Phiếu giao hàng là gì? Cách dùng và cách lập phiếu như thế nào?

Tại bài viết này, Hoàng Thanh Vân gửi đến bạn đọc những thông tin chia sẻ đầy đủ nhất về phiếu giao hàng. 

1. Phiếu giao hàng là gì?

Phiếu giao hàng là một loại phương tiện mà đơn vị dịch vụ vận chuyển hàng hóa xác thực việc đã giao hàng cho khách. Nói một cách khác, nó có vai trò của một loại hợp đồng trung gian nhằm cung cấp thông tin về hàng hóa một cách chi tiết cho các bên. Khi hàng hóa được giao tới, khách hàng sẽ nhận được phiếu giao hàng với các nội dung thông tin khách hàng, thông tin dịch vụ, các loại mặt hàng được giao. 

Để đảm bảo cho quá trình giao dịch được chính xác và không phát sinh các vấn đề tranh chấp về hàng hóa thì người nhận trước khi ký xác nhận vào phiếu giao hàng sẽ cần phải kiểm tra đầy đủ mọi thông tin ghi trong phiếu để xem giao dịch có đúng như thỏa thuận trước đó với bên kinh doanh dịch vụ hay không. Loại phiếu này sẽ có 2 liên, trong đó người nhận hàng giữ một liên, liên còn lại do phía người giao hàng giữ lại để làm căn cứ cho các trường hợp phát sinh.

Trước khi tách liên, khách hàng và người giao hàng cùng phải ký xác nhận vào trong phiếu giao hàng. Đó là bước cuối cùng trong quá trình sử dụng phiếu giao hàng trực tiếp.

2. Những thông tin hiểu biết quan trọng xoay quanh phiếu giao hàng

Như đã nói, dưới tác dụng của thương mại điện tử, việc mua bán diễn ra sôi nổi hơn rất nhiều. Vì thế, quy trình quản trị mua bán được chú trọng với việc áp dụng các bước chặt chẽ, sẽ dụng các yếu tố xác thực rõ ràng cho quá trình giao dịch. Trong tất cả, phiếu giao hàng sẽ là sợi dây kết nối trực tiếp giữa đơn vị kinh doanh với khách hàng, thông qua đơn vị vận chuyển để xác nhận việc giao hàng. 

Chính vì thế, phiếu đặc biệt được chú trọng về quy định sử dụng. Những năm gần đầy, nhà nước vào cuộc để sửa đổi phiếu giao hàng đảm bảo mẫu giấy tờ này được hoàn thiện, chỉn chu nhất từ cách thức trình bày, nội dung cần có và cách lưu giữ đúng quy định. Ngay sau đây, chúng ta sẽ dựa vào hiểu biết phiếu giao hàng là gì đã nêu trên để lần lượt khám phá mọi kiến thức xoay quanh mẫu giấy tờ này nhé.

2.1. Nội dung chính trong phiếu giao hàng là gì?

Theo đó, nội dung chính cần trình bày được trong phiếu giao hàng sẽ gồm những giá trị sau đây:

- Thông tin rõ ràng về đơn vị kinh doanh, cung cấp hàng hóa kèm theo mẫu phiếu thu.

- Thông tin của khách hàng

- Thông tin sản phẩm

- Nội dung ghi chú

- Chữ ký của các bên liên quan

2.2. Mục đích thể hiện của mẫu phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng xuất hiện trong quy trình mua bán hàng hóa thể hiện rõ rất nhiều mục đích quan trọng. Trước tiên, nó giúp thể hiện đầy đủ nội dung đơn hàng. Qua các thông tin nội dung được thể hiện thì phía khách hàng nhận đơn cũng dễ dàng kiểm tra, so sánh hàng hóa giao thực tế với phiếu lập kèm giá trị có chuẩn xác với nhau hay không. Người giao hàng đại diện gửi hàng tới tay khách cũng thuận tiện khi có căn cứ để dựa vào, tránh tình trạng sai sót xảy ra. 

Trên cái nhìn tổng thể thì phiếu giao hàng hoàn toàn thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị kinh doanh. Nhờ vậy mà khách hàng sẽ hoàn toàn tin tưởng và hứa hẹn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Thông qua khám phá phiếu giao hàng là gì, nắm bắt được những nội dung và mục đích biểu thị của loại phiếu giấy tờ này, không ít người đã nảy sinh thắc mắc liệu với giá trị như thế, phiếu giao hàng có mang tính pháp lý hay không. Đây là một câu hỏi hay và cần thiết được tìm hiểu để giúp bạn xác lập rõ hơn vai trò, trách nhiệm và lợi ích của các bên liên quan tới phiếu này. 

2.3. Tìm hiểu về tính pháp lý của phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng thực hiện nhiệm vụ giúp người nhận dễ kiểm tra đơn hàng của mình xem có sản phẩm nào được giao tới, số lượng, tình trạng sản phẩm, chất lượng, giá thành chi tiết và tổng thanh toán. Phải xác thực, đối chiếu giữa phiếu này với kiện hàng thực tế được giao tới thì người nhận mới ký xác nhận về việc đã nhận đủ hàng theo đúng nội dung mà phiếu thể hiện. Ngay cả khi đã thanh toán, ký xác nhận vào phiếu giao mà khách hàng cần phản ánh về sản phẩm thì có thể liên lạc chủ động với đơn vị kinh doanh sản phẩm và yêu cầu được giải quyết, hai bên có thể thỏa thuận sau đó. 

Như thế, suy đến cùng thì mẫu phiếu giao hàng hóa không mang tính pháp lý. Nó đơn giản chỉ là một biểu mẫu có chức năng xác nhận sự thỏa thuận, giao dịch đã hoàn tất. Dựa vào phiếu này, ở phương diện người mua sẽ xem xét, đối chiếu để kiểm tra thực tế hàng nhận. Khi có tranh chấp thì chủ yếu dựa vào sự giải quyết của các bên liên quan sao cho hợp lý chứ không đưa ra quy mô pháp lý để phân xử.

3. Quy trình tiến hành nhận phiếu giao hàng

Trước khi khách thanh toán tiền hàng hóa thì sẽ phải đối chiếu lại một cách cẩn thận để đảm bảo các thông tin giữa phiếu và hàng nhận khớp về số lượng, loại hàng, chất lượng, tình trạng. Nếu mọi thứ đáp ứng đúng yêu cầu thì người mua sẽ thanh toán giá trị hàng hóa và nhận hàng, ký xác nhận vào phiếu giao hàng. Còn nếu ngược lại, sau quá trình kiểm tra mà nhận thấy sản phẩm có khiếm khuyết thì người mua hoàn toàn có thể từ chối nhận, thanh toán cũng như không ký xác nhận vào phiếu giao hàng.

Nếu hàng hóa có giá trị rất lớn thì tốt nhất, đơn vị kinh doanh cung cấp sản phẩm nên gửi kèm thêm những giấy tờ khác như hóa đơn VAT, giấy bảo hành để việc đối chiếu các yếu tố liên quan đến sản phẩm được dễ dàng hơn.

4. Hướng dẫn tạo phiếu giao hàng đúng chuẩn yêu cầu

Để quản lý hàng hóa tốt nhất và giúp đem lại sự tiện lợi cho khách hàng khi kiểm hàng thì đơn vị kinh doanh nên học cách tạo phiếu giao hàng dễ dùng và tiện ích. Nên tạo phiếu trên file excel với phong cách đơn giản nhất nhưng mọi thông tin nội dung được trình bày một cách đầy đủ, rõ ràng để các bên liên quan đều có thể tiện theo dõi và sử dụng phiếu một cách hiệu quả. 

Khi lập, hãy chú trọng xây dựng những nội dung như sau.

4.1. Thông tin liên quan tới đơn vị vận chuyển hàng hóa

Thông tin về đơn vị vận chuyển thường sẽ được đặt ở phần đầu của phiếu để người khách hàng nhìn thấy ngay đơn vị đó có đúng là đơn vị đã đặt mua hàng hay không. Cần viết đầy đủ thông tin về đơn vị này gồm tên hãng, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại hotline, fax, email. Nếu có logo thương hiệu thì cũng chèn ở bên cạnh ngay tên vận chuyển giúp thông tin vừa nổi bật lại vừa tăng tính chuyên nghiệp cho phiếu.

4.2. Thời gian phiếu giao hàng được xuất ra

Đây cũng là thông tin quan trọng của mẫu phiếu nhằm giúp bạn/người nhận hàng nắm bắt thời gian đơn hàng được phát sinh chính xác là khi nào. Thông tin này có tác dụng đối chiếu phí giao hàng cần trả, thậm chí vào các tình huống phát sinh không mong đợi như vận chuyển lâu, mấy hàng thì cũng dễ dàng xử lý hơn.

4.3. Thông tin khách hàng trên phiếu giao hàng

Giao hàng là quá trình vận chuyển hàng hóa từ người bán tới người mua. Vậy thì phiếu giao hàng đương nhiên phải thể hiện được thông tin cần giao hàng hóa tới cho ai, mục đích giao là gì. Thông tin này gồm có tên của người khách hàng, người đứng ra nhận đơn hàng theo thỏa thuận khi giao dịch đặt đơn, địa chỉ sẽ giao hàng tới, số điện thoại nhận hàng. Một số trường hợp còn đòi hỏi cả việc phải diễn giải tỉ mỉ đơn hàng đã thanh toán chưa, đã xuất bán chưa. 

Dựa vào những thông tin đó, người vận chuyển sẽ dễ dàng xác minh cả hai phía bên bán và bên mua để giao hàng đúng yêu cầu, địa chỉ, đúng người nhận. Nếu trong đơn thể hiện sai một thông tin bất kỳ cũng sẽ gây ảnh hưởng tới quá trình vận chuyển, tệ hại hơn là khiến cho doanh nghiệp thiệt hại nhiều hơn.

4.4. Danh sách những loại hàng hóa được giao

Trong danh sách hàng được giao đến khách cần thể hiện được những thông tin cơ bản bao gồm tên sản phẩm, số lượng bao nhiêu, được tính theo đơn vị nào, nội dung thông tin cần ghi chú đi kèm có hay không, là gì, … Bên cạnh đó, còn tùy thuộc vào mục đích khác từ đơn hàng mà đơn vị vận chuyển còn có thể đưa thêm những nội dung thông tin khác như tiền thuế. Đây cũng chính là một nội dung quan trọng vô cùng thực sự hữu ích và cần thiết đối với nhu cầu kiểm kê lại hàng hóa trước khi thanh toán của khách hàng, thế nên hãy cố gắng diễn giải các thông tin hàng hóa một cách rõ ràng, tỉ mỉ.

Sau khi đảm bảo đã trình bày đầy đủ thông tin nêu trên thì cần ký xác nhận để phiếu giao hàng có giá trị và được lưu giữ để làm căn cứ giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh.

Như vậy, với những thông tin vừa chia sẻ ở trên, Thanh Vân đã đem lại những nội dung cơ bản nhất xoay quanh phiếu giao hàng. Bạn đã biết rõ phiếu giao hàng là gì và các nội dung quan trọng liên quan. Hy vọng, dù là người kinh doanh, người vận chuyển hay là người nhận hàng thì chúng ta cũng đều sẽ biết cách sử dụng mẫu phiếu giao hàng hiệu quả, phục vụ cho mục đích của chính mình bạn nhé.