Mẫu biên bản cuộc họp chính xác nhất cho nhiều trường hợp

1. Cái nhìn tổng quát về biên bản cuộc họp

1.1. Khái niệm chung nhất cần nắm 

Ngay tại chính các cuộc họp thì biên bản cuộc họp luôn đóng một vai trò quan trọng nhưng để nói đến cụ thể khái niệm thì sẽ ra sao? Biên bản cuộc họp được biết đến là một loại văn bản quan trọng ghi lại mọi điều diễn ra trong cuộc họp bao gồm rất nhiều thông tin cùng ý kiến khác nhau từ chính những người tham gia. 

Việc ghi chép biên bản cuộc họp trong các cuộc họp đó chính là người ghi biên bản (thư ký). Đảm nhận trách nhiệm về việc điểm danh số người tham dự, số người vắng mặt hay đồng thời là việc ghi lại mọi thông tin quan trọng theo diễn biến cuộc họp trong suốt khoảng thời gian diễn ra, bắt đầu tới lúc kết thúc. 

Cái nhìn chung nhất cho biên bản đó chính là về yêu cầu cho việc mô tả được những thông tin, sự việc cùng các hiện tượng một cách đầy đủ chi tiết nhất. Cạnh đó là sự đảm bảo về ý kiến của các bên hay đối tượng liên quan thì bạn có thể tham khảo về ngay chính các mẫu được cung cấp tại bài viết này. 

1.2. Yếu tố cần cho một cuộc họp

Tất nhiên khi thực hiện biên bản cuộc họp sẽ cần ghi các thông tin quan trọng, các vấn đề cần giải quyết cũng như xử lý trong cơ quan, doanh nghiệp và công ty hay chính là một cuộc họp sẽ cần có đầy đủ về người thực hiện chủ trì, người tham dự lắng nghe và thư ký ghi chép. 

Người thực hiện chủ trì chính là người đưa ra các vấn đề chính cho việc bàn luận thông qua đó có thể tổng hợp các ý kiến đề xuất cho việc giải quyết và định hướng việc xử lý nhanh gọn. 

Người tham dự lắng nghe chính là các đại diện của phòng ban nội bộ hoặc các nhân nhân viên cũng như người có liên quan tới chủ đề được đưa ra tại cuộc họp đó.

Thư ký ghi chép với vai trò đảm nhận tổng hợp các thông tin cuộc họp và lập biên bản cuộc họp dưới dạng văn bản ban hành cho công ty. 

Việc làm nhân sự

2. Vai trò và bố cục cần của biên bản cuộc họp

2.1. Vai trò của một biên bản cuộc họp

Bởi chính là văn bản để ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong cuộc họp mà biên bản cuộc họp được coi như là một tài liệu lịch sử. Tuy không có hiệu lực về pháp lý trước pháp luật nhưng đó là là căn cứ chứng minh cho các sự kiện đã được xảy ra. 

Thông qua chính biên bản này thì các nội dung tại cuộc họp được đề ra hay chính về yêu cầu của lãnh đạo về chỉ đạo, các ý kiến đóng góp xây dựng của đơn vị hoặc cá nhân liên quan sẽ được điều chỉnh, sắp xếp. Để từ đó có thể thực hiện giải quyết công việc đem lại sự hiệu quả hơn so với trước đó. 

Hay tại chính khía cạnh khác thì biên bản còn đóng vai trò như một lời nhắc của chính những người đã thực hiện ký xác nhận cho biên bản đó. Thông qua chuyển cam kết vào chính danh sách công việc cần thực hiện đầy đủ và đảm bảo cho yêu cầu đề ra. 

Ngoài ra, chính biên bản dành cho cuộc họp còn là để giúp những người có liên quan trước khi bắt đầu các cuộc họp tại các phiên tiếp theo sẽ nắm bắt được nội dung. Từ đó có thể theo dõi cũng như chính mình kiểm tra được chính xác công việc cần thực hiện là gì? 

2.2. Bố cục của biên bản cuộc họp cần có

Để có một biên bản hợp chuẩn và ghi lại được chính xác đầy đủ các nội dung của cuộc họp thì về bố cục sẽ cần đáp ứng đầy đủ về các yếu tố sau đây: 

+ Đầu tiên là Quốc hiệu và tiêu ngữ

+ Sau đó là tên văn bản cùng trích yếu nội dung.

+ Ngày.../ tháng.../ năm…: Được ghi một cách rõ ràng và cụ thể về thời gian giờ, phút thực hiện lập biên bản cho cuộc họp đó. 

+ Người tham dự: Đó là đảm bảo kiểm tra và xác nhận thông tin trước buổi họp. 

+ Diễn biến của sự kiện thực tế hay chính là phần nội dung chi tiết.

+ Phần kết thúc sẽ được ghi về thời gian và do. 

+ Thủ tục cho việc ký xác nhận. 

+ Tên về công ty, số hiệu biên bản cùng tên biên bản thật đầy đủ.

+ Đầy đủ về thời gian diễn ra cuộc họp cùng các thành phần tham gia liệt kê. 

+ Người chủ trì cuộc họp là ai, nêu rõ cả về thư ký thực hiện.

+ Nội dung chính của cuộc họp hướng tới khi được bàn luận. 

+ Kết luận của cuộc họp được tóm lại cho việc ban hành. 

+ Cuộc họp kết thúc vào thời gian cụ thể nào. 

Việc làm kế toán

3. Để có một biên bản cuộc họp chính xác bạn cần lưu ý 

Một cuộc họp có thành công hay không thành công sẽ phụ thuộc rất lớn vào chính phần ghi chép của thư ký biên bản cùng việc chuyển tới các cá nhân và tổ chức có liên quan để xin ý kiến và xác nhận. Bởi vậy mà người thư ký thực hiện viết biên bản cũng cần lưu ý tới một số vấn đề để có thể thanh công như sau:

* Mẫu biên bản cần chuẩn bị sẵn 

Đâu phải ai cũng giỏi về việc nắm bắt được thông tin nhanh nhạy trong cuộc họp để có thể tiến hành ghi chép toàn bộ đúng không? Vậy nên để có thể nắm bắt được thì việc chuẩn bị thật chu đáo về một mẫu trước đó theo quy định và yêu cầu cần tới của đơn vị là vô cùng quan trọng. 

Dù là biên bản nào chăng nữa thì hãy nhớ về các nội dung cơ bản cần có đó là:

+ Thời gian và địa điểm diễn ra

+ Các thành phần tham dự

+ Nội dung cuộc họp hướng tới

+ Kết luận được đề ra

Sâu đó bạn chỉ cần gạch về các ý chi tiết hơn khi được ra tại cuộc họp là được, điều đó sẽ giúp bạn nhanh nhẹn hơn rất nhiều đó. 

* Ghi chép nhanh hơn cùng sự đầy đủ

Người thực hiện ghi chép là người có tốc độ tốc ký được cho là “siêu tốc” - đây cũng là một kỹ năng cần học hỏi rất nhiều để thành thục và ghi chép được đầy đủ các thông tin quan trọng. Cùng đó là việc chuẩn bị đầy đủ về chính các sổ ghi chép cùng thiết bị máy tính để có thể lưu lại các thông tin. Tránh được các trường hợp về không sử dụng được máy ghi âm hoặc thiết bị ghi âm được sử dụng có sự trục trặc xảy ra. 

Cùng đó là việc đảm bảo nội dung của biên bản được ghi chép phải có đầy đủ về các thông tin quan trọng và đáp ứng được yêu cầu đề ra theo sự mong muốn. 

* Nội dung của biên bản luôn có sự trọng tâm

Cạnh việc ghi chép đầy đủ về các nội dung thì việc cần lưu ý tới trọng tâm và thể hiện được trọng tâm cho biên bản là điều cần thiết. Bởi có rất nhiều người không tham dự cuộc họp và muốn hiểu được cuộc họp qua biên bản thì họ nắm bắt được trọng tâm hướng tới là gì? Hãy tránh cho việc trình bày quá dài dòng cùng sự lan man các nội dung phụ không cần thiết nhé. 

* Đưa ra thông tin chính xác

Biên bản cho cuộc họp là điều ghi chép lại các thông tin được cung cấp và trao đổi của chính cuộc họp vậy nên việc cần tới sự chính xác đảm bảo được khách quan là cần thiết. Không nên có sự thêm bớt hay bình luận và đưa ra ý kiến của cá nhân trong biên bản tóm tắt về cuộc họp để xác nhận. 

Cùng đó để tăng độ tin cậy cao hơn nữa thì hãy công khai và đọc để những người tham dự có thể cùng nghe và đóng góp ý kiến sửa chữa nếu có danh mục chưa đúng. Hay chính là việc để tất cả có thể ký xác nhận cho biên bản để tất cả những thành viên cùng chịu về trách nhiệm thi hành. 

* Phương pháp cho việc ghi chép 

Các sự kiện với tầm quan trọng lớn như đại hội, sự kiện pháp lý, kiểm tra hành chính hay khám xét khám nghiệm, cũng như lời tố cáo về pháp luật, bàn giao tài sản,...Việc ghi chép cần ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết về các nội dung cũng như tình tiết liên quan nhưng sự trọng tâm của sự kiện. Nguyên văn sự kiện sẽ được đề cao và đảm bảo hơn. 

Về các sự kiện thông thường về cuộc họp đình kỳ, thảo luận phương án hay bình xét,...sẽ chi áp dụng cho việc ghi tổng quát về nội dung quan trọng đầy đủ nguyên văn mà thôi. 

4. Một số biên bản cuộc họp liên quan mà bạn cần biết

4.1. Biên bản cuộc họp công ty

Cuộc họp của công ty là một trong những cuộc họp quan trọng nhất bởi sự chứa đựng các thông tin và ý kiến từng các thành viên đóng góp xây dựng cho công ty. Song song đó là ý kiến từ chính ban lãnh đạo đề ra và ban hành vậy nên việc ghi chép và lập thành biên bản tạo hiệu lực cho sự sắp xếp và chỉnh sửa. Và người ghi chép khi thực hiện công việc của mình sẽ cần chuẩn bị sẵn các mẫu biên bản họp cùng các thiết bị hỗ trợ giúp lọc chi tiết. 

Mẫu biên bản cuộc họp 2024 bạn có thể tải ngay tại đây: Bien-ban-cuoc-hop.pdf

4.2. Biên bản cuộc họp công đoàn

Các cuộc họp công đoàn cấp cơ sở thì biên bản được cho là một thủ vụ văn thư quan trọng không thể thiếu. Nội dung của mẫu biên bản đó sẽ được trình bày trong chính buổi họp đó vậy nên cách viết một biên bản cuộc họp chỉn chu là điều cần thiết dành cho thư ký công đoàn. 

Mẫu biên bản cuộc họp công đoàn bạn cần tải ngay tại đây: mau-bien-ban-cuoc-hop-cong-doan.pdf

4.3. Biên bản họp chi bộ 

Đây là mẫu biên bản dành cho công tác sinh hoạt đảng cần lập sau mỗi cuộc họp kết thúc với sự đầy đủ về các nội dung từ thời gian, địa điểm cho tới báo cáo hoạt động của chi bộ,...Cùng đó việc đưa ra các phương hướng tương lai để hướng tới sự thay đổi tích cực, phát triển. 

4.4. Biên bản cuộc họp giao ban 

Biên bản này được sử dụng trong các cuộc họp và giao ban giữa các ban ngành. Cuộc họp đó được diễn ra nêu đầy đủ giống với các biên bản khác từ thời gian, địa điểm tiến hành, thành phân cho tham gia cùng nội dung và kết luận được quyết định. Để qua đó các ban ngành có thể nắm bắt được nhiệm vụ và thực hiện công việc được giao phó với hiệu quả cao nhất. 

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban bạn cần tải ngay tại đây: mau-bien-ban-cuoc-hop-giao-ban.pdf

4.5. Biên bản họp lớp 

Mẫu dành cho việc ghi chép lại quá trình hợp lớp khi thực hiện có thể áp dụng cho chính các cấp từ khác nhau từ tiểu học tới trung học cơ sở, trung học phổ thông,...Được áp dụng cho chính học sinh hay phụ huynh áp dụng cho các cuộc họp tổ chức để nắm bắt được các thông tin cơ bản cho việc thực hiện nâng cao học tập. 

Khi làm việc trong bất cứ công ty, doanh nghiệp nào việc tránh khỏi tham dự các cuộc họp là không thể xảy ra và tất nhiên biên bản cuộc họp sẽ là điều bắt buộc để ghi chép lại. Vậy nên bài viết của work247.vn đã đưa ra sự giải đáp dành cho bạn thông qua đó thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn với sếp.