[Tiết lộ] Bản mô tả công việc Event Assistant chi tiết nhất

Việc làm tổ chức sự kiện

1. Đôi nét về Event Assistant

Event assistant trong Tiếng Việt có nghĩa là làm công việc về trợ lý sự kiện. Người đảm nhiệm vị trí trợ lý sự kiện sẽ là người thực hiện những công việc hỗ trợ các công việc như thiết kế sự kiện, quảng cáo sự kiện, kinh doanh sự kiện, điều phối sự kiện, người thực hiện những công việc vặt giúp cho đạo diễn trong sự kiện… để giúp cho buổi sự kiện được diễn ra một cách thành công và tốt đẹp nhất.

Làm một công việc liên quan đến sự kiện đòi hỏi bạn cần có cho mình niềm đam mê, sự nhanh nhẹn và linh hoạt để có thể xử lý kịp thời những tình huống, sự cố bất ngờ không lường trước được.

2. Mô tả công việc Event assistant – trợ lý sự kiện là gì?

Mỗi thành công trên sân khấu đều đến từ sự nỗ lực và cố gắng rất lớn của tổ đội trợ lý sự kiện phía sau hậu trường, đảm nhiệm công việc tổ chức sự kiện. Vậy cụ thể chi tiết những công việc cần phải làm với công việc này là gì? Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu, phân tích nhé!

Trên thực tế thì với mỗi sự kiện thì công việc trợ lý lại khác nhau, vì thế mà công tác chuẩn bị cho mỗi sự kiện lại hoàn toàn không giống nhau, điều này sẽ cần phụ thuộc dựa vào những mục tiêu, mục đích mà khách hàng yêu cầu đặt ra.

Với mỗi xác nhận về sự kiện, sau khi tiếp nhận những thông tin công việc liên quan đến sự kiện, những người trợ lý sự kiện sẽ thực hiện các công việc liên quan đến việc nghiên cứu, tổ chức quy trình sự kiện ra sao, mục đích và yêu cầu của khách hàng có gì đặc biệt cần lưu ý. Đó là những bước đầu tiên chúng ta cần làm, cần tìm hiểu chuẩn bị cho công việc trợ lý sự kiện này.

Việc thứ hai mà mỗi Event assistant chúng ta cần làm đó chính là việc đi tìm địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp với quy mô tổ chức cũng như thuận tiện nhất cho mọi người di chuyển tham gia mà lại còn cần phải phù hợp với tài chính có được từ khách hàng, từ chủ sự kiện.

Sau khi chuẩn bị được địa điểm cũng như hình dung ra được những việc cần làm thì chúng ta lần lượt sẽ vạch ra những kế hoạch bước đi cụ thể dựa trên sự tính toán có cân nhắc về những vấn đề, sự cố liên quan cũng như là kinh phí được tài trợ từ phía nhà sự kiện. theo đó mới đem lại cho công ty nguồn lợi nhuận, doanh thu lớn nhất.

Khi mà mọi công tác chuẩn bị về kế hoạch, cũng như chi tiết cần thực hiện ra sao thì đó là lúc chúng ta bắt tay vào công cuộc chuẩn bị những đạo cụ, thiết bị, máy móc thiết bị, ánh sáng, âm thanh… cần thiết cho buổi sự kiện. Tất cả những vận dụng đó chúng ta sẽ đều phải kết hợp với đội vận chuyển để mang chúng từ công ty đến địa điểm tổ chức.

Sau đó người trợ lý sẽ dùng quyền hành của mình để truyền đạt lại những yêu cầu về việc phân công chia nhiệm vụ cụ thể cho từng người từng bộ phận một để các nhân viên, bộ phận trong công ty thực hiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời cũng tăng được sự đoàn kết cho tất cả thành viên trong cùng một tập thể. 

Mọi sự chuẩn bị về dụng cụ cũng như phân chia công việc cho tất cả mọi người được bài trí kỹ lưỡng xong rồi thì việc quan trọng tiếp theo người trợ lý cần làm là kết hợp, giúp đỡ người quản lý của mình tìm kiếm các phương án chuẩn bị dự phòng cho các sự cố có thể xảy ra mà không lường trước được trong suốt quá trình diễn ra tổ chức sự kiện.

Đó là tất cả những công việc người trợ lý cần làm trước khi sự kiện diễn ra mà bản mô tả công việc Event Assistant đã đưa ra cho bạn thấy. Còn trong thời gian, quá trình sự kiện, công việc cụ thể của người trợ lý sẽ là:

- Kết hợp với các bộ phận khác trong cùng công ty sự kiện để điều hành, điều chỉnh, điều hướng công việc để suốt buổi sự kiện được diễn ra một cách trau chuốt, một cách hòa hợp nhất để loại bỏ được những sai sót sự cố không mong muốn xảy ra.

- Cùng với đó người trợ lý sẽ cần phải theo dõi, quan sát từng bước tiến hành sự kiện xem nó có đi đúng theo hướng kế hoạch vạch sẵn hay không. Lúc này người trợ lý sẽ tự mình đi quan sát đánh giá tình hình, hỗ trợ những công việc có liên quan cần thiết đến nó. Lúc này khi mà thấy những vấn đề phát sinh thì người trợ lý sẽ xem xét và giải quyết vấn đề thay cho quản lý, giám đốc sự kiện nếu như vấn đề đó không quá nghiêm trọng.

- Một sự kiện trong đó chắc chắn có rất nhiều người, việc của người trợ lý là cần tạo ra được sự tương tác mối quan hệ giữa những khách mời với khán giả khi đó để có thể tạo ra được bầu không khí nhộn nhịp sôi động nhất có thể, cũng như là kéo dài được thời gian trò chuyện tương tác giữa hai bên.

Sau khi sự kiện kết thúc công việc của người trợ lý là gì?

- Sau sự kiện chắc chắn một điều không thể bỏ qua đó là sắp xếp, thu dọn công việc hậu trường cũng như trên sân khấu chính và phân công cho những nhân viên phụ trách mảng này.

Và trên đó là tất cả những công việc mà người Event Assistant – trợ lý sự kiện cần làm, nghe có vẻ nhiều nhưng khi bắt tay vào công việc thì sẽ đây là một chuỗi những công việc nhỏ được kết nối, móc xích với nhau không thể tách rời. Đó cũng chính là một chuỗi những công việc cho vị trí trợ lý sự kiện này. Vậy phải làm sao để có thể làm việc ở vị trí này

Tìm việc làm event manager

3. Những yêu cầu cần có cho vị trí trợ lý sự kiện

Môi trường của công việc sự kiện thật sự rất chuyên nghiệp, vì vậy nếu bạn muốn được làm việc thể sức mình ở đây thì thực sự bạn cần phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Về yêu cầu từ phía công việc: đòi hỏi bạn cần phải có những kỹ năng nhất định: như là kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng sắp xếp quản lý tổ chức các công việc, kỹ năng xử lý tình huống giải quyết vấn đề… với những yêu cầu này chúng ta có thể tự trau dồi cho mình từ khi còn đang đi học. Và xin nhấn mạnh một điều là nó thực sự cần thiết và rất quan trọng, bởi nó chính là công cụ giúp cho bạn kết nối một cách trực tiếp và gián tiếp các bộ phận nhân viên với nhau.

-Về yêu cầu từ phía kiến thức: với công việc này ngoài kiến thức chuyên môn là nắm, hiểu và vận dụng được những quy trình việc làm của một người trợ lý sự kiện; thì bạn cũng cần phải có cho mình những kiến thức ngoài ngành liên quan đến việc làm truyền thông như là: khả năng kiến thức quản trị, kiến thức sử dụng công nghệ thông tin tốt (bao gồm Microsoft Outlook, Word & Excel), có kiến thức về xã hội truyền thông, có hiểu biết về thương mại hóa và không gian bán hàng cho các thương hiệu (selling space to brands),…

- Về các kỹ năng mềm: yêu cầu đòi hỏi bạn cần phải có Kỹ năng giao tiếp tự tin (bằng văn bản, bằng lời nói và giữa các cá nhân); Kinh nghiệm trước đây về tình nguyện trong các sự kiện hoặc một lĩnh vực công việc tương tự; Kinh nghiệm trước đây về tình nguyện trong các sự kiện hoặc một lĩnh vực công việc tương tự; kỹ năng làm việc nhóm; Thành thạo làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh, chịu được áp lực công việc; Thái độ chủ động và có thể làm, ngay cả khi làm việc dưới áp lực cao...

- Về một số yêu cầu khác: yêu cầu với vị trí này thì cần có bằng đào tạo từ mức Cao Đẳng trở lên, về độ tuổi: thì không giới hạn, nhưng có sự ưu tiên ở những bạn trẻ, về hình thức làm việc: đáp ứng được yêu cầu full time với vai trò là một nhân viên chính thức.

4. Mức lương và chế độ quyền lợi cho Event Assistant

Để có một con số chính xác cho vị trí này thì dường như sẽ là rất khó, bởi nó sẽ được thay đổi khá là linh hoạt và rõ ràng qua từng sự kiện. với từng nơi khác nhau, sẽ có hai hình thức lương: một là lương hưởng theo sự kiện mình làm được, hai là theo lương cứng từ phía công ty. Với hình thức thứ nhất thì sẽ có nhiều rủi ro hơn hình thức thứ hai, nhưng nếu tháng đó bạn làm được nhiều thỉ con số bạn nhận được không hề tồi, bởi trung bình hiện nay với mỗi sự kiện bạn làm bạn sẽ nhận được rơi vào khoảng là 3 triệu đồng. Còn với hình thức thứ hai thì mức lương của bạn sẽ dao động trong khoảng từ 7 – 10 triệu đồng/ tháng.

Ngoài mức lương như vậy thì bạn vẫn sẽ được hưởng các chế độ đãi ngộ theo như luật lao động của nước ta quy định: như là lương tháng thứ 13, thưởng lễ, tết… của công ty. Bạn cũng được tham gia những chế độ bảo hiểm theo đúng quyền lợi cá nhân người lao động như là: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp lao động…

Có được cơ hội làm trong môi trường trẻ trung năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, có khả năng thăng tiến cao. Có cơ hội được thể hiện, phát triển năng lực bản thân một cách tối đa, từ đó tăng được trình độ cũng như khả năng của mình. Dược đi du lịch cùng công ty, được hưởng các khoản phụ trợ cấp, được tham gia các khóa đào tạo nghiệp chuyên môn một cách miễn phí…

Tìm việc làm thiết kế sự kiện

5. Bạn có thể tìm kiếm công việc Event Assistant trên work247.vn

Ứng viên có thể tìm kiếm việc làm Event Assistant trên work247.vn. Trên trang đang có rất nhiều tin tuyển dụng cho bạn tham khảo. Với cách làm đơn giản nhưng ứng viên dễ dàng tìm được những vị trí công việc phù hợp.

Và bài viết trên đã chỉ ra cho bạn những thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị những kiến thức, những hiểu biết cần có vị trí trợ lý sự kiện, để từ đó có được kiến thức khi mô tả công việc Event Assistant. Qua bài viết này hi vọng rằng bạn đã nắm cho mình những tips hữu ích nhất để có được một công việc hoàn hảo và đầy triển vọng. Chúc bạn may mắn và phát triển thành công trên con đường sự kiện này nhé! Nếu có thắc mắc hãy nhớ còn có chúng tôi đồng hành cùng bạn!

Tải bản mô tả công việc Event Assistant tại đây.

Mô tả công việc Event Assistant.docx