SOP là gì? Quy trình chuẩn trong SOP như thế nào?

Việc làm tuyển dụng

1. SOP là gì? Tại sao cần quy trình chuẩn SOP

SOP là từ được viết tắt trong tiếng Anh là Standard Operating Procedure được hiểu là Quy trình vận hành tiêu chuẩn. SOP được xem như là một thủ tục dành riêng cho hoạt động của doanh nghiệp, nhằm mô tả các hoạt động cần thiết hoàn thành các nhiệm vụ và đúng theo quy định mà ngành nghề đó đặt ra. Hoặc đơn giản là những quy trình do chính đơn vị, tiêu chuẩn riêng mà bạn đặt ra để điều hành doanh nghiệp một cách nhanh chóng và có hiệu quả. 

Đơn cử như việc trong một môi trường sản xuất kinh doanh nói chung, ví dụ rõ ràng nhất của SOP được đưa ra ở đây chính là việc sử dụng các quy trình từng bước trên dây chuyền sản xuất được sử dụng để tạo ra sản phẩm cũng như quy cách để đào tạo nhân viên.

Trong Hành chính- Nhân sự, việc sử dụng SOP chính là một cách để giới thiệu nhân viên chẳng hạn. 

Như đã nói ở trên thì quy trình vận hành chuẩn là tài liệu chi tiết hướng dẫn nhân viên thực hiện một quy trình kỹ thuật lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Nó được coi như một cuốn cẩm nang làm việc để hướng dẫn các hoàn thành công việc được giao. 

SOP được viết ra để mọi người cùng thực hiện đem lại sự nhất quán và thống nhất trong quy trình làm việc chuẩn. Ví dụ như SOP trong quy trình quản lý và kiểm tra các thiết bị máy móc vận hành sẽ được tuần tự thực hiện bảo trì máy móc, liệt kê ra những danh sách công việc cần làm để quản lý máy móc tránh gây những hỏng hóc mắc phải trong quá trình vận hành. 

Nói tóm lại SOP chính là một quy trình chuẩn mà các doanh nghiệp nên áp dụng để quản lý doanh nghiệp, đánh giá quy trình và cải thiện quy trình sản xuất hàng ngày. 

Xem thêm: Việc làm vận hành sản xuất

2. Mục đích của việc tạo ra SOP

Trên thực tế, SOP là một quy trình chuẩn nhằm áp dụng các quy luật lặp đi lặp lại cho tất cả các doanh nghiệp nơi mà tiêu chuẩn về chất lượng luôn được hiện hữu. SOP đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chính sách, thủ tục, tiêu chuẩn cần thiết cho hoạt động quản lý, tiếp thị và đánh giá.Mục đích của SOP làm đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp và từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn.

- Tạo ra sự nhất quán và độ tin cậy cho từng hoạt động của doanh nghiệp.

- Ít xảy ra lỗi và vấn đề về kỹ thuật trong quá trình vận hành.

- Đem lại cách xử lý xung đột giữa các đối tác một cách hiệu quả.

Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên vận hành máy chi tiết và đầy đủ nhất

- Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và đảm bảo sự an toàn khi vận hành máy móc. 

- Giúp bảo vệ người lao động trong các lĩnh vực yêu cầu có trách nhiệm pháp lý và các vấn đề liên quan đến nhân sự. Việc vận hành theo một quy trình chuẩn nếu chẳng may xảy ra lỗi trong quá trình vận hành cũng dễ dàng để kiểm tra và rà soát lỗi hơn. 

- Đưa ra một lộ trình giải pháp cho các vấn đề cụ thể và có tính minh bạch cao nhằm tập trung vào việc giải quyết những vấn đề đang được đề cập đến.

- Nó được coi là tuyến đầu phòng thủ trong tất cả các cuộc thanh tra và giám sát quy trình của một doanh nghiệp. Cho dù đó là cơ quan giám sát, đối tác hay quản lý cấp cao tiến hành thẩm định. Nếu đúng quy trình chuẩn được đưa ra thì doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm.

Như vậy, mỗi doanh nghiệp đều có thị trường riêng, mỗi doanh nhân đều có những cách lãnh đạo tài tình của riêng mình cũng giống như mỗi ngành nghề đặc thù sẽ có một phương pháp kiểm soát riêng cho vấn đề của mình. Và mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách thực hiện SOP riêng theo đúng quy chuẩn của doanh nghiệp họ.

CV online đơn giản

3. Những loại hình SOP dành cho doanh nghiệp 

Một số loại hình SOP dành cho doanh nghiệp được kể đến ở đây đó là:

- Quy trình sản xuất/ vận hành: đưa ra các bước dây chuyền sản xuất, bảo trì thiết bị và kiểm tra quy trình chuẩn, sử dụng SOP đó để đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới. 

- Tài chính và quản trị tài chính doanh nghiệp: SOP sẽ được lập để tạo ra các khoản phải thu các quy trình lập hoá đơn và thu tiền; bên cạnh đó là việc đưa các quy trình tài khoản thanh toán và tối ưu hóa dòng tiền trong quá trình thanh toán.

- Tiếp thị bán hàng và chăm sóc khách hàng/ dịch vụ khách hàng: phê duyệt các thông tin về truyền thông đại chúng, thông cáo báo chí và truyền thông xã hội; chuẩn bị báo giá sản phẩm và tiếp thị bán hàng; quy trình cung cấp dịch vụ và sản phẩm bao gồm cả quy trình chuẩn trả lời chăm sóc khách hàng; quy trình chung về chính sách bảo hành, đổi trả và hoàn tiền cho khách hàng; ghi nhận giải quyết các đơn thư khiếu nại và nhận xét đánh giá xây dựng doanh nghiệp từ phía khách hàng.

- Quy trình tuyển dụng nhân viên: đưa ra bản mô tả công việc (job description); bản quy trình chung về định hướng và đào tạo cho nhân viên; đưa ra bản chỉnh sửa và hoạt động kỷ luật theo đúng quy trình của nhân sự; đánh giá hiệu suất làm việc và quy trình sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Việc làm nhân viên vận hành

4. Mẹo để viết SOP hiệu quả dành cho doanh nghiệp

4.1. Xác định đối tượng nhận SOP và thực hiện SOP

Bạn càng xác định rõ đối tượng SOP của mình thì quy trình mà bạn đưa ra càng chính xác, mức độ chi tiết trong các quy trình vận hành sẽ trở nên tiêu chuẩn và tối ưu hơn. Nếu đối tượng sử dụng SOP là những người đã có kinh nghiệm lâu năm thì việc sử dụng SOP với các từ ngữ chuyên ngành và chuyên môn sâu càng dễ dàng hơn. 

4.2. Chia nhỏ quy trình và rút ngắn mục tiêu

Việc chia nhỏ quy trình sẽ giúp cho các vấn đề được giải quyết một cách cụ thể hơn, Chia nhỏ thành từng bước theo thứ tự tuần tự và có sự linh hoạt ưu tiên yếu tố quan trọng viết trước, đảm bảo rằng bạn không quên bất cứ bước nào hay công đoạn nào trong quy trình chuẩn.

Hãy đảm bảo sự rõ ràng và ngắn gọn nhưng đầy đủ ý nghĩa cho SOP của bạn. Mục tiêu hướng đến của SOP là giảm sự mơ hồ không rõ ràng cho nhân viên, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng về mặt nội dung. Sử dụng giọng nói truyền cảm hứng và tích cực đối với nhân viên. Bắt đầu quy trình chuẩn bằng những câu hiệu lệnh như “Nâng cao trách nhiệm bảo vệ môi trường tại nơi làm việc”.

Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên vận hành - Các yêu cầu chi tiết ra sao?

4.3. Khảo sát nhân viên 

Trước khi tạo ra SOP cần có bản khảo sát nhân viên hoàn chỉnh. Khảo sát về các mức độ và đảm bảo những thông tin chứa đựng trong SOP là thực thi đối với toàn bộ nhân viên. Đưa ra các bản tóm tắt quy trình trước để nhân viên nhận định và bao quát được các bước thực hiện quy trình. 

Việc khảo sát nhân viên nhằm đưa ra các quy trình chuẩn để nhân viên thực hiện hiệu quả đồng thời mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

4.4. Thực hiện việc chạy thử và tạo ra các cập nhật quy trình chuẩn 

Sử dụng các hình ảnh và các phương pháp minh hoạ bằng đồ hoạ sẽ giúp cho SOP trở nên dễ hiểu và dễ thực hiện hơn. Sau khi đã hoàn thành bản quy trình chuẩn hãy đưa nó vào chạy thử và kiểm tra chất lượng sau mỗi lần chạy thử. Kiểm tra SOP bằng cách liên hệ với các chuyên gia đầu ngành và thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ xuyên suốt. Lặp lại cách sử dụng các quy trình này xem có am hiểu và quen với nhiệm vụ mà SOP đề ra hay không.

Đối với từng thời gian và hoàn cảnh khác nhau sẽ có những công việc và cách thức thực hiện khác nhau sao cho phù hợp với tình huống hiện tại và không làm cho SOP trở nên lỗi thời, kém tính ứng dụng trong vận hành quy trình chuẩn. Hãy đảm bảo rằng quy trình vận hành chuẩn được xem xét một cách kỹ lưỡng và có sự cập nhật thường xuyên các thay đổi có thể xảy ra để sửa chữa lại quy trình vận hành chuẩn.

Như vậy với những thông tin về SOP mà chúng tôi chia sẻ ở trên hy vọng sẽ giúp được doanh nghiệp của bạn phần nào giảm bớt gánh nặng về tài chính và sử dụng nhân lực mà thay vào đó là việc tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho những mục đích lâu dài hơn.