về những kết quả của quản lý và các đơn vị kinh doanh khác. Nhu cầu thông tin về chi phí của các cấp quản trị sẽ không hề giống nhau ở các cấp thi hành, đó là cấp chế tạo ra nguyên liệu trở thành thành phẩm cũng như về các chiến dịch dịch vụ nhàm cung cấp nhu cầu cho các khách hàng, các thông tin mang tính cần thiết chủ yếu là nhằm để kiểm soát và cải tiến các thao tác.

Kiểm soát chiến lược: Kế toán chi phí sẽ cung cấp thông tin về kết quả tài chính và kết quả cạnh tranh lâu dài đến từ thị trường, thị yếu của khách hàng và phần cải tiến kỹ thuật của doanh nghiệp.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

2. Sử dụng thông tin về kế toán chi phí như thế nào

Nhà quản lý sử dụng thông tin về chi phí để hiểu và kiểm soát các biến số xác định khả năng sinh lợi. Ví dụ, nhiều công ty sản xuất định ra một mức chi phí chuẩn cho mỗi khoản chi phí trực tiếp, như chi phí lao động mỗi đơn vị, thời gian sử dụng máy cho mỗi đơn vị, chi phí mua gỗ cho mỗi đơn vị. Sau đó phòng kế toán sẽ làm báo cáo hàng tháng về chi phí thực tế cho mỗi đơn vị sản phẩm. Các nhà quản lý có thể dễ dàng thấy sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí chuẩn, từ đó có thể điều tra nguyên nhân nếu những khác biệt này vượt quá tầm kiểm soát. Ngoài ra, họ còn có thể xác định các yếu tố chính góp phần vào chi phí và công việc để quản lý chúng. Ví dụ, các nhà quản lý của Amalgamated có thể thấy rằng lao động là yếu tố đóng góp chính vào chi phí sản xuất ra giá treo Model 1. Thông tin này khuyến khích họ kiểm tra lại quá trình sản xuất để xem liệu họ có thể thay đổi quy trình sản xuất ra số lượng sản phẩm tương tự nhưng với số giờ lao động ít hơn hay không. Hoặc ban quản lý có thể nghiên cứu bất kỳ thiết bị sản xuất nào có thể thay thế lao động với chi phí trên đơn vị sản phẩm thấp hơn.

Đọc thêm: Receivable Accountant là gì trong bộ phận kế toán

2.1 Xác lập chi phí dựa trên hoạt động

Chi phí quản lý chung, hay còn gọi chi phí gián tiếp, là điểm yếu trong nhiều hệ thống kế toán chi phí. Thông thường, kế toán viên sử dụng các công thức đơn giản để phân bổ các chi phí gián tiếp. Ví dụ, nhiều người phân bổ tổng chi phí gián tiếp cho các sản phẩm theo số giờ lao động quy cho mỗi sản phẩm. Phương pháp này hợp lý miễn là chi phí lao động là chi phí sản xuất lớn nhất. Các phương pháp khác chia chi phí gián tiếp thành tỷ lệ tương xứng với doanh thu có được từ mỗi sản phẩm. Điều này cũng có lý miễn là sản phẩm không có nhiều khác biệt.

Tuy nhiên, ngày nay lao động hiếm khi được xem là yếu tố chi phí chính, và hầu hết các nhà máy đều có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Do đó, các công thức phân bổ chi phí sử dụng trước đây không còn phù hợp để cho ra những con số chính xác về các khoản chi phí gián tiếp. Trên thực tế, những công thức tính toán này có thể dễ dàng làm cho các nhà quản lý tập trung vào đẩy mạnh sản xuất các sản phẩm không mang lại lợi nhuận và bỏ qua các dòng sản phẩm sinh lời nhất cho công ty mình. Để hiểu sự bất tương xứng giữa khả năng sinh lợi thực tế và khả năng sinh lợi thể hiện bên ngoài diễn ra như thế nào, hãy xem những gì đã xảy ra cho một công ty có truyền thống lấy giờ lao động để phân bổ chi phí quản lý chung. Vào thời điểm mà lao động còn là chi phí chính trong quá trình sản xuất, chi phí này góp một phần chính trong tổng chi phí chung của công ty, thì công thức này tỏ ra hiệu quả. Tuy nhiên, khi một số dòng sản phẩm được hiện đại hóa và tiết kiệm lao động nhờ vào quy trình tự động hóa, vai trò của chi phí lao động trong tổng chi phí phải thanh toán bị thu hẹp lại. Trong khi đó, lợi nhuận thu được từ các sản phẩm này có xu hướng tăng lên. Nhưng chi phí phải thanh toán không biến mất, chỉ đơn giản được chuyển sang chỗ khác.

2.2. Xác lập chi phí với các sản phẩm đặc biệt

Đối với các sản phẩm đặc biệt thì các dòng sản phẩm khác - đặc biệt là những sản phẩm đòi hỏi lượng lao động tham gia sản xuất lớn - sẽ chiếm phần lớn nhất trong chi phí quản lý chung của toàn công ty. Điều này làm khả năng sinh lợi của các sản phẩm của những công ty này có vẻ tương đối bị hạn chế. Để thấy được điều này xảy ra như thế nào, hãy xem hai sản phẩm sau, mỗi sản phẩm đều có doanh thu thuần như nhau (14 USD) và có cùng chi phí sản xuất trực tiếp, vận chuyển và phân phối (5 USD). Sản phẩm A và sản phẩm B có chung lãi biên tế. Sản phẩm A dẫn đầu thị trường và được tiêu thụ mạnh. Nhưng do quá trình sản xuất đòi hỏi nhiều lao động tham gia, công thức tính chi phí của công ty này phân bổ chi phí quản lý chung cao hơn - do vậy, sản phẩm A được nhìn nhận là lỗ 1 USD. So với sản phẩm A, sản phẩm B ít được chú ý hơn. Tuy nhiên, do lượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất thấp, nên phân bổ chi phí quản lý chung thấp, sản phẩm có vẻ như có khả năng sinh lợi cao. Nếu tham khảo những số liệu này, cấp quản lý có thể dễ dàng đưa ra những quyết định sai lầm: ngưng sản xuất sản phẩm A, tăng sản xuất cho sản phẩm B. Những quyết định như vậy thậm chí có thể nhấn chìm những công ty hàng đầu!

Đọc thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng

2.3. Cách tính toán dành cho các chi phí

H.Thomas Johnson và Robert Kaplan đã đưa ra một cách tính mới cho các chi phí này. Phương pháp này được gọi là xác lập chi phí dựa trên hoạt động (ABC - activity-based costing). ABC là phương pháp tính chi phí xác định số lượng các mối liên hệ giữa những hoạt động cụ thể và những nhu cầu mà các hoạt động này thực hiện từ các nguồn lực của tổ chức. Trong khi các hệ thống kế toán chi phí truyền thống phân bổ chi phí hỗ trợ và gián tiếp đến sản phẩm thông qua các thông số đo lường như thời gian lao động trực tiếp, thời gian sử dụng máy, hoặc chi phí vật liệu, ABC ghi nhận rằng với các sản phẩm, khách hàng, nhãn hiệu và các kênh phân phối khác nhau sẽ có nhu cầu sử dụng nguồn vốn công ty khác nhau. Do đó, ABC bắt đầu bằng cách tạo ra một hệ thống thứ bậc về các hoạt động, sau đó phân bổ chi phí phù hợp với từng hoạt động liên quan. Phương pháp này tính toán các hoạt động thực tế liên quan để sản xuất ra một sản phẩm cụ thể (hoặc phân phối một dịch vụ cụ thể) và cố gắng tính chi phí của những hoạt động này. Ví dụ, thay vì phân bổ tổng chi phí của một máy cho một loạt các sản phẩm dựa trên một công thức, các kế toán viên sử dụng phương pháp ABC sẽ biết được cần có bao nhiêu thời gian cho một máy (gồm cả thiết lập…) để sản xuất ra một thành phẩm, sau đó phân bổ chi phí tương ứng. ABC cũng tập trung vào các kích tố chi phí có khả năng hướng dẫn sự phân bổ. Ví dụ, chi phí của bộ phận nguồn nhân lực cũng được tính vào các sản phẩm dựa trên số lượng đầu người cho từng đơn vị sản phẩm.

ABC được phổ biến nhanh chóng, vì phương pháp này liên quan đến sự cân bằng các yếu tố khác nhau: để chính xác hơn, một doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian và nguồn lực vào việc tính toán và đánh giá các hoạt động phát sinh chi phí. Một công ty phải mong đợi một nguồn lợi rõ ràng từ ý tưởng đã có - và thậm chí nếu có lợi đi nữa, liệu có đủ để ủng hộ cho việc tái lập các hệ thống cần thiết?

Việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh

3. Phần còn lại của kế toán chi phí là gì

Khi nói về kế toán, có rất nhiều điều còn phải thảo luận bên ngoài những gì chúng ta vừa đề cập trên đây. Tuy nhiên, những vấn đề nêu trong chương này có thể sẽ đủ để giúp bạn hiểu về phần nào những điểm được xem là quan trọng trong kế toán và nó rất có ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của bạn với vai trò là nhà quản lý:

- Những nguyên tắc kế toán được thừa nhận rộng rãi

- Kế toán tiền và kế toán dồn tích

- Kế toán tồn kho

- Kế toán khấu hao

- Các hình thức cho thuê

- Nguyên tắc chi phí gốc

- Kế toán chi phí

Trong đó, kế toán chi phí là một loại hình kế toán mà các nhà quản lý có khả năng phải đối mặt nhiều nhất. Loại kế toán này có thể giúp bạn biết hoạt động nào hoặc sản phẩm nào đóng góp một cách kinh tế vào lợi nhuận của công ty. Kế toán chi phí cũng giúp bạn tránh việc phân bổ chi phí quản lý chung tùy tiện, hạn chế khả năng sinh lợi.

CV kế toán

Hi vọng bài viết vừa rồi của Work247.vn đã giúp các bạn hiểu hơn về Kế toán chi phí là gì? Từ đó cũng sẽ giúp các bạn định hướng được nghề nghiệp tương lai  cho mình. Chúc các bạn thành công!