KPI mẫu là gì? Tổng hợp những thông tin liên quan đến xây dựng KPI

1. KPI mẫu và những vấn đề liên quan đến KPI

1.1. Bạn có biết KPI là gì không?

Đầu tiên chúng ta hãy cùng nhau đi hiểu KPI là gì đã nhé. Nếu như bạn đang là một dân văn phòng, hàng ngày đi làm với số KPI đã được đặt ra thì có lẽ cũng đã quá đỗi quen thuộc với điều này. Đối với nhiều người, KPI chính là áp lực, thế nhưng với một số người thì nó lại là động lực giúp cho họ vượt qua những khó khăn để đạt hiệu suất công việc tốt nhất.

KPI chính là những từ được viết tắt bởi “Key Performance Indicator” nó được dịch ra là chỉ số hoạt động quan trọng, hay còn được gọi là chỉ số đánh giá và thực hiện công việc của mỗi người. Thông thường để khích lệ tinh thần của nhân viên hiện nay thì các doanh nghiệp hầu như đều áp dụng KPI đối với mỗi nhân viên. Theo đó thì họ sẽ đưa ra KPI chung và bạn phải thực hiện công việc đó, nó sẽ được đánh giá vào cuối ngày dựa trên KPI mà bạn đã hoàn thành. Việt đặt ra KPI này sẽ dựa vào đó để thưởng cho những nhân viên xuất sắc, đạt được hiệu quả làm việc tốt, bên cạnh đó cũng là để khích lệ tinh thần làm việc của mỗi người.

Đối với mỗi công việc, mỗi vị trí khác nhau sẽ được đặt ra các KPI khác nhau cho từng người, thế nhưng bạn vẫn phải đảm bảo thực hiện công việc của mình.

1.2. Mục đích của việc xây dựng KPI là gì?

Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp lại xây dựng lên KPI đối với các cá nhân, đối với các phòng ban khác nhau. Điều này đối với các doanh nghiệp mà nói thì họ cũng đã có những mục đích sử dụng riêng biệt.

Từ những kết quả KPI mà họ thu được, thông qua đó doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất công việc đang được thực hiện đến đâu, đây cũng là một trong những thước đo hiệu quả của doanh nghiệp.

Những mục đích khi xây dựng KPI của doanh nghiệp là:

- Khi xây dựng KPI thì doanh nghiệp đó luôn có mục đích chính là mong muốn nhân viên của mình có thể hoàn thành công việc đúng thời gian, dự kiến.

- Doanh nghiệp có thể đảm bảo được toàn bộ các chỉ số, đánh giá được thực hiện một cách chính xác nhất. Thông qua KPI thì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả công việc một cách chính xác nhất.

- Chưa hết, mục đích khi cách doanh nghiệp sử dụng KPI chính là giúp cho các chỉ số, công việc, kết quả được thể hiện một cách rõ ràng hơn, minh bạch hơn.

Như vậy, đối với mục đích lập KPI nói chung sẽ giúp cho doanh nghiệp có hoạt động quản lý nhân viên và quản lý công việc một cách bài bản hơn, cụ thể hơn. Điều này cũng sẽ góp phần giúp cho các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, đối với mục đích riêng thì mỗi doanh nghiệp sẽ có những mục đích khác nhau, tùy thuộc vào người lãnh đạo khá nhiều.

1.3. Mục tiêu của việc xây dựng KPI là gì?

Có thể nói KPI là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay, chính vì thế mà khi xây dựng KPI thì cũng cần phải chú ý, hướng được đến các tiêu chí Smart (thông minh) như sau:

- S – Specific: Được hiểu là KPI cần phải cụ thể

- M – Measurable: KPI có thể đo lường được

- A – Achiveable: KPI mà nhân viên có thể đạt được

- R – Realistics: KPI cần phải thực tế

- T – Timbound: KPI cần phải có thời gian cụ thể để đạt được

Với 5 tiêu chí để xây dựng KPI này thì cũng không nhất thiết phải áp dụng toàn bộ nó vào việc xây dựng. Nếu như không thích hay thấy không phù hợp thì các doanh nghiệp có thể thay đổi chúng. Tuy nhiên, thực tế lại chứng minh rằng nếu như bạn muốn đạt được KPI hiệu quả, minh bạch và dễ hiểu nhất thì lại nên vận dụng cả 5 tiêu chí như thế này vào trong việc xây dựng.

Việc làm nhân viên kinh doanh

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI

Đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay, đang vướng phải rất nhiều sự cạnh tranh khác nhau của các doanh nghiệp khác. Trên thị trường thương mại yêu cầu và bắt buộc họ phải thực hiện một cách hiệu quả để nâng cao chất lượng công việc. Không những thế mà thông qua KPI còn giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi được năng suất, thái độ của từng nhân viên.

Vai trò của việc xây dựng KPI đem đến cho doanh nghiệp như sau:

- Thứ nhất chính là đo lường mục tiêu:

Đối với những KPI đã đặt ra, nó sẽ giúp cho chúng ta có thể đo lường, xem xét lại mục tiêu cụ thể hơn. Ví dụ: nếu như công ty của bạn đặt ra KPI cho mỗi cá nhân chính là bán được 20 triệu đồng/1 ngày, đó cũng chính là mục tiêu của bạn. Sau khi cuối ngày xem xét lại vấn đề KPI, bạn sẽ biết mình được ở chỗ nào và chưa được ở chỗ nào để lần sau rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân.

- Thứ hai, tạo ra môi trường học tập hiệu quả:

Theo nhiều nghiên cứu cho thấy, việc thực hiện KPI trong mỗi doanh nghiệp sẽ giúp cho họ tạo ra được một môi trường học tập và làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên nhận KPI sẽ phải cố gắng trau dồi thêm khả năng của mình để đạt được KPI đã đặt ra hàng ngày.

- Thứ ba, có thể tiếp cận các thông tin một cách kịp thời:

Nếu như một doanh nghiệp thiết lập KPI chung cho tất cả các cá nhân, phòng ban khác nhau, như vậy vô hình chung đã tạo ra một môi trường cạnh tranh cho nhân viên, mà trong đó thì thông tin lại đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

- Thứ tư, nâng cao tinh thần, trách nhiệm:

Việc thực hiện KPI cũng chính là để nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên trong công ty hơn. Họ sẽ nhận biết được khối lượng công việc mà mình cần làm là bao nhiêu để vượt KPI. Hơn nữa, khi làm việc trong một bầu không khí cạnh tranh, hăng say như vậy thì vô hình chung khiến cho toàn bộ nhân viên phải có trách nhiệm với công việc của mình. Bên cạnh đó thì việc hoàn thành tốt chỉ tiêu đề ra thì cũng đem lại cho nhân viên những phần thưởng lớn.

Như vậy, việc xây dựng KPI khiến cho tinh thần làm việc của công ty đi lên nhiều, cũng chính điều này cũng là một trong những động lực giúp cho mỗi doanh nghiệp xây dựng KPI mẫu riêng cho mình.

3. Cách xây dựng một số loại KPI mẫu

3.1. Mẫu KPI của các phòng ban

Đối với từng phòng ban khác nhau cần có các chỉ số hiệu suất riêng biệt, không thể có KPI của phòng biên tập giống với phòng kinh doanh hoặc phòng kỹ thuật. Bởi mỗi một phòng ban riêng sẽ có tính chất công việc riêng, họ sẽ có những hoạt động đặc thù riêng. Chính vì thế mà cần phải lưu ý xây dựng KPI khác nhau.

3.1.1. KPI mẫu của phòng nhân sự

Phòng nhân sự sẽ có những chỉ số để xây dựng mẫu KPI chính như sau:

- Về tuyển dụng: cần phải đưa ra thời gian và chi phí trung bình của mỗi một vị trí tuyển dụng, đưa ra tỷ lệ có nhân viên mới trong toàn công ty, số lượng CV mới, số lượng ứng viên mới, tỉ lệ các cuộc phỏng vấn như thế nào,..

- Về đào tạo nhân viên mới: cần phải đưa ra những tỉ lệ đào tạo nhân viên mới trên tổng số toàn bộ nhân viên, đưa ra những chỉ số thể hiện sự hài lòng của nhân viên sau khi đã được đào tạo, chi phí thực hiện đào tạo,…

- Ngoài ra thì cũng không thể nào không nhắc đến chỉ số và mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên đó trong công việc như thế nào.

3.1.2. KPI mẫu của phòng kỹ thuật

- Cần phải đưa ra được những chỉ số dành cho công việc được hỗ trợ như thế nào, tỉ lệ trong lần xử lý đầu

- Đưa ra những chỉ số cho việc vận hành hệ thống, thời gian trung bình để xử lý vấn đề, sự cố đó, tỷ lệ gặp lại sự cố đó như thế nào

- Đưa ra một vài chỉ số KPI cho kỹ thuật nữa như là chi phí dịch vụ, tỷ lệ tiết kiệm được chi phí.

3.1.3. KPI mẫu của phòng biên tập

Đối với phòng biên tập thì có thể sử dụng những chỉ số sau để xây dựng KPI mẫu như là:

- Tổng số lượng bài viết trên một ngày có đạt chỉ tiêu ban đầu đề ra hay không

- Số lượng từ trong bài viết có vượt tiêu chuẩn hay không

- Chất lượng về bài viết như: tỷ lệ lên top của bài viết như thế nào, tỷ lệ trùng lặp của bài viết với những bài khác ra sao.

3.1.4. Những lưu ý khi xây dựng KPI cho các phòng ban

Khi doanh nghiệp thực hiện xây dựng KPI mẫu cho mỗi phòng ban khác nhau thì bạn cần phải lưu ý những điều sau đây:

- Cần phải chú ý đến những đặc tính chuyên môn của từng phòng ban khác nhau, bởi mỗi một phòng trong doanh nghiệp sẽ phải đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, chính vì thế mà cần phải chú ý điều này để không có sự nhầm lẫn.

- Khi thực hiện lên kế hoạch thực hiện KPI thì cần phải có sự tham khảo giữa các phòng ban với nhau, bởi nếu như bạn xây dựng KPI một mình thì sẽ không thể hiểu hết được toàn bộ năng lực của người khác. Khi thực hiện trao đổi công việc thì có thể đúng người đúng việc hơn đó.

3.2. Mẫu KPI dành cho cá nhân bạn

3.2.1. Những nội dung cần có khi xây dựng KPI cá nhân

Việc xây dựng KPI cá nhân cũng vô cùng quan trọng, nó giúp cho chính cá nhân đó có thể nắm bắt được tình hình công việc mà họ đã thực hiện là như thế nào. Từ những kết quả định lượng đó thì có thể phản ánh một cách chính xác nhất hiệu quả công việc của các cá nhân.

Cách để xây dựng KPI cá nhân:

- Phần mở đầu cần phải đảm bảo về quốc hiệu và tiêu ngữ, sau đó là tên công ty, đơn vị và tên văn bản (mục tiêu KPI cá nhân), thời gian bắt đầu thực hiện, họ tên và chức danh người thực hiện (thuộc đơn vị, bộ phận nào).

- Phần nội dung sẽ phải đảm bảo các tiêu chí sau:

+ Đánh giá KPI của người thực hiện

+ Năng lực đóng góp (kiến thức, kỹ năng, hành vi)

- Phần cuối cùng sẽ có chữ ký của người có thẩm quyền và người sẽ phê duyệt mục tiêu KPI đó.

Tìm việc làm nhân viên bán hàng

3.2.2. Lưu ý khi xây dựng KPI cá nhân

- Khi thực hiện xây dựng KPI cá nhân bạn cũng cần phải đảm bảo và tuân thủ về cách trình bày giống như một văn bản thông thường.

- Bạn cần phải xét xét kết quả của mình xem có thể đạt được những mục tiêu của KPI đã đề ra hay không, nếu như không thể thì cần phải có những điều chỉnh sao cho phù hợp với năng lực của mình

- Bạn cần phải lưu ý, khi đề xuất ra những mục tiêu KPI đó thì cần phải đảm bảo rằng bạn cũng có thể làm được, hoặc nhân viên của mình làm được, chứ không nên đề ra những KPI quá xa vời.

- Sau khi hoàn thành xây dựng KPI xong thì cần phải theo dõi thường xuyên, liên tục tiến độ thực hiện của KPI đó xem có cần điều chỉnh, thay đổi hay không?

Như vậy, với những thông tin về KPI mẫu mà chúng tôi mong muốn đem đến cho bạn trong bài viết trên đây, hy vọng bạn đã hiểu hơn về nó và đã có thể tự xây dựng mục tiêu phát triển cho chính mình trong công việc.