Tất cả những gì bạn cần biết về biểu đồ Use Case quản lý bán hàng

1. Những điều bạn cần biết về biểu đồ Use Case quản lý bán hàng

1.1. Hiểu đúng về biểu đồ Use Case quản lý bán hàng

Biểu đồ Use Case – Use Case Diagram, hay còn gọi là biểu đồ ca – có khả năng thể hiện rõ những các tương tác giữa khách hàng hoặc người dùng với hệ thống. Trước đây biểu đồ Use Case được chỉ sử dụng trong lĩnh vực lập trình máy tính. Sau này, những nhà quản lý bán hàng đã ứng dụng loại biểu đồ này để thể hiện một cách trực quan hơn cách thức mà khách hàng tương tác với doanh nghiệp. Từ đó biểu đồ Use Case đã trở nên phổ biến trong ngành bán lẻ và dịch vụ khách hàng.

1.2. Biểu đồ Use Case quản lý bán hàng được sử dụng khi nào?

Mặc dù biểu đồ Use Case chủ yếu được sử dụng trong lĩnh vực lập trình máy tính, tuy nhiên nhờ tính ứng dụng cao nên loại biểu đồ này cũng được sử dụng rộng rãi hơn trong lĩnh vực kinh doanh. Các nhà quản lý doanh nghiệp, quản lý bán hàng cũng thường xuyên sử dụng loại biểu đồ  này để hình dung rõ ràng các cách mà một khách hàng có thể tương tác với doanh nghiệp.

Trong kinh doanh bán hàng và dịch vụ,  biểu đồ Use Case quản lý bán hàng được sử dụng để trực quan hóa quy trình tiếp thị và bán hàng; mô tả rõ hơn những tương tác của khách hàng với doanh nghiệp thông qua ứng dụng mua bán hàng hóa hoặc các ứng dụng công nghệ khác. Bên cạnh đó, biểu đồ Use Case cũng được sử dụng để phân tích các quy trình làm việc phức tạp.

1.3. Những thành phần chính trong biểu đồ Use Case quản lý bán hàng

Một biểu đồ Use Case quản lý bán hàng sẽ bao gồm những thành phần sau đây:

- Actor: Có thể đại diện cho người dùng là khách hàng hoặc một hệ thống nào đó khác.

- Use Case: Tên của chức năng trong hệ thống hoặc sự tương tác giữa khách hàng và hệ thống,

- Communication Link: Đường thẳng biểu thị cho sự tương tác giữa Actor và Use Case.

- Boundary of System: Biểu thị phạm vi trong đó các sự tương tác được diễn ra. Boundary of System có thể là một tính năng, một module hoặc cả một hệ thống.

- Relationship: Sự tương tác giữa các Use Case trong một hay nhiều hệ thống với nhau.

1.3.1. Tìm hiểu về Actor

Actor đại diện cho người dùng nói chung, trong biểu đồ Use Case quản lý bán hàng thì Actor có sự tương tác qua lại với các Use Case. Actor có thể là một người dùng, một khách hàng, và cũng có thể là một hệ thống khác. Trong biểu đồ Use Case, Actor là thành phần quan trọng nhất.

Vậy Actor được xác định như thế nào?

Để xác định được Actor cần dựa trên những dữ kiện sau đây:

- Chức năng chủ yếu của hệ thống là gì và được đối tượng nào sử dụng?

- Ai sẽ là Admin của hệ thống, chịu trách nhiệm cho các hoạt động cài đặt, vận hàng, quản lý và bảo trì hệ thống?

- Đối tượng mà hệ thống hỗ trợ là ai? Các tác vụ thường ngày sẽ do ai thực hiện?

- Hệ thống có thể hoạt động độc lập không? Có cần sự tương tác giữa các hệ thống với nhau không?

- Đối với hệ thống lưu trữ dữ liệu thì ai sẽ là người nhập dữ liệu đầu vào?

- Những gì mà hệ thống mang lại sẽ có giá trị với ai?

1.3.2. Use Case, Communication Link và Boundary of System

Trong một phần mềm hoặc một hệ thống, Use Case chính là một chức năng của phần mềm hoặc hệ thống đó. Khi Actor sử dụng một hay nhiều Use Case, có nghĩa là Actor đó đã tương tác với hệ thống.

Một Use Case hoàn chỉnh sẽ được xây dựng dựa trên những căn cứ sau đây:

- Nhu cầu chủ yếu của Actor khi tương tác với hệ thống là gì? Actor mong muốn khai thác và sử dụng những chức năng nào của hệ thống?

- Actor có nhu cầu tương tác với những loại thông tin nào trong hệ thống?

- Những thay đổi mới nhất có cần được thông tri đến Actor hay không?

- Các Use Case có thể đơn giản hóa công việc hàng ngày của Actor hay không?

- Phương thức tạo ra Use Case là gì?

- Nguồn cung cấp thông tin đầu vào/ đầu ra và sự cần thiết của những thông tin này đối với hệ thống.

- Hệ thống còn tồn tại những khuyết điểm nào? Phương án khắc phục?

Mặt khác, sự tương tác giữa Actor và hệ thống được biểu diễn thông qua  Communication Link. Trong thực tế, sự tương tác này thể hiện thông qua những Use Case mà Actor tương tác.

Boundary of System như đã đề cập ở trên, thể hiện phạm vi hoạt động của Use Case. Chẳng hạn, tính năng quản lý bán hàng trong hệ thống CRM của doanh nghiệp chính là biểu hiện của Boundary of System.

1.3.3. Tìm hiểu về Relationship

Relationship bao gồm có 3 loại lần lượt là Include, Extend, và Generalization.

Include biểu thị mối quan hệ phụ thuộc giữa các Use Case. Dễ hiểu nhất đó là một Use Case có thể bao gồm cả những Use Case nhỏ hơn và Use Case nhỏ hơn đó là điều kiện để Use Case lớn hơn được thực hiện.

Extend biểu thị mối quan hệ giữa các Use Case nhưng không phải là mối quan hệ phụ thuộc. Hiểu đơn giản thì các Use Case này chỉ có sự liên quan đến nhau chứ không có bất cứ một ràng buộc nào ở cấp độ cao hơn.

Generalization biểu thị mối quan hệ “cha con” giữa các Use Case và có thể hình dung theo sơ đồ phân bậc.Chẳng hạn Use Case A là chức năng đăng nhập, thì Use Case B là lựa chọn đăng nhập bằng số điện thoại và Use Case C là lựa chọn đăng nhập bằng email. Như vậy mối quan hệ giữa A, B và C là mối quan hệ “cha con”.

2. Cách xây dựng biểu đồ Use Case quản lý bán hàng

Để xây dựng biểu đồ Use Case quản lý bán hàng hoàn chỉnh cần trải qua lần lượt 3 giai đoạn, đó là Giai đoạn mô hình hóa, Giai đoạn cấu trúc và Giai đoạn review.

Xét về khía cạnh quản lý khách hàng, biểu đồ Use Case thể hiện sự tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp thông qua một hệ thống nào đó. Hiểu theo một cách khác thì tất cả những nhu cầu của khách hàng đều sẽ được thể hiện trên biểu đồ này. Vì vậy, biểu đồ Use Case cần thể hiện được chi tiết các nhu cầu của khách hàng, nhưng cũng vẫn phải đơn giản và trực quan.

Để làm được điều này, các chi tiết trong biểu đồ Use Case cần phải được cô đọng và súc tích. Bạn nên sử dụng hình ảnh và sử dụng ít nội dung chữ nhất có thể. Bạn cũng không nên thiết kế quá nhiều Use Case như vậy sẽ khiến biểu đồ rối mắt và không trực quan.

Thay vào đó hãy tận dụng Relationship và Boundary of System để nhóm các Use Case lại với nhau. Ngoài ra yếu tố thẩm mỹ trong biểu đồ Use Case quản lý bán hàng cũng cần phải được đề cao.

Như vậy đến đây chắc hẳn bạn đã có những góc tiếp cận trực quan về biểu đồ Use Case quản lý bán hàng. Khi tạo biểu đồ Use Case, bạn nên tuân thủ đầy đủ quy trình 3 giai đoạn và tránh đi quá sâu vào các chi tiết chức năng CRUD để tránh sự lặp đi lặp lại nhiều lần trong các biểu đồ Use Case. Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu rõ tính chất của biểu đồ Use Case quản lý bán hàng để tránh nhầm lẫn với biểu đồ phân rã chức năng.