Khủng hoảng truyền thông là gì? Xử lý êm đẹp trong mọi tình huống
Tác giả: Mỹ Lộc
Không phải những thứ gì hiện đại đều an toàn, nhất là trong thời đại công nghệ số này, thông tin cũng có thể bị khủng hoảng. Không chỉ cá nhân, ngay cả các tổ chức đều có nguy cơ gặp phải những sự cố không mong muốn, nếu là những vấn đề nghiêm trọng thì chắc chắn sẽ khiến họ rơi vào khủng hoảng truyền thông đáng sợ kia.
Vậy để phòng tránh và xử lý được tình trạng không ai mong muốn này, quý vị cần phải hiểu rõ bản chất khủng hoảng truyền thông là gì? Hãy cùng work247.vn khám phá về nó qua bài viết sau đây nhé.
1. Khủng hoảng truyền thông là gì?
Đúng như tiêu đề, khủng hoảng truyền thông chính là điều vô cùng tồi tệ xảy ra đối với một người hoặc tổ chức nào đó. Ảnh hưởng này được lan truyền rộng rãi trên khắp trang mạng xã hội hay phương tiện truyền thông đại chúng gây tổn tại về danh dự cũng như tiếng tăm của nạn nhân.
Một cuộc khủng hoảng xảy ra thường trong thời gian rất ngắn, nó là mối đe dọa của tổ chức và xuất hiện đầy bất ngờ.
Venette đã từng nói “khủng hoảng chính là một sự thay đổi đến cái mới, trong đó cái cũ không được thịnh hành và phát triển nữa.”
Một khi khủng hoảng truyền thông xuất hiện, nó có thể khiến cả một tổ chức lao đao, có thể cả một hệ thống rơi vào bế tắc và mọi thứ bị ảnh hưởng, trong đó đương nhiên là có tài chính.
Hậu quả mà khủng hoảng truyền thông đem lại chưa dừng lại ở đó, nó làm lu mờ những phán đoán của chuyên gia, làm tổn hại đến cả đối tác làm ăn của đơn vị bị khủng hoảng, đương nhiên nó còn được lan truyền khá rộng rãi.
Biết là thế nhưng hiện nay vẫn còn nhiều người tỏ ra lơ tơ mơ khi không biết phải nhận diện khủng hoảng truyền thông như thế nào? Vậy những gợi ý bên dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều này.
Xem thêm: Họp báo là gì? Chuẩn bị cho cuộc họp báo cần những gì?
2. Nguyên nhân dẫn đến khủng hoảng truyền thông
Khủng hoảng truyền thông không tự dưng xảy ra, nó được xuất phát từ những xung đột lợi ích khác nhau, cụ thể là:
Thứ nhất, xung đột lợi ích: Theo xung đột này, một nhóm bao gồm nhiều cá nhân hoặc tổ chức xảy ra mâu thuẫn với các tổ chức, doanh nghiệp về lợi ích kinh tế nhất định cho nên đã không ngừng thực hiện những hành động chống phá, hành động phổ biến nhất thường thấy đó chính là “tẩy chay” một cách vô cớ.
Thứ hai, do sự cạnh tranh không công bằng: Biểu hiện của sự cạnh tranh không công bằng này là những thế lực thù địch luôn có những hành động vượt ra ngoài phạm vi pháp luật cho phép để nhằm việc bôi nhọ danh dự, chống phá công ty đối thủ. Mặc dù đã được ngăn cản và giới hạn song dư âm vẫn còn đó, thậm chí chúng còn có động thái “bắt nạt trên mạng” khiến người ta không thể không bức xúc.
Thứ ba, khi “con sâu làm rầu nồi canh”: Rất đơn giản, bạn hãy tưởng tượng rằng trong 1 tập thể chỉ cần 1 cá nhân nào đó không nghiêm túc chấp hành các quy định của Luật pháp, chẳng may phạm tội và bị phát hiện thì cả tập thể ấy sẽ bị hưởng tiếng xấu theo.
Ví dụ: Nhiều bài báo đăng tin rằng 1 tài xế Grab đã thực hiện hành vi cướp của giết người, sau khi thông tin này đăng tải lên mạng thì chắc chắn tâm lý người dùng cũng phải dè chừng.
Thứ tư, do khủng hoảng liên đới: Rất dễ hiểu, khi bạn hợp tác với một công ty đang bị khủng hoảng truyền thông, chắc chắn dư luận sẽ cho rằng doanh nghiệp bạn và họ đang thông đồng với nhau vào một vụ làm ăn phi pháp nào đó, điều này sẽ gây ảnh hưởng không hề nhỏ đến uy tín cũng như danh dự của công ty.
Thứ năm, là do khủng hoảng tự phát: Đây là khủng hoảng không ai có thể lường trước được, không phải do con người, đó là một lỗi nào đó phát sinh từ sản phẩm và rất nhanh chóng nó được lan truyền rộng rãi.
Thứ sáu, khủng hoảng này chưa đi khủng hoảng khác đã tới: Nếu một doanh nghiệp bị khủng hoảng truyền thông mà lại không có cách xử lý khéo léo thì chắc chắn sẽ có rất nhiều vấn đề để dư luận tiếp tục bàn tán xôn xao. Đối với những khủng hoảng cũ, doanh nghiệp cần phải kịp thời đưa ra biện pháp hoặc động thái xoa dịu một cách thỏa đáng nhất.
3. Cách xử lý khủng hoảng truyền thông mà doanh nghiệp hay dùng
3.1. Đánh giá vấn đề nhanh chóng và kịp thời
Khi tiếp nhận thấy dấu hiệu khủng hoảng truyền thông, ngay lập tức doanh nghiệp sẽ phải đánh giá vấn đề trong thời gian ngắn, càng sớm càng tốt. Ưu tiên việc đặt ra câu hỏi hiệu quả để nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhất.
Theo đó, nhận định vấn đề này có thực sự ảnh hưởng tới danh tiếng và uy tín của cá nhân hay tổ chức hay không? Nó có phải là vấn đề có sức ảnh hưởng lớn để cả bộ máy cao cấp đang hoạt động hay không? Rà soát mức độ nghiêm trọng của vấn đề thuộc tổ chức gặp khủng hoảng xem nó ở mức nào?...
Xem thêm: Việc làm truyền thông
3.2. Phản hồi ngay với phía đối tác và khách hàng của mình khi nhận tin khủng hoảng
Sau khi nắm bắt được thông tin về khủng hoảng truyền thông, chắc chắn phía đối tác của bạn sẽ không để yên mà sẽ làm ầm lên. Vậy lúc này hãy phản hồi lại các câu hỏi mà đối tác cũng như thắc mắc đưa ra. Sự im lặng trong tình huống này không phải là chiến lược mà doanh nghiệp có thể áp dụng lâu dài, bởi nếu không lên tiếng thì ngay lập tức tổ chức hoặc doanh nghiệp khủng hoảng truyền thông sẽ lại dính phốt thảm hại hơn, do các bên đối thủ đào bới, có thể kích động.
Là doanh nghiệp, tất cả chúng ta đều phải đương đầu với việc sẵn sàng đối mặt với những cơn lốc xoáy như vậy. Mọi tình huống nếu không được xử lý một cách ổn thỏa thì kết quả lại càng trở nên nghiêm trọng.
Trong trường hợp chưa thể phản hồi lại ngay thì cũng nên đưa ra một mốc thời gian cụ thể nào đó để xử lý ổn thỏa khủng hoảng và trả lời họ.
Xem thêm: Feedback là gì? Điều không thể thiếu của quá trình kinh doanh
3.3. Cần trung thực và luôn thể hiện thái độ tích cực
Truyền thông thực sự là một con hổ dữ, doanh nghiệp dù mạnh đến đâu cũng không nên đùa giỡn với nó, tốt nhất nếu gặp phải khủng hoảng truyền thông thì hãy nên đối mặt với nó. Hãy đưa ra thông báo rõ ràng hoặc xin lỗi tới công chúng kèm theo lời giải thích về vấn đề gặp phải, đồng thời đừng quên đưa ra phương án giải quyết thích hợp nhằm mục đích trấn an khách hàng, đối tác.
Đến máy móc còn có thể sai huống gì là con người, doanh nghiệp có thể đưa ra một chiến dịch sai, 1 thông điệp không mấy hiệu quả hay nhân viên hành động không đúng,... tuy nhiên người tiêu dùng sẽ chỉ chấp nhận lỗi lầm của bạn khi được phản hồi kịp thời.
3.4. Đưa ra các biện pháp phòng chống khủng hoảng truyền thông xảy ra
Khi gặp phải khủng hoảng truyền thông thì cá nhân hay tổ chức cần thiết phải đưa ra những biện pháp phòng chống khủng hoảng đó một cách kịp thời. Vậy làm cách nào để ngăn chặn chúng, cùng theo dõi ngay nhé:
Thứ nhất, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý web chuyên nghiệp để có thể cập nhật thông tin một cách sớm nhất.
Thứ hai, hãy kiểm soát chặt chẽ những nguồn tin được đăng tải hay phát tán trên mạng bao gồm cả mạng xã hội.
Thứ ba, trước khi tạo ra một chiến dịch truyền thông nào đó, hãy đảm bảo rằng mình đã kiểm soát thật chặt chẽ những sản phẩm truyền thông đó.
Thứ tư, tuyệt đối không quảng cáo sai sự thật, hoặc quá lố lăng về tất cả mọi thứ doanh nghiệp đang có.
Nếu thực hiện được những lưu ý này thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt khủng hoảng, thậm chí là không có sơ hở nào để khủng hoảng có thể chen chân vào được.
3.5. Cần tham khảo ý kiến chuyên gia
Khi gặp khủng hoảng truyền thông, nếu như doanh nghiệp vẫn chưa biết cách xử lý nó như thế nào thì hãy hỏi ý kiến của các chuyên gia, họ sẽ là người giúp bạn tư vấn, phân tích và đưa ra những phương án tối ưu nhất về vấn đề hiện tại.
Với những thông tin vừa rồi, bạn đã hiểu khủng hoảng truyền thông là gì? Khắc phục khủng hoảng truyền thông không phải là điều đơn giản, nếu xử lý sai không những mức độ thuyên giảm mà nó còn để lại hậu quả nặng nề hơn ban đầu. Vậy nên trước khi gặp phải tình huống cụ thể, hãy thật tỉnh táo để tìm cách giải quyết tốt nhất. Chúc bạn luôn là người sáng suốt trong mọi tình huống.