Mô tả công việc văn thư – Những kỹ năng cần thiết phải có

Việc làm nhân sự

1. Giới thiệu chung về công việc văn thư

Bộ phận hành chính văn thư với nhiều người có lẽ khá đơn giản và không cần nghiệp vụ chuyên môn, tuy nhiên, đây lại là vị trí vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp. Vị trí công việc văn thư được biết đến như là nơi quản lý và lưu trữ các hồ sơ giấy tờ phục vụ công việc. Nhân viên văn thư là những người chuyên phụ trách quản lý và lưu trữ tài liệu, giấy tờ, văn thư đi và đến của doanh nghiệp thuộc bộ phận hành chính văn thư. Bên cạnh đó, các nhân viên văn thư cũng hỗ trợ xử lý các loại giấy tờ hành chính, hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Trong hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là cơ quan nhà nước, bộ phận hành chính văn thư hay văn thư rất cần thiết và được đánh giá cao về công tác nghiệp vụ chuyên môn.

Do tính chất các doanh nghiệp luôn muốn mở rộng quy mô cũng như đang tham gia vào quá trình hội nhập hóa toàn cầu nên số lượng đơn từ, văn thư đi và đến cũng ngày một tăng, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng ngành nghề hành chính văn thư cũng gia tăng ngày một nhiều. Nếu bạn yêu thích và đam mê các công việc liên quan đến hành chính của doanh nghiệp cũng như ngại va chạm với các con số thì vị trí công việc văn thư rất phù hợp với bạn. Tuy nhiên, để ứng tuyển vào vị trí công việc này, tùy theo quy mô và yêu cầu của nhà tuyển dụng nhưng nhìn chung, bạn vẫn cần phải đáp ứng đủ điều kiện về trình độ chuyên môn cũng như kĩ năng nghề nghiệp chứ không đơn thuần là tuyển dụng đơn giản không bằng cấp.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên hành chính văn thư

2. Những trách nhiệm công việc của nhân viên văn thư

2.1. Quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp

Nhiệm vụ đầu tiên và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhân viên văn thư chính là quản lý và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ và giấy tờ, văn thư đi và đến của doanh nghiệp nhằm đảm bảo không mất mát và không lộ ra ngoài, bí mật và an toàn. Cụ thể, nhiệm vụ này bao gồm các công việc chi tiết dưới đây

• Tiếp nhận các loại hồ sơ, giấy tờ, công văn và văn thư được chuyển đi và chuyển đến doanh nghiệp, được phép giải quyết các vấn đề trong thẩm quyền của mình.
• Mở sổ theo dõi hoạt động và ghi lưu trữ các thông tin về hồ sơ, giấy tờ văn thư được chuyển đến và đi cũng như các văn thư trong nội bộ.
• Theo dõi và giám sát các hoạt động xử lý công văn của các bộ phận có trách nhiệm phụ trách và lập báo cáo.
• Tổ chức lưu trữ dữ liệu và văn thư của doanh nghiệp được bảo đảm an toàn và bí mật.
• Soạn thảo các loại tài liệu, giấy tờ và văn thư để chuyển đi hoặc lưu truyền trong nội bộ.
• Phụ trách in ấn, sao lưu và phân phối tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo, quản lý cấp trên.
• Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Phụ trách bảo đảm con dấu được an toàn. Lưu trữ các văn bản gốc kèm theo sao lưu của các văn thư có con dấu.

Đây là công việc vô cùng quan trọng của văn thư nói riêng và bộ phận hành chính văn thư nói chung. Chính bởi đặc thù này mà các doanh nghiệp rất cần đến bộ phận hành chính văn thư để tổ chức quản lý và lưu trữ các tài liệu, công văn cần thiết. Bạn thử tưởng tượng một ngày doanh nghiệp có đến biết bao nhiêu tài liệu cần phải giải quyết, nếu không có sự sắp xếp sẽ rất khó mà quản lý được cũng như phát triển được công ty bền chắc và vững mạnh.

2.2. Quản lý tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp

Nhiệm vụ tiếp theo và cũng vô cùng quan trọng của nhân viên văn thư chính là quản lý tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp, công ty. Nhiệm vụ này cũng bao gồm các công việc nhỏ chi tiết sau:

• Lập bảng kê khai các thiết bị văn phòng cần thiết để sử dụng cho các phòng ban và thống kê bản chi tiêu mua sắm hàng tháng và hàng quý.
• Theo dõi và giám sát việc sử dụng các trang thiết bị, tài sản chung của doanh nghiệp; trình duyệt và lập kế hoạch bảo trì cho tài sản, trang thiết bị của công ty.
• Trình duyệt và thực hiện các kế hoạch mua sắm trang thiết bị, tài sản cho doanh nghiệp cần thiết trực thuộc các phòng ban, nhằm đảm bảo và đáp ứng yêu cầu của nhân viên.

Mặc dù trách nhiệm quản lý và bảo vệ tài sản chung của doanh nghiệp là thuộc về mọi nhân sự có trong doanh nghiệp đó, tuy nhiên ai sẽ là phụ trách chung và đứng lên khi có tài sản bị hư hỏng hoặc cần phải thay thế, tu sửa. Để có thể giảm thiểu được công việc của ban giám đốc thì các nhân viên văn thư được sinh ra là vì vậy, hỗ trợ các cấp quản lý những nhiệm vụ nhỏ về cơ sở vật chất của doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu của nhân viên trong công việc.

2.3. Lễ tân

Nếu như nhiều người nghĩ rằng bộ phận hành chính văn thư chỉ đơn thuần phụ trách các vấn đề liên quan đến giấy tờ và tài sản của doanh nghiệp thì câu trả lời chưa chắc đã như vậy. Có rất nhiều các công ty tích hợp bộ phận văn thư vào trong công việc lễ tân và phụ trách xử lý các vấn đề của khách hàng với doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Trực tiếp nghe điện thoại và thực hiện trao đổi, xử lý và giải quyết các vấn đề thắc mắc, hỗ trợ chăm sóc khách hàng và đối tác liên quan đến bộ phận có thẩm quyền.
• Thực hiện công tác đón tiếp khách hàng và đối tác thuận lợi và tốt nhất.
• Tổ chức các cuộc họp trong nội bộ doanh nghiệp, các cuộc hội thảo, các cuộc họp cần thiết giữa khách hàng hay đối tác với doanh nghiệp và trình báo lên cấp trên thông qua thư ký hoặc trợ lý.

Nhìn chung, công tác của nhân viên văn thư sẽ liên quan đến tài liệu, tài sản và các vấn đề liên quan đến khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.

Tìm việc làm nhân viên văn thư

3. Tiêu chí khi tuyển dụng nhân viên văn thư

Vị trí nhân viên văn thư là một vị trí khá phổ biến ở các doanh nghiệp tư nhân lẫn cơ quan nhà nước hiện nay. Cho nên nhu cầu tuyển dụng vị trí này tương đối nhiều. Tuy nhiên không vì thế mà vị trí này khi tuyển dụng không có quá nhiều tiêu chí, thậm chí là còn khá nhiều điều kiện đưa ra cho ứng viên ứng tuyển. Do đặc thù tính chất công việc nên tiêu chí tuyển dụng công việc nhân viên văn thư cũng yêu cầu các kĩ năng, kinh nghiệm như sau:

Trình độ chuyên môn: sinh viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành hành chính văn thư trở lên hoặc các chuyên ngành liên quan đến nhân sự tương ứng

Kĩ năng: ứng viên cần phải bảo đảm có đầy đủ các kĩ năng như kĩ năng chuyên môn (các nghiệp vụ chuyên môn về quản lý, xử lý văn thư và các tài sản doanh nghiệp), kĩ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng, kĩ năng quản lý, tổ chức các sự kiện, hội thảo, sắp xếp công việc, kĩ năng văn phòng, khả năng sử dụng các ứng dụng tin học và đánh máy, khả năng ngoại ngữ cơ bản

• Đối với kĩ năng chuyên môn: ứng viên cần thành thạo các nghiệp vụ về tổ chức quản lý và lưu trữ văn thư, có khả năng truyền đạt tới các bộ phận, phòng ban khác
• Đối với kĩ năng giao tiếp: ứng viên phải biết chăm sóc và xử lý các vấn đề giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp, khả năng chăm sóc khách hàng và hỗ trợ giải đáp thắc mắc của họ
• Đối vỡi kĩ năng quản lý, tổ chức và sắp xếp công việc: ứng viên phải biết tổ chức và quản lý hiệu quả kế hoạch các lịch họp, hội thảo và các sự kiện chuyên dụng khác
• Đối với kĩ năng tin học và ngoại ngữ: ứng viên phải thành thạo và biết giao tiếp cơ bản, sử dụng các phần mềm tin học hỗ trợ công việc văn thư của mình

Kinh nghiệm: ứng viên được ưu tiên khi có kinh nghiệm làm việc liên quan tứ 1-3 năm trở lên liên quan đến công việc hành chính văn thư.

Phẩm chất: ứng viên cần phải có trách nhiệm, tận tụy với công việc, trung thực, hòa đồng, vui vẻ, nhiệt tình, năng động, cẩn thận, tỉ mỉ với công việc, ham học hỏi và có ý thức rèn luyện, nâng cao bản thân. Bên cạnh đó, ứng viên phải có lối sống lành mạnh, quy củ, tuân theo các chỉ thị của cấp trên và quy định của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mô tả công việc trường phòng hành chính nhân sự

4. Mức lương và quyền lợi từ công việc văn thư

Các nhân viên văn thư cũng giống như bao công việc khác, đều được hưởng mức lương thưởng và các chế độ đãi ngộ đầy đủ cùng nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn khác.

Mức lương: dao động từ 6-10 triệu/tháng, được đánh giá là mức lương trung bình cao dành cho nhân viên văn thư. Mức lương sẽ được thỏa thuận dựa trên năng lực, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm người ứng tuyển, về lâu về dài sẽ được tăng lương và thưởng. Đối với cơ quan nhà nước, các nhân viên văn thư sẽ được hưởng mức lương dựa vào quy định của luật pháp lao động Việt Nam.

Các quyền lợi: Một nhân viên hành chính văn thư sẽ được hưởng các chế độ đãi ngộ đầy đủ về bảo hiểm (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,…), chế độ du lịch và tham gia các sự kiện của doanh nghiệp, được đào tạo nếu chưa có kinh nghiệm và nâng cao trình độ, có cơ hội thăng tiến nếu có năng lực và nỗ lực làm việc, được mở rộng các mối quan hệ xã hội cũng như tích lũy kinh nghiệm, trau dồi bản thân nhiều hơn nữa.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Mô tả công việc văn thư – Những kỹ năng cần thiết phải có mà các ứng viên có thể quan tâm tới. Nếu muốn trở thành một nhân viên văn thư chuyên nghiệp thì hãy trang bị sớm cho mình những kỹ năng cần thiết có ở phía trên nhé. Chúc các bạn tìm kiếm được công việc văn thư như ý và thành công! Chúc các bạn một ngày tốt lành!